LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ATTESTERARE, GRANSKARE OCH PERSONALHANDLÄGGARE. Redigerad

Transkript

1 LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ATTESTERARE, GRANSKARE OCH PERSONALHANDLÄGGARE Redigerad

2 INLOGGNING OCH UTLOGGNING... INLOGGNING... UTLOGGNING... SPRÅKVAL... ATTESTERARE... INSTÄLLNINGAR... E-post om nya ärenden, vidarekoppla ärenden, visa ej personsidan... ATTESTERA LEDIGHETER... 4 ATTESTERA SEMESTER... 5 ATTESTERA BISYSSLOR... 6 JURIST... 7 BISYSSLOR... 7 UNIVERSITETSDIREKTÖR... 9 BISYSSLOR... 9 GRANSKARE... 0 INSTÄLLNINGAR... 0 Skriva kontering... 0 SÖKA RESOR/UTLÄGG... GRANSKA RESOR/UTLÄGG... PERSONALHANDLÄGGARE... REGISTRERA SJUKFRÅNVARO... ÄRENDE FÖR KÄNNEDOM SJUKFRÅNVARO... 4 ÄRENDE FÖR KÄNNEDOM LEDIGHETER... 4 REGISTRERA KONTERINGSÄNDRING... 5 RAPPORTER OCH LISTOR... 5 FRÅNVAROKALENDER... 6 LÖNEKOSTNADSSPECIFIKATION... 7 PERSONALREDOVISNING... 8 RAPPORTGENERATOR... 9 Adresslista... 9 Kalkylator för karriärsystemet... 9 PERSONAL- OCH ANSTÄLLNINGSUPPGIFTER... 0 SÖKA PERSON... SÖKA ÄRENDE...

3 Inloggning och utloggning Inloggning PA-webben har adress primula.ki.se (skriv inte www före). För att logga in, använd samma användarnamn (KI-ID) och lösenord som till ditt e-postkonto. Om du har glömt ditt lösenord, gå in på adress för att ordna ett nytt. Utloggning För att logga ut, klicka på Logga ut högst upp på höger sida. Observera att utloggning då endast har skett från PA-webben, inte från KIs inloggningstjänst. Detta innebär att om du inom tre timmar öppnar ppw.ki.se i samma webbläsare som tidigare krävs ingen ny inloggning. Vi rekommenderar starkt att alltid stänga webbläsaren efter utloggning. Språkval För att byta språk, klicka på den svenska eller engelska flaggan till vänster i bilden under rubrikerna. Attesterare PA-webben är uppbyggd med ett fliksystem. Klicka först på en av flikarna för att välja vad du vill göra, klicka därefter på en av rubrikerna för att välja typ av ärende. Flikarna är följande: Min sida Bevilja/Ta del av Tjänster göra ärenden som anställd, t.ex. söka semester, titta på lönespecifikation m.m. hantera ärenden som attesterare, t.ex. bevilja semester och ledigheter. Om det finns ärenden att hantera står antalet inom parentes. ta ut listor, t.ex. frånvarokalendern (mer information finns under Rapporter och listor). Inställningar E-post om nya ärenden, vidarekoppla ärenden, visa ej personsidan Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Personliga inställningar.. Markera dina val. Klicka på Spara.

4 Skicka ej E-post om nya ärenden Används när du INTE vill få ett mejl dagen efter ett ärende har gjorts. Det kommer ett gemensamt mejl för samtliga ärenden som skapats dagen innan. Därefter skickas ett mejl varje dag tills ärendena är attesterade. Post vidarekopplas Används när du ska vara borta en längre period, t.ex. på semester. Gör en markering i rutan och ärendet går direkt vidare till nästa nivå i organisationsträdet, vanligtvis din chef. Kom ihåg att markeringen ska tas bort när du är tillbaka igen! Ej listval vid kontering Används när du vill skriva in konteringen istället för att använda dig av rullisten. Visa ej personsidan Denna ska alltid vara ikryssad. Den innebär att inte känsliga uppgifter visas på första sidan när PAwebben öppnas. Hjälptext ej förvalt Används om du inte vill att hjälptexterna ska visas. Attestera ledigheter Klicka på fliken Bevilja/Ta del av, klicka därefter på rubriken Ledighet. Här finns ärenden som föräldraledigheter, tjänstledigheter, ledighet för flyttning och släktangelägenhet m.m. Antal ärenden som finns att hantera står i parentes bakom rubrikerna. Klicka på rubriken för att få upp ärendet Överst visas namnet på den person ärendet gäller. I den blå rutan står datum och orsak till ledighet.. Markera Beviljas eller Avslås. Du kan markera alla ärenden eller enstaka. Vilande innebär att ärendet är kvar hos dig tills du markerar Beviljas eller avslås.. Klicka på 4. Om ärendet inte går att skicka markerar du Vid problem skicka till 4

5 Tips! Du kan läsa om regelverket gällande ledigheter i Personalhandboken. Löneadministratör. Klicka därefter på Verkställ. 5. Om du vill skicka ett mejl till den anställde klicka på Epost meddelande till den anställde, då öppnas outlook. Attestera semester Klicka på fliken Bevilja/Ta del av. Klicka därefter på rubriken Semester. Antal ärenden som finns att hantera står i parentes bakom rubrikerna. Klicka på rubriken för att få upp ärendet. Tips! När det gäller semesterperioder som sommar och jul är det bra att använda sig av frånvarokalendern som hittas under fliken Tjänster. I den ges en överblick över samtliga anställda på vald enhet Överst visas namnet på den person ärendet gäller. I den grå rutan står datum och ev. meddelande från den anställde.. Markera Beviljas eller Avslås. Vilande innebär att ärendet är kvar hos dig tills du markerar Beviljas eller avslås.. Klicka på 4. Om ärendet inte går att skicka markerar du Vid problem skicka till Löneadministratör. Klicka därefter på Verkställ. 5. Om en anställd vill korrigera sin semester skriver denne ett meddelande om detta. Markera Beviljas/Avslås och att det ska skickas till löneadministratör, klicka därefter på Verkställ 6. Om du vill skicka ett mejl till den anställde klicka på E-post meddelande till den anställde, då öppnas outlook. 5

6 Attestera bisysslor Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Bisyssla. Siffran i parentesen talar om hur många ärenden du har att attestera.. Det första ärendet kommer upp automatiskt. Om du vill välja ett annat ärende, klicka på rullisten och välj rätt ärende eller gå framåt/bakåt med pilarna. Kontrollera att samtliga fält är ifyllda av den anställde. Klicka på knappen Beskrivning för att se vad som står där Returnera = Till den anställde Skicka = Skicka vidare till jurist Verkställ: Avsluta ärendet 6

7 Om ärendet har samtliga fält ifyllda:. Markera Beviljas eller Beviljas ej. Klicka på Verkställ Om ärendet ska skickas tillbaka till den anställde för komplettering:. Markera Beviljas/Beviljas ej eller lämna båda tomma. Klicka på Returnera Om ärendet ska skickas till jurist:. Markera Beviljas/Beviljas ej eller lämna båda tomma. Klicka på Skicka Om du vill skriva ut en blankett:. Välj blankett Bisyssla arkivering och klicka på Hämta. Klicka på filen och blanketten öppnas i ett word-dokument, skriv ut som vanligt Jurist Bisysslor Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Bisyssla. Siffran i parentesen talar om hur många ärenden du har att handlägga. 7

8 Det första ärendet kommer upp automatiskt. Om du vill välja ett annat ärende, klicka på rullisten och välj rätt ärende.. Kontrollera att samtliga fält är ifyllda av den anställde.. Klicka på knappen Beskrivning för att se vad som står där. Returnera: Tillbaka till prefekten Skicka: Till universitetsdirektören. Markera Bevilja/Beviljas ej. Om prefekten/motsvarande har tagit något beslut i ärendet innan hen skickade det till juristen så syns beslutet här ovanför.. Klicka på Returnera om ärendet ska tillbaka till prefekten/motsvarande Klicka på Skicka om ärendet ska till universitetsdirektören Om du vill skriva ut en blankett:. Välj blankett Bisyssla arkivering och klicka på Hämta. Klicka på filen och blanketten öppnas i ett word-dokument, skriv ut som vanligt 8

9 Universitetsdirektör Bisysslor Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Bisyssla. Siffran i parentesen talar om hur många ärenden du har att handlägga.. Det första ärendet kommer upp automatiskt. Om du vill välja ett annat ärende, klicka på rullisten och välj rätt ärende.. Kontrollera att samtliga fält är ifyllda av den anställde.. Klicka på knappen Beskrivning för att se vad som står där 9

10 Returnera: Till juristen Verkställ: Avsluta ärendet. Markera Bevilja/Beviljas ej. Om juristen har tagit något beslut i ärendet innan hen skickade det till universitetsdirektören visas beslutet här ovanför.. Klicka på Returnera om ärendet ska tillbaka till juristen Klicka på Verkställ om ärendet ska avslutas Om du vill skriva ut en blankett:. Välj blankett Bisyssla universitetsdirektörens beslut och klicka på Hämta. Klicka på filen och blanketten öppnas i ett word-dokument, skriv ut som vanligt Granskare PA-webben är uppbyggd med ett fliksystem. Klicka först på en av flikarna överst i bild för att välja vad du vill göra, klicka därefter på en av rubrikerna på vänster sida för att välja typ av ärende. Flikarna är följande: Min sida Handlägga Tjänster göra ärenden som anställd, t.ex. söka semester, titta på lönespecifikation m.m. hantera ärenden som granskare gällande resor/utlägg, antal ärenden står inom parentes ta ut listor (mer information finns under Rapporter och listor). Inställningar Skriva kontering Klicka på fliken Min sida, klicka därefter på rubriken Personliga inställningar. 0

11 . Markera Ej listval vid kontering om du vill skriva konteringen istället för att välja från rullisten.. Klicka på Spara. Söka resor/utlägg Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg.. Klicka på förstoringsglaset,. Markera det du vill söka på, tex en person eller en enhet 4. Klicka på, Bekräfta. I rullisten finns nu bara ärenden på det urval du har gjort. 4. För att gå tillbaka till det ursprungliga urvalet, klicka på förstoringsglaset och sedan på, Återställ. Granska resor/utlägg Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Resor/utlägg. Den anställde registrerar ärendet i PA-webben och lämnar blanketten till attesteraren. Attesteraren godkänner och lämnar blanketten vidare till granskaren. Granskaren hämtar upp ärendet i PAwebben, granskar och godkänner. Antal ärenden som finns att behandla står inom parentes. Klicka på Resor/utlägg för att få upp ärendena.. Välj ärende i rullisten. För att ta nästa ärende, klicka på eller. För att källrapportera, klicka på Kontrollera att alla uppgifter

12 stämmer med KIs resereglemente och skatteverkets regler. Klicka ev. på Förhandsgranska, då visas resan/utlägget i ett eget fönster. Den första konteringen måste vara ifylld. Resterande uppgifter får samma kontering om du inte konterar annorlunda vid resp. post.. Fyll i Omf, Kst, Projekt och Lönegrupp.. Klicka på Lägg till Tips! Som granskare kan du välja att skriva uppgifterna istället för att välja i rullisten. Gå till Min sida/personliga inställningar och markera Ej listval vid kontering.. När allt är klart, markera Beviljas. Klicka på. Om ärendet inte är fullständigt går det att skicka tillbaka det till den anställde genom att klicka på Observera att om en granskare gör en egen resa eller ett eget utlägg så hamnar ärendet inte hos rätt granskare. Be din löneadministratör att skicka ärendet till rätt person. Mer detaljerad information finns i lathunden Resor, snabbkurs. Personalhandläggare PA-webben är uppbyggd med ett fliksystem. Klicka först på en av flikarna överst i bild för att välja vad du vill göra, klicka därefter på en av rubrikerna på vänster sida för att välja typ av ärende. Flikarna är följande: Min sida Handlägga Bevilja/Ta del av göra ärenden som anställd, t.ex. söka semester, titta på lönespecifikation m.m. registrera och ta del av sjukärenden ta del av ledighetsärenden

13 Tjänster ta ut listor, t.ex. frånvarokalendern (mer information finns under Rapporter och listor). Registrera sjukfrånvaro Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Sjuk/friskanmälan. Personalhandläggaren sjukanmäler personen. När personen är tillbaka på arbetet friskanmäler sig hon/han i PA-webben. Tips! Du kan söka på personnummer eller namn, de behöver inte vara fullständiga. Skriv först efternamn sedan kommatecken följt av förnamn.. Sök upp personen. Om du har ärenden för kännedom, klicka först på och sök därefter upp personen.. Klicka på Sök.. Markera rätt person, klicka på Bekräfta Fyll i from-datum. Obs! Tomdatum ska endast vara ifyllt om karensdagen har en annan omfattning än övrig sjukfrånvaro.. Fyll i omfattning (00, 75, 50 eller 5).. Klicka på Lägg till 4. Markera om ev. läkarintyg skickas separat. 5. Skriv ev. ett meddelande genom att klicka på Medd/Bil. 6. Klicka på Ärendet går till löneadministratör för hantering. 7. Primula skickar automatiskt ett mejl till den anställde om att

14 Tips! Du kan använda länken E-post meddelande till den anställde för att mejla personen. Klicka på länken innan du skickar iväg ärendet. denne ska friskanmäla sig. Tips! Du kan läsa om omfattning och regelverket gällande sjukfrånvaro i Personalhandboken. Ärende för kännedom sjukfrånvaro Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Sjuk/friskanmälan. Antal ärenden som du har för kännedom står inom parentes bakom rubriken. 4. Titta vilken person ärendet gäller Om du vill byta person, öppna rullisten eller klicka på alt.. Kontrollera att det är rätt schema. Kontrollera att datumet för friskanmälan stämmer 4. Klicka på Tagit del av Ärende för kännedom ledigheter Klicka på fliken Bevilja/Ta del av, klicka därefter på rubriken Ledighet. Antal ärenden som du har för kännedom står inom parentes bakom rubriken. 4. Titta vilken person ärendet gäller.. Om chefen har hunnit attestera visas beslutet under Beslut i ärendet.. Markera Tagit del av. Du kan markera fler ärenden eller enstaka. 4. Klicka på Det kommer ett ärende för kännedom dels när en anställd söker en ledighet, dels när chefen har attesterat. 4

15 Registrera konteringsändring Klicka på fliken Handlägga, klicka därefter på rubriken Bemanning/kontering. Välj formulär Konteringsändring och klicka på ikonen för Bekräfta.. Sök upp rätt person. Du kan söka på personnummer eller namn, de behöver inte vara fullständiga. Skriv efternamn följt av ett kommatecken och sedan förnamn. Klicka på Sök. Markera rätt person och klicka på Bekräfta.. Välj ev. anställning och klicka på Bekräfta.. Klicka på Kontering och fyll i uppgifterna enligt nedan o Fyll i from-datum. OBS! Fyll endast i from-datum och aldrig bakåt i tiden. o Fyll i Omf, Kst, Projekt och Lönegrupp o Klicka på Lägg till. Markera Beviljas. Klicka på Konteringsändringar som sker innan lönekörning kan göras från den första i månaden och framåt. Ändringar som sker efter lönekörning kan göras från den första i nästkommande månad. Exempel: om det är datum /5 kan ändring göras från maj och framåt, om det är datum 0/5 kan ändring göras från juni och framåt. Ändringar som ska göras bakåt i tiden, dvs månaden före aktuell lönekörning, ska skickas in till löneadministratör. Rapporter och listor Under fliken Tjänster finns rapporter och listor av olika slag. Klicka på respektive lista/rapport. 5

16 Frånvarokalender Klicka på fliken Tjänster, klicka därefter på rubriken Frånvarokalender. Här ges information om personalens beviljade och kommande ledigheter. 4 5 Tips! Om du vill välja nästan alla enheter, klicka på Markera alla och avmarkera sedan de enheter som ska bort genom att hålla ner ctrl och klicka på de som inte ska vara med.. Välj en eller fler ledigheter genom att markera resp. ruta.. Markera den enhet som ska visas. Om flera enheter ska visas; dra med muspekaren över de enheter som ska väljas alt. håll ner ctrl och klicka på enheterna. Markera de befattningar som ska visas. Om du inte gör något val visas alla befattningar.. Om sökning ska göras på enskild person; sök på personnummer eller namn, de behöver inte vara fullständiga. Skriv först efternamn sedan kommatecken följt av förnamn. Klicka på Sök Markera ev. den person som ska visas, klicka på Lägg till 4. Fyll i from- och tomdatum 5. Klicka på Hämta De ärenden som är attesterade står med svart och rak text, de ärenden som väntar på att bli attesterade står med grön och snedställd text. 6

17 Lönekostnadsspecifikation Klicka på fliken Tjänster, klicka därefter på rubriken Lönekostnadsspecifikation. Lönekostnadsspecifikationen visar kostnader som institutionerna har för sin personal. Hur du söker för att få med kostnader inlagda på anställning hos annan institution:. Fyll i period from och tom. Fyll i lönegruppen för din institution. Välj Markera alla under Org/enhet 4. Klicka på Hämta 5. Visa: alla alternativ är förvalda, avmarkera om något ska bort * Personnummer = personnummer * Namn = personens namn * Anställning = anställningsnumret * Löneartskod = koden för lönearten * Gen larttext = texten för lönearten * Period = vald period * From = från och med datum * Tom = till och med datum * Befkod = befattningskod * Org/enhet = enheter * Avv larttext = siffror för lönearten * Omfattning = anställningsomfattning * Antal = antal * Kont. omfattning = konteringens omfattning * Konto = kontot * Kst_Anv_ej = används ej * Projekt = projektet * Lönegrupp = lönegrupp 6. Summera: här väljs hur uppgifterna ska summeras 7. Urval: uppgifternas urval * Period from = fromdatum för period som ska visas * Period tom = slutdatum för period som ska visas * Datum from och tom = om perioden ovan ska avgränsas eller om händelser som är rapporterade innan perioden ska visas * Konto = fyll i om ett specifikt konto ska visas * Kst_Anv_ej = används ej * Projekt = fyll i om ett specifikt projekt ska visas * Lönegrupp = fyll i om en specifik lönegrupp ska visas. Stor bokstav. 8. Markera den eller de enheter som ska visas. Om alla ska visas, klicka på Markera alla 9. Om sökning ska göras på enskild person; sök på personnummer eller namn, de behöver inte vara fullständiga. Skriv först efternamn sedan kommatecken följt av förnamn. Klicka på Sök Markera den person som ska visas, klicka på Lägg till 0. Markera de lönearter som ska visas. Om fler lönearter ska visas; dra med muspekaren över de lönearter som ska väljas alt. håll ner ctrl och klicka på lönearterna. Om du inte gör något val visas alla lönearter.. Klicka på Hämta 7

18 Personalredovisning Klicka på fliken Tjänster, klicka därefter på rubriken Personalredovisning. En personalredovisning innehåller uppgifter om personalen på vald enhet Tips! Om du vill välja nästan alla enheter, klicka på Markera alla och avmarkera sedan de enheter som ska bort genom att hålla ner ctrl och klicka på de som inte ska vara med.. Visa: välj vad som ska visas * Anställningar = obligatoriskt * Lönehändelser = obligatoriskt om ersättningar, ledigheter, sjukperioder el. semestrar väljs * Separera anställningar = alltid förmarkerad, kan tas bort * Listlayout = används ej * Anställningsuppgifter = visar alla anställningsuppgifter * Anställningskontering = konteringsuppgifter per person * Anställningshistorik = visar anställningshistorik * Ersättningar = t.ex. lönetillägg * Ledigheter = föräldra- och tjänstledigheter * Sjukperioder = sjukperioder med omfattning i procent * Semestrar = semestern visas. Sortera på: här väljs hur uppgifterna ska sorteras, namn är förvalt.. Markera den enhet som ska visas. Om flera enheter ska visas; dra med muspekaren över de enheter som ska väljas alt. håll ner ctrl och klicka på enheterna. Klicka på Befattningar om särskilda befattningar ska visas. Om du inte gör något val visas alla befattningar. 4. Om sökning ska göras på enskild person: sök på personnummer eller namn, de behöver inte vara fullständiga. Skriv först efternamn sedan kommatecken följt av förnamn. Klicka på Sök Markera den person som ska visas, klicka på Lägg till 5. Klicka på Hämta 6. Klicka på filen under Listor i denna session för att öppna personalredovisningen. 8

19 Rapportgenerator Klicka på fliken Tjänster, klicka därefter på rubriken Rapportgenerator. Här finns rapporter av olika slag, t.ex. adresslista, semesterstatus, professors- och lektorslista mm. Välj rapport i rullisten och klicka på Hämta. Adresslista. Markera den enhet som ska väljas. Om flera enheter ska väljas; dra med muspekaren över de enheter som ska väljas alt. håll ner ctrl och klicka på enheterna.. Klicka på Hämta. Klicka på filen under Listor i denna session för att öppna rapporten Kalkylator för karriärsystemet Kalkylator för karriärsystemet är en rapport som räknar hur lång tid en person har varit anställd på en viss befattning. Den visar även disputationsdatum omräknat fem år framåt. Obs! Endast tidsbegränsade anställningar kommer med i rapporten Anställd = ange det datum från vilket rapporten ska hämta anställda Beräknad_from = ange det datum från vilket rapporten ska börja räkna på befattningarna (det går inte att använda tidigare datum än 07070).. Markera den enhet som ska väljas. Om fler enheter ska väljas; dra med muspekaren över enheterna alt. håll ner ctrl och klicka på enheterna. Om alla enheter ska väljas, klicka på Markera alla.. Markera den befattning som ska väljas. Om fler befattningar ska väljas; dra med muspekaren över befattningarna alt. håll ner ctrl och klicka på befattningarna. 4. Klicka på Hämta. 5. Klicka på filen under Listor i denna session för att öppna rapporten. 9

20 När rapporten öppnas ser den ut som nedan. Uppnådd tid Återstående tid Total tid Anställd till Disp + 5 år den tid personen varit anställd på befattningen från det datum rapporten börjar räkna på befattningen till det datum som angavs som anställningsdatum den tid som återstår från det datum som angavs som anställningsdatum till tidsbegränsningen för anställningen är slut uppnådd tid och återstående tid ihopslaget datum när den tidsbegränsade anställningen upphör datum för disputation plus fem år framåt. En dag före det som är angivet i Primula Personal- och anställningsuppgifter Klicka på fliken Tjänster, klicka därefter på rubriken Pers/Anst uppgifter. Sidan innehåller personaloch anställningsuppgifter, tex befattning, lön, anställningstid, semester mm.. Överst visas namn och personnummer. Under finns olika rutor att klicka på för mer information.. Du kan sortera antingen på Anställning eller på Datum. Markera det den sortering du vill ha. 0

21 Söka person Klicka på fliken Tjänster, därefter på Sök person Här kan du söka efter personer på personnummer eller namn. Oavsett vilken behörighet du har kan du se om personen finns på KI eller ej. Söka ärende Klicka på fliken Tjänster, klicka därefter på rubriken Ärendesökning Fyll i personnummer eller namn.. Fyll ev. i ärende-id eller välj typ av ärende. Om sökning ska göras på ärenden som är avslutade, markera Arkivsökning. Fyll i from- och tomdatum. Obs! Datum ska ange när ärendet är registrerat, exempelvis 090 sökt om semester 097 = skriv datum för november. Utan datum hämtas alla ärenden. 4. Klicka på Sök 5. För att se ärendet mer detaljerat, klicka på Visa detaljer. Här går det att skriva ut vissa blanketter, t.ex. på resor/utlägg. 6. För att komma tillbaka till ärendesökningen, klicka på, Återgå