Anställningar och förlängningar manual för personalintendenter

Transkript

1 Anställningar och förlängningar manual för personalintendenter Processen för att nyanställa ser ut på följande sätt: Beslut i AN/Yttrande från chef Skapar ärende Tar del av LSG/CSG Anst avtal Avslutar ärende Lön Denna process ersätter funktionen för att ta ut förordnande samt rutinen att skriva ut listor. I stället kommer detta till största delen ske i Primula. Denna manual beskriver de två steg ovan som är mörkblå ljusblåa steg är beskrivna i separata manualer och vitt steg är inte beskrivet alls (detta är en del av rekryteringsflödet, och har inte ändrats sedan tidigare). Skapa ärende Detta beskriver hur du skapar ärendet. Beslut i AN/Yttrande från chef Skapar ärende Tar del av LSG/CSG Anst avtal Avslutar ärende Lön 1. Logga in i hr-webben med ditt liu-id och lösenord. 2. Klicka på Handlägga och Nyanställning/förlängning. 3. Klicka på plus-tecknet.

2 4. Välj vilken typ av anställningsärende som avses: - LSG (nyanställning) för nyanställningar som ska för kännedom till LSG - LSG (förlängning förändrad anställning) för anställningar för personer som redan har varit anställd på LiU tidigare och som ska för kännedom till LSG - CSG (nyanställning) för nyanställningar som ska för kännedom till CSG - CSG (förlängning förändrad anställning) för anställningar för personer som redan har varit anställd på LiU tidigare och som ska för kännedom till CSG 5. När du har valt ett av förlängnings-ärende så får du söka fram den personen som det gäller. Notera: du kan enbart söka fram personer som är/har varit anställd på den institution som du har behörighet för. Om personen har arbetat på andra institutioner tidigare så får du använda Nyanställningsformuläret. Tips: när du ska söka fram personer så kan du använda delar av efternamnet eller delar av förnamnet, i formatet Efternamn, Förnamn (till exempel Sven, Pet hämtar alla Peter Svensson). 6. När den valda personen tidigare har haft flera olika anställningar så ska du nu välja vilken anställning som ska förlängas eller förändras. Notera: om personen tidigare har varit anställd som arvodist måste du lägga den dem i formuläret LSG (Nyanställning) eller CSG (Nyanställning).

3 7. När du använder formulären LSG (nyanställning) och CSG (nyanställning) får du ange alla uppgifter från början, i de övriga formulären hämtas mycket information från existerande data i systemet. Notera: om personens hemadress inte stämmer behöver det uppdateras för att det ska blir rätt på anställningsavtalet. Antingen ber du vederbörande att ändra själv genom att logga in i HR-webben och ändra där. Om hen inte är anställd och därmed inte kan ändra själv, skickar du den rätta adressen till lon@liu.se och ber dem uppdatera. Om personen saknar svenskt personnummer när ärendet skapas kan du lämna personnummerfältet tomt när du skickar det till facket för bedömning. 8. För att verifiera anställningshistorik kan du klicka på Anst. Info. 9. För att dölja igen, klicka på Stäng. 10. För att se LAS-tider, klicka på LAS (närmare beskrivet under LAS-funktionen under Handlägga). 11. Ange/ändra institution, avdelning, fakultet, tjänstgöringsställe, stationeringsort och kontering. Notera: tänk på att du måste ange avdelning. Du kan inte ange institution i rutan avdelning

4 på LIU är alla anställda på avdelningarna. Fakultet hämtas inte automatiskt ännu. 12. Ange/ändra omfattning (i hela procent), månadslön (i motsvarande heltidslön), huruvida hen ingår i nästa lönerevision, from och tom-datum samt om applicerbart anledning till tidsbegränsning. Om anställningen är ett vikariat ska detta också anges, och för vem det är vikariat. Notera: det är lätt att glömma att ändra from och tom. Dubbelkolla! 13. Ange/ändra befattning, huruvida det är en läraranställning och om beslutet ska skrivas på av rektor. Notera: Rektors påskrift ska kryssas i för professor, adjungerad professor, gästprofessor samt biträdande professor. Ämnesområde ska anges i formatet "i Pedagogiskt arbete med inriktning mot språk". Börja med liten bokstav och meningen ska inte avslutas med punkt så passar den in i texten i anställningsavtalet. Övrigt ska användas för att ange förenade anställningar som ska vara med i anställningsavtalet, tex "Professor i kardiologi förenad med specialistläkare vid universitetssjukhuset i Linköping". Om du behöver skicka med en anteckning eller anmärkning som inte ska synas i anställningsavtalet så anger du det Medd/bil längst ner i formuläret. 14. Kompetens ska anges/uppdateras när detta ändras. Notera: om personen har ändrat högsta examen (till exempel fått en docentur) ska den nya anges under Ändrad högsta examen. Den nuvarande högsta examen finns registrerad under

5 Högsta examen. 15. Ange Datum då beslut tas, Påskrift och Kontrasignering. Notera: Datum då beslut tas ska vanligtvis vara sju dagar från dagen då ärendet skickas till LSG/CSG för kännedom, och skrivs ut på anställningsavtalet. Om LSG/CSG har frågor eller kommentarer angående ärendet ska detta vara framfört innan detta datum. Under påskrift ska namn och titel på chef som skriver på anställningsavtalet anges, till exempel Per-Olof Brehmer, prefekt. Om anställningsavtalet ska skrivas under av rektor, ange här istället "Helene Dannetun, rektor". Om avtalet ska skrivas på av både rektor och HRdirektör anges HR-direktörs namn och titel i Kontrasign. 16. Om anställningen har varit utlyst ska detta också anges, samt huruvida anställningen ska anslås. Datum då anst avtal anslogs ska inte anges nu. 17. Bifoga beslut från anställningsnämnden eller yttrande från chef under Medd/Bil om detta är applicerbart. Ange sedan vad du har bifogat. Notera: om du har kommentarer eller anmärkningar till exempel varför en doktorand blir förlängd igen anges detta i Medd/Bil.

6 18. Klicka i beviljas och klicka på Skicka 19. När du fyller i ett formulär för Nyanställning fyller du också i Skickas till handläggare på. Notera: Detta ska vara samma som avdelningen personen ska anställas på. 20. Ditt ärende är nu skickat till LSG/CSG för kännedom. 21. KLART!

7 Hantera anställningsavtal Så fort ärendet är skickat till Beslut i AN/Yttrande från chef Skapar ärende LSG/CSG för kännedom så får du tillbaka det i din kö. För att se Tar del av LSG/CSG Anst avtal z Avslutar ärende Lön 1. Logga in i hr-webben 2. Klicka på Handlägga Nyanställning/förlängning Om du redan är inne och har skickat dina ärenden till LSG/CSG så försvinner de från din lista över ärenden. För att de ska synas igen, klicka på dubbelpilen för att hämta alla aktuella ärenden. 3. För att se vilka som inte ännu har tagit del av ärendet, så rullar du ner till längst ner på sidan. Varje rad med datum anger personer som ännu inte har tagit del av ärendet. Om den här listan är tom, så har alla inblandade tagit del av ärendet. Det finns för närvarande inget sett att se i ärendet vilka som har tagit del. 4. När Datum för beslut har inträffat så väljer du korrekt anställningsavtal under Blanketter och klickar Hämta. Om du behöver ändra något i formuläret efter att det har gått till LSG/CSG så följ instruktionen Ändra i pågående ärende längst ner i manualen.

8 5. Granska anställningsavtalet noggrant. 6. Få avtalet påskrivet av chef(er). 7. Skicka två exemplar av anställningsavtalet till den blivande medarbetaren för påskrift. 8. När anställningsavtalet har kommit tillbaka påskrivet: anslå anställningen i ReachMee i enlighet med manual i Administrativt rekryteringsstöd. 9. Gå ut med brev 2 till alla sökande som inte har fått anställningen. 10. Skicka anställningsavtalet till löneavdelningen för arkivering Notera: anställningsavtalet arkiveras enbart på löneavdelningen, och detta kan göras långt efter att anställningsärendet har behandlats i Primula. Du kan alltså inte skicka med instruktioner till löneavdelningen med anställningsavtalet. Detta ska du i stället skicka i Medd/Bil i Primula, se nedan. 11. Gå in i Primula och fyll i Datum då anst avtal anslogs.

9 12. Om du vill skicka med information eller instruktioner till löneenheten, klicka på Medd/bil. 13. Fyll i dina anteckningar eller bifoga ditt dokument och klicka Stäng. 14. Klicka i Beviljas, för att markera att anställningsavtalet är påskrivet och återskickat. 15. Klicka Skicka. Ärendet skickas nu till löneenheten som lägger in informationen i Primula.

10 Ändra i ett pågående ärende För att ändra i ett pågående ärende behöver man veta tre saker: 1. Var i processen befinner sig ärendet 2. Är förändringen av så pass avgörande betydelse att ärendet behöver skicka till LSG/CSG igen? 3. Hur skickar jag om det? Var i processen befinner sig ärendet? Med en stor mängd ärenden kan det ibland vara svårt att komma ihåg i huvudet var ett ärende befinner sig i processen. För att veta detta får man gå in i ärendet (det framgår inte i ärendehuvudet), och titta längst ner i ärendet. Ärenden som är synliga för kan befinna sig på tre olika ställen i flödet: Beslut i AN/Yttrande från chef Skapar ärende Tar del av LSG/CSG Anst avtal Avslutar ärende Lön I rutan längst ner ser man status i arbetsflödet: Figur 1 Detta ärende har ännu inte skickats - saknar beskrivning av arbetsflöde. Om du behöver ändra något i ett ärende som ännu inte är skickat så går du bara in i ärendet och ändrar. Det har ännu inte gått iväg till LSG/CSG och kan därför ändras hur mycket som helst.

11 Figur 2 Detta ärende har skickats till LSG/CSG för avstämning. Man ser dels lista över personer som ännu inte har godkänt, dels finns en beskrivning av arbetsflödet. Du kan nu behöva skicka om det till LSG/CSG igen, enligt instruktionen nedan. Figur 3 Ärendet har skickats tillbaka från löneavdelningen. Behöver hanteras. Du kan nu behöva skicka om det till LSG/CSG igen enligt instruktionen nedan. Är förändringen så pass avgörande att det ska till LSG/CSG igen? Om du behöver ändra något i formuläret efter att det har gått till LSG/CSG så kan du ibland behöva informera LSG/CSG om förändringen: Ändring som behöver kommuniceras till LSG/CSG Anställningens placering Avdelning Institution Fakultet Tjänstgöringsställe Stationeringsort Anställningsvillkor Omfattning Månadslön Lönerevision From-datum Ändring som inte behöver kommuniceras till LSG/CSG Personuppgifter Namn Personnummer Hemadress Anställningens placering Kontering Kompetens Högsta examen Ämneskod Antagen forskarutbildning år BESTA-koder

12 Tom-datum Anledning till tidsbegränsning Vikariat Befattning Avtal Övrigt Påskrifter Datum för beslut Utlyst anställning Anställningen anslås Bilagor I Medd/bil nedan har jag bifogat Påskrifter Påskrift, namn och titel Kontrasignering Utlyst anställning Datum då anställningen anslås (anges alltid efter LSG/CSG) LiU-dok diarienummer Hur skickar jag om ärendet igen om det ännu inte varit hos lön? 1. Om ärendet skickat till LSG/CSG men ännu inte till lön, klicka på Returnera 2. Ladda om ärendebunten 3. Gå in i ärendet och ändra, förklara förändringen i Medd/Bil, klicka Skicka. 4. Klart! Hur skickar jag om ärendet igen om jag har fått tillbaka det från lön? Ärenden som redan har varit hos lön och har skickats tillbaka går inte att returnera ytterligare ett steg. I stället måste kommunikation med LSG/CSG hanteras utanför Primula.