Användarmanual för rekvisition av karriärtjänster

Transkript

1 Användarmanual för rekvisition av karriärtjänster Innehåll: Steg 1. Godkänn lagring... 2 Steg 2. Granska användare... 4 Steg 3. Ange kontaktpersoner... 5 Steg 4. Hantera ärende och Lägg till ny lärare i listan... 6 Steg 5. Skicka in , version 1

2 Rekvisitionen består av fem steg i Mina sidor För behörigheterna ombud, representant och uppgiftssamordnare följer en process om totalt fem steg. Om du har behörigheten uppgiftslämnare kommer du endast att ha tillgång till ett steg Hantera ärende. Steg 1. Godkänn lagring I steg 1 ska du läsa igenom Skolverkets villkor för lagring av data. De beskriver bland annat att ett påbörjat ärende bara är tillgängligt för dig och de som är behöriga i din organisation. Bekräfta villkoren för datalagring genom att både klicka i check-boxen och på knappen Nästa. Du kommer att få ett e-postmeddelande med hela texten skickad till dig. Inskickade uppgifter lagras och kan komma att lämnas ut All den information som lämnas om lärare och lektorer i samband med rekvisitionen räknas enligt personuppgiftslagen (PUL) som personuppgifter. Lagringen av uppgifterna behövs för att Skolverket ska kunna handlägga statsbidraget, kontrollera att statsbidraget används i enlighet med aktuella regler samt för uppföljning och utvärdering av hur statsbidraget utnyttjats och vad det har gett för resultat. 2

3 Skolverket lagrar uppgifter på individnivå så länge uppgifterna behövs för uppföljning av statsbidraget. Personuppgifterna kan även bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. Vi är ansvariga för att se till att personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in. Om huvudmannen lämnar uppgifter för en person som har skyddad identitet måste huvudmannen meddela detta till Skolverket. Observera att en rekvisition som skickas in till Skolverket blir allmän handling. Personuppgifter som lämnas kan komma att användas för utvärdering eller uppföljning av extern aktör. Personuppgifter i allmänna handlingar hos myndigheten kan även komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen till den som begär det. Notera att det är först när uppgifterna skickats in till Skolverket som de kan komma att bli föremål för utlämning. Det är viktigt att du som lämnar personuppgifter till Skolverket informerar den person som uppgifterna handlar om. Vill du veta mer om hur personuppgifterna används kan du skriva till: karriartjanster@skolverket.se eller Skolverket, Stockholm 3

4 Steg 2. Granska användare I steg 2 kan du se vilka personer i din organisation som kan lämna uppgifter i bidraget. Du kan också bjuda in fler användare. Tänk på att en inbjudan inte innebär att någon har omedelbar tillgång till systemet, utan personerna måste registrera sina personuppgifter och sedan bli godkända som användare för att sedan kunna lägga in uppgifter. Läs mer om processen att bjuda in användare på Skolverkets webb: Mina sidor. 4

5 Steg 3. Kontaktuppgifter I steg 3 anger du minst en kontaktperson som Skolverkets handläggare kan vända sig till med frågor om ärendet. Kontaktpersonerna är också de som andra inom din organisation kan vända sig till. I listan kan du välja personer som redan har fått behörighet för bidraget. Om du vill ange en kontaktperson som inte finns med på listan kan du välja en annan person så länge och ändra det här när personen har fått behörighet. Kontaktpersonen kan inte ha behörigheten uppgiftslämnare för bidraget. 5

6 Steg 4. Hantera ärende Steg 4 har samtliga behörigheter tillgång till. I det här steget gör du själva rekvisitionen och här skriver du in uppgifter om de lärare och lektorer som ska ta del av bidraget. På den här sidan kan du se: 1. Länkar till denna manual och till en lista med de uppgifter som behövs i rekvisitionen. Denna kan vara bra att ha om man vill samla in uppgifterna innan man börjar fylla i lärarlistan i Hantera ärende på Mina sidor. Här ser du även Förordning (2013:70) om statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare som ligger till grund för bidraget. 2. Det belopp din organisation har möjlighet att rekvirera för den här terminen. Denna summa får inte överskridas i er rekvirering. Beloppet utgörs av halva den summa som organisationen beviljades i ansökan, eftersom ni rekvirerar pengar två gånger under ett bidragsår. 3. Lärarlista. För att lägga till en lärare eller lektor, klicka på knappen Lägg till ny så kommer du till en ny sida där detaljer om varje lärare ska skrivas in. 4. En sammanställning, som kommer att synas först när någon lagt till en lärare i lärarlistan. Sammanställningen sammanfattar beloppen för samtliga lärare i listan. Här visas vad organisationen kommer att rekvirera och den genomsnittliga bidragsdelen för de lärare som angetts i listan. 6

7 Lägg till ny lärare i listan När du klickat på knappen Lägg till ny så öppnas ett formulär där du fyller i uppgifter om den person du vill rekvirera bidrag för. Du kan få mer information om den uppgift du ska lägga till om du klickar på frågetecknet bredvid uppgiften. 1. Personuppgifter Fyll i lärarens personnummer. Om personen ansökt om eller har lärarlegitimation finns hen i Skolverkets register. För- och efternamn hämtas då automatiskt därifrån. Om personen inte finns med i Skolverkets register anges för- och efternamn manuellt. Om personen registrerats i samband med tidigare rekvisitionsomgång går det att kryssa i rutan Hämta uppgifter från föregående rekvisition då hämtas informationen automatiskt. Exempel: 2. Tjänst och anställning Typ av karriärtjänst: Ange om läraren är förstelärare eller lektor. Läraren nyanställdes hos huvudmannen för sin karriärtjänst: Välj ja eller nej. Om läraren var anställd hos huvudmannen redan innan hen blev förstelärare ska du alltså välja Nej. Exempel: 3. Anställnings- och löneinformation Varaktighet: Välj i listan om tjänsten är tidsbegränsad eller ej. Om den är tidsbegränsad ska du ange hur länge (från att förordnandet påbörjades). Tjänstgöringsgrad: Ange i procent den tjänstgöringsgrad som står i anställningsavtalet. Eventuell frånvaro på grund av föräldraledighet, tjänstledighet, sjukdom etc. beräknar du längre ned i formuläret under delen Rekvisitionsperiod. Månadslön med karriärtjänst: Fyll i lärarens aktuella heltidslön vid rekvisitionstillfället, det vill säga bruttolönen inklusive löneförhöjningen genom statsbidraget. Om läraren också erhåller andra löneökningar som lärarlönelyftet ska även denna löneökning räknas in i 7

8 bruttolönen. Om läraren arbetar deltid ska lönen ändå räknas på heltid. Justering av statsbidraget för deltid sker automatiskt i formuläret genom att man anger tjänstgöringsgrad. Bidragsdel: Fyll i hur stor del av lärarens lön som finansieras av statsbidraget per månad. Det här är oftast kr för en förstelärare och kr för en lektor. Men om ni har differentierat lönehöjningen ska summan bli i genomsnitt kr per förstelärare och kr per lektor. Tidigare månadslön: Ange den bruttolön läraren hade innan den blev förstelärare. Om läraren arbetade deltid ska lönen ändå räknas på heltid. Denna uppgift är konstant och kommer inte att kunna fyllas i på nytt vid kommande rekvisitioner. Om du tidigare svarade Ja på frågan om lärarens nyanställdes hos huvudmannen för sin karriärtjänst, får du nu också upp ett alternativ för medianlön. Medianlön: Ange den medianlön som gällde när läraren anställdes. Medianlönen beräknas på samtliga lärare inom samma kategori hos huvudmannen. De kategorier som avses framgår av 9 i Förordning (2013:70) om statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare. Du hittar förordningen länkad på sidan. Den här uppgiften blir en konstant som inte kommer att kunna ändras i senare rekvisitioner. OBS! Bidragsdelen får inte vara lägre än skillnaden mellan lönen efter och innan tillägget. Exempel: 4. Rekvisitionsperiod Här är perioden som rekvisitionen gäller förifylld och du ska ändra om läraren påbörjat eller avslutat sin karriärtjänst vid andra datum. Har läraren haft sammanhängande frånvaro under perioden i 30 dagar eller mer? Om en person har haft sammanhängande frånvaro i 30 dagar eller mer reduceras bidraget i motsvarande grad. Du beräknar den genomsnittliga frånvaron för rekvisitionsperioden genom att ange perioden för frånvaro och frånvarograden. Bidraget reduceras automatiskt i förhållande till frånvarons omfattning. För att justera bidraget klicka i Ja. När du valt Ja kommer en ny ruta upp i vilken du anger under vilka perioder och i vilken grad personen varit frånvarande, samt om 8

9 frånvaron beror på egen sjukdom. Du kan lägga till flera perioder om det behövs. Tänk på att endast redovisa frånvaro om det är 30 på varandra följande dagar eller fler och frånvaroorsaken och graden har varit samma under hela perioden. Notera att frånvarograden ska anges i procent och inte i procentenheter. Det innebär att för en person som normalt arbetar med en tjänstgöringsgrad om 100 procent och under en period är frånvarande 20 procent så anger du frånvarograd 20 procent. För en person som normalt arbetar med en tjänstgöringsgrad om 80 procent och är frånvarande 20 procent anger du frånvarograd 25 procent (20 procent av 80 procent är 25 procent). När du är klar trycker du på Klar. Rutan med beräkningen stängs då och i fältet bredvid miniräknaren anges Beräknad. Skolverket sparar inte uppgifter om frånvaro. OBS! Om personen varit frånvarande heltid under hela perioden utgår inget statsbidrag och personen ska inte tas upp i rekvisitionen. 9

10 5. Tjänsteinformation Skolenhet: Välj i listan den skolenhet hos huvudmannen där läraren huvudsakligen arbetar. Om det finns många skolenheter i rullistan kan du börja skriva skolans namn i fältet för att hamna rätt i listan. Skolkommun: Fylls i automatiskt Uppgifter specifika för tjänsten: Välj i listan hur stor andel av lärarens arbetstid utöver undervisningen som utgörs av uppgifter specifika för karriärtjänsten. Gör en uppskattning, det behöver inte vara avtalad tid. Lärarens skolform och nivå: Välj i listan den skolform och nivå där läraren huvudsakligen undervisar. Om läraren undervisar i gymnasieskolan eller gymnasiesärskolan ska du också ange vilket program läraren huvudsakligen undervisar på. Avser tjänsten ett eller flera särskilda ämnen? Välj Ja om karriärtjänsten har knutits till ett eller flera undervisningsämnen. Om tjänsten har ett annat fokus väljs Nej. Välj ett ämne i listan eller skriv på frihand. Lägg till flera ämnen om det behövs. Om du tidigare har angett att läraren är lektor, ska du också fylla i information om det ämne som lektorns forskarexamen avser. Spara slutligen läraren genom att trycka på Spara! När du sparat en person kommer namn och uppgifter att visas i personlistan. Där kan du också se när uppgifterna senast har ändrats och av vem. Det belopp som rekvireras för personen står under kolumnen Bidrag. Den summan har också adderats till den totala summan under rubriken Sammanställning högre upp på sidan. Om du vill ändra en uppgift för en person klickar du på personens personnummer i personlistan. Du kan ändra uppgifter när som helst fram till att rekvisitionen har skickats in. En uppgiftslämnare kan bara se och ändra uppgifter för de personer som hen själv har lagt till. 10

11 Efter det att rekvisition lämnats behöver du kontakta Skolverket via för att ändra uppgifter i rekvisition. Om du för organisationens räkning vill spara rekvisitionen och få en överblick över hela personlistan, klicka på Exportera alla uppgifter för att få uppgifterna i en exporterad Excel-fil. 11

12 Steg 5. Skicka in Det här steget har ombud, representant och uppgiftssamordnare behörighet till, men det är bara ombud och representanter som kan skicka in ett ärende. Ni måste passera detta steg för att rekvisitionen ska skickas till Skolverket och räknas som en inkommen handling. Rekvisitionen för våren ska vara Skolverket tillhanda senast 2 maj och den för hösten den 15 oktober. Sent inkomna rekvisitioner kommer att avvisas. Bekräftelse När ni har skickat in rekvisitionen får ni en bekräftelse på att ett ärende har skapats och ärendets diarienummer hos Skolverket. Det är detta diarienummer som ni ska hänvisa till i all kontakt med Skolverket gällande ärendet. 12