ATT LÄGGA IN FRÅNVARO.

Transkript

1 ATT LÄGGA IN FRÅNVARO. Det finns två olika sätt att lägga in frånvaro på. Alternativ ett. Se bild ovan. Dubbelklicka på Planeringen = Avstämningperioden du arbetar i. Klicka en gång på Personal fliken. Klicka en gång på den person det gäller raden blir gulfärgad. Dra markören ner till Frånvarofliken och klicka en gång blir gulfärgad. Klicka en gång på Ny och Fyll i alla uppgifter. Du kan se bild nedan hur man fyller i. Förklaring till alla pilar finns på sidan 2. 1

2 Avser ledighetsansökan OBS VIKTIGT! Att sätta i en bock i den lilla rutan om du lägger in frånvaro åt en arbetskamrat på din enhet. Chefen kan inte se ansökan annars och kan då inte godkänna den. OBS! Endast undantag vid sjukdom och vård av barn. Vid all annan frånvaro ska det sättas i en bock i den lilla rutan. Det bästa är om personen själv lägger in sin frånvaro från webben. Frånvaroorsak Klicka en gång på den lilla pilen och markera den frånvaron som ska läggas in. Gäller fr.o.m Klicka en gång på den lilla pilen och fyll i aktuellt från och med datum när frånvaron börjar. Gäller t.o.m Klicka en gång och fyll i ett till och med datum när frånvaron slutar. Klockan - Om man blir sjuk mitt på dagen och går hem tidigare då klickar du i vita fältet och fyller i den tid du gick hem. Gäller för anställning Var observant här så att det är rätt anställningsnummer, annars får man ändra det genom att klicka på den lilla pilen bredvid. Det är viktigt eftersom frånvaron följer anställningsnumret. Omfattning fylls ENDAST i om man har en frånvaro med en viss procents nedsättning. Exempel 25% 50% eller 75% procent. Skriv in följande i det vita fältet: exempel eller eller Detta gäller vid olika frånvaroorsaker exempel: sjukskriven, tjänstledig, föräldraledig osv. Ring om du är osäker på hur man ska fylla i detta. Läkarintyg t.o.m Skriver in hur länge man är sjukskriven enligt läkarintyget. BARNSPNR Barns personnummer Måste ALLTID fyllas i här. Skriv ÅÅÅÅMMDD Detta gäller vid följande ledigheter Vård av barn = Vb Föräldraledighet = Fl Havandeskapsledighet = Ha OBS! Exempel: Om man går på Havandeskapsledighet innan barnet är fött så skriver man i det preliminärt beräknade datumet i samma fält, sen skriver man en anteckning i kommentarsfältet. OBS! Kom ihåg att skicka ett mail till loneservice@enkoping.se när barnet är fött och meddelade det rätta personnumret. Se kommentar nedan Spara/uppdatera. Skall ersättas Ja eller Nej. Här klickar man i om man vill ersätta en annan person. Kommentar Här kan man skriva exempel: Läkarintyg kommer eller Om inte barnet är fött så skriver man att det är ett preliminärt personnummer. Tryck på spara. 2

3 Havandeskapsledigt kan man ansöka om fram till 10 dagar före beräknad nedkomst. Sedan får man ansöka om semester eller föräldraledigt. Havandeskapsledighet / Föräldraledighet -Vid havandeskapsledigt lägg in from och tom datum i den aktuella Avstämningsperioden man arbetar i. Frånvaron ska alltid börja och sluta på ett arbetspass. - Om man går på föräldraledigt i direkt anslutning till detta så lägger man in föräldraledigt de följande två veckorna eller längre om personen ska ligga kvar i planeringen men OBS! då måste det också finnas arbetstider i Avstämningsperioden. Havandeskapsledigt / Semester -Vid havandeskapsledigt se ovan. -Om man väljer att ta semester i direkt anslutning till detta så lägger man in semester from och tom. Frånvaron börjar och slutar alltid på ett arbetspass. Efter det lägger man in sin Föräldraledighet se nedan. Föräldraledighet - Vid föräldraledigt lägg in from och tom datum under de första två veckorna eller längre om personen ska ligga kvar i planeringen. OBS! då måste det också finnas arbetstider i Avstämningsperioden. Sjukdom med omfattning - Om man blir sjukskriven med omfattning från dag 1 exempel: halvtid = 50%. Då måste man lägga in halva dagar som frånvaro. Exempel: om du har en arbetsdag på 8 timmar då måste du skriva in 4 timmar som frånvaro. OBS! Grundtiden ska ligga kvar. Gör så här: klicka på den aktuella Planeringsperioden = Avstämningsperioden som ni arbetar i. Klicka på Personal fliken och markera rätt person genom att klicka en gång på personen. Klicka sedan på Planering/Person. Dubbelklicka på den aktuella dag som frånvaron ska läggas in from. Klicka en gång på Frånvarofliken och klicka en gång på Ny. Fyll i klockslag i det vita fältet bredvid Klockan Start och Sluttid dag för dag de första 14 dagarna. OBS! Den första frånvarodagen måste ALLTID vara en arbetsdag och det är bara på arbetsdagar som du ska lägga in halva tiden. Avsluta den sista sjukdagen på en arbetsdag. Frånvaron ska vara sammanhängande. Det går att ha olika frånvaro med omfattning samtidigt. Sjukdom 100% - Om du blir heltidssjukskriven från dag ett. Viktigt! att de första 14 dagarna läggs in i Medvind eller längre om personen ska ligga kvar i Avstämningsperioden men OBS! då måste det också finnas arbetstider där. Första sjukdagen måste läggas in på ett arbetspass och avslutas med ett arbetspass och ska vara sammanhängande. Om frånvaron fortsätter skriv i nytt till och med datum. 3

4 Alternativ två - Dubbelklicka på aktuell Planeringsperiod = Avstämningsperiod som ni arbetar i. Klicka en gång på den person som frånvaron ska läggas in på raden blir gulfärgad. Klicka en gång på Planering/person se bild sidan ett högst upp. Dubbelklicka på aktuell dag. Klicka en gång på Frånvaro se bild nedan. Klicka sedan på Ny. Se blå bild sid 1 hur man fyller i. Se förklaring till pilarna på sid 2. OBS! Frånvaron följer alltid anställningsnumret. Klicka ALLTID på anställningsfliken och se vilket anställningsnummer personen är anställd på. De MÅSTE följas åt. Se bild sidan 1. Om en person har fått ett nytt anställningsnummer men fortfarande är placerad på det gamla numret, så måste det ändras. Semestertimmar Lägg in det i Medvind, men personec-p kan inte ta emot det. Därför måste personen också fylla i ett pappersunderlag ledighetsansökan som skrivs under av chef och skickas till lön. Man har rätt att omvandla vissa semesterdagar till timmar för att kunna ta ledigt del av dag. Denna möjlighet gäller vid: Antal betalda semesterdagar som under innevarande semesterår överstiger 25 dagar samt den sparade semestern från tidigare år som överstiger 25 dagar. Vid alla långa ledigheter exempel: Havandeskapsledig, Studieledig, Tjänstledig Föräldraledig. Man lägger först in de olika ledigheterna i Medvind, sen måste man även fylla i en blankett ledighetsansökan och lämna den till sin chef i god tid för godkännande innan man går på sin ledighet. Detta för att löneservice ska dra rätt saker. Om ledighetsansökan kommer in för sent till lönekontoret kan det innebära att personen i fråga får en löneskuld på grund av att det har gått ut full lön. 4

5 Samma gäller vid Arbetstidsförkortning om man arbetar 100 % men vill gå ner i tid exempel: 70 % 80 % 90 % då måste man fylla i en blankett ledighetsansökan och lämna den till sin chef för godkännande. Partiell frånvaro frånvaro med omfattning. PARTIELL frånvaro syns inte per dag i Medvind. OBS! Man lägger endast in den tid man ska arbeta. Frånvaron räknas bort automatiskt från avtalade timmarna. När frånvaro med omfattning gäller en heltidsanställd då är det enkelt att lägga in och räkna på för då har man 100 % att räkna på från början men om det är en deltidare då kan man ta hjälp av löneservice att räkna ut procentsatsen. All frånvaro syns i summeringsrutan på frånvarotimmar. Om det ligger en öppen frånvaro som inte är godkänd så kan man inte godkänna eller attestera i Avstämningsperioden. Långtidsfrånvaro som ligger tills vidare. Klicka på frånvarofliken och markera aktuell rad, klicka en gång på Ändra fliken och lägg in ett till och med datum. Sätt ALLTID ett från och med datum och ett till och med datum på en frånvaro. Man kan ändra till och med datumet om frånvaron blir kortare/längre. Korttidsfrånvaro Om man blir sjuk och inte vet hur länge. Sätt ett preliminärt till och med datum. Om man låter det stå tills vidare då OBS! då måste man skriva i ett till och med datum när personen är tillbaka igen. VIKTIGT. Kompledigt/Frånvaro - Om man tar kompledigt så dröjer det en månad innan man ser timmarna på lönebeskedet och cirka två månader innan det kommer in i Medvind. Det kan bli problem när en person tar ut komp tid samma månad som man fått den, om man inte skriver upp det. Viktigt är att man har full koll på sina timmar. Om man tar ut mer komptimmar än vad man har innestående så hamnar man på minus timmar och det kommer dras av på lönen. Vilande schema Person som arbetar 40tim/v och går ner i arbetstid exempel: en eller flera dagar i veckan. Lägg in vilande schema på den personen. Ändras om personen går upp i arbetstid igen. Avslut vid lång frånvaro - OBS! Om en person har en frånvaro som är längre än tre månader då kan man sätta ett stoppdatum i placeringsfliken. Då försvinner personen ur Planeringsperioden = Avstämningsperioden. Klicka på Ändra och fyll i ett till och med datum. Ska personen ligga kvar i Avstämningsperioden då måste det finnas arbetstider där. Vid frågor kontakta Yvonne Lif på tel