Heroma självservice. E-learning. Kontaktuppgifter

Transkript

1 1 Heroma självservice Som medarbetare i Trelleborgs kommun använder du Heromas självservice, för att bla ansöka om frånvaro, registrera arbetsförändringar och göra reseräkningar. Via självservice får du också en översikt över dina ärenden, ser ditt schema och dina saldon. Här kan du även se dina lönespecifikationer och din preliminära lön samt vilka kontaktuppgifter som finns för dig. Självservice kan du nå på din dator hemifrån eller via app. E-learning För att bekanta dig med systemet kan du använda e-learning på Slättnet. Du når det genom att klicka: Service och stöd System - Personal och Lönesystem - Webb-baserade guider för Heroma Kontaktuppgifter Frågor om din lön lonekontoret@trelleborg.se Respektive lönespecialist, se din lönespec för telefonnummer. Hantering av Heroma heromasupport@trelleborg.se

2 Logga in Tanken är att alla ska logga in via Single-sign-on. OM du inte kan det, klickar du på skicka nytt lösenord som e-post första gången du vill logga in. Lösenordet skickas då till din e-postadress som finns registrerad på dig. Startsidan När du loggat in kommer du till din startsida. Här får du en översikt över dina ärenden, ditt schema samt saldon som exempelvis semester och komp. De ärenden som du fått godkända eller avslagna arkiveras efter 30 dagar men du kan själv ta bort dem från ärendeloggen genom att klicka på papperskorgen till höger. Då arkiveras ärendet på annan plats än i självservice.

3 Om ett ärende har en stjärna före innebär det att det är ett nytt ärende. När du klickar på pilen under logg kan du se ditt ärendes gång. När det skapades, när det skickades osv. Om ett ärende blivit orangefärgat betyder det att det är 10 dagar eller mindre kvar till nästa löneutbetalning. Om du tex registrerar ett ärende som gäller föregående månad eller längre tillbaka blir även dessa ärenden orangefärgade direkt. Detta kan tex handla om ärenden som du har skickat men ännu inte arkiverat Id-nummer Kontrollera alla dina uppgifter första gången du går in i självservice. Varje anställning är kopplad till ett ID-nummer i Heroma. OM du har flera anställningar är det viktigt att du kontrollerar att du är inloggad på rätt ID. Det gör du i menyn via Självservice>Byt id. Om du inte ser ditt schema kan det bero på att du behöver byta ID. Personligt När du klickar på fliken Personligt så öppnar sig ytterligare en rad nedanför där du kan komma åt dina löneuppgifter, din preliminära lön, se din frånvaro och dina anställningsuppgifter. Du kan också lägga till personliga uppgifter såsom adressuppgifter, anhöriga och barn. För att kunna söka ledigheter såsom VAB och föräldraledighet måste du först registrera barnens namn och födelsedatum. E-lönespec Du kan se din lönespecifikation i självservice samt, om du vill, ange en e-postadress dit du vill ha den skickad. Preliminär lön För att kontrollera att din lön blir rätt har du möjlighet att kontrollera din preliminära lön löpande. Meddela din chef om lönen inte är rätt. OBS! Gör dina ärenden löpande och i god tid så att rätt lön kan betalas ut. Namn och Adress Heroma hämtar uppgifter om namn och adress från Folkbokföringsregistret. Om du själv ändrar din adress via självservice kommer din adress att ändras enligt Folkbokföringsregistret igen. Tänk på att du måsta gå in på Skatteverket och ändra din adress för att det ska bli rätt i Heroma.

4 Skatteuppgifter Under den här fliken kan du se vilka skatteuppgifter lönekontoret har på dig. OBS! Använd ALDRIG bakåtpilen i din webbläsare när du är i Heroma självservice. Klicka alltid på fliken Självservice. OBS! Gör dina ärenden löpande och i god tid så att rätt lön kan betalas ut.

5 Frånvaro Via kalendern som du ser på första sidan på självservice söker du frånvaro. Ställ dig på den dag där du vill göra en rapportering och klicka i schemat och välj frånvaro. Sjukfrånvaro och VAB När du klickar i kalendern och väljer frånvaro och sjukfrånvaro kommer automatiskt den dagen du klickar på att bli första frånvarodagen. Vid sjukdom och vård av barn rapporterar du in uppgifterna direkt när du eller ditt barn blir sjukt, detta för att det ska gå en signal till din chef. När du eller ditt barn är friskt igen friskanmäler du dig via ett ärende som då finns din startsida. Vid långtidssjukskrivning (mer än 7 dagar) meddelar du din chef som hanterar din sjukskrivning.

6 Tänk på att du själv måste registrera ditt barns födelsedatum första gången du begär VAB. Detta gör du under personligt och Namn & Adress. Semester Semester och viss annan frånvaro, som tex föräldraledigt söker du på förhand. När du klickar i kalendern och väljer semester kommer automatiskt den dagen du klickar på att bli första dagen. Välj hur länge du ska ha semester genom att skriva in datumen eller klicka i kalendern. Skriv anledning i noteringsfältet och klicka på knappen skicka och ärendet skickas vidare för godkännande av din chef.

7 Frånvaro del av dag Om du blir sjuk under arbetsdagen eller av någon annan anledning behöver vara frånvarande del av dag väljer du den frånvaro som stämmer i ditt fall, och kryssar i rutan del av dag och fyller i mellan vilka klockslag du är sjuk. Exempel: Din ordinarie är arbetstid kl med 60 min rast. Du blir sjuk och behöver gå hem kl Du fyller du då i from kl tom kl OM din rast skulle varit under den tiden du är frånvarande bockar du i rutan rast ingår. Partiell frånvaro (deltidsfrånvaro) När du söker en procentuell nedsättning av din sysselsättningsgrad från ett datum till ett annat datum, tex nedsättning i tjänst eller ledighet för studier använder du frånvarotypen partiell frånvaro. Välj den frånvaro orsak du ska vara ledig för (flera olika frånvarotyper är möjliga att välja som partiella). Fyll i hur länge du vill vara partiellt ledig och vilken procent du vill vara ledig.

8 Ta bort ärende Om du avbryter ett ärende eller går tillbaka till startsidan utan att ha skickat ditt ärende kommer det ändå att hamna på din startsida bland dina ärenden med statusen Ej skickat. Du kan då välja att arbeta vidare med ärendet eller ta bort det genom att klicka på soptunnan. Du kan även ta bort skickade ärenden så länge ditt ärende inte blivit öppnat av någon annan, tex din chef eller lönekontoret. Du kan även ändra i eller titta på ärende som du har skickat iväg så länge någon annan inte öppnat ditt ärende. I så fall klickar du på texten under typ och ärendet öppnas igen. Arkivera ärenden När din chef godkänt eller avslagit dina ärenden kan du själv ta bort dem från dina personliga ärenden genom att klicka på soptunnan.

9 Besök mödravård Enskild angelägenhet, med lön Facklig ledighet med lön Facklig ledighet utan lön Föräldraledig Föräldraledig, partiell, barn under 8 år Föräldraledig partiell, ersättning från försäkringskassan Kompledig Militärtjänst Kompensationsledigt för nationaldagen Ledighet lärare 55+ Offentligt förtroendeuppdrag Om du eller din partner är gravid och du behöver besöka mödravården under arbetstid. Max två gånger per graviditet har du rätt till detta. Ledighet för ex begravning och bouppteckning för nära anhörig som gått bort. Ledighet för fackligt aktiva som blir kallade på utbildning eller uppdrag där arbetsgivaren betalar lön. OBS! Skicka in kallelsen och programmet till lönekontoret via mail (lonekontoret@trelleborg.se) Ledighet för fackligt aktiva som blir kallade på utbildning eller uppdrag där det anges att facket betalar för förlorad inkomst. OBS! Skicka in kallelsen och programmet till lönekontoret via mail (lonekontoret@trelleborg.se). Föräldraledig på heltid - en längre period eller om du inte har tagit ut 180 föräldrapenningdagar från Försäkringskassan. Du måste ange barnets födelsedatum eller beräknad födelsedatum. Om du vill gå ner i tjänst enl föräldraledighetslagen utan föräldrapenning. Max 25 % nedsättning av heltid. Föräldraledig på deltid med föräldrapenning. Du måste ange barnets födelsedatum eller beräknad födelsedatum. När du har sparat komptid som du vill ta ut. När du ska på någon typ av Militärtjänst, tex repövning. Skriv i noteringsfältet vilken typ av militärtjänst det gäller. De år nationaldagen infaller på en lördag eller söndag kommer detta val att synas efter pingstafton infallit och ger dig då rätt till en dag ledigt med lön. Vissa förutsättningar gäller dock, kolla med lönekontoret om du är osäker. Extra ledighet för lärare som fyllt 55 år. Gäller endast för lärare anställda på gymnasiet. För förtroendevalda som behöver vara lediga för offentligt förtroendeuppdrag.

10 Semester Semester i timmar Sjukfrånvaro Studieledighet, med lön Studieledighet, utan lön Studieledighet, partiell, med lön Studieledighet, partiell, utan lön Tillfällig föräldrapenning (Kontaktdag) Tillfällig föräldrapenning (VAB) Tillfällig föräldrapenning (Pappadagar) Tjänstledig, partiell, utan lön Tjänstledig utan lön När du ska ha semester. Lägg in semestern i god tid innan du ska vara ledig. Gäller om du har omvandlat dagar till timmar. Särskilda regler gäller, kolla med lönekontoret om du är osäker. OBS! Omvandling görs på särskild blankett som skickas till lönekontoret innan du kan ta ut semester i timmar. Direkt du blir sjuk ska du göra en sjukanmälan genom att lägga in sjukfrånvaro. Ett meddelande går då till din chef och ett nytt ärende skapas som du friskanmäler dig via när du är frisk igen. Gäller vid sjukfrånvaro i upp till 7 dagar, därefter lägger din chef in din frånvaro. I de fall din arbetsgivare godkänt att du får studera på heltid med lön väljer du detta alternativ. När du ska studera på heltid. I de fall din arbetsgivare godkänt att du får studera på deltid med lön väljer du detta alternativ. Används för studier på deltid under en längre period. Gäller de som fått beslut från Försäkringskassan att de har rätt till kontaktdagar. OBS! Lämna beslutet till din chef som skickar det till lönekontoret via mail: lonekontoret@trelleborg.se) Vid vård av sjukt barn. Direkt du får VAB ska du göra en anmälan genom att lägga in Tillfällig föräldrapenning (VAB). Ett meddelande går då till din chef och ett nytt ärende skapas som du friskanmäler dig via när barnet är friskt igen. Gäller vid frånvaro i upp till 7 dagar därefter lägger din chef in din frånvaro. Pappans (eller den andre förälderns) 10 dagar, vid nyfött barn. När du ska vara ledig på deltid en längre period. När du ska vara ledig på heltid, även enstaka dagar.

11 Arbetsförändringar Du klickar på tiden i ditt schema på det datum det gäller och väljer Arbetsförändring. OBS! Det är viktigt att alla händelser rapporteras in omgående. Händelser som rapporteras in efter lönebryt påverkar inte lönen automatiskt utan måste hanteras manuellt av lönekontoret. OBS! När du rapporterar en arbetsföränding kan det vara så att du behöver göra olika val inne i ärendet för att ersättning ska bli rätt. Arbete under rast Om du av någon anledning blir tvungen att arbeta under din rast och inte har möjlighet att ta rast vid annat tillfälle under ditt arbetspass rapporterar du arbete under rast. Klockslagen är ifyllda i förväg med de antal minuter som din rast har i schemat. Om det är ett annat klockslag du skulle haft rast skriver du i de tiderna. Välj om du vill ha ersättning i tid (komp) eller pengar. Glöm inte skriva en notering till din chef om varför du inte kunde ta rast under passet.

12 Beordrad övertid/mertid När du arbetar över väljer du beordrad övertid/mertid. OBS! Enligt avtalet ska all över- och mertid vara beordrad, antingen i förväg eller godkänd i efterhand. Här fyller du i om du vill ha ersättningen i tid eller pengar, samt mellan vilka klockslag du arbetat och om du haft rast. Välj om det ska vara kompensation i tid (komp) eller pengar. Skriv alltid en notering om anledningen till din arbetstidsförändring, exempelvis Arbetade för Lena. Klicka sedan på skicka. Om du har flera arbetsförändringar samma dag, klickar du på spara pass och sedan ny rad därefter fyller i nästa arbetsförändring. Byte med kollega När du och en kollega ska byta pass med varandra. OBS! Tänk på att ALLTID ha pratat med din kollega i förhand så att ni är överens om bytet. Om du först vill se hur dina kollegor arbetar kan du via självservice gå till Självservice > Arbetstider > Arbetsöversikt grupp - klicka i pricken vid medarbetare, välj vecka och klicka därefter på visa arbetsöversikt. Här ser du dina kollegors scheman. Klicka i kalendern på din startsida på det pass där du vill göra en förändring och välj arbetsförändring och byte med kollega Klicka så att du markerar medarbetare. Välj den medarbetare som du vill byta pass med i rullisten (i detta exempel Pia Borg). Därefter kommer din kollegas schema upp under ditt. Om du vill se flera veckor klickar du på någon av knapparna nertill på sidan som anger att det kan visas fler veckor.

13 Klicka på passet du vill byta bort i det vita fältet och dra passet med muspekaren till det vita fältet hos kollegan. Du har nu tomt i det vita fältet och kollegan har två pass. Se bild 1. Gå sedan till kollegans pass som du vill byta till, i det vita fältet och dra med muspekaren till ditt vita fält. Se bild 2. Ni har nu bytt pass och ärendet går vidare till chef när du klickar på skicka. Bild 1 Bild 2 Passbyte del av pass Om du endast ska byta en del av ditt pass med din kollega måste bytet ske i flera steg. Exempel: Ordinarie arbetstid kl Vill byta bort kl Steg 1 Klicka i schemat den dag bytet ska vara. Välj Arbetsförändring Välj Byte/Ändra egen arbetstid Ordinarie arbetstid kl , ska jobba kl Ändra arbetstiden på raden till Ta ev. bort rast (om det inte ska vara rast på den tiden) Spara pass Välj Ny rad Registrera resterande tid av ordinarie arbetspass, kl Ta ev. bort rast (om det inte ska vara rast på den tiden) Spara pass Skriv notering Skicka Du har nu fått två pass i ditt schema med samma ordinarie tid som du hade från början. OBS! Tiderna måste matcha, dvs alla timmar måste vara med.

14 Steg 2 Klicka i schemat på den tid du ska byta bort (i vårt fall 18-21) Välj Arbetsförändring Välj Byte med kollega Klicka i pricken vid Medarbetare Välj den kollega i listan som du ska byta med Om det inte är under samma vecka klickar du på knappen Visa alla veckor. En hel månad visas då och du kan göra passbyte under hela månaden. Dra ditt pass som du ska byta (från det ljusgrå fältet) till den dag du ska byta med din kollega (även här i det ljusgrå fältet). Klicka på Spara pass Skriv Notering Skicka Du kan även byta passet direkt som du ska ta från din kollega. I så fall drar du passet som du ska ta från din kollega till ditt schema. I så fall gör du detta innan du sparar och skickar. OBS! Tänk på att du måste ha pratat med din kollega INNAN du gör passbytet. OBS! Gör ditt passbyte i GOD TID. Du ser inte förändringen i ditt eget schema förrän din chef godkänt ärendet.

15 Arbete under rast Beordrad övertid/mertid Byte med kollega Byte med sig själv Byte/ändra egen arbetstid Ej schemalagd tid, t.ex. APT Extra beredskapspass Om du av någon anledning blir tvungen att arbeta under din rast och inte har möjlighet att ta rast vid annat tillfälle under ditt arbetspass rapporterar du arbete under rast. När du arbetar över väljer du beordrad övertid/mertid. OBS! Enligt avtalet ska all över- och mertid vara beordrad, antingen i förväg eller godkänd i efterhand. När du och en kollega ska byta pass med varandra. OBS! Tänk på att ALLTID ha pratat med din kollega i förhand så att ni är överens om bytet. När du vill ändra din egen arbetstid under en dag. Används tex när du och en kollega ska byta del av ett pass med varandra. OBS! Tänk på att ALLTID ha pratat med din kollega i förhand så att ni är överens om bytet. Används av de som inte schemalagt APT i Heroma. Används ENDAST inom förskolan. Om du tar ett extra beredskapspass eller rapporterar beredskap i efterhand. Extra tid, utbildning möten mm När du tex varit på någon utbildning eller haft något möte rapporterar du denna. Frivillig extratid, ej ATL (Månfre) Förskjuten arbetstid Övertid under beredskap Denna använder du om du begärt utökning i din tjänst och arbetar extra eller om du är föräldraledig och går in och arbetar under din föräldraledighet. Om din chef beordrar dig att ändra din arbetstid med kort varsel. När du rapporterar att du varit tvungen att arbeta under din beredskap.