Vem gör vad: Rutiner vid registrering i Heroma

Transkript

1 Vem gör vad: Rutiner vid registrering i Heroma Anställning Anställde Chef Nyanställning / Ändring i anställning Skriver under Anställningsavtalet Fyller i Anställningsavtalet och skriver Registrerar och arkiverar under. Skickar till Avslut på egen begäran Fyller i blanketten Avslut och lämnar till Skriver under. Registrerar och arkiverar chefen Skickar till Avslut vid tidsbegränsad anställning Avslutas automatiskt med t o m datum. Frånvaro Sjuk (fr 8:e dagen krävs läkarintyg) Anställdes ansvar. Vid frånvaro kan assistent eller chef rapportera Registrerar i självservice Om läkarintyg finns lämnas kopia på läkarintyget till chefen. Läkarintyget förvaras på arbetsplatsen i två år. Observera! Med hänsyn till den personliga integriteten måste läkarintyg förvaras i låst skåp. Assistent (för de verksamheter som har den rollen annars flyttas uppg. till chef)) Chef Sjuk under semester Meddelar sin chef Meddelar Justerar semestern och medd. verksamheten som registrerar sjukfrånvaron Förebyggande sjukpenning Kopia på läkarintyg lämnas till chef Registrerar och fastställer frånvaron som finns under frånvaroorsak Rehabilitering Sjuk/aktivitetsersättning Beslutet lämnas till chef Skickar beslutet till Tillfällig vård av barn (sjukt barn) Fastställer Registrerar frånvaron Föräldraledig vid barns födelse dag Föräldraledig dag Fastställer Fastställer Ev föräldrapenningtillägg utbetalas av Semester Semester under sjukdom Tjänstledighet Fastställer (enligt delegation) eller avslår

2 Skriver en orsak i fältet Anmärkning

3 Frånvaro forts Anställdes ansvar. Vid frånvaro kan Assistent (för de verksamheter som har den Chef assistent eller chef rapportera rollen annars flyttas uppg. till chef)) Enskilda angelägenheter Facklig ledighet Skickar inbjudan/kallelse per e-post till chefen Tillstyrker eller avslår frånvaron. Tillstyrkt frånvaro skickas via Heroma till ansvarig på Personalkontoret som beslutar om frånvaron ska vara med eller utan lön och fastställer. Kallelsen skickas per e-post till ansvarig på Personalkontoret. Övrig frånvaro Övriga registreringar Anställde Assistent Chef Timavlönade Fyller i rapport/anställningsavtal Fyller i Anställningsavtalet och tjänstgöringsrapporten och skriver under. Skickar underlagen till Registrerar och arkiverar Schema, nya scheman + omplaneringar Registreras och fastställs av verksamheten Övertid/fyllnadstid Kilometerersättning Fyller i blankett och skickar till chef Skriver under och skickar till Reseräkning, resekostnader, måltider och Fyller i blankett. Bifogar kvitto och skickar Skriver under och skickar till logi till chef Friskvårdsersättning utbet. Kostavdrag Rättelser vid felaktig lön Fyller i blankett. Bifogar kvitto och skickar till chef Skriver under och skickar till ansvarig på Personalkontoret Fyller i underlag och skickar till Verksamheten meddelar om posten är fastställd Registrerar ersättningen Registrerar utlägget Registrerar ersättningen Registerar avdraget Korrigerar Procentuell fördelning av lön Rättning av felkonterad lön Byte av kodsträng Verksamheten fyller i blankett Procentfördelning av lön och skickar till. Fördelningen är begränsad till max 5 olika kodsträngar och minst 10% per fördelning. Fördelningen ska innehålla tom datum Verksamheten meddelar via e-post vad som blivit felaktigt och till vilken kodsträng det ska bokföras Verksamheten fyller i blankett Byte av kodsträng och skickar till 1 månad innan förändring ska ske Registerar fördelningen Registerar om den felaktiga lönen Registerar den nya kodsträngen

4

5 Intyg Arbetsgivarintyg Inkomstuppgift Anställde Assistent Chef Kontaktar eenheten Skriver, skickar till den anställde Kontaktar eenheten Skriver, skickar till den anställde Övrigt Ers för sjuklön för anställda med särskilt högriskskydd Anställde Assistent Chef Kopia på beslutet lämnas till chef Skickar beslutet till Registrerar uppgiften och begär ersättning från Försäkringskassan och konterar på verksamhetens kodsträng Ändring av namnuppgifter Registrerar namnändringen Namnuppgift ska stämma överens med vad som finns registrerat hos Skatteverket. Det påverkar mailadressen i kommunen. Uppgiften skickas sedan till eenheten för registrering Ändring av adressuppgifter Lösenord till Heroma Ändring av adress görs i webben under Personligt/Namn&Adress Verksamheten tar ut lösenord till den anställde under Administration/Person/Skapa webanvändare