EGENRAPPORTERING. Vid frågor ring gärna: Birgitta Fröjd Eva Johansson

Transkript

1 LATHUND EGENRAPPORTERING Vid frågor ring gärna: Birgitta Fröjd Eva Johansson

2 Innehållsförteckning sid 2 1. Om egenrapportering sid 3 2. Öppna egenrapportering sid 4 3. Person Grunduppgifter sid 5 4. Anhöriga sid 6 5. Rapportera i ER sid 7-8 Ledigheter, sjuk, VAB mm 6. Bisyssla sid 9 7. Tillägg sid Ändra rapportering sid Saldo sid

3 1 Om Egenrapportering, ER I Egenrapportering kan du som användare titta på den egna lönespecifikationen, kontrolluppgifter och olika saldon t ex kvarvarande semesterdagar. Du kan själv ändra dina namn- och adressuppgifter samt rapportera: Semester Vård av sjukt barn (VAB) Övriga ledigheter enligt avtal Kortare sjukfrånvaro (upp till 7 dagar) Resor Ett mail skickas vidare till din chef för attestering utom resor (RES) som först går till en granskare och sedan till din chef. En lönehändelse kan avslås av attesteraren. Då skickas ett mail till rapportören med en kommentar om vad om skall kompletteras eller anledningen till avslaget. Status av rapportering i ER Rapporterad Godkänd Granskad Överförd Ej Godkänd Rapporteringen är skapad och sparad i egenrapportering Rapporteringen är attesterad av ansvarig chef Rapporteringen är granskad av utsedd granskare och klar för Godkännande (gäller endast i RES) Rapporteringen är överförd till lönesystemet Rapporteringen har avslagits av godkännaren - 3 -

4 2 Öppna egenrapportering Öppna Palasso Egenrapportering genom att välja favoriter och klicka på MDH Palasso 1 1 Du loggar in med det Användarnamn och lösenord som du har när du loggar på din dator.. När du öppnar Egenrapportering kommer du till ditt personliga fönster. Till vänster finns en meny som visar de olika funktioner som ingår

5 3 Person - Grunduppgifter 1 Första gången du loggar in i Palasso ska du välja Person Grunduppgifter. 2 Kontrollera att uppgifterna är riktiga. Du kan själv ändra om uppgifterna är felaktiga. 3 Skriv in din E-postadress till arbetet 4 Klicka på spara längst ner till höger Personalkort Här kan du se vad som finns registrerat i PA-systemet om dig och din anställning

6 4 Anhöriga Här fyller du i uppgifter om anhöriga. Det kan vara viktigt ur säkerhetssynpunkt om högskolan av någon anledning behöver få tag i anhöriga

7 5 Rapportera i ER Ledigheter Under ledigheter kan du ansöka om: 1. Semester 2. Vård av sjukt barn (VAB) 3. Föräldraledighet (glöm inte att ange vilken typ av ledighet) 4. Tjänstledigheter med/utan lön t ex annan statlig anställning, släktangelägenhet, flyttledig mm (glöm ej att ange vilken typ av ledighet) 5. Flexledig 6. Kompledig Rapportera Välj ledigheter i menyn till vänster 2 Välj ledighetsgrupp och Typ av ledighet 3 Fyll i datum för ledigheten, använd gärna symbolen kalender 4 Ange omfattning i procent, om du inte är ledig hela dagen - 7 -

8 Om du arbetar heltid och är ledig 2 timmar ska du rapportera 25%, om du har en ex 80% anställning och är ledig 50% ange då 50%. 5 Vid semester räknas alltid en hel dag 6 Antal dagar är i vissa fall obligatoriskt (tex vård av sjukt barn, släktangelägenhet). Ange då alltid antalet arbetsdagar, inte kalenderdagar. Vid vård av sjukt barn gäller att om din fasta månadslön understiger : -/mån väljer du alltid vård av sjukt barn dag 1-10 under typ av ledighet. Om din fasta månadslön överstiger 26,750:-/mån väljer du vård av sjukt barn, dag 1-10 de första 10 dagarna och från dag 11 använder du vård av sjukt barn, 11-7 Om du är partiellt tjänstledig ex 20 % och har varit frånvarande hel dag ska du ange 80 % i fältet omfattning %. Om du är hemma för vård av sjukt barn en halv dag så skriver du 40 i omfattning om du är 20% partiellt ledig. 8 Vid släktangelägenhet (gäller vid allvarligare sjukdomsfall, dödsfall, begravning och bouppteckning inom familjen och närmsta släktkretsen) har man rätt till max 10 arbetsdagar/år. Ange släktskap i Anteckningar. 9 Anställda har rätt till ledighet med lön 1 flyttdag per år. Kom ihåg att ändra adressen i grunduppgifter. Sjuk När du blir sjuk ska du sjukanmäla dig till växeln. Växeln meddelar i sin tur lönehandläggarna som rapporterar in i ER (egenrapporteringen). När du kommer tillbaka till arbetsplatsen har du fått ett e-post om att du ska avsluta din sjukskrivning. Rapportera sista sjukdagen i fältet för tom datum i ER. 1. Välj sjuk 2. Klicka på den rapporterade sjukfrånvaron i listrutan (som lönehandläggaren har lagt in) 3. Raden lyfts upp och du kan skriva in sista sjukdagen. Om du inte var sjuk hela första dagen krävs två rapporteringar, en för karensdagen och en för efterföljande period. Glöm inte att fylla i % på första sjukdagen. Omfattningen kan vara 25 %, 50 %, 75 %, 100 %. Klicka på spara. Vid långtidssjukskrivning rapporteras det inte i ER utan lönehandläggarna sköter om detta

9 6 Bisyssla Bisyssla är en rutin som stödjer registrering och administration av medarbetarnas bisysslor, det vill säga uppdrag som ligger vid sidan av anställningen. 0 2 Har du ingen bisyssla Ange datum tryck sedan på spara. Bocka i att du tagit del av regelverket Har du bisyssla: Gå in i palasso egenrapportering och klicka på Bisyssla 1. Klicka på Ny rad 0 2. Ställ dig i den vita rutan under rubriken bisyssla och klicka i den. Markera ditt val. 3. Anteckning Beskriv bisysslan noggrant, till exempel bisysslans innehåll, kunder, motparter, ansvarsnivå, arbetsuppgifter, omsättning, ersättning eller övrig betydelse 4. Har du Egen företag ska uppgifter om namn och organisationsnummer fyllas i. 5. Om bisysslan utförs på uppdrag ska uppdragsgivarens namn fyllas i. 6. Vid sort ska du ange antingen procent eller timmar, under antal anger du antal i procent eller antal timmar. 7. Avsluta med att ange att du tagit del av regelverket (här menas det dokument som finns om bisysslor på MDH) 8. När du är helt klar ska du slutligen trycka på Spara knappen Efter att du har tryckt på spara knappen skickas informationen till din chef för godkännande - 9 -

10 7 Tillägg 1 Välj tilläggsgrupp övertid, mertidstillägg eller kvällsundervisning. Gå vidare till typ av tillägg. Du måste nu välja om du vill ha pengar eller kompledigt. 2 Fyll i datum och klockslag. Ange timmar och minuter. 3 I fältet Anteckning fyller du i orsaken till tillägget

11 8 Ändra rapportering Du kan ändra eller ta bort en ledighet som har status Rapporterad Klicka på den rapporteringsrad som du vill ändra eller ta bort. Klicka sen på spara. Om du vill ändra eller ta bort en uppgift som är Godkänd, måste du kontakta din attesterare eller lönehandläggare. När du ska ta bort en uppgift som är Överförd, måste du korrigera den. Klicka på den rapporteringsrad som du vill ändra eller ta bort. Gör ändringar i fälten som ska tas bort eller välj ta bort om hela raden ska bort. En bock kommer att synas vid korrigeringen. När du klickar på rutan Korrigera så får du en fråga: Vill du korrigera? Svara Ja på frågan

12 9 Saldo Välj saldon i menyn. Här kan du välja flera olika ackumulatorer som t ex semester, övertid, friskvård. Välj aktuell Ackgrupp och ackumulator och klicka på knappen hämta. Tänk på att det är endast de lönehändelser som ingått i den senaste lönekörningen som ingår i saldona. Kontrolluppgift Under fliken kontrolluppgift ser du kontrolluppgifter för föregående år. Om du väljer skriv ut visas KU som en PDF som du kan skriva ut. Lönespecifikation Under fliken lönespecifikation väljer du år och månad och klickar på Hämta spec. Om du vill se hela lönespecifikationen med saldon mm, klicka på Skriv ut (visas i PDF). Innevarande månads lön visas omkring den 21:e i månaden. Längst ned i fönstret ser du månadens nettolön