A n v ä n d a r m a n u a l

Transkript

1 A n v ä n d a r m a n u a l Palasso RESOR Version

2 Innehåll 1 Om Palasso RESOR Starta Palasso Grundfönstret i Reserapportering Verktyg Menyval Status Sök resor Ej upplagda personer Reserapportering Inrikes Endagsförrättning Fliken Resa Fliken Utlägg Kontering av resa Kontering av utlägg - per rad Anteckning Beräkna och klarmarkera resan Makulera reseärende Komplettera tidigare reseärende innan överföring till betalning Komplettera tidigare reseärende efter överföring till betalning Korrigera tidigare reseärende efter överföring till betalning Inrikes - flerdygnsförrättning Borttagning av lönetillägg och övriga justeringar av specifikation Utrikes resa Utlägg i utländsk valuta Version 5.21

3 1 Om Palasso RESOR Palasso är ett system för inrapportering och beräkning av reseärenden. Systemet är avsett för att reseadministratörer ska rapportera reseräkningar eller hämta inrapporterade reseräkningar från Egenrapportering. 1.1 Starta Palasso Palasso når du via Medarbetarportalen under funktionen Verktyg. Under kolumnen till vänster Medarbetarportalen ligger länken Palasso. - Klicka på länken Bild 1 - Under kolumnen Inloggning (till höger) klickar du på knappen Till Palasso Bild 2 - Fyll i ditt User name (användarnamn). - Fyll i ditt Password (lösenord). - Klicka på Log In. Bild 3 3

4 - Välj Palasso Bild 4 På nedanstående bild kommer Användarnamn upp automatiskt. - Fyll i Lösenord. - Klicka på Logga in. Bild 5 När du loggat in öppnas Palasso skrivbord. Bild 6 - I Palasso skrivbord klickar du på Resor. - Klicka på Reserapportering. Bild 7 4

5 2 Grundfönstret i Reserapportering OBS! Du kan endast registrera och beräkna ett reseärende när resan är avslutad och hemkomstdatum är passerad. I Reserapportering kan du rapportera resehändelser. Bild Verktyg Överst i fönstret finns en menyrad och under 5 ikoner: a. Ny resa (Ctrl + N) ( ) b. Spara (Ctrl + S) ( ) c. Skrivbordet ((Ctrl + H) ( ) d. Visa/Dölj sidopanel (Ctrl + G) ( ) e. Uppdatera behörighet (F5) ( ) 2.2 Menyval 1. Arkiv Ny (Ctrl + N) används för att skapa ny resa. Spara (Ctrl + S) används för att spara. Stänger du utan att spara får du en kontrollfråga. 5

6 Palasso skrivbord (Ctrl + H) används för att gå tillbaka till skrivbordet. Visa/Dölj sidopanel (Ctrl + G). Uppdatera (F5)(Används inte) När du är inne i en applikation (t ex Reserapportering) kan du skapa en anpassad genväg till denna genom att dra den till Mina genvägar. När du är inne i Resor och vill ha Reserapportering som genväg, markera och dra den till Mina genvägar. Nu har du Reserapportering i Mina genvägar. Klickar du på länken kommer du till Reserapportering. Bild 9 Lägg till Mina startsidor med aktuella värden. Används på samma sätt som Lägg till Mina genvägar med aktuella värden. Kopiera (Ctrl + C) används för att kopiera en tidigare skapad resa till ett nytt reseid. Makulera (Ctrl + M) används om resan inte ska gälla t ex om resan är rapporterad på fel person eller resan inte genomfördes. Beräkna (Ctrl + B) används för att beräkna resan. Stäng avslutar RESOR. Fråga kommer om du vill avsluta Palasso 2. Redigera Klarmarkerad (Ctrl + K) används för att klarmarkera resan utan att beräkna om den. Ändringar ska beräknas.. Om du avmarkerar den kan inte resan beräknas om, t ex om du tar bort lönetillägg. Öppen för ER. Används inte. 6

7 3. Visa Alla resor för vald person (Ctrl +A). Preliminära ersättningar (Ctrl + E) visar den bild som egenrapportören ser under preliminär ersättning. 4. Rapporter Reseräkning/Reseorder skapar rapporten Reseräkning för den person som du är inne på. Utläggsbilaga (Ctrl + U) visar de utlägg som rapporterats under fliken utlägg. Om en resa kompletteras med ytterligare utlägg, efter att resan har överförts till Palasso Lön, visas samtliga utlägg på denna rapport. I rapporten Reseräkning/Reseorder visas utläggen utan datum i fältet proddat. Därefter visas datum när utbetalningen genomfördes i fältet proddat. 5. Hjälptext Än så länge visas System information 2.3 Status I Palasso Resor finns ett antal resestatusvärden. Resestatus Sparat Klar för utbetalning Överförd till LÖN Kompletterad Makulerad Beskrivning Resan är rapporterad och Reseid har skapats. Ej klarmarkerat för överföring till Palasso Lön. Reseräkningen är klar för överföring till Palasso Lön Reseräkningen är överförd till Palasso Lön för utbetalning Reseräkningen har kompletterats efter överföringen till Palasso Lön Reseräkningen är makulerad OBS! Ytterligare val finns under resestatus men används inte. 7 Version 5.21

8 2.4 Sök resor A. Du kan söka resor på Efternamn, Personnummer, Organisation, Förnamn, Personalkategori, Tjänstebenämning, Anstnr/Tjänstenr, Hemvist. Se bild 10 Till höger om fältet Personnummer klickar du på ikonen med kikaren ( ). Bild 10 I urvalsfönstret (se bilden 11), kan du göra dina urval. Om du söker på en specifik person ändrar du i fältet Börjar med (till höger om fältet Personnummer ) till Lika med. Sökningsprocessen blir snabbare. Bild 11 En resa som är rapporterad i egenrapportering eller i Palasso RESOR, kan du söka fram genom Reseid. Klicka på kikaren ( ) till höger om fältet Reseid. Du kan söka på Efternamn, Personnummer Organisation, Reseid, Förnamn, Resestatus, Status och Datum. Bild 12 Om du vill kontrollera vilken Resestatus en eller flera reseräknar har, kan du söka på Resestatus. Tänk på att i fältet för sökningsvillkor väljer du Något av för att få upp fältet med kikaren ( ). Klicka på kikaren. 8

9 Bild 13 På nedanstående bild kommer fönstret Resestatus upp (Resestatus gäller Palasso RESOR och ej Status i egenrapportering). Bild 14 Vill du begränsa sökandet, kan du klicka på knappen Filter på/av. I det blanka fältet skriver du första bokstaven och du får då upp alla alternativ. Markera raden och dubbelklicka eller klicka på knappen Välj. Knappen Filter på/av stänger du med att klicka en gång till på den. Bild 15 9

10 B. Visa resor för en specifik person. För att kunna se en resa på en person måste du vara inne på personen. Under menyn Visa markera Alla resor för vald person. Bild 16 Du får upp en eller flera rader på personen du sökte på. - Markera raden/raderna och klicka på knappen Välj. Vill du se flera händelser på resan, skrolla med rullgardinen på nedersta delen av bilden. Bild Ej upplagda personer Om du söker på en person som ännu inte är upplagd i Palasso så får du följande meddelande (Bild 18) Du tar kontakt med din lönehandläggare så lägger de först upp personen innan du rapporterar reseräkningen. Bild 18 10

11 3 Reserapportering 3.1 Inrikes Endagsförrättning I följande exempel har resenären gjort en inrikes resa över dagen. Du kan rapportera en ny resa på två olika sätt. a. Du anger personnummer direkt i Reserapportering. b. Du kan välja Ny under Arkiv i menyraden. c. Du kan klicka på ikonen ( ) som ligger under menyraden. d. Du kan även trycka på (Ctrl + N) tangenter. Fönstret Ny resa öppnas. OBS! Redan här väljer du om du ska rapportera en inrikes- eller utrikesresa. Gränssnittet i kommande fönster påverkas av ditt val. Du kan ändra ditt val av inrikes- utrikesresa om du upptäcker att det är fel. Bild 19 - Välj Inrikes. - Klicka på OK. - Fyll i fälten för Avresa Fr o m (datum), Kl,, (tiden hemifrån eller från jobbet), och i fälten för Hemresa T o m (datum), Kl, (tiden du kom hem eller till jobbet). 11

12 Bild 20 - Fyll i fältet Resmål - Fyll i fältet Ändamål. - Välj i fältet Resezon Endagsförrättning. - Fältet Avtal med texten Lokalt avtal är förvalt och kan inte ändras. - Klicka på ikonen för spara ( ) eller Ctrl + S. Nästa bild kommer upp Bild Fliken Resa Resan har fått ett Reseid,, fälten Avresa, Hemresa, Resezon har ifyllts och fältet Status har fått värde Sparad. 12

13 När du sparar uppgifterna blir flera fält i denna flik tillgängliga på nedersta delen av bilden och dessutom får du tillgång till övriga flikar. - I fältet Måltider markerar du de måltider som resenären angett. Har inte resenären fått några måltider markera Inga måltider - I fältet Bilersättning anger du Antal km om resenären har använt bil. Förslagsraden (gul markering ) skapas. Vill du välja Skattefri bilersättning kan du göra när du klickar i fältet under Avtal eller klickar på pilen neråt. 3.3 Fliken Utlägg I denna flik anger du de utlägg som resenären har haft. Bild 22 Det finns en rad som förslag med händelsen som ligger som första val ( ) - I fältet Löneart kan du antingen ange Lönearten eller klicka på kikaren för att välja. - I fönstret Sök Löneart kan du klicka på knappen Filter på/av. - Skriv under benämning taxi i, du får upp raden med taxi inrikes. Markera raden och dubbelklicka eller klicka på knappen Välj. Bild 23 I Palasso RESOR används knappen Tabb på tangentbordet. När du har valt taxi inrikes då ifylls fältet Löneart med lönearten Lönearten styr vilka fält som ska fyllas i. - Klicka på knappen Tabb för att komma till de fält som du skall fylla i. Bild 24 13

14 - Ange under Apris hela beloppet inklusive moms. Moms skapas med automatik och visas i fältet Varav moms. Stämmer inte beloppet mot kvittot kan detta ändras. - I fältet Verif anger du kvittonas numrering. Den information som skrivs i fältet visas också på Utläggsbilagan. Bild 25 - Finns det flera utlägg klicka på knapen Ny rad och rapportera som ovan. Har du fyllt i fel uppgifter pgifter kan du markera raden och klicka på knappen Ta bort. - Under fältet Status ser du ikonen med ett utropstecken i blått ( ) Detta betyder att nya uppgifter har rapporteras som måste sparas. I fliken Utlägg står en siffra inom parentes. Detta visar hur många utlägg som du har rapporterat. 3.4 Kontering av resa A.. De konteringar som finns upplagda sedan tidigare visas kan du välja i rullisten under Namn. - Klicka i fält Namn och välj kontering. B. Du kan även rapportera en engångskontering på resan, direkt på bilden, utan att behöva gå in under kontering. Då förutsätts att den konteringen avser 100% eftersom endast en rad är giltig. - Fyll i Ansvar.. Asterisken uppger att fältet är obligatoriskt. - Fyll i Verksamhet.. Asterisken uppger att fältet är obligatoriskt. - Fyll i eventuellt Fritt. Kikaren bredvid varje fält ger dig möjlighet att göra sökningar på respektive fält. Bild 26 14

15 C. Skapa konteringssträng. - Klicka på knappen Kontering.. Se bild 27 - Ange Ansvar, Verksamhet och eventuellt Fritt. - Ange Konteringsnamn.. Fältet är obligatoriskt. Skapar du flera konteringssträngar tänk på att namnet ska vara unikt. - Rapporterar du direkt i Engångskontering (längst ner), behöver du inte fylla i Konteringsnamn.. Fältet fylls i automatiskt med resans Reseid.. Du behöver inte ens fylla i T o m datum eftersom fältet fylls i automatiskt med dagens datum. Denna kontering gäller under 3 månader. - Fältet Andel% är gråmarkerad. Vill du dela konteringen i olika procent (%) gör du detta i fliken kontering på själva Reserapportering. Har du fyllt i fel uppgifter kan du klicka på knappen Rensa och börja om igen. Bild 27 - Klicka på knappen Lägg till / Uppdatera. Konteringssträngen flyttas under Konteringar för t ex Anna Andersson) Bild 28 - Klicka även på knappen Spara.. - Stäng fönstret kontering och klicka i det blanka fältet Namn under Koppla kontering som är markerad med ( ). Klicka på konteringsträngen. Konteringen under Status Status har fått ett blått utropstecken. Bild 29 Vill du fördela konteringen i olika andelar (%) gör du följande: - Klicka på knappen Ny rad - Välj konteringssträng och ange Andel. - Välj en till konteringssträng och ange Andel. 15

16 Bild 30 OBS! Summan Andel skall alltid vara 100. I fliken kontering visas inom () hur många konteringssträngar har du använd för denna resa. Bild 31 När du kommer tillbaka till fliken Koppla kontering och markerar en konteringsrad och klickar på knappen Info visar Palasso information om konteringen. Bild Kontering av utlägg - per rad - Markera en sparad utläggsrad och klicka på Kontering. Fönstret kontering öppnas och du kan avvikelsekontera det inrapporterade utlägget. Bild 33 16

17 OBS! här måste du veta konteringssträngen. - Klicka på knappen Uppdatera mina konteringar - Klicka på knappen Stäng och spara. Längst ner till höger på bilden. Bild 34 Nu ser du att utlägget är avvikelsekonterat genom att det finns en markering i fältet Kontering. 3.5 Anteckning Här kan du göra en notering som kan vara bra att veta om resan. Bild Beräkna och klarmarkera resan När du har rapporterat resan skall du beräkna den. Välj Beräkna under Arkiv i menyraden eller trycka på Ctrl + B. När beräkningen är klar visas beräkningsresultatet i ett nytt fönster, Utlägg. Bild 36 I fönstret Utlägg ser du, på nedersta delen av bilden, resultatet av beräkningen. 17

18 Knapparna till höger Ändningar ska beräknas om och Klarmarkerad är förvalda. Om du vill förhindra möjligheten att beräkna resan igen så ska du avmarkera Ändringar ska beräknas om Detta gör du om du har påverkat den automatiska uträkningen manuellt. (Se avsnitt endast traktamente. Klicka på OK. Om resenären inte har fått några måltider kommer upp en varning där systemet frågar om du skall rapportera några måltider. Bild 37 Klicka på Nej Resan har nu fått status Klar för utbetalning. Bild 38 Gå till menyraden under Rapporter, och välj Reseräkning/Reseorder eller tryck på Ctrl + R. Du får underlaget Reseräkning som du kontrollerar och sedan skriver ut. Har du rapporterat utlägg på resan väljer du Utläggsbilaga eller trycker du Ctrl + U. Bild 39 18

19 Skriv ut utläggsbilagan och häfta fast kvittona. 3.7 Makulera reseärende Makulera reseärende gör vi endast om det inte går att ändra eller om resan är rapporterad på fel person. Du kan makulera en resa som är Sparad eller Klar för utbetalning - Sök fram resan - Klicka på Arkiv i menyraden - Välj Makulera eller tryck på Ctrl + M. Bild 40 Fönstret Makulera kommer upp. - Klicka på Ja. Bild 41 Resan har nu fått status Makulerad Bild 42 19

20 3.8 Komplettera tidigare reseärende innan överföring till betalning Du kan alltid ändra på ett reseärende när den har status Sparad eller Klar för utbetalning. - Sök fram resan. - Gör dina ändringar. - Kontrollera. OBS! Glöm inte att Beräkna och markera Klar för utbetalning när du har gjort dina ändringar. 3.9 Komplettera tidigare reseärende efter överföring till betalning Även om reseärendet är överfört till lönesystemet för betalning kan du alltid göra en eller flera kompletteringar. Kompletteringar görs endast på Utlägg. - Klicka på fliken Utlägg. - Klicka på knappen Ny rad. - Välj Löneart och rapportera Apris. - Rapportera Verif. Bild 43 Klicka på Spara i menyraden eller tryck på Ctrl + S. Resan har fått status Kompletterad. Bild Korrigera tidigare reseärende efter överföring till betalning - Klicka på fliken Utlägg. - Klicka på Ny rad. - Välj den löneart som du vill korrigera. - Markera knappen Korr. - Klicka på ikonen spara (under menyn i översta delen av bilden) eller tryck på Ctrl + S. 20

21 Bild 45 Resan har fått status Kompletterad. Bild 46 Kontrollera på nedersta delen av bilden under Reseräkning att rätt belopp utbetalas eller dras av. Bild Inrikes - flerdygnsförrättning Flerdygnsförrättning rapporterar du på samma sätt som Endagsförrättning Borttagning av lönetillägg och övriga justeringar av specifikation Om resenären inte vill ha lönetillägg men vill ha traktamente kvar (inrikes flerdygnsförrättning) kan du ta bort lönetilläggen när du har beräknat ett reseärende och får upp fönstret Utlägg. - Markera raden du vill ta bort och klicka på knappen Ta bort.. Under Status får du en röd markering ( ). - Klicka knappen OK. - Avmarkera Ändringar ska beräknas om. - Markera Klarmarkerad så att resan får status Klar för utbetalning 21

22 Bild 48 - Gå till menyrad och klicka på Rapporter. - Välj Reseräkning/Reseorder eller tryck på Ctrl + R. Skriv ut Reseräkning som visar att lönetillägg inte betalas ut. Bild 49 22

23 3.13 Utrikes resa - Klicka på ikonen Ny eller tryck Ctrl + N. - Markera Utrikes. - Klicka på OK. - Börja med att rapportera Avresa och Hemresa. Även på utrikes resor måste du alltid börja med att rapportera avresa och hemresa. - Klicka på ikonen Spara eller tryck Ctrl + S - Klicka på fliken Utrikes. - Lämnar bostaden/arbetet är ifyllt. Uppgifterna kommer från Avresa under fliken Resa. - Rapportera Datum och Kl under Lämnar Sverige (när planet lyfter). - Under Tid i annat land klickar du i rullisten för Land. - Rapportera Datum och Kl under Ankommer till Sverige (när planet landar). - Klicka i fältet och välj land. Genom att skriva första bokstaven i landet går sökningen fortare. - Rapportera datum och klockslag, lokal tid, när du ankommer och lämnar landet. Bild 50 I övriga flikarna rapporterar du som på Inrikes resa Utlägg i utländsk valuta - Sök lönearten för utlägget. - Markera lönearten (Klicka på Tabb tangenten). - Ange Kurs (det går att skriva högst 6 decimaler). Bild Ange belopp i utländsk valuta - I fältet Verif anger du de olika kvittonas numrering. Denna information visas också på Utläggsbilagan. 23

24 - Är utlägget i SEK rapporterar du 1 i kursen och sedan ditt belopp. Har du flera utlägg klicka på Ny rad. Bild 52 24