I behörigheten registrera ingår att: registrera betalningar, att makulera inrikes betalningar och ändra betalningar.

Transkript

1 Universitetsförvaltningen Ekonomiavdelningen Ilona Hedin Registrera utlägg i GiroVision I första hand ska en kostnad faktureras KI. Om det inte går att få faktura används GiroVision för utbetalning av utlägg för t ex studenter, föreläsare samt förskott på lön. För att effektivisera hanteringen av utlägg i GiroVision rekommenderas att utläggen registreras en gång i veckan med samma bokföringsdatum. Signering görs även den en gång i veckan. Om ett utlägg måste utbetalas vid en annan tidpunkt kan avsteg göras från den ordinarie rutinen. Utlägg för anställda eller personer med anknytningsavtal ska fr.o.m gå via Tur och retur och utbetalas med lönen. Undantagna är anställda med utländska bankkonton som inte kan gå i Tur och retur. De med anknytningsavtal som aldrig yrkar ersättning för traktamenten, körda mil eller logi (måste rapporteras på kontrolluppgiften) och sällan har utlägg kan utbetalas via GiroVision. Anställda kan skaffa ett företagskort med personligt betalningsansvar för att slippa ligga ut med pengar. Utlägg som inte ska gå via GiroVision utan i Tur och retur ska skickas tillbaka till den anställde. I behörigheten registrera ingår att: registrera betalningar, att makulera inrikes betalningar och ändra betalningar. I behörigheten signera ingår att: signera betalningar och att makulera utrikes betalningar. Om problem uppstår vid de första inloggningarna i GiroVision, se instruktionen Komma igång med GiroVision. I denna instruktion finns: Kontroll innan registrering av utlägget Kontroll innan signering av utlägget Exempel på registrering av betalning Makulering och ändring av betalning Bokföra betalning Bankgiro E-redovisning Rapport betalningsflöden Andra funktioner 1

2 Kontroll innan registrering av utlägget Ska utlägg utbetalas via GiroVision eller hanteras på annat sätt? Finns ifylld och undertecknad utläggsblankett av den som begär ersättning? Det är viktigt att kontonummet fylls i av den som begär utlägget och inte skrivs i eller kompletteras vid senare tillfälle. Blanketten finns på svenska och engelska, se intranätet under Ekonomi och inköp/blanketter. Faktura/kvitto i original. Kontokortsslip godtas inte som kvitto. Om det inte klart framgår vad fakturan/kvittot avser ska en förklaring finnas noterad på fakturan. Glöm inte konteringen! Om Du får en faktura som redan har en konteringssträng kontrollera att den stämmer. Har fakturan en tom konteringssträng fyller du i den. Attest av närmast överordnad chef Framgår det hur den utländska utbetalningen ska ske? Finns det t ex en klar anvisning till vilken bank (adress, vilken stad, vilket land), kontonr, swift-kod. Ytterligare hjälp för att betalningen hamnar rätt är att leverantörens adress är fullständig. Inom EU är det obligatoriskt att IBAN-nr och SWIFT-kod ska finnas. Om fakturan avser resa ska klart framgå vem som är resenär och resans ändamål och biljettstam finnas bifogad. Deltagarlista/inbjudan vid konferenser eller liknande. Om fakturan avser representation ska syfte framgå, vilka som har deltagit samt vem de representerar. Kontrollera att representationsreglerna efterlevs, se intranätet under Personal/Policies för riktlinjer representation och konteringsguide. Om fakturan avser gåva ska framgå vem som är mottagaren och i vilket sammanhang, se intranätet under Personal/Policies för riktlinjer representation och konteringsguide. Om fakturan avser inköp av anläggningstillgång glöm inte fylla i blanketten för inventarieregistret. Blanketten ska fyllas i för anläggningar med inköpspris högre än kr alternativt stöldbegärda varor (ingen lägre beloppsgräns). Se intranätet under Ekonomi och inköp/ekonomihandboken/materiella anläggningstillgångar för riktlinjer. Kontroll innan signering av utlägget Kontrollera att belopp, kontonummer m.m. stämmer med underlaget och att behörig attest finns. 2

3 Exempel på registrering av betalning 1) Logga in på GiroVision Sätt i e-legitimationen i kortläsaren och anslut den till en USB-port i datorn. Kortet ska sitta med chipet uppåt i kortläsaren (enligt symbolen under Nordea). Om du glömt detta innan du loggar in måste du stänga ner webbläsaren för annars hittar inte programmet e- legitimationen. Gå in på Välj GiroVision under knappen Logga in. Välj fliken e-legitimation och tryck på logga in. Ett certifikat med ditt namn ska nu synas, tryck OK. Du ska därefter legitimera dig, ange din PIN-kod och tryck på Jag legitimerar mig. På frågan: Vill du visa objekt som inte är tillförlitliga?, svara Ja. 2) Fyll i numret för ut-postgirot och tryck på tabbtangenten. 3a) Under fliken Inrikes betalningar i menyn väljs: Multiregistrering (ej behörighet) Plusgiro Bankgiro Överföring andra konton Överföring egna konton Lön och Pension Utbetalningskort 3

4 3b) Under fliken Utrikes betalningar i menyn väljs: Betalning med check välj Checkbetalning (används i sista hand) Betalning till bankkonto välj Kontoinsättning (ej behörighet) 4) Exempel - Betalning till bankkonto välj Bankbetalning Under Hjälp-knappen, längst upp till höger, finns förklaringar till hur fälten ska fyllas i. Tänk på att signering ska hinna göras innan bokföringsdatumet. Fältet egna noteringar tar maximalt 35 tecken. Typ av utlägg, mottagarens namn och personnummer är lämpligt att ange. Detta underlättar identifiering och sökning av betalning. Fältet meddelande till mottagaren tar max 11 tecken. När fälten har fyllts i, tryck på knappen Registrera. 5) Betalningen är nu registrerad. Ställ markören i vita fältet eller markera det du vill ha utskrivet. Skriv ut de registrerade betalningarna, välj skriv ut under arkiv eller skrivarsymbolen i verktygsmenyn. Utdrag på registrerat utlägg kan även skrivas ut under Visa betalningar i menyn. De utlägg som finns registrerade ligger i en lista. Finns inga utlägg registrerade kommer meddelandet Poster saknas. Utskriften ska ingå som underlag vid bokföring av utlägget. Om fler utlägg kommer utbetalas till samma mottagare kan denne sparas genom att trycka på knappen Spara i mottagarregister. För att registrera fler utlägg tryck på knappen Registrera ny. 6) Tänk på att bevaka att inte betalningar hamnar under flikarna Hejdade eller Rätta felaktiga. 4

5 Makulering och ändring av betalning Välj Visa betalningar i menyn och därefter inrikes registrerade för att makulera ett svenskt utlägg. Ett utländskt utlägg makuleras av den personen som har behörigheten att signera. Tryck på knappen Makulera och därefter OK på de två frågorna. För ändring av någon uppgift välj istället knappen Ändra. Bokföra betalning Betalningen registreras manuellt som huvudboksverifikation. Betalningarna i GiroVision särredovisas på kontoutdraget från Plusgirot. Kostnadskonto debiteras och konto 1932 Utbetalningar krediteras. Underlag till verifikationen är kontoutdrag från Plusgirot och underlagen för utlägget. Genom att registrera alla utlägg med ett bokföringsdatum per vecka begränsas även antalet verifikationer. Bankgiro Välj rubriken Kontoredovisning i menyn och därefter Bokförda transaktioner. Valfritt datum, belopp m.m. kan sökas fram. Klicka på det understrukna datumet för att få fram den transaktion du är intresserad av. Svara Ja på frågan om du vill lämna den säkra anslutningen. Svara Ja på nästa fråga om du vill använda säker anslutning. Klicka på den understrukna raden Visa inbetalningar hos bankgirot. Du ser nu insättningsuppgifter och kan söka på datum, belopp med mera. E-redovisning Välj rubriken E-redovisning i menyn. Svara Ja på frågan om du vill lämna den säkra anslutningen. Svara Ja på nästa fråga om du vill använda säker anslutning. Välj konto i rullmenyn. De fem senaste kontoutdragens datum syns och för att få fram fler tryck på knapparna Visa hela månaden eller Sök månad. Under Rapporter finns listor på beordrade betalningar. Välj kontonummer och rapport, FSU redovisning (utländska betalningar) eller FSI redovisning (inrikes betalningar) och datum. Betalningar via GiroVision redovisas inte på FS-listorna, se under Bokföra betalning. 5

6 Rapport betalningsflöden Kontoutdrag för betalningsflödena finns under Rapporter i menyn. Välj rapport Betalningsflöde/Kontoinformation. Välj period i rullmenyn och tryck på knappen Visa. Två rapporter finns att välja på. I ena rapporten finns flera olika kontoutdrag där kontoutdraget för vald månad kommer först och några sidor ner finns kontoutdrag för alla konton under januari till vald månad. I den andra rapporten finns kontoinformation med inbetalningar per dag på varje konto. Denna rapport behöver ni inte använda. 6

7 Andra funktioner Dagrapport och saldospecifikation Under koncern i menyn finns möjlighet att se vad som hänt under dagen och saldot på kontot. Kontoutdrag Under kontoredovisning i menyn finns bland annat Kontoutdrag översikt där det går att söka på datum och få uppgifter om bokförda transaktioner. Lägga in de egna postgironumren Under Övrigt i menyn finns Avsändarregister där det går att lägga in institutionen postgironummer för att slippa skriva in dem vid varje inloggning. 7