Påminnelsen Endast de medlemmar som är med vid det första aviseringstillfället men som inte har betalat kommer med i påminnelsen.

Transkript

1 Rutin faktureringar En gång per år i januari - genomför Riksföreningen för företagssköterskor en avisering av medlemsavgifter i samarbete med Vårdförbundets betalningsservice. Ett par månader senare skickar Vårdförbundets betalningsservice ut en påminnelse till de personer som inte betalat in det aviserade beloppet. Avier och påminnelser avseende medlemskap i Riksföreningen som hanteras av betalas till ett plusgirokonto som hanteras av Vårdförbundet. Kontot är av en sådan typ att OCR-avier används. En gång per månad stämmer Vårdförbundet av inbetalningar till OCR-kontot. Pengarna betalas sedan ut till Riksföreningens plusgiro/bankgiro andra veckan i månaden. Några aviseringar kommer inte att nå sina adressater utan kommer i retur till den medlemsansvarige som då har att spåra personen ifråga. Ett sätt är ny kontroll i då personen kan ha flyttat under själva aviseringen. Ett annat sätt är genom OCR-numret är personligt Det är viktigt att veta att OCR-numret är personligt och inte kan överlåtas till någon annan. Om detta ändå inträffar så kommer saldot hos den person som OCR-numret egentligen tillhör att öka. Aviseringstidpunkten avgör vilka som aviseras Alla som finns i föreningens medlemsregister i fram till den tidpunkt då aviseringsfilen som ska skickas till tryckeriet, tas ut, kommer med i aviseringen. Om man registreras senare kommer man inte med, även om det handlar om sekunder. Påminnelsen Endast de medlemmar som är med vid det första aviseringstillfället men som inte har betalat kommer med i påminnelsen. Medlemmar som tillkommer efter årsaviseringen Nya medlemmar som tillkommer under året registreras av Riksföreningen i. Detta skall göras även om den nya medlemmen tillkommer under aviserings/påminnelseperioden. Föreningen skickar sitt eget inbetalningskort till medlemmen och registrerar sedan själv den inbetalda medlemsavgiften i. Den nya medlemmen deltar sedan i nästa års gemensamma avisering.

2 När en medlem betalat in direkt till Riksföreningen så är det omöjligt för Vårdförbundets betalningservice att se inbetalningen då den har gjorts till ett annat konto. Då måste Riksföreningen själv reglera medlemmens inbetalning manuellt i. Medlemmar som/betalar in på annat sätt än via Vårdförbundet OCR-konto Om en medlem betalar på annat sätt än via Vårdförbundets OCR-konto måste föreningen registrera detta i. Detta för att medlemmen inte ska ha någon skuld registrerad i systemet och därmed slippa påminnelser. Om medlemmen betalar t ex 200 kr ska medlemmens saldo ökas med 200 kr. Medlemmar använder inbetalningsavin men skickar avgiften till föreningens eget konto Det förekommer att medlemmar använder den utskickade inbetalningsavin men ändrar plusgirokontot och skickar avgiften till föreningens eget konto istället. Detta innebär att vi inte kan se inbetalningen i. Föreningens medlemsansvarige måste istället själv lägga in uppgiften i och sätta medlemmens saldo till 0 kr. Det är viktigt att detta görs så fort som möjligt då medlemmen annars kommer att få en påminnelse. Personen är ny medlem men använder Vårdförbundets plusgirokonto När denna typ av inbetalningar dyker upp så överför Vårdförbundet pengarna till föreningens eget konto samt meddelar berörd förening de personuppgifter man har om inbetalningen. Föreningen har sedan att själv registrera medlemmen och sätta saldot till 0 kr. Medlemmar som har betalat in avgiften så sent att avregistrering skett Medlemmar som betalar in avgiften så sent att avregistrering skett upptäcks av och avregistreringen tas bort. Medlemmar som har betalat in avgiften sent under året När det gäller medlemmar som har betalat in avgiften sent under året t ex under perioden oktober-december är det viktigt att vi bestämmer om avgiften ska avse innevarande eller kommande år t ex 2006 eller Om avgiften ska avse 2006 så sätter ni saldot till 0. Om avgiften ska avse 2007 så sätter ni saldot till det belopp som betalats in och som då ska motsvara medlemsavgiften för Detta innebär att medlemmen inte får någon avisering.

3 Annan betalare I några fall betalar någon annan t ex arbetsgivaren. Ett sätt är att lämna hela aviseringsbrevet med vidhängande inbetalningskort till inbetalaren som då kan använda handlingen som faktureringsunderlag. Ett annat sätt är att använda funktionen Särskild faktureringsadress i samband med aviseringen. För att detta ska fungera måste uppgifterna vara ifyllda. Det är viktigt att arbetsgivaren anger OCR-koden på rätt sätt, dvs först, i inbetalningsfilen till Nordea. Om så inte sker måste vi manuellt identifiera varje inbetalning. Det finns olika felkällor som leder till merarbete. En variant är att arbetsgivaren betalar avgiften med ett utbetalningskort, plusgiro eller bankgiro endera till riksföreningen direkt eller till Vårdförbundets betalningsservice. Ibland saknas uppgift om OCR-kod eller namn. En annan variant är att arbetsgivaren säger sig inte kunna betala till Plusgirot utan vill betala till bankgirot. I något fall har arbetsgivaren betalat till fel riksförening.

4 Medlemmar med icke-svenska personnummer/motsvarande Vårdförbundet har upptäckt några enstaka personer med icke-svenska personnummer/motsvarande. kan endast hantera svenska personnummer och i dessa fall måste personnummerfältet lämnas blankt för att det ska fungera. Medlemmar i utlandet Det bästa är att ta bort dessa medlemmar från aviseringen som går via Vårdförbundet och hantera dem manuellt. 1. Kryssa i "Avgiftsbefriad" i bilden som innehåller personinformation. Då kommer medlemmen inte att aviseras via Vårdförbundet. 2. Kontakta er bank och be att få SWIFT och IBAN nummer för er förenings bankkonto. 3. Gör en faktura för hand och skicka till medlemmen. 4. Medlemmen betalar sedan pengar direkt till ert konto i stället för till Vårdförbundet. Vårdförbundet rekommenderar oss att göra så här då de inbetalningar som görs från utlandet till OCR kontot oftast inte går att härleda till rätt medlem med automatik. Risken är då att medlemmens pengar blir liggande på Vårdförbundets konto utan att vi vet vem de avser.

5 Översikt Flöde: Aviseringsfil hämtas av Vårdförbundet från i mitten av december varje år meddelande kommer till medlemsansvarig om vilket datum som gäller. Efter att filen hämtas kan följande inträffa: Händelse -> -> -> Ny medlem Registrera Skicka välkomstbrev, Bevaka inbetalning till - Betalar avgift själv medlem i senaste tidningen, inbetalningskort Plusgirot och registrera betalningen Ny medlem - Arbetsgivaren betalar avgift Retur av avisering pga. felaktig adress Retur av avisering pga. att arbetsgivare inte längre betalar avgift Retur av avisering från arbetsgivare pga. felaktig faktureringsadress Uppsägning av medlemskap Efter sista betalningsdag påminnelser Registrera medlem i Sök upp medlem med hjälp av Mobilnummer brukar stämma Avregistrera särskild betalningsmotta gare i Ändra uppgifter i Registrera så fort som möjligt i Kontrollera inbetalningar till plusgiro/bankgir o Skicka välkomstbrev, senaste tidningen till medlem Skicka faktura* till arbetsgivaren Registrera nya adressuppgifter i Meddela medlem via mejl & skicka faktura* till medlem Skicka faktura* enligt nya direktiv till arbetsgivare Påminnelseavisering utgår ej Registrera inkomna betalningar i i Bevaka inbetalning till Plusgirot/bankgirot och registrera betalningen i Skicka det returnerade kuvertet till ny adress Bevaka inbetalning till Plusgirot/bankgirot och registrera betalningen i Bevaka inbetalning till Plusgirot/bankgirot och registrera betalningen i Meddela medlem om att önskemålet är registrerat i Avregistrera icke betalande medlemmar från

6 Egna faktureringar: Sker enligt vedertagen mall. Viktigt att tänka på: - Fakturanummer; ange M för att markera att det gäller medlemsavgifter - Faktureringsadress - Fakturamottagarens referens - Vår referens (medlemsansvarig) - Medlemsnummer och namn på medlem som fakturan avser - Referensnummer: o Om ny medlem är referensnumret lika med medlemsnumret o Om tidigare registrerad medlem är referensnumret lika med OCRnumret som finns under saldo-fliken i - Registrera fakturanummer och betalningsmottagare tillsammans med fakturadatum och summa i Översikt faktureringar - Meddela föreningens kassör och bokföringskonsult vilka fakturor som skickats ut.