Nu, äntligen släpps fakturerring via astra WEB. Aktivering av tjänst

Transkript

1 Nu, äntligen släpps fakturerring via astra WEB. Vi kommer nu att erbjuda er en möjlighet, att fakturera era kunder via astra WEB. Denna modul, kostar inget, utan kommer att bli en standardfunktion i astra WEB. Det som tillkommer, är kostnaden för att skriva ut, kuvertera, och frankera brevet. För detta, får ni betala f.n. 14kr/faktura. Detta faktureras i efterskott, av vår partner, Pay Solutions PS AB, som står för fakturaservicen. Det kommer att finnas två möjligheter i astra WEB, att fakturera kunden. Antingen, så fakturerar man all gammal skuld, elevsaldo, eller så fakturerar man nya köp. Detta är två olika funktioner, och man gör därför, på olika sätt. Alla gamla skulder, elevsaldo, fakturerar man via astra WEB, och alla nya försäljningar, gör man via kassan. Vi har skapat en film, så att man kan se hur allt går till. Ni hittar filmen under och utbildningsfilmer. Vi kommer även här att gå igenom hela processen i detalj. Aktivering av tjänst Det kostar inget att aktivera tjänsten, utan det är först, då ni skapar en faktura. För att aktivera faktura, i astra WEB, krävs det att ni går in under Inställningar, Kassa och Betalsätt Klicka på Skapa (Hantera fakturaservice). Ni kommer nu att få upp en dialogruta, där ni måste godkänna Pay Solutions villkor. När ni läst igenom både produktbladet och avtalet, så klickar ni på godkänn.

2 Inom ett par minuter, så kommer ni få ett , till den e-post adress, som ni registrerat under Inställningar och Företagsuppgifter (och som ni ser i dialogrutan ovan. Ni ser även här till vilket bankgiro, som betalningarna kommer att skickas in till). I detta mail, får ni mer information, hur ni skall göra, om ni vill ha ett eget sidhuvud/sidfot och ev. en logga på ert företag. Om ni vill använda standard, så behöver ni nu inte göra mer. Då är allt klart. Ni kan nu börja fakturera från kassan.

3 Information om tjänsten Pay Solutions, erbjuder en helhetslösning inom fakturering, och det är därför vi valt att sammarbeta med dem med denna tjänst. Vi har också fått ett mycket konkurrenskraftigt pris för denna tjänst. För f.n. 14kr/faktura, kommer de att skicka ut fakturan, bevaka den, och ev. skicka påminnelse och ev. inkasso, för att driva in skulden. Så fort er klient betalt fordran, skickar Pay Solutions över betalningen till ert bankgironummer som ni registrerat under Inställningar/Företagsuppgifter. Alla fakturor, som ni skapar före 15.30, kommer Pay Solutions, att skicka ut samma dag, så att det når er kund dagen efter. Ni bestämmer själv förfallodag på fakturan. När er kund, betalar, betalar han till Pay Solutions bankgironummer. Samma dag, som betalningen kommer till Pay Solution, kommer de att skicka över betalningen till er, vilket betyder att ni får det dagen efter. I samband med att Pay Solutions tar emot betalningen, så kommer de att skicka ett mail till er, med information om betalningen. Om flera inbetalningar kommer samma dag, så kommer de att specificeras i samma mail. Så ni kan max få ett mail om dagen. Dagen efter, kl , kommer astra WEB, att uppdateras med information om, att betalning har skett, och kommer därefter att reglera skulden på kundreskontran för givna kunder. Detta betyder, att ni redan på morgonen kan se att skulden är reglerad, innan ni träffar eleven, fastän betalningen ännu inte inkommit till ert bankgiro. Om kunden, inte betalar inom betalningsvillkoret, kommer Pay Solutions, att vänta 7 dagar, innan de skickar ut en betalningspåminnelse. Denna betalningspåminnelse, påförs en avgift, om 50 kr, därutöver beräknas dröjsmålsränta (från förfallodag tills dess skulden är helt betald) med referensränta + 8 % (referensräntan är f.n. 2 %). Betalningspåminnelsen har 10 dagars betalningsvillkor. Om kunden trots detta inte betalar, kommer Pay Solutions, att skicka ett inkassokrav, där man även påför lagstadgad inkassoavgift på 160kr. Inkassokravet, skickas ut 7 dagar efter att betalningspåminnelsen har passerat betalningsvillkoret. Betalningsvillkor för inkassokravet, är 8 dagar. Alla avgifter som påförs er kunds skuld, kommer att krävas av er kund. Vid lyckad inkassering tillfaller dessa avgifter Pay Solutions. Detta innebär, att ni bara erhåller det ursprungliga fordran, då kunden betalar. OBS! Detta skall inte likställas med att ni säljer fakturan till Pay Solutions. Om kunden är på obestånd, så kommer ni INTE att få ersättning för fordran! Minsta belopp att fakturera, är 30kr. För mer information om tjänsten, vänligen kontakta Pay Solutions på , str@paysol.se Fakturera gammal skuld, elevsaldo Vi tror att många har gamla elevsaldon, och har ibland svårt att driva in dem. Vi har därför skapat möjligheten, att kunna fakturera HELA skulden, direkt från astra WEB, utan att öppna kassan. För att göra detta, gå in i kundbilden (Verksamhet/Kunder), och välj filter faktura. Ni kommer nu få upp alla kunder, som har ett negativt elevsaldo, som ni kan fakturera. I kolumnen Faktureras, visas det belopp, som kommer att faktureras.

4 Så fort en kund, blivit fakturerad, så försvinner den från denna lista (om kunden inte får nya skulder). Det är bara de skulder, som är ofakturerade, som syns i denna lista. Markera den elev, som du vill fakturera. Nu tänds en ny knapp upp i meny-listen. Klicka på knappen fakturera. Du får nu upp en dialogruta, som frågar om du vill fakturera skulden. Klicka på fakturera, om det är OK. Därefter, kommer kunden försvinna från listan, så att man inte riskerar att dubbeldebitera något. OBS! Det går inte, att delfakturera en skuld, eftersom vi arbetar med FIFO-modellen. Detta betyder, att man bara kan fakturera HELA skulden. Om ni bara vill fakturera delar av skulden, så får ni gå in i kassan, och sälja elevsaldo, som ni sedan väljer att fakturera. FIFO (First In First Out), innebär, att vi tittar i kundreskontran, och börjar uppifrån, och tittar på vad som är betalt. Detta betyder, att om en elev, kör t.ex. 5 körlektioner (700kr/st), och sedan går en risk1b (500kr), så har eleven en skuld till er på 4.000kr. Om ni sedan, skickar ett inbetalningskort på risk1 till eleven, och eleven betalar risk1b, så anser systemet, att eleven, delbetalt den första körlektionen, och kommer därför, att skicka ut att kunden är skyldig 4,3 körlektioner och en Risk1b.

5 Detta kan bli förvirrande för eleven, eftersom den anser att den betalt risk1b. Vi har ingen möjlighet, att hantera detta, eftersom elevsaldo, är obestämd till vad det används till, och ni ej heller, specificerar, då eleven betalar, vad betalningen avser. Oavsett, så blir det rätt ekonomiskt till eleven. Men det är viktigt att känna till detta, och förstå hur systemet arbetar. Nu finns det en post inne på kunden, under översikten, som visar hur stor skuld, som är utestående. Denna information, finns även i kassan, och kommer även att läggas till i det digitala utbildningskortet. Faktura via kassan Att fakturera, via kassan, är lika lätt som att ta betalt med ett annat betalmedel, såsom kort, eller kontant. Skillnaden, är att det inte går att delbetala med faktura, eftersom vi specificerar på fakturan, vilka artiklar som sälj, vilket betyder att man måste välja att fakturera hela summan. När ni står i kassan, så gör en vanlig försäljning, precis som ni gjort, om ni skulle sålt mot kontant, eller kort. När ni är klar, välj betalsätt faktura. Klicka på spara & kvitto, så skickas uppgifterna till Pay Solution, och en faktura skapas direkt. På kvitto, som kommer ut, står det att det har skapats en faktura. Betalningsvillkor

6 För att ändra betalningsvillkor, från standard 30 dagar, gå in under Inställningar/Kassa, betalmedel, och dubbelklicka på faktura. Här kan ni ange hur många dagar som fakturan skall betalas på. Vi vill önska er lycka till med denna nya tjänst, och hoppas den skall hjälpa er att bli effektivare.

7 Appendix Layout. Mailet som kommer efter aktivering av tjänst

8 Kvitto

9 Mail med betalning

10 Utskrift av faktura