Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner

Transkript

1 Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner Uppvidinge kommun Revisionsrapport Eva Gustafsson

2 Innehåll Bakgrund, syfte och revisionsfråga Iakttagelser Arbetsgången Intrum Justitia Översyn av kravverksamheten Utestående fordringar Bedömning of 5

3 Bakgrund, syfte och revisionsfråga År 2008 genomförde kommunens revisorer en granskning av tillförlitligheten och säkerheten i kravrutinerna. Efter genomförd granskning konstaterades att rutinerna måste förbättras för att effektivisera hanteringen. Revisorerna har nu beslutat göra en uppföljning av denna granskning för att klargöra om det har hänt någon förändring av rutinerna. Uppföljningsrapporten är i sin faktadel avstämd med ekonomichefen. Iakttagelser Arbetsgången Precis som vid förra granskningstillfället sköter förvaltningarna om sin egen fakturering. Ekonomikon- toret bevakar sedan att betalning sker och ansvarar därefter för kravverksamheten. En påminnelse skickas ut dagar efter förfallodagen. Efter ytterligare 2 veckor tar handläggaren på ekonomiöver vilka fakturor som trots påminnelse inte har betalats. Listan är sorterad per kontoret ut en lista förvaltning och går till respektive förvaltning. Om någon ytterligare åtgärd ska vidtas måste respektive förvaltning meddela detta till ekonomikontoret. Undantag från denna kravhantering är fortfarande de avgifter som faktureras via ett annat system som finns inom tekniska enheten. Precis som tidigare har handläggaren på tekniska kontoret ansvaret för kravverksamheten. I samband med det årliga bokslutet skedde bokföringsmässiga avskrivningar av fordringar som är äldre än ett år. Fordran finns kvar i reskontran och i Intrum Justitias långtidsbevakning. Våra synpunkter vid den föregående granskningen var att det inte fanns angivet på restlängden när förvaltningen senast ska meddela ekonomikontoret eventuella åtgärder. Vi ansåg att denna infort.ex. när i tiden en fordran skulle lämnas till Intrum Justitia eller skrivas av. Inte heller sker räntedebitering på för sent betalda fakturor. mation borde läggas till för att snabba upp hanteringen. Det fanns heller ingen tid angiven när ytterligare åtgärder ska ske Vår uppfattning var vidare att underlagen som kommer från förvaltningarna borde sparas tills ärendet är avslutat. I det meddelande som bifogas listan över fakturor som är obetalda, trots att en påminnelse, har gått ut står det numera att listan ska skickas åter till ekonomiavdelningen snarast. Vår uppfattning är att ordet snarast är för oprecist. De uppgifter om åtgärder som kommer från förvaltningarna sparas numera några månader eller maximalt ett halvår. Av svaret framgår också tydligt vilka åtgärder som har gjorts och kommer att göras. Oftast skickar förvaltningen ett brev där man talar om att fakturan inte är betald och att om betalning inte sker före ett visst datum så överlämnas ärendet till Intrum Justitia. Dröjsmålsränta debiteras fortfarande inte på för sent betalda fakturor. 3 of 5

4 Intrum Justitia Kommunen har fortfarande samma avtal med Intrum Justitia som innebär att kommunen får 70 procent av det inkasserade kapitalet och räntan. Vid återkallande av ärenden debiteras kommunen för de lagstadgade arvodena samt eventuella utlägg som Intrum har haft. Långtidsbevakning av fordringar ingår även i avtalet. Översyn av kravverksamheten Vid granskningstillfället år 2008 fanns totalt 222 fakturor hos Intrum till en fordran på totalt kronor, varav kapitalet utgjorde kronor. Antalet fakturor som företaget arbetade aktivt med var 15 och då till en total fordran på kronor. När ett ärende lämnas till inkasso får kommunen en bekräftelse på detta. Dessa bekräftelser förvaarbetas aktivt med hos Intrum Justitia, ras i en särskild pärm. När ett ärende avslutas, inte längre får kommunen en avslutande rapport på detta och då avskrivs fordran i redovisningen. Kommunen har numera tillgång till sina inkassoärenden via webben. Det går även att få fram en samlad lista över alla ärende via webben. I samband med uppföljningen, som skedde den 10 januari 2011, visade en rapport att kommunen hade 352 ärenden, inkl. ärenden från tekniska, i långtidsbevakning hos Intrum till ett belopp av kronor, varav kapitalet utgjorde kronor. Antal ärende som företaget arbetade aktivt med var 26 till en total fordran på kronor. Antalet ärenden, som fanns hos Intrum och som arbetades aktivt med, stämde överens med de ären- den som handläggaren hade i sin bevakningspärm. Vid vår tidigare granskning konstaterades att en arbetsgrupp hade arbetat fram ett förslag till riktlinjer för fakturering och kravverksamhet. Vår kommentar var då att förslaget, om det fastställdes, borde kunna bidra till ett bättre strukturerat arbete med kravverksamheten Ingenting har hänt på denna punkt. Utestående fordringar Vid den föregående granskningen skedde ingen löpande avstämning av de utestående fordringarna annat än vid delårs- och årsbokslutet. En differens mellan bokföringen och kundreskontran fanns. I dag sker regelbundna avstämningar av de utestående fakturafordringarna. Per 31 december 2010 fanns utestående fordringar enligt kundreskontran på totalt kronor. Beloppet stämmer överens med bokföringen. Av beloppet utgjorde kronor fordringar med förfallodag före år Det äldsta beloppet var en kreditnota på 640 kronor med förfallodag 30 juni I övrigt fanns det fordringar på bl.a. ett dödsbo med förfallodagar 2006, 2007, Vår bedömning är att de äldre fordringarna inte bör tas upp i som fordran i bokslutet. 4 of 5

5 Bedömning Efter vår genomförda uppföljning kan vi konstatera att kravrutinernarutinerna har förbättrats och då har framförallt arbetet strukturerats bättre på ekonomikontoret. Vi hävdar dock fortfarande att riktlinjer för fakturering och kravverksamhet måste fastställas för kommunen för att säkerställa hanteringen. 5 of 5