Revisionsrapport. Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Inger Hansén Viveca Karlsson

Transkript

1

2

3 Revisionsrapport Löpande granskning av den interna kontrollen i administrativa rutiner vid Kostnämnden Landstinget Västmanland Inger Hansén Viveca Karlsson 18 mars 2014

4 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionsmetod 2 3 Granskningsresultat Löpande bokföring Förråd Kundfakturor, catering 6 Landstinget Västmanland

5 1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av landstingets revisorer har sedan 2001 granskat den interna kontrollen i ett antal administrativa system. Årets granskning har omfattat löpande bokföring (rättelse av fel), förråd/lager och kundfakturor avseende catering. Det har skett en förbättring av efterlevnaden av kraven i Kommunala Redovisningslagen med avseende på rättelse av fel. Ytterligare förbättring behöver dock ske för att till fullo uppfylla lagens krav. Beträffande förråden, cafe Bigarrå och resultatenheten Livsmedel, kvarstår samma brister som förra gången. Fungerande förrådssystem saknas för resultatenheten Livsmedel och löpande avstämningar sker ej mellan huvudboken och lagersystemen under året. Den interna kontrollen vad avser fakturering av catering bedöms i huvudsak fungera väl. Hela processen, flödet inkl kontrollåtgärderna bör dock skriftligen dokumenteras. Landstinget Västmanland 1 av 7

6 2 Inledning 2.1 Bakgrund Landstingsfullmäktige fastställde /23 ett övergripande internkontrollreglemente för Landstinget Västmanland. Reglementet har uppdaterats och Av reglementet framgår ansvarsstrukturen för den interna kontrollen, från landstingsstyrelse, nämnderna, landstingsdirektör, förvaltningschef, verksamhetsansvariga till övriga anställda. Plan för granskning av den interna kontrollen skall årligen tas fram. Nämnderna och övriga verksamheter skall varje år anta en särskild plan för nästkommande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. I denna plan skall ingå vad som skal l granskas, vilka reglementen policys eller regler som berörs, vem som är ansvarig för granskningen och när granskningen skall rapporteras. Planen skall överlämnas till Landstingsstyrelsen för fastställande. Resultatet av uppföljningen skall löpande eller senast i samband med att delårsrapport 2 lämnas rapporteras till Landstingsstyrelsen. Landstinget har en fungerande struktur för sitt arbete med intern kontrollplan. På uppdrag av landstingets revisorer har sedan 2001 granskat den interna kontrollen i ett antal administrativa system. Granskningen har skett utifrån den revisionsfråga och revisionsmetod som beskrivs nedan. Föreliggande rapport behandlar enbart Kostnämnden. 2.2 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att ge svar på om Kostnämnden har en tillräcklig kontroll. Tillförlitligheten och säkerheten i några administrativa rutiner skall bedömas. 2.3 Revisionsmetod Granskningen sker årligen. Några områden har valts ut för granskning. Årets granskning omfattar löpande bokföring (rättelse av fel), förråd/lager och kundfakturor avseende catering. Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv har för respektive område valts ut ett antal kontrollmål/revisionsfrågor. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. I vissa fall görs även en verifiering av rutinen. Varje kontrollmål/revisionsfråga betygssätts i enlighet med nedanstående betygsskala. Mycket bra = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Alla berörda i organisationen känner till dem och tillämpar dem fullt ut. Bra = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Kunskapen om och tillämpningen av rutinerna är god men kan förbättras. Godkänd = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Brister finns i kunskap och tillämpning, dock ej inom de mest väsentliga avsnitten alternativt Rutinerna och dokumentationen av dem kan förbättras. Befintliga rutiner tillämpas på ett acceptabelt sätt. Ej helt godkänd = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Stora brister finns i kunskap och tillämpning. alternativt Brister finns i såväl rutinernas ändamålsenlighet som dokumentation. Landstinget Västmanland 2 av 7

7 Ej godkänd= Regler och rutiner finns och är dokumenterade, men kunskapen om dem och tillämpningen är mycket bristfällig. alternativt Erforderliga rutiner är mycket bristfälliga eller saknas helt. alternativt Ingen förbättring har skett gentemot förra granskningen i de fall omdömet där var högst godkänt med tvekan. Granskningsresultaten har löpande kommunicerats med berörda handläggare vid förvaltningarna och sammanfattas nu i en rapport. Rapporten har varit föremål för sakgranskning under mars En ändring har skett i rapporten utifrån gjord sakgranskning. Landstinget Västmanland 3 av 7

8 3 Granskningsresultat I detta avsnitt redovisas i tabellform resultatet av granskningen avseende de olika områdena. Såväl betyget som motiveringen till satt betyg redovisas i tabellen. Observeras kan att betygen är satta utifrån vad som gällde vid granskningstillfället. I de fall förvaltningen och de granskade enheterna som ett resultat av vår granskning vidtagit åtgärder har detta kommenterats särskilt efter tabellen. Avslutningsvis redovisas i varje avsnitt våra förslag till åtgärder för att ytterligare förbättra den interna kontrollen vid förvaltningen och de granskade enheterna. 3.1 Löpande bokföring Vi bedömer att förbättring har skett, men att det fortfarande finns vissa brister med avseende på efterlevnaden av KRL vad gäller rättelser av verifikationer. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Löpande bokföring Rättelse av verifikationer uppfyller kraven i KRL och felaktiga transaktioner rättas löpande. Godkänd med tvekan Landstingets senaste övergripande tilläggsanvisning för rättelse av bokföringsorder gäller fr o m Verifiering av 10 rättelseverifikationer visade att när det gäller information på rättelseverifikationen är efterlevnaden av landstingets tillämpningsanvisningar och KRL i huvudsak god. På en rättelseverifikation framkom dock inte anledning till rättelsen. Vid kontroll av de ursprungliga 10 rättade verifikationerna framkom att åtta av dessa uppfyllde lagens krav. På en verifikation saknades såväl hänvisning till rättelseverifikationen som uppgift om att rättelse skett. En av de 10 granskade verifikationerna avsåg del i digital fil varför anteckning inte har kunnat göras på ursprungsverifikationen. Vi noterar att förbättring har skett jämfört med förra granskningen, men att det fortfarande finns brister. Av den anledningen har omdömet höjts till godkänd med tvekan. Landstinget Västmanland 4 av 7

9 För att förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Informera om vilka krav som finns vid rättelse av transaktioner och förbättra kontrollen av att lagens krav och landstingets anvisningar följs. Ta fram rutiner för att säkerställa att lagens krav även uppfylls vad avser digitala filer. 3.2 Förråd Granskningen av förråd avser Café Bigarrå och resultatenheten Livsmedel. Utifrån gjord granskning bedömer vi att det finns stora brister i den interna kontrollen. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Cafe Bigarrå RE Livsmedel (Knutpunkten) Löpande avstämning sker mellan huvudbok och förrådssystem. Avstämningen dokumenteras och åtgärder vidtas vid differenser. Förrådssystem finns och insättningar och uttag registreras i systemet. Löpande avstämning sker mellan huvudbok och förrådssystem. Avstämningen dokumenteras och åtgärder vidtas vid differenser. Inventering av förrådet/lagret sker enligt plan och inventerat värde stäms av mot huvudbok och förrådssystem. Ej godkänd Ej godkänd Ej godkänd Ej godkänd Det sker ingen avstämning mellan huvudbok och lagersystem löpande under året. Regler och rutiner finns för registrering i förrådssystem av såväl in- som utleveranser, men tillämpas enbart beträffande utleveranser (inkl kassationer). Fungerande förrådssystem saknas och aktuell lagerstatus kan inte utläsas. Då ingen förbättring skett jämfört med förra granskningen, trots goda ambitioner om att få ett fungerande system, har omdöme t sänkts till ej godkänd. Rutin saknas. Avstämning sker ej, pga nuvarande brister i förrådssystemet. Enligt standarden för justering av lagersaldo ska detta ske 12 ggr/år vilket förutsätter att inventering genomförs lika ofta. Under år 2013 har en inventering skett inför bokslutet. Inventerat värde har stämts av mot huvudbok men inte mot förrådssystem, då fungerande förrådssystem saknas. Då ingen förbättring skett jämfört med förra granskningen har omdöme t sänkts till ej godkänd. För att förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Landstinget Västmanland 5 av 7

10 Säkerställa att det finns ett fungerande förrådssystem för resultatenheten Livsmedel för inrapportering av såväl in- som utleveranser. Ta fram rutiner för att säkra att löpande avstämning sker mellan huvudbok och förråd/lagersystem, gäller såväl café Bigarrå som Knutpunkten. 3.3 Kundfakturor, catering Vi bedömer utifrån gjord granskning att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig, men brister finns avseende dokumentationen av processen. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Kundfakturor, catering Rutinen är skriftligen dokumenterad Det finns kontroller i rutinen som säkerställer att kunderna debiteras korrekt belopp Det finns kontroller i rutinen som säkerställer att kunden faktureras i enlighet med fastställd tidplan alternativt inom rimlig tid (dvs utan onödig tidsfördröjning) Det finns en systematisk intern kontroll som säkerställer att landstingets anvisningar och regler för kundfakturering tillämpas Ej helt godkänd Godkänd Godkänd Godkänd Regler och rutiner för kundfakturering catering finns i praktiken, men de är inte skriftligt dokumenterade på ett sätt så att hela processen kan följas. Den skriftliga dokumentation som finns är tekniska manualer för hantering av dataprogram/digitala system, dvs beskrivningar av begränsade delar i processen. På Ekonomiservice finns skriftliga rutiner vad avser hantering av manuella faktureringsunderlag. För hanteringen av filer från Matilda finns en handskriven beskrivning. Rutiner finns för kontroller som säkerställer att kunderna debiteras rätt belopp såväl vid Ekonomiservice som vid Kost. Vi bedömer dessa som tillräckliga, men eftersom rutinen inte är dokumenterad kan omdömet inte bli bättre än godkänt. Rutinen att kunder faktureras i enlighet med fastställd tidplan, dvs månadsvis bedöms fungera väl och är skriftligen dokumenterad när det gäller fakturering via fil från Matilda. Fakturering från Externt debiteringsunderlag sker också månadsvis, men den tidplanen är dock inte dokumenterad. Av den anledning ges enbart omdömet godkänt på kontrollmålet. Systematiska kontroller sker inte i efterhand. Vi bedömer dock att de kontroller som sker som ett led i rutinen är tillräckliga för att säkerställa att anvisningar och regler följs. För att få bättre omdöme än godkänd krävs att efterhandskontroller sker och att resultatet av dessa dokumenteras. Landstinget Västmanland 6 av 7

11 För att ytterligare förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Det bör tas fram en dokumenterad processbeskrivning över hela flödet. De arbetsmoment och kontrollmoment i rutinen som utförs men som inte är skriftligen beskrivna bör dokumenteras. Utför systematiska efterhandskontroller för att säkerställa att regler och rutiner fungerar på avsett sätt Viveca Karlsson Projektledare Gun-Britt Alnefelt Uppdragsledare Landstinget Västmanland 7 av 7