Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter, uppföljande granskning

Transkript

1 Revisionsrapport Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter, uppföljande granskning Vara kommun Charlotte Karlsson

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och förslag Inledning Revisionsfråga Metod Avgränsning Granskningsresultat januari Granskningsresultat Översiktlig beskrivning debiteringsrutinen Uppföljning av åtgärder med anledning av rekommendationer vid föregående granskning Förändrad organisation kring fakturering och kravhantering Bedömning och rekommendationer... 5 Vara kommun

3 1. Sammanfattande bedömning och förslag På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun har Kommunal Sektor inom granskat debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter. Granskningen är en uppföljande granskning av den revisionsrapport som presenterades i januari 2010, fakturering av barnomsorgsavgifter. Vid granskningen som presenterades i januari 2010 bedömdes att rutinerna för fakturering av barnomsorgsavgifter i huvudsak fungerade tillfredställande men att vissa moment borde förbättras och förtydligas. Dessa var att: Endast skriftliga förändringar av inkomstuppgifter bör godkännas. Dokumentation kring faktureringsrutinerna för barnomsorgen bör tas fram. Moment avseende faktureringsrutinen bör tas med i internkontrollplanen. Våra bedömningar är: Rutiner för fastställande av avgift och debitering av avgift som säkerställer en tillräcklig intern kontroll fungerar i huvudsak tillfredställande. Kommunen har beaktat de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporten Som påtalades i förra granskningen finns det risker och sårbarhet med att en och samma person sköter hela kedjan i faktureringsrutinen. Vi anser att det finns risker med att fakura- och kravhanteringen flyttats till respektive förvaltning, framförallt gällande kravhanteringen. Risk finns att en kund med fakturor för flera av kommunens tjänster hanteras på olika sätt beroende på vilken förvaltning som utför tjänsten. Vidare försvinner helhetsperspektivet över en persons eventeulla skulder till kommunen. Våra rekommendationer är: För att säkerställa rätt inlämnade inkomstuppgifter rekommenderas styrkande med underlag och/eller kontroll mot skatteverkets kontrolluppgifter. För att ytterligare stärka den interna kontrollen kan till exempel rutinmässig kontroll av antal inskrivna barn i förhållande till antal utgående fakturor göras och särskild kontroll av inlämnade inkomstuppgifter för de som inte når upp till maxtaxan. Gällande riktlinjer för finansförvaltning, beslutad av kommundirektören , bör uppdateras enligt den nya ordningen där kravhanteringen sköts av respektive förvaltning. Om fakturering, kravhatering och inkasso skall skötas ute på de olika förvaltningarna så som nu sker behöver riktlinjer fastställas för att säkerställa en likartad hantering oavsett förvaltning. Exempelvis under vilka förhållanden kan ett anstånd med betalningen godkännas och med hur lång tid. Kommunen bör också finna ett arbetssätt som säkerställer ett helhetsperspektiv på kunden oavsett debiterande förvaltning. Vidare anser vi att anstånd skriftligen bör godkännas av överordnad chef för att undanröja eventuella jävsrisker för assistenterna. Det samma gäller avbetalningsplaner som vi anser bör vara skriftliga och undetecknas av såväl kund som kommun då det är ett avtal/förbindelse som båda parterna kommit överens om. Detta även för att undanröja eventeulla jävsrisker. Vara kommun 1 av 6

4 2. Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun har Kommunal Sektor inom granskat debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter. Granskningen är en uppföljande granskning av den revisionsrapport som presenterades i januari 2010, fakturering av barnomsorgsavgifter. 2.1 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Finns ändamålsenliga rutiner för fastställande av avgift och debitering av avgift som säkerställer en tillräcklig intern kontroll? Revisionskriterierna är följande: Hur ser rutin för fastställande av avgift för vårdnadshavare ut? Hur ser rutin för kontroll av rätt avgiftsuttag ut? Hur säkerställs korrekt inrapportering i systemet? 2.2 Metod Granskning och bedömning av rutin samt intervju med ansvariga tjänstemän. Följande dokument har vi tagit del av: Välkommen till barnomsorgen i Vara kommun (information om taxor och tillämpningsregler ). Taxa och tillämpning, beslutad av kommunfullmäktige , 40. Riktlinjer för finansförvaltning, beslutad av kommundirektören Revisionsrapport fakturering av barnomsorgsavgifter, januari Rutin/lathund för arbetsgång i Procapita från anmälan om barnomsorg till debitering. 2.3 Avgränsning Granskningen inriktats mot att bedöma den interna kontrollen i handläggningen. Kontroll av faktiska debiteringar omfattas inte av granskningen. Granskningen är en uppföljande granskning av den revisionsrapport som presenterades i januari 2010, fakturering av barnomsorgsavgifter. 3. Granskningsresultat januari 2010 Vid granskningen som presenterades i januari 2010 bedömdes att rutinerna för fakturering av barnomsorgsavgifter i huvudsak fungerade tillfredställande men att vissa moment borde förbättras och förtydligas. Rekommendation gavs att endast skriftliga förändringar av inkomstuppgifter bör godkännas. Vid den stickprovskontroll som genomfördes framkom att förändringar i inkomstuppgiften godkändes per telefon. Vidare rekommenderades att åtgärder borde vidtas för att stärka den interna kontrollen då rutinen är sårbar och utsatt eftersom endast en Vara kommun 2 av 6

5 person genomför och har behörighet att genomföra alla moment i faktureringsrutinen. Moment avseende faktureringsrutinen borde därför tas med i internkontrollplanen. Dokumentation kring faktureringsrutinerna för barnomsorgen borde också tas fram för att minska sårbarheten. 4. Granskningsresultat Översiktlig beskrivning debiteringsrutinen Fakturering av barnomsorgsavgifter handläggs av assistent på bildningsförvaltningen. Även kravhantering sköts av samma assistent på bildningsförvaltningen. Faktureringsunderlaget för debitering av barnomsorgsavgifter skapas via ett system som heter Procapita. Detta system innefattar rutiner för inkomstuppgifter, schema, inregistrering av taxor samt fakturering. Systemet beräknar utifrån inregistrerade uppgifter om månadsinkomster, barnets ålder och eventuella syskon korrekt avgift som skall debiteras. Faktureringsfil förs över till ekonomisystemet. Definitiv faktureringslista överförs till externt företag som skriver ut och distribuerar alla fakturor till vårdnadshavarna. När barnomsorgsplats erhålls samt en gång per år skickas brev till alla vårdnadshavare med information om att lämna ny inkomstuppgift. Vid utebliven inkomstuppgift debiteras högsta avgiften. Vid förändringar under året skall ny inkomstuppgift lämnas in. Inkomstuppgifterna uppdateras i systemet från det datum de lämnas in, det vill säga retroaktiv debitering sker inte. Schema lämnas in när barnomsorgsplats erhålls och så snart en förändring sker skall detta rapporteras av vårdnadshavaren. Kommunen utför i dagsläget ingen kontroll av inkomstuppgifter mot Skatteverkets kontrolluppgifter. Det finns dock planer på att göra detta under 2013 eller Inget underlag krävs heller för att styrka lämnad inkomstuppgift. Listor avseende placerade barn och vistelsetid skickas till respektive förskola varje månad för avstämning. Resurser tilldelas sedan respektive förskola månadsvis efter antal barn och vistelsetid. 4.1 Uppföljning av åtgärder med anledning av rekommendationer vid föregående granskning Med anledning av den revisionsrapport som presenterades i januari 2010 har skriftlig arbetsrutin/lathund tagits fram för arbetsgången i Procapita, från anmälan om barnomsorg till debitering samt för arbetsmomenten i ekonomisystemet. För att stärka den interna kontrollen finns kontroll av debitering av barnomsorgsavgifter numera med i den interna kontrollplanen. Kontrollen sker årligen av förvaltningens ekonom som gör ett slumpmässigt urval av cirka 10 barn inom förskola 1-5 och fritidshem. Kontroll görs av hela kedjan det vill säga att rätt schema är inlagt, att rätt avgift debiteras, att fakturan gått ut och att fakturan är betald. För 2012 har kontrollen ej ännu genomförts men kommer att genomföras Vara kommun 3 av 6

6 under januari/februari Inga brister har påvisats de två tidigar år denna kontroll genomförts. Endast skriftliga förändringar av inkomstuppgifter godkänns numera. 4.2 Förändrad organisation kring fakturering och kravhantering Fakturering av barnomsorgsavgifter handläggs av assistent på bildningsförvaltningen. Detta är en förändring jämfört med föregående granskning då faktureringen handlades av assistent på ekonomikontoret. Även kravhantering sköts av samma assistent på bildningsförvaltningen vilket också är en förändring mot föregående granskning då detta sköttes av ekonomikontoret. Assistent på bildningsförvaltningen sköter således samtliga led från inläggning av uppgifter i debiteringssystemet (taxa, schema, inkomstuppgifter, ålder och syskon) till fakturering, krav och inkasso. I denna granskning har inte granskning av kravhanteringen ingått men vi har ändå gjort ett antal iakttagelser gällande kravhantering av barnomsorgsavgifter som översiktligt beskrivs nedan. Riktlinjer för finansförvaltning, beslutad av kommundirektören är inte uppdaterad enligt den nya ordningen där kravhanteringen sköts av respektive förvaltning. Det finns inga gemensamma rutiner eller uttalanden kring hur exempelvis förfrågan om anstånd med betalning skall hanteras. Inget godkännande av anstånd sker heller av överordnad chef. I de fall anstånd efterfrågas över telefon (vilket inte händer särskilt ofta) har assistenten flyttat fram datumet för betalning i debiteringssystemet. I de fall överenskommelse träffas kring en avbetalningsplan för en obetald fordran går inte ärendet vidare till inkasso. Då avbetalningsplaner efterfrågas rekommenderas personen kontakta kommunens konsumentrådgivare som kommer överens med vederbörande om en avbetalningsplan. Ibland kommer assistenten dock överens om en avbetalningsplan direkt och ett brev skickas ut med de överenskomna summorna. Avbetalningsplanerna skrivs inte under av kommunen och inte heller av den person som har skulden. Bevakning sker av att betalning inkommer enligt avbetalningsplan och om så inte sker skickas ett nytt brev ut om avstängning av barnomsorg samt att skulden kommer att gå vidare till inkasso. De fordringar som skall gå vidare till betalningsföreläggande tas fram av assistent på bildningsförvaltningen och skrivs under av ekonomichefen, därefter sker en avskrivning av fordran i ekonomisystemet. Vara kommun 4 av 6

7 5. Bedömning och rekommendationer Bedömning Vi bedömer att rutiner för fastställande av avgift och debitering av avgift som säkerställer en tillräcklig intern kontroll i huvudsak fungerar tillfredställande. Kommunen har beaktat de rekommendationer som lämnades i revisionsrapporten Då resurserna till förskolorna varje månad betalas ut efter antal barn och vistelsetid finns en inbyggd kontroll och incitament för förskolorna att stämma av och rapportera eventuella förändringar av barn och schema. Avseende kontroll av inkomstuppgifter sker idag ingen ytterligare kontroll förutom det årliga utskicket som görs till vårdnadshavare med uppmaning att lämna in ny inkomstuppgift. Som påtalades i förra granskningen finns det risker och sårbarhet med att en och samma person sköter hela kedjan i faktureringsrutinen. Vi anser att det finns risker med att fakura- och kravhanteringen flyttats till respektive förvaltning, framförallt gällande kravhanteringen. Risk finns att en kund med fakturor för flera av kommunens tjänster hanteras på olika sätt beroende på vilken förvaltning som utför tjänsten. Vidare försvinner helhetsperspektivet över en persons eventeulla skulder till kommunen Rekommendationer För att säkerställa rätt inlämnade inkomstuppgifter rekommenderas styrkande med underlag och/eller kontroll mot skatteverkets kontrolluppgifter. För att ytterligare stärka den interna kontrollen kan till exempel rutinmässig kontroll av antal inskrivna barn i förhållande till antal utgående fakturor göras och särskild kontroll av inlämnade inkomstuppgifter för de som inte når upp till maxtaxan. Gällande riktlinjer för finansförvaltning, beslutad av kommundirektören , bör uppdateras enligt den nya ordningen där kravhanteringen sköts av respektive förvaltning. Om fakturering, kravhatering och inkasso skall skötas ute på de olika förvaltningarna så som nu sker behöver riktlinjer fastställas för att säkerställa en likartad hantering oavsett förvaltning. Exempelvis under vilka förhållanden kan ett anstånd med betalningen godkännas och med hur lång tid. Kommunen bör också finna ett arbetssätt som säkerställer ett helhetsperspektiv på kunden oavsett debiterande förvaltning. Vidare anser vi att anstånd skriftligen bör godkännas av överordnad chef för att undanröja eventuella jävsrisker för assistenterna. Det samma gäller avbetalningsplaner som vi anser bör vara skriftliga och undetecknas av såväl kund som kommun då det är ett avtal/förbindelse som båda parterna kommit överens om. Detta även för att undanröja eventeulla jävsrisker. Vara kommun 5 av 6

8 Charlotte Karlsson Projektledare Staffan Löfving Uppdragsledare Vara kommun 6 av 6