System och rutiner 2008

Transkript

1 Revisionsrapport System och rutiner 2008 Avesta kommun Mars 2009 Åke Andersson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Uppdrag Syfte Metod Fakturering och betalningsbevakning Allmänt Överföring av förvaltningarnas debitering till ekonomisystemet Betalningsbevakning Övrigt Matkuponger Uppföljningen av styrelsernas interna kontrollplaner Boendes egna medel Dokumentation av systemrutiner och handläggningsrutiner Riskanalys Systemgodkännande Behörighetssystem Upprättandet av inventarieförteckningar och ajourhållning...8 1

3 1 Sammanfattning För bokföring och bevakning av kundfordringar sker grundregistrering och avgiftsberäkning i försystem till ekonomisystemet. Betalningsbevakning och kravåtgärder är centraliserad till kommunens redovisningsenhet. Rutiner för handläggning av kundreskontra är inte dokumenterade vad avser fakturering, bokföring, betalningsmottagning och löpande avstämning. Fastställd policy finns för kravrutiner. Beslutsrutiner rörande långtidsbevakning och avskrivning bör ses över. Tidigare års noteringar kvarstår rörande brister inom bland annat följande områden: Styrelsernas arbete med den interna kontrollen Dokumenterade kontroll- och avstämningsrutiner av inköpslager och utlämning av kuponger Kontroller för att testa säkerhet och funktionalitet i tillämpade system och rutiner Inventarieförteckningar som också ajourhålls Riktlinjer har utfärdats kring användning av kort och arbete pågår med att upprätta systemdokumentation över redovisningssystemet. 2

4 2 Inledning En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagens 9 kap 7 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Intern kontroll är ett ledningsverktyg med betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen skall säkerställa att beslut fattas på ett korrekt underlag. De skall också skydda mot medvetna eller omedvetna fel när det gäller hanteringen av kommunens tillgångar. 2.1 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av kommunens revisorer att granska system för: Debitering av avgifter och allmän fakturering Kravverksamhet Uppföljning av notering om brister i 2007 års rapport över löpande granskning 2.2 Syfte Syftet är att kontrollera om det finns ändamålsenliga rutiner och metoder samt om dessa används inom olika delar av redovisningen. Granskningen avseende kundfaktureringen ska besvara följande frågeställningar: Vilka rutiner finns kring hanteringen av kundfakturering, betalningar och kravhantering är dessa kända och dokumenterade? Vilka kontroller utförs av att fakturering baseras på överenskommna villkor? Vilka kontroller utförs i samband med fakturering samt vid överföringar av faktureringsfiler mellan försystem och ekonomisystem? Vilka kontroller utförs för att kontrollera att intäkterna bokförs i redovisningen med rätt belopp och på rätt verksamhet? Hanteras betalningspåminnelser och kravhantering enligt beslutad rutin? Hanteras reserveringar och avskrivningar enligt beslutad rutin? Vidare är syftet är att följa upp tidigare års löpande granskning för att se vad som hänt med tidigare påtalade brister. 2.3 Metod Granskningen har utförts genom: Intervju med rutin- och systemansvariga 3

5 3 Fakturering och betalningsbevakning 3.1 Allmänt För bokföring och bevakning av kundfordringar för avgiftsdebitering bl.a. barnomsorg, äldre- och handikappomsorg, vatten och renhållningsavgifter sker grundregistrering och avgiftsberäkning i försystem till ekonomisystemet. Betalningsbevakning och kravåtgärder är centraliserad till kommunens redovisningsenhet. Fakturering av diverse försäljning av t.ex. varor, tjänster och upplåtelser sker genom att underlag för fakturering skickas till kommunens redovisningsenhet som utfärdar fakturor till kunderna. 3.2 Överföring av förvaltningarnas debitering till ekonomisystemet Iakttagelser Någon dokumentation finns inte över rutiner för maskinella och manuella åtgärder och kontroller vid överföring mellan debiteringssystem och ekonomisystem. Det finns kvittenssystem (skickning-mottagning-inläggning) som sänds med automatik via mail mellan debiterande enhet och redovisningsenheten i samband med överföring av förvaltningarnas faktureringsfiler från avgiftsdebiteringssystem till ekonomisystem. Kommunens redovisningsenhet handlägger fakturering för allmän debitering av diverse fakturerade tjänster som kommunen tillhandahåller. Förvaltningarna lägger in underlag för debitering och kommunens redovisningsenhet upprättar faktura. Därvid skapas ett objektnummer för faktura som inte går att makulera. Någon kvittens på utfärdad faktura och bokförd intäkt får inte förvaltningarna förutom den redovisning som finns på berörda intäktskonton i kommunens ekonomiska redovisning. Genom skapat objektnummer kommer förvaltningarna att kunna följa hur status är på inlämnat faktureringsunderlag. Bedömning Rutinerna bör dokumenteras. Vid allmän fakturering bör förvaltningarna fortlöpande följa upp och bevaka objektnummer som inte är fullständigt åtgärdade. 3.3 Betalningsbevakning Iakttagelser Nuvarande rutiner för bevakning av oreglerade kundfordringar bygger på att debiterande förvaltning på ett aktivt sätt fortlöpande bevakar förfallna fordringar. Det finns olika nivå/ambition hos kommunens förvaltningar för hur aktiva de är med att bevaka sina utestående fordringar initialt när betalning uteblir. Samverkan med redovisningsenheten blir i sämsta fall mycket utdragen. 4

6 Rapporter delges förvaltningarna fortlöpande om kvarstående kundfordringar. Nedskrivning av fordran sker efter att kravåtgärder genomförts utan resultat. Bedömning sker av förvaltning tillsammans med redovisningsenhetens kravenhet att fordran anses osäker. Långtidsbevakning av utestående fordran sker av redovisningsenheten. Efter viss tid sker avskrivning av fordran av ekonomisekreterare enligt fastställd policy. Något formellt beslut fattas inte vid avskrivning av fordran. Bedömning Interna rutiner för att vara aktiv mot kund redan initialt, vid dröjsmål med betalning, måste överlag vara likartad och bygga på synen likställighet mot alla kunder. Förvaltningarnas ansvar för kontroll och samverkan med redovisningsenheten måste tydliggöras. Det kan ifrågasättas om avskrivning av kundfordran kan ske utifrån likställighetsprincipen i kommunallagen. Generellt sätt skall fordran bevakas och kravåtgärder ske till dess fordran är reglerad. Avskrivning kan ske om beslut finns i konkurs, ackord, skuldsanering eller slutredovisning av dödsbo. Avskrivning av fordran är ett formellt beslut som skall dokumenteras och anmälas i gängse ordning vilket ger möjligt för kommunmedlem att kunna laglighetspröva beslutet. Om särskilda anstånd med betalning skall tillåtas bör formella beslut fattas av behörigt organ/delegat. Det bör bedömas om det är till fördel att lägga ut långtidsbevakning av förfallen fordran på extern tjänst ex. hos Marginalen. 4 Övrigt 4.1 Matkuponger Det bör undersökas om det finns möjlighet att få en månatlig redovisning över verkställda löneavdrag ur lönesystemet som delges måltidsansvarig på centrala skolkansliet. Någon form av kontrollåtgärder bör införas kring inköp och utlämning av måltidskuponger. Dokumenterade kontroll- och avstämningsrutiner av inköpslager och utlämning av kuponger bör finnas. 5

7 4.2 Uppföljningen av styrelsernas interna kontrollplaner Kommunstyrelsen har beslutat att utse en arbetsgrupp med representanter från flera förvaltningar. Arbetsgruppen har i uppdrag att tydliggöra arbetet med den interna kontrollen i kommunen, ta fram goda exempel och utveckla kontrollmetoder. Under 2007 hade det inte skett någon större utveckling av styrelsernas arbete med den interna kontrollen. Arbetsgruppens arbete har inte varit aktivt under året och det finns inga klara direktiv över när gruppens arbete ska vara färdigställt. 4.3 Boendes egna medel Noteringar från granskning 2007 Problem med kontanthanteringen uppkommer i samband med det behov av stöd som funktionshindrade och äldre i eget boende har för att göra dagliga matinköp. Kommunens personal får både hantera kontanter och inköpskort som gör att kommunens ansvar för kontrollfrågor och ansvarsfrågor är problematiska. Förslag finns om att införa nya rutiner som skall minska kontanthantering. Kommunen bör utveckla kortrutiner eller andra inköpsrutiner för dagliga matinköp, så att kommunens och personalens ansvar för hanteringen är tydligt och begränsat. Riktlinjer har utfärdats kring användningen av kort, bland annat att personal inte får handla med vårdtagarens köpkort och att personalen inte ska få tillgång till koder. 4.4 Dokumentation av systemrutiner och handläggningsrutiner Noteringar från granskning 2007 Det skall finnas aktuell systemdokumentation och beskrivning av arbete med kundregister, avgiftsuträkning, behandling av inkomna debiteringsunderlag, registrering i ekonomisystem, betalningsbevakning och kravverksamhet. Arbetet med att upprätta dokumentation har påbörjats. Arbetet med dokumentation av redovisningssystem har påbörjats, men arbetet har stannat av på grund av resursbrist. 6

8 4.5 Riskanalys Tidigare års bedömningar Det skall finnas dokumentation över gjorda bedömningar för olika riskområden, som uppkommer vid förvaltning av debiteringssystem och kundreskontra. Löpande information som är dokumenterad bör finnas över avvikande händelser, tekniska fel eller felaktigheter utifrån fastställd säkerhetsnivå. Återkommande kontroller bör ske för att testa säkerhet och funktionalitet i tillämpade systen och rutiner. Bedömning kvarstår. System för riskbedömning har testats. 4.6 Systemgodkännande Tidigare års bedömning Beslut bör finnas att systemet är kvalitets- och säkerhetstestade och att behörigt organ i kommunen utses att utifrån utfärdade kvalitetsmanualer och resultat av tester medge godkännande om fortlöpande drift av systemet. Beslut om att ett verksamhetssystem blivit godkänt bör tydliggöra att systemägaransvaret och förvaltningen av systemet övergår från systemutvecklingsansvarig till utsedd systemägare. Bedömning kvarstår. Rutiner håller på att tas fram. 4.7 Behörighetssystem Tidigare års bedömning Förvaltning av och säkerhetsfrågor för behörigheter bör ses över. Gäller framför allt behörigheten för de centrala funktionerna på redovisningsenheten. Rutiner för återkommande analys av vilka som har behörighet till systemet och vilka åtgärder respektive användare gör i systemet bör bli föremål för återkommande kontroll. Kontrollerna bör dokumenteras. Kontroll bör också göras på olika nivåer av förvaltningarna själva. Bedömning kvarstår. 7

9 4.8 Upprättandet av inventarieförteckningar och ajourhållning Inga stödjande dokument har fastställts. Inga särskilda åtgärder har gjorts under Inga åtgärder har vidtagits under