Granskning av interna kontrollen

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av interna kontrollen Landstinget Halland Datum Författare Leif Johansson Anita Andersson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Uppdrag Syfte och metod Allmänt om intern kontroll Dokumentation av rutiner Styrande dokument Bedömning och förslag till åtgärder Internkontrollreglemente Kontrollmål Sammanfattande kommentarer...8

3 1 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid följande enheter inom Landstinget Halland: Närsjukvården Kungsbacka Primärvårdsnämnden i Varberg Primärvårdsnämnden i Falkenberg. Primärvårdsnämnden i Halmstad Primärvårdsnämnden i Hylte Primärvårdsnämnden i Laholm Psykiatrinämnden Hjälpmedelsnämnden Handikappförvaltningen inom Länssjukvårdsnämnden Sjuktransportförvaltningen inom Länssjukvårdsnämnden Landstingsstyrelsen 2 Syfte och metod Syftet har varit att bedöma nämndernas/styrelsens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Särskild vikt läggs vid granskning av att rutiner är dokumenterade. Aktuella kontrollmål finns beskrivna i pkt 5.2. Bedömning har skett utifrån en genomgång av olika dokument, intervjuer med ansvariga personer samt stickprovskontroller. Rapport med uppgifter om kontrollmål och bedömning av den interna kontrollen har lämnats till varje nämnd/styrelse. 3 Allmänt om intern kontroll Intern kontroll är ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen bidrar till att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen. Den interna kontrollen består dels av redovisningskontroller, dels av administrativa kontroller. 3

4 Redovisningskontroller syftar till säkerhet i system och rutiner (dvs. trygga tillgångar och förhindra att förluster uppstår) och rättvisande räkenskaper (dvs. säkerställa en riktig och fullständig redovisning). Syftet med administrativa kontroller är att främja effektiviteten och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Vidare syftar de till att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Administrativa kontroller kan delas in i organisatoriska kontroller (skapas genom att organisationen utformas på ett ändamålsenligt sätt) och förvaltningskontroller (skapas genom att styr- och rapporteringssystem utformas på ett ändamålsenligt sätt). Det är respektive nämnd/styrelse som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och utförande. Nämnden ska således upprätta anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Landstingsstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. 4 Dokumentation av rutiner 4.1 Styrande dokument Landstinget har sedan tidigare ett flertal rutiner beskrivna i sin Ekonomihandbok. Därtill kommer de olika anvisningar som finns beskrivna på Landstinget Hallands intranet, Lina. 5 Bedömning och förslag till åtgärder 5.1 Internkontrollreglemente Landstingsfullmäktige har antagit ett reglemente som ska gälla från och med 1 januari 2007 med successivt införande under Nämnden eller styrelsen ska varje år anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen. 5.2 Kontrollmål Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. För samtliga rutiner har även en verifiering gjorts. 4

5 Varje kontrollmål/revisionsfråga har betygsatts som acceptabel eller ej acceptabel. Rutin Kontrollmål Bedömning Motivering Dokumentation av förekommande rutiner Att dokumenterade rutiner finns upprättade. Landstingets ekonomihandbok har för flertalet rutiner kompletterats med egna rutinbeskrivningar. löpande avstämningar Att det finns ändamålsenliga avstämningsrutiner Dokumenterade rutiner finns upprättade. Faktureringsrutiner Att det finns ändamålsenliga rutiner för fakturering I huvudsak fungerar faktureringsrutinerna på ett tillfredsställande sätt inom samtliga nämnder. kassahantering Att det finns rutiner för avstämning av nämndens kontanthantering Avstämning av enheternas dagskassor sker, med ett par undantag, 1 ggr/mån. Vi anser att avstämning av dagskassorna ska ske minst två gånger per månad. Psykiatriförvaltningen bör genomföra en inventering och uppdatering av samtliga förskottskassor. Vid Kungsbacka vårdcentral var säkerheten för kassan och personalen bristfällig på grund av en mycket öppen planlösning. 5

6 Leverantörsfakturor Att det finns säkra rutiner för betalning av leverantörsfakturor Vissa konton, fakturor större än 20 tkr samt vissa leverantörer efterkontrolleras. Leverantörsfakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag/ scanningdag. uppföljning av drivmedelskostnader och övriga kostnader Att rutiner finns utarbetade och följs. Körjournaler förs överlag men det är inte alltid dessa lämnas löpande till förvaltningen för uppföljning. Några enheter följer drivmedelsförbrukning och övriga kostnader årsvis på totalnivå och några årsvis per bil. Vi anser att regelbunden uppföljning av förbrukning och kostnader bör ske. Rutin för traktamenten, bilersättningar Att rutiner finns utarbetade och att rätt ersättning utbetalas Reseräkningen skickas för attest till närmaste chef. Centrala anvisningar finns. Flertalet nämnder registrerar uppgifterna manuellt, några registrerar direkt i PS-självservice. De manuella rutinerna fungerar i de flesta fall på ett ändamålsenligt sätt men vi anser ändå att all registrering ska ske direkt i PSsjälvservice. utbildning och konferenser Att det finns ändamålsenliga och säkra rutiner och att de följs Centrala anvisningar finns, som ibland har kompletterats med egna rutinbeskrivningar. Stickprov visar att uppgifter om syfte och deltagare saknas för några fakturor för en del förvaltningar. 6

7 inköp och registrering av datorer och mobiltelefoner. Invent.förteckningar Att alla inköp registreras Allt som är stöldbegärligt registreras med serienr m m. Inventarieförteckningar begärs in varje årsskifte. Stickprov visar att anvisningarna med något undantag följs. representati on och gåvor Att befintliga rutiner tillämpas Landstingets regler för representation/gåvor följs i huvudsak. Stickprov visar att fullt avdrag för moms har gjorts på några representationsfakturor När det gäller interna konferenser eller interna informationsmöten är det av vikt att skillnaderna i avdragsrätt för moms uppmärksammas. Vid en konferens som omfattar minst 6 timmar samt har ett program, får moms på hela beloppet lyftas. Vid ett internt informationsmöte begränsas avdragsrätten till momsen på 90:-. Stickprov på verifikationsmaterialet visar att det för några fakturor råder oklarhet på ovannämnda punkt. mervärdesskatt vid leasing Att kännedom finns om gällande regelverk Rutiner finns för efterkontroll av leasingfakturor. 7

8 offentlighet och sekretess Att rutiner finns utarbetade och efterlevs Fakturor med personuppgifter scannas ej utan hanteras manuellt hos leverantören. Några centrala anvisningar över vad som ska scannas finns inte. Allmänna anvisningar om sekretess finns. I övrigt bestämmer varje förvaltning vad som ska scannas. Personal som scannar in fakturorna omfattas av sekretessen. Samtidigt vill vi framhålla vikten av att landstinget har säkra och ändamålsenliga rutiner vid sändande av fax. 6 Sammanfattande kommentarer Landstinget Halland har genomgående bra rutiner även om det finns några förbättringsområden främst när det gäller: -Avstämning av enheternas dagskassor -Uppföljning av fordonskostnader -Registrering av reseräkningar via PS-självservice -Lämnande av uppgifter om syfte och deltagare vid representation/konferenser -Momsavdrag i samband med representation. När det gäller uppföljning av fordonsparken är sjuktransportförvaltningen ett gott exempel att rekommendera för andra förvaltningar. Beträffande offentlighet och sekretess vill vi framhålla vikten av att landstinget har säkra och ändamålsenliga faxrutiner. I landstingets internkontrollreglemente betonas särskild att nämnder och styrelser ska anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen. Revisionen kommer framledes att följa upp att planer upprättas. 8