INTERN KONTROLLGRANSKNING 2014 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION KULTUR OCH UTBILDNING

Transkript

1 För kännedom Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Samlad redovisning Kultur- och utbildningsförvaltningen Förvaltningschef Mikael Palo Ekonomichef Marita Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2014 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION KULTUR OCH UTBILDNING SAMMANFATTNING Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare samt kontraattester. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia samt avtalstrohet. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet vid inköp av resor Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande X Tillfredsställande God X X X Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare samt kontraattestera är tillfredsställande och möjlig att förbättra. Leverantörsfakturans formalia bedöms inte helt tillfredsställande på grund av skattehanteringen vid uppdragstagare. Avtalstrohet vid inköp av resor bedöms som god. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(8)

2 Vi har noterat att i vissa fall kontoplanen tillämpas inkonsekvent. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Rekommendationer Rutinen att ange syfte, deltagare samt kontraattestera bör kunna stärkas. Rekommendationer Tillämpningen av rutinen för att anlita uppdragstagare behöver stärkas för att säkerställa att sociala avgifter och skatteavdrag hanteras korrekt. SID 2(8)

3 IAKTTAGELSER Syfte och deltagare För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken och landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 1. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder och uppvaktningar. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton; Kurs- och konferensavgift Kontot består av 123 transaktioner på tillsammans 377 tkr (487 tkr). Vi har granskat totalt 26 verifikat från 8 ansvar och noterat följande; Vid granskningstillfället saknades uppgift om deltagare vid 3 fall och uppgift om syfte vid 2 fall. På grund av saknade uppgifter om deltagare går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändig. 5 verifikat avser inte personalens utbildning och borde ha bokförts på ett annat konto. Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av 4 transaktioner på tillsammans 3 tkr (8 tkr). Vi har granskat 2 verifikat. Vår granskning visar att av underlagen framgår tydligt syfte, deltagare samt kontraattest och vi har inget att anmärka på. Övriga kostnader utbildning Kontot består av 11 transaktioner på tillsammans 15 tkr (0 kr). Vi har granskat 2 verifikat. Vår granskning visar att av underlagen framgår tydligt syfte och deltagare och vi har inget att anmärka på. Uppvaktning personal Kontot består av 43 transaktioner på tillsammans 15 tkr (48 tkr). Vi har granskat totalt 10 verifikat från 8 ansvar. Granskningen visar att vid granskningstillfället saknades uppgift om syfte och mottagare vid 3 fall. Vi har fått uppgifterna vid faktaavstämningen. 1 Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(8)

4 Det är viktigt att uppgifter som syfte och mottagare framgår för att kunna bedöma ändamålsenligheten och för att kunna kontera på rätt konto. Det finns också skattemässigt regelverk som behöver tas hänsyn till. Gåvor från arbetsgivaren är enligt huvudregeln skattepliktiga för arbetstagare förutom jul-, jubileums- och minnesgåvor. Informationsmöten, personalfester Kontot består av 5 transaktioner på tillsammans - 24 tkr (16 tkr). Vi har granskat 2 verifikat och noterat att felaktigt saldo beror på bokning av upplupen kostnad som avser bokslut Enligt uppgift från förvaltningen detta ska korrigeras. I 1 fall saknades kontraattest och avdragsgill moms är under gränsvärdet. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 67 transaktioner på tillsammans 98 tkr (72 tkr). Enligt landstingets anvisningar används kontot för personalens trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt, förfriskningar. Vid granskningstillfället hade Scenkonst Sörmland egen konteringsanvisning för kontot där momssats var felaktigt och anvisningen har uppdaterats under granskningen. Vi har granskat 13 verifikat från 8 ansvar och noterat följande; 1 fall framgår syfte och deltagare men kontraattest saknas. För mycket moms har dragits av. Avdragsgill moms vid intern representation är begränsat till 10,80 kr när momssatsen är 12 %. 1 fall framgår syfte men inte deltagare. På grund av att underlaget saknar uppgifter går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest har varit nödvändig. 1 fall avser inte personalrepresentation och borde ha bokförts på ett annat konto. 2 fall avser måltider till planerings- och personaldagar. Deltagare framgår tydligt men kontraattest saknas. För mycket moms har dragits av om dessa avser intern representation. Detta innebär begränsat avdrag för ingående moms. Avdragsgill moms för representation avseende måltider begränsas till den moms som belöper på 90 kr per person. SID 4(8)

5 Konto 7596 Förtäring, konferens lokal vid möten/sammankomster Kontot består av 114 transaktioner på tillsammans 253 tkr (265 tkr). Vi har granskat 10 verifikat från 8 ansvar där ett ansvar har inte saldo på kontot. Vi har noterat följande; 1 fall saknades uppgift om deltagare och syfte. På grund av saknade uppgifter om deltagare går det inte att uttala sig om i vilken utsträckning kontraattest varit nödvändig. 2 fall avser måltids- och fikakostnader för Kulturting Enligt notering ska kostnader faktureras vidare därför behövs det inte bifoga representationsblankett. Av underlaget framgår inte information om vidarefakturering, exempelvis verifikatnummer. Kompletterande uppgifter om vidarefakturering bör framgå av underlaget för att kunna följa den ekonomiska händelsen utan svårighet. Konto 6810 Resekostnader och biljetter Kontot består av 470 transaktioner på tillsammans 575 tkr (703 tkr). Vi har granskat 31 verifikat från 8 ansvar. Granskningen visar att uppgifter om resenär, syfte och kontraattester framgår. Studenternas intresseföring har fakturerat landstinget för kostnader för lärarens resa. Rutinen kommer att ändras så att skolan beställer och betalar resan för lärare. Hotell och logikostnader Kontot består av 159 transaktioner på tillsammans 521 tkr (426 tkr). Vi har granskat 13 verifikat från 8 ansvar. Vår granskning visar att det är god ordning i räkenskaperna där uppgifter om resenär, syfte och kontraattester framgår förutom två fall där syftet saknades. Konto 7070 Extern representation Kontot består av 67 transaktioner på tillsammans 30 tkr (2 tkr). Vi har granskat 9 verifikat från 8 ansvar och noterat följande: Vid granskningstillfället saknades uppgift om syfte i 1 fall och kontraattest saknades i 1 fall. Uppgifter om syfte och deltagare saknades i 1 fall och därför kan vi inte uttala oss om kontraattest varit nödvändigt. Kompletterande uppgifter har lämnats vid faktaavstämning. Det är viktigt att uppgifter som syfte och deltagare framgår för att kunna bedöma ändamålsenligheten, för att kunna kontera på rätt konto samt göra korrekt momsavdrag. I de fall där kostnaderna avser intern representation SID 5(8)

6 (middag med aktiviter med karaktär av personalfest) ska dessa kostnader bokföras till konto för intern representation. Det finns också ram för avdragsgill moms för dessa kostnader. Vi har noterat att i vissa fall kontoplanen tillämpas inkonsekvent och att nödvändiga uppgifter har saknats. Enligt landstingets rutiner måste Samlad redovisning hämta information från verksamheten om vad händelsen avser innan en korrekt bokföring kan göras. Dessutom ska en särskild blankett användas för att fånga upp nödvändiga uppgifter. Denna rutin på Samlad redovisning bör stärkas för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifterna framgår av redovisningen. Dessutom är det viktigt ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Leverantörsfakturan formalia Vi har granskat ett urval av leverantörsfakturor på konton som avser olika konsulttjänster för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. Arvode uppdragstagare Kontot består av 72 transaktioner på tillsammans 366 tkr (423 tkr). Dessa transaktioner hanteras via löner och vi har inget att anmärka på. Övriga arvoden + gage Kontot består av 10 transaktioner på tillsammans 258 tkr (385 tkr). Dessa transaktioner hanteras via löner och vi har inget att anmärka på. Extern föredragshållare Kontot består av en faktura på 2 tkr. Fakturan uppfyller kraven på en fullständig faktura och kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. Av fakturan framgår inte åt vem föreläsningen hållits (personal eller elever). Enligt uppgift från förvaltningen kostnaden avser inte personalens utbildningskostnader och ombokning kommer att ske. Inhyrd personal Kontot består av 377 transaktioner på tillsammans tkr (6 215 tkr). Vi har granskat 25 verifikat från 8 ansvar och noterat följande; 2 fall uppfyller inte fakturan kraven på en fullständig faktura. Uppgift om F- skatt och organisationsnummer ska finnas på leverantörsfakturor för att den SID 6(8)

7 har betydelse för hur betalning och skatteredovisning ska ske. Av ett verifikat framgår inte på vilket sätt sociala avgifter har hanterats. Enligt uppgift från förvaltningen borde de hanterats via löner och korrigering kommer att ske. På landstingets intranät, Insidan, finns en blankett Avtal med uppdragstagare för att anlita konsult. Denna blankett ger stöd för att lämna uppgifter om skatteformen. Däremot rutiner för vidarehantering kan vi inte finna. Vi anser att det ska finnas anvisningar för att anlita uppdragstagare, dessa ska vara landstingsövergripande och ingå i ledningssystemet. 1 verifikat avser inte inhyrd personal och ombokning kommer att ske. Konto 7551 Konsultarvode Kontot består av 22 transaktioner på tillsammans 124 tkr (812 tkr). Vi har granskat 6 verifikat från 6 ansvar. Inga kostnader har bokförts på kontot för två ansvar. Granskningen visar att fakturor uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. Konto 7595 Extern handledning Kontot består av 87 transaktioner på tillsammans 223 tkr (26 tkr). Vi har granskat 5 verifikat från 5 ansvar. Inga kostnader har bokförts på kontot för tre ansvar. Granskningen visar att fakturor uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. Inköp och avtalstrohet Vi har översiktligt granskat avtalstrohet vid verifikationsgranskningen via genomgång av fakturor avseende resor. Vi bedömer att avtalstroheten mot landstingets ingångna avtal är god inom inköp av resor. Övriga noteringar Vi har konstaterat att resultaträkningens nedbrytning till transaktioner från Måttdatabasen/BORIS inte varit korrekta. Vi noterade felet vid föregående års granskning av hälso- och sjukvårdens löpande redovisning och då var vi i kontakt med systemförvaltare för Måttdatabasen avseende ekonomi. Felet verkar kvarstå även i år. Förvaltningen använder inte måttdatabasen utan pivottabeller därför att mindre del av personalen har åtkomst till landstingets intranät Insidan. SID 7(8)

8