Anvisningar för resor, kurser, konferenser och representation samt ersättning för utlägg vid Kommunstyrelseförvaltningen.

Transkript

1 10 januari 2007 Bilaga till riktlinjer för resor, kurser, konferenser och representation Anvisningar för resor, kurser, konferenser och representation samt ersättning för utlägg vid Kommunstyrelseförvaltningen. Nedanstående administrativa anvisningar gäller för kommunstyrelseförvaltningen och är en bilaga till de riktlinjer som beslutats av kommundirektören för deltagande i tjänsteresor, kurser, konferenser och representation i Haninge kommun. Hur beställs tjänsteresor/kurser/konferenser? Haninge kommuns inköpspolicy ska följas. Finns på intranätet (Insidan). Vid all beställning (även RESIA): Vid beställning/bokning av tjänsteresor/kurser/konferenser ska den som beställer uppge beställarid/användarid och kräva att den kommande fakturan ska märkas med beställarens beställarid/användarid samt fakturaadress Haninge Kommun, Box 951, Östersund. Detta för att den kommande fakturan ska kunna nå rätt mottagare elektroniskt inom kommunen. Eget utlägg eller reseförskott? För mindre utlägg under resa rekommenderas i första hand eget utlägg och i andra hand reseförskott. Redovisning av eget utlägg eller utlägg vid reseförskott sker enligt nedan. För omfattande utlägg under resa och/eller frekventa resor rekommenderas företagsupphandlat kort med privat betalningsansvar. I andra hand rekommenderas reseförskott. Om du ska skaffa företagsupphandlat kort med privat betalningsansvar bör detta planeras i god tid före resan. Kommundirektör beslutar om kort. Kommunstyrelseförvaltningens ekonomiavdelning ger dig ytterligare information om företagsupphandlat kort samt hjälper dig att skaffa ett sådant. Reseförskott kräver överordnad chefs beslutsattest och kan erhållas i kontanter eller som insättning på resenärens bankkonto (kräver cirka 3 dagars framförhållning) via kommunstyrelseförvaltningens ekonomiavdelning mot attesterat underlag. Kontakta Anna-Christina Bergenås. 1

2 Hur hanteras reseräkning (inkl traktamente och egna utlägg)? Reseräkning. Efter resor ska normalt reseräkningar upprättas. Blankett Reseräkning och anvisningar finns på intranätet Insidan under Blanketter. Eventuellt uttag av reseförskott anges på reseräkningen Eventuella utlägg sammanställs och upprättas på blankett Reseräkning. Kvitton från utlägg bifogas reseräkningen. Syfte med resan ska anges. Kurs-/konferensprogram ska bifogas reseräkning om det gäller utlandsresa eller konferenser med övernattning. Beslutsattestera enligt riktlinjer. Traktamente. Traktamente vid resor regleras via kollektivavtal. Vid rapportering av resa med reseräkning beräknas traktamente, avdrag för måltider, utlägg mm och ersättning utbetalas vid ordinarie löneutbetalning. Lämna Reseräkning med underlag till KSF personalavdelning, Mia Toivonen, omgående efter resans slut. Hur hanteras ersättning för egna utlägg om inte reseräkning lämnas? I första hand ska utlägg ersättas genom reseräkning. Se rutin ovan. Utbetalning sker via ordinarie löneutbetalning. Om inte reseräkning upprättas kan utlägg ersättas genom utanordning. Utbetalning sker till resenärens bankkonto. OBS! Följ denna rutin om reseförskott har tagits ut: Utlägg sammanställs och upprättas på blankett för Utanordning-Förskott. Blankett finns på intranätet Insidan under Blanketter/Kommunstyrelseförvaltningen/Ekonomi. Syfte med resan ska anges. Deltagare ska anges. Kurs-/konferensprogram ska bifogas om det gäller utlandsresa eller konferenser med övernattning. Kvitton ska bifogas utanordning. Kontera enligt nedan Beslutsattestera enligt riktlinjer. Lämna Utanordning-Förskott med underlag till KSF ekonomiavdelning, Anna-Christina Bergenås, för reglering av förskott. OBS Följ denna rutin om inte reseförskott har tagits ut: Utlägg sammanställs och upprättas på blankett för Utanordning-Övrigt. Blankett finns på intranätet Insidan under Blanketter/Kommunstyrelseförvaltningen/Ekonomi. Syfte och deltagare ska anges om det gäller resa eller kurs/konferens. Kurs-/konferensprogram ska bifogas om det gäller utlandsresa eller konferenser med övernattning. Kvitton ska bifogas utanordning. Kontera enligt nedan 2 (6)

3 Beslutsattestera enligt riktlinjer. Lämna Utanordning-Övrigt med underlag till KSF ekonomiavdelning, Eva Cajback, för utbetalning. Hur hanteras fakturor? Fakturor som kommer till kommunen skannas och distribueras elektroniskt till den som står som referens på fakturan. Fakturor med utländsk valuta i Baltzar eller som pappersfaktura: Kontakta KSF ekonomiavdelning. Fakturan ska hanteras enligt speciell rutin för utlandsbetalningar. Fakturor som avser kurs/konferens med övernattning samt utlandsresor: Inkommande elektronisk faktura ska granskas mot beställning/leverans och konteras. Observera anvisning för kontering nedan. Observera nedan rutin med krav på fakturakopior och kopia på konferens/reseprogram om det gäller utlandsresa eller konferens med övernattning. I fritextfält i Baltzar ska följande anges: Deltagare: Ange vilka anställda som deltagit. Syfte: Ange Konferensprogram/reseprogram finns i pärm vid KSF, Anita Kindberg. Skriv därefter ut kopia på fakturan i baltzar. Bifoga konferensprogram/reseprogram till fakturakopian och lämna den omgående till KSF, Anita Kindberg, som arkiverar i löpnummerordning i pärm. Pärm ska kunna redovisas för revisorer och skattemyndighet. Därefter ska fakturan vidare elektroniskt till beslutsattestant. Vid utlägg redovisas deltagare och kurs/konferensprogram tillsammans med utanordningen. Beslutsattestant ansvarar för att erforderliga uppgifter finns i fritextfältet och pärm eller vid utanordning. Övriga rese-, kurs- och konferensfakturor: Inkommande elektronisk faktura ska granskas mot beställning/leverans och konteras. Observera anvisning för kontering nedan. I fritextfält i Baltzar ska följande anges: Deltagare: Ange vilka anställda som deltagit. Syfte: Ange syftet. Därefter ska fakturan vidare elektroniskt till beslutsattestant. Beslutsattestant ansvarar för att erforderliga uppgifter finns i fritextfältet och pärm eller vid utanordning. 3 (6)

4 Hur konteras tjänsteresor? Gäller både vid fakturor och utlägg Ansvar, verksamhet, projekt mm enligt budgetansvarig. Konto: 7052 SL-kort: Här konteras SL-kort exkl moms 7053 Taxiresor: Här konteras taxiresor exkl moms 7050 Resor: Övriga resor, ej taxi, ej SL, exkl moms Hotell och logi, Sverige: Hotellkostnader exkl moms 7056 Hotell och logi, Utlandet: Speciell rutin för utlandsbetalningar, KSF ekonomi konterar Moms: Avdragsgill ingående moms (enligt underlag på fakturan) Syfte: Ska alltid anges för att verifiera att resan är en tjänsteresa. Deltagare: Ska alltid anges. Speciell regel gäller vid utlandsresor. Se hur hanteras fakturor ovan. Vid utländsk valuta: kontakta KSF ekonomiavdelning. Hur konteras kurs och konferenskostnader? Gäller både vid fakturor och utlägg Ansvar, verksamhet, projekt mm enligt budgetansvarig. Konto: Kurs eller konferens ska konteras på Avgifter för kurser mm: Kurs och konferenskostnad exkl moms 1671 Moms: Avdragsgill ingående moms: (enligt underlag på fakturan). Om kurs/konferens skett utan övernattning: Deltagare: Ska alltid anges. (Skriv i Baltzars fritextfält alternativt separat papper om det gäller utlägg). Syfte: Ska alltid anges för att verifiera att kursen eller konferensen tjänar arbetsgivarens verksamhet. (Skriv i Baltzars fritextfält alternativt separat papper om det gäller utlägg). Om kurs/konferens skett med övernattning: Syfte och deltagare ska alltid anges för att verifiera att kursen eller konferensen tjänar arbetsgivarens verksamhet. Observera nedan rutin med fakturakopior och konferensprogram som gäller om kurs/konferens skett med övernattning: I fritextfält i Baltzar ska följande anges: Deltagare: Ange vilka anställda som deltagit. Syfte: Ange Konferensprogram finns i pärm vid KSF, Anita Kindberg. Skriv ut kopia på fakturan i baltzar. Bifoga kurs/konferensprogram till fakturakopian och lämna den omgående till KSF, Anita Kindberg, som arkiverar i löpnummerordning i pärm. Pärm ska kunna redovisas för revisorer och skattemyndighet. Vid utlägg redovisas deltagare och kurs/konferensprogram tillsammans med utanordningen. Därefter ska fakturan/utanordningen vidare till beslutsattestant. Beslutsattestant ansvarar för att erforderliga uppgifter finns i fritextfältet och pärm eller vid 4 (6)

5 utanordning. Utländsk valuta: kontakta KSF ekonomiavdelning. Hur konteras representation och personalbefrämjande åtgärder? Gäller både vid fakturor och utlägg. Ansvar, verksamhet, projekt mm enligt budgetansvarig. Konto för livsmedel, kaffe, frukt (konto 6440, 6442, 6443) ska inte användas för inköp till personalrepresentation eller personalbefrämjande åtgärder. Beslutsattestant ansvarar för att moms konterats korrekt enligt anvisningar. OBS! Redovisning av moms vid representation styrs av skatteregler. Vid representation (men ej vid personalbefrämjande åtgärder och interna mindre möten) ska momsbeloppet kontrollräknas mot skatteverkets regler och därefter justeras konteringen i baltzar. Kontakta KSF ekonomiavdelning för kontering av moms vid representation. Personalbefrämjande åtgärder/interna möten Används vid interna kurser, interna informationsmöten för kaffe, kaffebröd, frukt, lunch, middag etc. Klassificeras ej som representation Personalbefrämjande åtgärder: Enligt faktura exklusive moms 1671 Moms: avdragsgill ingående moms (enligt underlag på fakturan) Intern representation (personalrepresentation) Används vid personalfester och liknande större interna arrangemang. Kontrollera moms enligt skatteverkets regler Personalrepresentation: Enligt faktura samt eventuellt del av moms 1671 Moms: Avdragsgill ingående moms: (ej enligt underlag på fakturan utan momsbeloppet ska framräknas manuellt enligt skatteverkets regler). Extern representation Används vid representation med externt deltagande. Kontrollera moms enligt skatteverkets regler Extern representation: Enligt faktura samt eventuellt del av moms 1671 Moms: Avdragsgill ingående moms: (ej enligt underlag på fakturan utan momsbeloppet ska framräknas manuellt enligt skatteverkets regler). Uppvaktningar och presenter Se regler på intranätet under personal/arbetsgivarfrågor/uppvaktningar. Beakta regler om uppvaktningar på intranätet Uppvaktningar och presenter: Enligt faktura Moms: Avdragsgill ingående moms (enligt underlag på fakturan). 5 (6)

6 Hur beräknas moms vid representation? Gäller både vid fakturor och utlägg. Ytterligare information och aktuella skatteregler finns på ange representation som sökord. Beräkning av moms vid representation Skatteregler medger avdrag för ingående moms vid representationsmåltider med högst (gäller ) följande för: - lunch, middag : 90 kronor per person. Momsbelopp utöver dessa får ej dras av utan ska konteras på kostnadskonto för representation. Hur beräknas kostnaden i SEK vid kvitton i utländsk valuta? Vid leverantörsfakturor: Kontakta KSF ekonomiavdelning för speciell rutin vid utlandsbetalningar. Vid beräkning av ersättning för utlägg i utländsk valuta: Gå in på vår banks hemsida, Använd beräkningsstödet. Läs av kurs och belopp i SEK för aktuellt belopp i utländsk valuta (köpkurs). Använd denna omräkningskurs (skriv ut och bifoga eller ange på underlaget) Kontera i SEK (6)