Sortera post - Centralt

Transkript

1 Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post i postfack Skapa adresslapp till skanningleverantör Gå igenom postlåda (ca 200 brev/dag) Troligtvis leverantörsfaktura? Skicka brev till skanningleverantör Faktura förfaller snarast? Troligtvis påminnelser, inkasso? Hantera påminnelser & Inkasso Fakturor nej Handskrivna kuvert? Öppna och sortera ut fakturor Manuellt skanna in fakturor i Raindance Fakturor i workflow Övrig post Lägga övrig post i rätt postfack Övrig post Fakturor till skanning E-fakturor (från leverantör)

2 Centralt Förvaltning Hantera O-cirkulerade fakturor - Centralt Ta emot faktura och utreda referens Hantera leverantörsfaktura Ta emot faktura Skicka till aktuell förvaltning Ofullständig faktura Typ av ofullständighet Referens saknas Finner referens? Cirkulera faktura till rätt medarbetare Nollfaktura Makulera faktura Faktura markulerad Troligtvis dubblett? Ändra fakturanummer

3 Centralt Förvaltning Hantera inkasso - Centralt Att utreda inkassoärenden kan vara tidsödande pga. ett antal olika faktorer. Ex. Det kan vara svårt att finna fakturan ärendet gäller. Det kan också vara omständligt att räkna om fakturan. Även avsaknaden av en nationell inkassostandard medför att ärendena tar onödigt stora resurser i anspråk. Kontera och godkänna inkassoärende Attestera inkassoärende Hantera BG utbetalning Inkasso ärende Utreda inkassoärende Skanna inkasso underlag och faktura kopia när krävs Cirkulera inkassoärende

4 Externt Centralt Förvaltning Hantera påminnelse - Centralt Åtgärda faktura enligt dess aktuella status (godkänna, kontera, attestera) Hantera BG utbetalning Hantera faktura enligt reglemente Påminnelse Stämma av påminnelse Finns faktura i Raindance? Skicka påminnelse till medarbetare som innehar aktuell faktura (Raindance) Kontakta leverantör för att få kopia Skanna fakturakopia Cirkulera leverantörsfaktura till korrekt medarbetare Skicka fakturakopia

5 Externt Centralt Hantera BG-utbetalning - Centralt Attesterad faktura Skapa (Raindance) Okulärt kvalitetskontrollera förslag Rimligt? Skapa utbetalningsfil (Raindance) Printa utbetalningslista Överlämna lista till kassapersonal Utreda specifika poster Lista klar för bokföring Ta emot utbetalningsfil Genomföra utbetalning Betalning genomförd

6 Externt Centralt Hantera återredovisningsfil BG - Centralt Importera återredovisningsfil i Raindance Matcha fil mot Raindance utbetalningsfil (sker automatiskt i Raindance) Matchade betalningar Utbetalning via BG Skicka daglig återredovisningsfil

7 Externt Centralt Förvaltning Manuell utbetalning till anställd avseende kompensation för kontantköp - Centralt Kontant betalning genomförd av anställd Redovisa utlägg via dedikerad blankett samt kvitto Komplett info för sakgranska och godkänna utlägg? Sakgranska och godkänna utlägg Komplett info för kontering? Kontera utlägg Korrekt info för attest? Attestera utlägg Attestant korrekt behörighet? ja Behörighetsattestera ärende redovisat utlägg utlägg med korrekt info utlägg med korrekt info Finna korrekt attestant Utbetalningsförslag ok? Registrera (Raindance) Skapa (Raindance) Förslag ok? Skapa SUS fil (Swedbanks Utbetalnings System) Tidsödande aktivitet när betalningsmottagare inte finns upplagt i Raindance. Respektive medarbetare som skall erhålla ersättning läggs upp som en leverantör i leverantörsregistret. Utbetala belopp till medarbetares konto Utbetalning genomförd

8 Externt Centralt Förvaltning Manuell utbetalning till övriga intressenter- Centralt Betalningsuppdrag utan faktura (till ej medarbetare) Skapa utbetalningsunderlag Komplett info för att sakgranska, kontera och godkänna utbetalning? Sakgranska, kontera och godkänna förslag Korrekt information för attest? Attestera Attestant korrekt behörighet? ja Behörighetsattestera Finna korrekt attestant Tidsödande aktivitet när betalningsmottagare inte finns upplagt i Raindance. Respektive intressent som skall erhålla ersättning läggs upp som en leverantör i leverantörsregistret. Utbetalningsförslag komplett? Registrera (Raindance) Skapa SUS (Raindance) Förslag ok? Skapa SUS fil (Swedbanks Utbetalnings System) Hantera BG utbetalning Har Swedbank konto? Utbetala belopp till mottagarens konto Utbetalning genomförd Utbetala belopp via utbetalningskort

9 Extern kommun Centralt Förvaltning Utbetalning - Interkommunal ersättning - Centralt - dokumentbilagor Attestera och skicka detaljerade dokumentbilagor som underlag Sammanställa samtliga interkommunala underlag (Dedikerat system) Underlag kompletta? Attestera och skapa sfiler (olika filer) Skickas till personlig mejl När fil ej stämmer med underlag krävs utredning, vilket är tidskrävande. Nödvändigt kontakta medarbetare som skapat underlagen. Det skapas tre olika filer en gång per månad. Skickas till personlig mejl Ta emot detaljerade dokumentbilagor för respektive fil Stämmer respektive fil med respektive underlag? Arkivera detaljerade dokumentbilagor till respektive fil Importera filer i Raindance Hantera BG utbetalning Ta emot utbetalningsfiler Utreda och åtgärda varför respektive underlag inte är kompatibelt med respektive fil Underlag för utbetalning (Interkommunal ersättning) Skapa underlag för interkommunal ersättning underlag

10 Centralt Förvaltning Internfakturering via fil - Centralt Underlag för fakturering Sammanställa och skapa internfaktureringsfiler (Dedikerat system) Mejla filer (Mejlas till person) Tidskrävande samt riskerar handhavandefel. En fördel om filerna kan hålla högre kvalitet. Rätta fel i respektive fil Mejla de koddelar som är rättade Konsumtionsavgifter? Städa filer inför inläsning i Raindance Mejla fillista till sändare Manuellt korrigera uppgifter i Raindance Uppgifterna rättas manuellt i Raindance, vilket tar tid samt riskerar handhavandefel. Importera filer i Raindance Fil korrekt? Genomföra bokföringsteknisk omfördelning (Sker med automatik i Raindance) Internfakturering klar för bokföring

11 Externt IT Centralt Förvaltning Hantera support - Centralt Teknisktsupport behov uppstår Förändringar attester Teknisktsupport behov uppstår Nya användare Teknisktsupport behov uppstår Lösenordsrelaterat Mejl eller telefon Teknisktsupport behov uppstår Mejl eller telefon Systemteknisk fråga Mejl eller telefon Faktura relaterat support behov uppstår. Ex moms, kontering etc. Mejl eller telefon Ärende slutfört Lösa supportfråga Mejl eller telefon Lösa supportfråga Möjligt lösa teknisksupportfråga? Lösa supportfråga Möjligt lösa fråga? IT support Melj/telefon Leverantörs relaterad supportfråga Ex varför inte betalt Supportfråga från ex journalist eller konkurrent angående ex kopior på fakturor Ärende slutfört Mejl/telefon Ärende slutfört Ärende slutfört

12 Externt Förvaltning Beställning m.h.a. rekvisition - Förvaltning Inköpsbehov Summera beställningsbehov Skapa rekvisition Lämna rekvisition till avsedd leverantör Ta emot rekvisition och överlämna vara

13 Externt Förvaltning Beställning rangordnat ramavtal - Förvaltning Inköpsbehov Summera beställningsbehov Lägga beställning hos rangordnad leverantör (hemsida, telefon) Ta emot samt kontrollera orderbekräftelse Orderbekräftels e ok? Beställning slutförd beställning order Beställning ok? Skicka orderbekräftelse Uppdatera samt skicka ny orderbekräftelse

14 Leverantör Förvaltning Beställning ramavtal - Förnyad konkurrens - Förvaltning Förvara anbuden enligt regelverk Inköpsbehov uppstår Kartlägga inköpsbehov Skapa anbudsunderlag Finna leverantörer i avtalsdatabas Skicka anbudsunderlag till utvalda leverantörer Besvara komplettering och återge samtliga leverantörer samma info. Svarstiden löpt ut? Öppna samtliga anbud enligt regelverk Utvärdera och utse vinnare Tilldela anbudsvinnaren ordern (skriftligt) Ta emot orderbekräftelse Beställning slutförd Krävs kompletterande info? Skapa komplettering Besvara och skicka anbud Ta emot tilldelningsbeslut Skicka orderbekräftelse

15 Externt Upphandlingsenhet Förvaltning Beställning - Ej upphandlat - Förvaltning Inköpsbehov uppstår Kartlägga inköps/ investeringsbehov Skapa upphandlingsunderlag (Vanligtvis från mall) Ta emot komplettering och ge samtliga leverantörer samma info. Ta emot samt förvara anbud enligt regelverk Samtliga underlag öppnas enligt regelverk Utvärdera anbuden och utse vinnare enligt regelverk Skicka tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer underlag Sluta avtal med vinnaren Beställning slutförd Underlag ok? ja Annonsera upphandling Hantera överklagan Kompletterings behov? Besvara upphandlingsunderlag Skicka komplett anbudsunderlag Ta emot tilldelningsbeslut Överklaga? Sluta avtal

16 Externt Förvaltning Leveransmottagning - Förvaltning Lasta av leverans (Utförs av förvaltning) Inspektera leverans Leverans ok? Underteckna leveransdokumentation Tillse beställare erhåller följesedel Leverans slutförd Lasta av leverans (Utförs av leverantör) Kontakta leverantör och informera status Leverantör lastar av? Beställda varor Färdigställa samt leverera beställning Korrigera leverans

17 Extern Förvaltning Hantera leverantörsfaktura - Förvaltning Leverantörsfaktura info för sakgranska? Sakgranska faktura Info för kontera? Kontera faktura Info för attestera? Attestera faktura Faktura klar för betalning Har beställare korrekt info? med info från beställare Sakgranskare/ beställare info? med info Sakgranskare, beställare, konterare info? med info Makulera faktura Faktura makulerad Har Leverantör korrekt info? Leverantör kompletterar med info Leverantör kompletterar med info Leverantör kompletterar med info

18 Löneavdelning Förvaltning Hantera kontantutlägg - Förvaltning Kontantinköp Avdelning tillgång till kontantkassa? Redovisa kvitto samt underlag Underlag ok? Utbetala kontant (till medarbetare) Kontantutlägg slutfört Blankett för kontantutlägg ifylles Kvitto bifogas underlag underlag Underlag ok? Löneutbetalningsprocessen