Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Transkript

1 RAGUNDA KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. Ändrad Kf , / ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Reglementet fastslår att attest skall ske för alla slag av ekonomiska transaktioner såsom; leverantörsfakturor och andra externa ersättningar transfereringar till enskilda löner och andra personalkostnader placering av kommunens likvida medel interna transaktioner och bokföringsorder transaktioner avseende förvaltade medel transaktioner avseende förmedlade medel 2 Intern kontroll och attestrutiner Kommunstyrelsen och Bygg- och miljönämnden ansvarar för den interna kontrollen och ser till att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utförs. Denna internkontroll sker genom ekonomiavdelningen försorg och ansvarig för detta är ekonomichefen. Om man vid internkontrollen hittar sådana brister att den ekonomiska transaktionen inte borde ha godkänts, ska ärendet hänskjutas först till beslutsattestant, därefter vid behov till enhetschefen och i sista hand till ledningsgruppen. Ekonomiavdelningens ansvar avseende internkontroll är endast att se till att situationen uppmärksammas. Intern kontroll kan skilja sig åt mellan olika enheter och deras skiftande verksamheter. En avvägning måste därför göras mellan vad som är väsentligt, vilka effekter eventuella risker får samt kostnader för kontroll å ena sidan och de fördelar som uppnås i form av ökad säkerhet och effektivitet med kontrollåtgärderna å den andra sidan. Meningen med internkontroll är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter avseende betalningsunderlaget ska kunna beivras eller stoppas. Ekonomiavdelningen är skyldig att vidta åtgärder när tveksamheter eller direkta felaktigheter uppmärksammas.

2 2 Vid tveksamhet skall ekonomiavdelningen vända sig till beslutsattestanten för en förklaring eller eventuell åtgärd. Vid verkligt allvarliga situationer kan till sist ärendet behöva bli föremål för diskussion med enhetschefen och i sista hand ledningsgruppen, även revisorerna kan utnyttjas för att säkerställa att ärendet behandlas korrekt. Ekonomiavdelningens ansvar är i så fall endast att se till att situationen uppmärksammas. Därefter tar enhetschefen eller ledningsgruppen över ansvaret för att reda ut situationen. 3 Beslutsattestens ansvar Beslutsattestant ansvarar för att kommunfullmäktiges och Bygg- och miljönämndsbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. I och med att denna rutin för attest och ansvar godkänds av kommunfullmäktige, så erhåller alla enhetschef eller tillförordnad enhetschef automatiskt det direkta ekonomiska ansvaret för sin enhet, dvs. är slutlig beslutsattestant. Enhetscheferna kan, vid behov, delegera sin attestfunktion till verksamhetscheferna, vilket då skall dokumenteras i enlighet med bilaga X. Dock kvarligger det slutliga ekonomiska ansvaret alltid hos enhetschefen. Beslutsattestanter ansvarar för att det man attesterat är korrekt och att följande kontroller har gjorts; att varan eller tjänsten har beställts att varan eller tjänsten har mottagits att kvantitet och kvalitet är enligt beställning att pris, eventuellt rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga att fakturan är rätt uträknad att kontering sker enligt gällande kontoplan att inköpet gjorts i enlighet med gällande delegation att jäv enligt 10 ej föreligger att allt är godkänt för utbetalning För löner/arvoden skall intygas: att underlaget överensstämmer med sakförhållanden och gällande avtal att timrapporter, reseräkningar med mera är uträknade att underlaget är ifyllt enligt fastställd rutin att i övrigt hinder för utbetalning inte föreligger Ekonomienhetens personal har generellt bemyndigande att vara beslutsattestanter för rättelser, bokslutstransaktioner, dagbokstransaktioner, kostnadsfördelningar samt tillgångsoch skuldkonton. Personal- och löneenhetens personal har generellt bemyndigande av vara beslutsattestanter för löneutbetalningar, arvoden till förtroendevalda samt övriga utbetalningar hänförliga till enheten.

3 3 De generella bemyndigandena gäller angivna typer av utbetalningar och bokföringstransaktioner oavsett vilket konto som används. 4 Beslutsattestantens egna kostnader Beslutsattestantens egna kostnader, dvs. beställningar och inköp utförda av beslutsattestanten för sin egen enhet, skall alltid slutattesteras av närmaste chef. Kommundirektörens egna kostnader skall alltid slutattesteras av Kommunalrådet. Kommentar Grundtanken är att alla skall ha en beställnings- eller granskningsattest och beslutsattestant, där uppdragen är skilda åt och ingen skall slutattestera sina egna kostnader. 5 Beställnings- eller granskningsattest Beställnings- eller granskningsattest utgör första steget i ankomsthanteringen och skall ha den kontrollerande, säkerställande och administrativa rollen. Beställnings- eller granskningsattestanten skall så långt som möjligt även vara beställare för Ragunda kommun, vilket skall för respektive verksamhet förtecknas, med beställarens egenhändiga namnteckning och/eller signatur samt uppdragets omfattning, eventuella villkor och begränsningar. Beställnings- eller granskningsattestanten ansvarar för att det man attesterat är korrekt och att man i förekommande fall har genomfört följande kontroller och dokumentation; att varan eller tjänsten har beställts att varan eller tjänsten har mottagits att kvantitet och kvalitet är enligt beställning att pris, eventuell rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga att fakturan är rätt uträknad att kontering sker enligt gällande kontoplan att inköpet gjorts i enlighet med gällande delegation eller beställning att allt är godkänt för nästa steg, beslutsattesten Underlaget färdigställs helt inför verkställighet och för att beslutsattestanten kan utföra sitt godkännande och slutlig attest. Förteckning för respektive verksamhet avseende beställare skall fortlöpande delges ekonomiavdelningen. 6 Beställnings- eller granskningsattestens ansvar Om beställnings- eller granskningsattestanten inte anser sig kunna godkänna underlaget pga. av felaktigheter, brister i kvantitet, kvalitet, pris, etc. skall reklamation ske omgående. Reklamation skall utföras av beställnings- eller granskningsattestanten och det i enlighet med bilaga Y.

4 4 Meningen med ankomstkontroll och kontroll för färdigställandet är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter avseende betalningsunderlaget ska kunna beivras eller stoppas. Reklamationen skall utföras omgående och vid större felaktigheter skall leverantörsfakturan skickas tillbaka tillsammans med den ifyllda reklamationsblanketten. Vid mindre felaktigheter skall enbart den ifyllda reklamationsblanketten skickas till leverantören. Kopia av reklamationen skall då häftas ihop och följa själva leverantörsfaktura, för bevakning att kreditering kommer innan slutlig betalning kan ske. 7 Begränsning av uppdrag Uppdrag som beslutsattestant kan av enhetschefen begränsas ifråga om avdelning, konto, projekt, objekt, giltighet över tiden, belopp med mera. 8 Förteckning av delegerade beslutsattestanter Varje enhet ansvarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda beslutsattestanter och dess ersättare, enligt bilaga Z. Kopia skall alltid delges ekonomiavdelningen. Uppdrag som beslutsattestant och ersättare dokumenteras skriftligt. Dokumentation ska innehålla uppdragstagarens egenhändiga namnteckning och/eller signatur samt uppdragets omfattning, eventuella villkor och begränsningar. Dokumentationen delges fortlöpande till ekonomienheten. 9 Utbetalning I och med att Beslutsattestanten har attesterat den ekonomiska transaktionen och att ekonomiavdelningen har genomfört slutregistrering så är transaktionen godkänd klar för utbetalning. Utbetalning och kontroll verkställs av ekonomienheten. Utbetalningskontrollen innefattar att kontroll av summa för dagens skickade utbetalningsfil exakt stämmer mot dagrapporten för samma datum och att likvida medel finns tillgängliga. Detta utförs av personal vid ekonomienheten. Vid övergång till e-faktura kommer summakontrollen att utgå och direkt efter beslutsattest går den ekonomiska transaktion, exempelvis leverantörsfaktura, direkt till utbetalning på sin förfallodag. 10 Jäv För att undvika en jävsituation får attest eller kontroll ej utföras av den som själv ska ta emot betalning, själv ska betala till kommunen eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren eller den utgiften berör.

5 5 Med formuleringen att själv ta emot betalning avses förutom direkta utbetalningar även egna utgifter i tjänsten, kurser/konferenser, resekostnader som faktureras via resebyrå med mera. I fråga om jäv ska beslutsattest tecknas av överordnad. 11 Elektronisk media Vad som angivits ovan gäller även vid signering/attest via elektroniska media. Egenhändig namnteckning eller signatur kan ersättas av en elektronisk sådan endast om den är skyddad av inloggning med särskilt lösenord, personlig så kallad smartcard med pin-kod eller liknande. Vid reklamation skall den ifyllda reklamationsblanketten, förutom att skickas till leverantören, en kopia alltid gå till ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen skall då vid större fel makulera in scannad leverantörsfaktura och vid mindre fel bevaka att kreditfaktura erhålls eller att utbetalning inte sker med fulla belopp. 12 Beslut om tillämpningsanvisningar Ekonomienheten ansvarar för att utforma rutiner för tillämpningarna av detta reglemente.