Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar

Transkript

1 BARN- OCH UTBILDNINGS FÖRVALTNINGEN DNR 280/ Förskolenämnden Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar Beslutsunderlag Förskolenämndens protokoll den 3 februari Kommunstyrelsens protokoll, Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar, den 12 september Barn- och utbildningsförvaltningens skrivelse den 1 november 2011 Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade den 12 september om en revidering av tidigare rutiner vad gäller attest och behörighet att underteckna handlingar. Kommunstyrelsen rekommenderar samtliga nämnder att uppdatera sina attestrutiner enligt den reviderade skrivelsen Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar dnr 320/2011. Kommunstyrelsens uppdaterade attestrutiner förstärker gällande regler kring attestering av egna kostnader. Därutöver har en komplettering skett kring kvittering av värdepostförsändelser. I övrigt är attestrutinerna intakta med tidigare rutiner. Förslag till beslut 1. Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar godkänns. Maria Ljungkvist Förvaltningschef Sundbybergs stad, Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON TELEFAX ORG.NUMMER

2 Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar Rutinerna gäller för samtliga ekonomiska transaktioner i stadens ekonomisystem samt i försystem knutna till dessa. Ekonomiska transaktioner Rutinerna gäller för alla ekonomiska transaktioner både kostnader och intäkter, inklusive interna transaktioner, finansförvaltning samt medel som staden åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Attest ska ske för alla slags ekonomiska transaktioner som Leverantörsfakturor och externa ersättningar Transfereringar till enskilda Löner och andra personalkostnader Interna transaktioner och bokföringsorder Transaktioner avseende förvaltade medel Transaktioner avseende förmedlade medel Nämnden utser de personer som ska vara beslutsattestanter Nämnden delegerar rätten att utse beslutsattestanter till förvaltningschefen. Attesträtten gäller tillsvidare om inget annat anges varför en uppdatering av attestförteckningen måste ske vid förändringar. Barn- och utbildningsförvaltningen ska därför fortlöpande föra en aktuell förteckning över beslutsattestanter med namnteckningar, som skall förnyas varje år och en kopia skickas till kommunkontoret. Beslutsattestant är den person som har ekonomiskt budgetansvar för verksamheten. Beslutsattestanten godkänner verkställandet av transaktionen. Beslutsattestanten ska kontrollera att konteringen är riktig. Av aktuell attestförteckning ska framgå vem som har rätt att beslutsattestera respektive verksamhet. Ekonomiska transaktioner kan endast genomföras när den som beslutsattesterat finns med på attestföreteckningen. Förvaring av attestförteckningen Attestförteckningen ska finnas i original hos barn- och utbildningsförvaltningen och i kopia hos kommunkontoret, för referens och kontroll. Ersättare för ordinarie beslutsattestant Vid beslutsattestantens frånvaro ska särskild namngiven person utses som ersättare. Denna ersättare vikarierar för beslutsattestanten under en angiven tidsperiod. Skriftligt underlag med namngiven ersättare ska upprättas i god tid före beslutsattestantens frånvaro. Attestkontroll av minst två personer Samtliga ekonomiska transaktioner ska attesteras innan de verkställs. Att attestera innebär att minst två personer granskar den ekonomiska transaktionen. 2

3 Mottagningsattest Mottagningsattestant ansvarar för att följande kontroller görs: Att varan eller tjänsten har beställts Att varan eller tjänsten har mottagits Att kvantitet och kvalitet är enligt beställning Att pris, eventuell rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga Att fakturan är korrekt Beslutsattest Beslutsattestant ansvarar för: Att inköp gjorts i enlighet med gällande delegation Att kontering skett enligt gällande kodplan Behörighetskontroll Behörighetskontroll ska utföras innan registrering sker av alla bokföringsunderlag och leverantörsfakturor. Behörighetskontroll innebär kontroll av att attest är utförd av rätt person enligt aktuell attestförteckning. Behörighetskontroll och attest får inte utförs av samma person. Undantag gäller för interna bokföringsorder. För elektroniska fakturor sker behörighetskontrollen i systemet. Egna kostnader Det är inte tillåtet att beslutsattestera betalningar till sig själv eller närstående. Det kan gälla t.ex. utbetalningar av lön, reseräkningar, ersättningarna för utlägg eller andra ersättningar, men gäller även attest av inbetalningstransaktioner såsom kundfakturering. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera fakturor och andra utbetalningar till företag och föreningar där den kontrollansvarige själv eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Med närstående till attestanten avses make, sambo, syskon, släktingar i rakt uppeller nedstigande led eller någon annan närstående. Med annan närstående menas till exempel svåger/svägerska, svärson/-dotter och sambosvärson/-dotter. Till denna grupp kan också räknas f.d. hustru/make, f.d. svåger/svägerska eller den som har väsentlig gemenskap med attestanten som är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt ekonomiskt intresse. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet till beslutsattestantens opartiskhet i ärendet. Som exempel kan nämnas att en handläggare är vän eller ovän med den som berörs, att ett beroendeförhållande föreligger p.g.a. att handläggaren har lånat pengar av den som berörs av ärendet etc. 3

4 Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera uppgifter av personlig karaktär. Med personlig karaktär menas uppgifter för varor och tjänster som beslutsattestanten personligen fått i tjänsten, t.ex. kurs- och konferensavgifter, representationskostnader, resor, hotell, mobiltelefoner. Attestordning vid jävsituationer Transaktioner av ovan beskriven art, in och utbetalningar till sig själv eller närstående samt uppgifter av personlig karaktär ska alltid beslutsattesteras av närmaste överordnad chef. Kommundirektören beslutsattesterar transaktioner som gäller avdelningscheferna och förvaltningschefer. Transaktioner gällanse nämndsordförande ska beslutsattesteras av förvaltningschefen. Om denna tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommundirektören beslutsattestera. Undantag från ovanstående attestrutiner får göras för enklare förtäring såsom kaffe och bullar vid personalsammankomster eller externa besök. Rättelser och omföringar I samband med månadsbryt och årsbryt finns poster som måste regleras relativt omgående för att stänga perioden. Kommunkontoret utför dessa rättelser och omföringar för att snabbt kunna kvalitetssäkra ett korrekt bokslut. Kommunkontoret informerar berörd beslutsattestant skriftligt om de rättelser som utförts. Undantag är insättningar på stadens bankkonto och plusgiro där insättningar flyttas till berörd enhet. Kontrollrutinen ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig Vid utformning av kontrollrutinen ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning: Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska hantera en transaktion från början till slut. Kompetens: Den som har rollen att utföra kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet: Den som utför kontrollen av annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv: Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också kontroll av in- och utbetalningar till bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Den som utför kontrollen bör inte ha en närmare personlig relation till den kontrollerade personen. Dokumentation: Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på 4

5 ändamålsenligt sätt med namnteckning på originalverifikationen eller med elektronisk signatur i IT-system. Kontrollordning: De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Vid elektronisk handel attesteras beställning och abonnemang i förväg av beslutsattestant. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Behörigheter att underteckna handlingar Av nämndernas reglementen framgår att Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Följande rutin föreslås gälla för handlingar som inte undertecknas av ordföranden för grundskole- och gymnasienämnden: Delegater: Den som utsetts av nämnden till delegat har rätt att underteckna avtal och handlingar som behövs för verkställande av delegationsbeslut. Kvittens av värdepostförsändelser: Namngiven mottagare kvitterar försändelsen. Om endast nämnd eller förvaltning är angiven kvitteras försändelsen av förvaltningschef. Om endast Sundbybergs stad är mottagare av försändelsen kvitteras denna ut av vaktmästare inom kommunkontoret. Övriga handlingar för verkställande av uppdrag: För verkställande i sitt uppdrag får anställd, inom ramen för vad som är att anse som ren verkställighet, underteckna handlingar. 5