Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Transkript

1 1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF , 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest av ekonomiska transaktioner. Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde 2. Intern kontroll och attestrutiner 3. Beslutsattest 4. Behörighetsattest 5. Attestantens ansvar 6. Uppdrag som attestant 7. Förteckning över attestanter 8. Utbetalning 9. Jäv 10. Beslut om tillämpningsanvisningar Till 1 Tillämpningsområde Attestreglementet omfattar alla slags transaktioner: fakturor och andra externa ersättningar löner och andra personalkostnader hyror och avgifter placering av kommunens likvida medel interna transaktioner och bokföringsorder Avgränsningar i tillämpningsområde Reglementet omfattar inte föreskrifter om anskaffningsbeslut eller utläggning av beställningar. Sådana åtgärder regleras genom bl.a. delegationsbestämmelser och lagen om offentlig upphandling (LOU). Till 2 Intern kontroll och attestrutiner Intern kontroll kan skilja sig åt mellan olika nämnder och deras skiftande verksamheter. En avvägning måste därför göras mellan vad som är väsentligt, vilka effekter eventuella risker får samt kostnaden för kontroll å den ena sidan och de fördelar som uppnås i form av ökad säkerhet och effektivitet med kontrollåtgärderna å den andra sidan.

2 2 (5) Till 3 Beslutsattest Innan betalning kan ske samt före bokföring av ekonomisk transaktion måste ett antal kontrollmoment utföras. Beslutsattestantens kontroller innefattar följande: Kontroll mot beställning, beslut och anslag Innebär granskning och godkännande av att beställningen har skett av behörig person i överensstämmelse med mål, beslut och plan eller direktiv för avdelningen. Kontroll av leverans/utförd prestation Leveranskontroll är mycket viktigt när det gäller köp av varor och tjänster. Kontrollanten intygar att kommunen fysiskt tillgodogjort sig det som beställts, samt att levererad eller utförd kvalitet och kvantitet är riktig. Kontroll av pris, betalningsvillkor och uträkning Kontroll ska ske att pris och betalningsvillkor är de avtalade samt att fakturan är rätt uträknad. Ansvar för att kontering sker på ett riktigt sätt Kontroll att kommunens kodplan för extern- och internredovisning följs enligt anvisningar. För underlag till löner och arvoden ska intygas: att underlaget överensstämmer med sakförhållanden och gällande avtal att underlaget är ifyllt enligt fastställd rutin att i övrigt inget hinder för utbetalningen föreligger Beslutsattestant bör utse någon/några som utför momenten beställnings-/mottagnings-/granskningsattest i för verksamheten tilllämpliga delar. Gransknings- och beslutsattest är obligatoriska och kan ej utföras av samma person. Attest av omföringar och korrigeringar innefattar kontroll av att belopp och konteringar är riktiga, att motivet för åtgärden framgår av bokföringsorder och att hänvisning sker till rätt underlag.

3 3 (5) Attest av inbetalningar, exklusive kundreskontraförda inbetalningar, görs av kassafunktionen inom kommunledningsförvaltningen/ekonomi. Attesten innefattar kontroll av belopp mot erhållna underlag/information från respektive förvaltning samt att kontering, betalningssätt och betalningstidpunkt är korrekta och att eventuella räntekrav bevakas. Till 4 Behörighetsattest Vid elektronisk attest utförs behörighetskontrollen av systemets behörighetsrutin. Behörighetsattestant granskar att behörig person har tecknat attest samt utför en översiktlig rimlighetskontroll av transaktionen. Underlaget färdigställs helt inför verkställigheten. Någon ytterligare kontroll sker normalt inte. Behörighetsattest tecknas direkt på verifikationen eller i förekommande fall på sammandrag av verifikationer med signatur. Till 5 Attestantens ansvar Meningen med attestkontroll är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter avseende betalningsunderlaget ska kunna beivras eller stoppas. Den som utsetts att attestera ska vidta åtgärder för att uppmärksamma det inträffade. Med felaktigheter avses formella brister i betalningsunderlag eller att attestanten överskrider givna delegationsramar. Vid tveksamhet skall attestanten vända sig till beslutsattestanten för en förklaring eller åtgärd. Vid verkligt allvarliga situationer kan till sist ärendet behöva bli föremål för diskussion med förvaltningschef och i sista hand nämnd. Attestantens ansvar är i så fall endast att se till att situationen uppmärksammas. Därefter tar förvaltningschefen eller nämnden över ansvaret för att reda ut situationen. Samråd kan alltid även ske med kommunledningsförvaltningen/ekonomi i dessa frågor. Till 6 Uppdrag som attestant Uppdrag knyts till funktion och namngivna personer. Uppdragstagarna ska som regel utses inom respektive förvaltning. Förvaltningschef kan själv vara attestant. Endast vid förfall får ersättare utföra uppdrag.

4 4 (5) Till 8 Förteckning över attestanter Uppdrag som attestant dokumenteras skriftligt. Dokumentationen ska innehålla uppdragstagarens elektroniska mottagningssignatur, egenhändiga namnteckning och signatur. Uppdragets omfattning ska specificeras med kontointervall och eventuella villkor och begränsningar. Dokumentationen delges fortlöpande till behörighetsattestanterna inom berörd förvaltning samt till kommunledningsförvaltningen/ekonomi årligen enligt särskild anvisning. Till 9 Utbetalning Betalning verkställs av kassafunktionen inom kommunledningsförvaltningen/ekonomi. Utbetalning via ekonomisystemets leverantörsreskontra och direktbetalning via bankernas internettjänster utförs av en tjänsteman. Utskrift av checkar görs av två tjänstemän i förening. Kommunstyrelsen beslutar om vilka som ska ha behörighet och fullmakt för betalningsuppdragen. Till 10 Jäv Med formuleringen att själv ta emot betalning avses förutom direkta utbetalningar även egna utgifter i tjänsten, t.ex. resekostnader och utlägg. I fråga om jäv ska beslutsattest tecknas av överordnad. Ordinarie granskningsattest görs och om attesträtten upphört för beslutsattestanten ska denne attestera i beställningsattesten istället och skicka vidare till överordnad. Kommunchef attesterar för förvaltningschef, kommunstyrelsens ordförande attesterar för kommunchef och 1:e vice ordförande i kommunstyrelsen attesterar för kommunstyrelsens ordförande. Attest av kontokortsfaktura sker alltid av kommunchef respektive kommunalråd även om jäv kanske inte föreligger för alla transaktioner på fakturan. Till 12 Beslut om tillämpningsanvisningar Kommunledningsförvaltningen/ekonomi ansvarar för att utforma rutiner för tillämpningarna av attestreglementet.

5 5 (5) Attestflöde: Beställningsattest Obligatorisk när ordinarie beslutsattestant ej kan beslutsattestera, t.ex. vid jäv Mottagningsattest Granskningsattest Obligatorisk Beslutsattest Obligatorisk Behörighetsattest Obligatorisk (utförs automatiskt vid elektronisk attest)