KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING MOTALA KOMMUN

Transkript

1 1 MOTALA KOMMUN 05/KS 0346 KFS 2005:12 Ers KFS 1995:1 ATTESTREGLEMENTE FÖR MOTALA KOMMUN (Antaget av kommunfullmäktige den 24 oktober 2005, 113, gäller fr o m den 1 december 2005.) OMFATTNING 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. MÅLSÄTTNING 2 Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Prestation Att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor. Bokföringsunderlag Att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed samt kommunal redovisningslag. Betalningsvillkor Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Bokföringstidpunkt Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Kontering Att transaktionen är rätt konterad.

2 2 Beslut Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. DEFINITIONER 3 Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i kommunens redovisningssystem enligt lagen om kommunal redovisning. Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. ANSVAR 4 Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta attestreglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande kontroll, uppföljning och utvärdering av dessa regler samt för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. 5 Kommunens nämnder/styrelsen ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta attestreglemente följs. Varje nämnd och styrelsen skall årligen planera och genomföra kontroller av efterlevnaden av detta reglemente. Varje nämnd och styrelsen skall därutöver vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. 6 Respektive nämnd och styrelsen utser attestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten knyts till person och kodintervall med angivande av eventuella begränsningar. Endast vid förfall för uppdragstagare får ersättare utföra uppdraget. Varje nämnd och styrelsen svarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter samt ersättare. Förteckningen skall delges kommunledningskontoret och kommunrevisionen. Nämnden/ styrelsen får till verksamhetschef delegera rätten att utse attestanter samt ersättare för dessa och att upprätthålla aktuell förteckning.

3 3 7 Verksamhetschefen ansvarar för att vid behov aktualisera beslut om attestanter. Verksamhetschefen ansvarar inom nämndens och styrelsens verksamhetsområde för att handläggande personal är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. 8 Handläggande personals ansvar är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef. KONTROLLER 9 Följande kontroll och attestmoment tillämpas i kommunen: Mottagningsattest Kontroll av att vara eller tjänst mottagits. Kontroll mot beställning och leverans. Beslutsattest Kontroll mot beslut, kontering och finansiering. Vidare kontroll mot avtal, ramavtal, taxa bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris, uträkning och betalningsvillkor. Behörighetsattest Kontroll av att nödvändiga attester skett av behöriga personer. Inkomstattest Kontroll av att mottagna inkomster är riktiga. KONTROLLERNAS UTFORMNING 10 Kontrollrutinerna skall utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd och styrelsen är tillräcklig. Vidtagna kontrollåtgärder skall vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av kontrollrutinerna skall följande krav beaktas:

4 4 Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen skall vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam skall hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd skall ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, skall ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv Det är ej tillåtet att attestera (besluts- och behörighetsattest) transaktioner som berör vederbörande personligen eller har nära anknytning till vederbörande. Dessa skall alltid attesteras av överordnad attestberättigad chef. Detta innefattar även bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kontrollordning De olika kontrollmomenten skall utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd.

5 5 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR AVSEENDE ATTEST- REGLEMENTE OMFATTNING 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. De ekonomiska transaktionerna omfattar: Fakturor och andra externa utbetalningar Kreditfakturor Löner och andra personalkostnader Hyror och avgifter Kommunens medelsförvaltning Interna transaktioner så som internfakturor och kostnadsfördelningar Bokföringsorder Debiteringslistor, kundfakturor Krediteringar och makuleringar Kassatransaktioner Övriga ekonomiska transaktioner som bokförs i kommunens redovisningssystem Det ankommer på vederbörande verksamhet, inom den interna kontrollens ram, att på lämpligt sätt tillse att fordringar bevakas och att inkomster inflyter med rätt belopp inom föreskriven tid. Huvudregeln är att fakturering skall ske i kommunens faktureringssystem. När debitering av fordran har skett övergår bevakning av fordran till kommunledningskontorets ekonomienhet. Reglementet omfattar inte de arbetsmoment avseende de transaktioner som följer behörighetsattesten. Dessa moment regleras i särskilda beslut av kommunstyrelsen enligt vilka vissa namngivna personer erhållit bemyndiganden att teckna kommunens plusgiro, bankgiro och bankkonton. För placering av kommunens likvida medel gäller särskilda bestämmelser. Bestyrkande av dessa transaktioner sker i attestreglementets anda, men tillämpningen finns angiven i separat reglemente. Interna transaktioner som till exempel kostnader för telefon, porto, kopiering, förrådsuttag och hyror där acceptans av varan eller tjänsten gjorts i förväg genom rekvisition eller avtal kan undantas från kravet på attest. Attesten kan här anses blivit gjord i samband med tecknandet av hyresavtal, telefonabonnemang eller liknande.

6 6 ANSVAR 4 Kommunledningskontorets ekonomienhet ansvarar för att vid behov till kommunstyrelsen lämna förslag till förändringar av reglementets tillämpningsanvisningar. 5 Ansvaret för kontrollen av ekonomiska transaktioner kan inte överlåtas på kommunens revisorer. Däremot kan de ha synpunkter på hur arbetet utformas och ge råd och stöd till nämnden och styrelsen i dessa frågor. Det är respektive nämnds och styrelsens ansvar att organisera verksamheten på sådant sätt att oegentligheter förebyggs. 6 Förteckningen över attester skall innehålla uppgifter om samtliga attestberättigade inom nämndernas och styrelsens verksamhet. Av förteckningen skall framgå typ av attest, namnteckningsprov, användaridentitet för elektronisk attest samt eventuella begränsningar av attesträtten. I IT-baserade system måste attestanterna läggas upp i systemen. Därav följer att verksamheten måste ange detta och vilka rättigheter de skall ha. Beslut om attesträtt för ITbaserade system skall alltid knytas till person. En aktuell förteckning skall alltid finnas tillgänglig på respektive nämnd och styrelsen samt överlämnas kontinuerligt till kommunledningskontorets ekonomienhet och revisionen. I direkt anknytning till attestförteckningen skall nämndens och styrelsens tilllämpningsanvisningar och samtliga beslut som fattats om attesträtt av nämnden/styrelsen eller på delegation, finnas förvarade på ett överskådligt sätt. 7 Om nämnden/styrelsen i enlighet med 6 delegera beslut om attest skall verksamhetschefen tillse att attestförteckning och tillämpningsanvisningar motsvarande 6 utfärdas. 8 Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till verksamhetschef, ekonomichef eller annan överordnad person med insikt och kunskap om verksamhetsområdet. Den som blir informerad om brister har ansvar att vidtaga lämpliga åtgärder.

7 7 KONTROLLER 9 För samtliga attestanter gäller att de skall vara anställda av Motala kommun eller förtroendevald i Motala kommun. Om särskilda skäl föreligger kan nämnden/styrelsen besluta om att annan än anställd/förtroendevald kan attestera. Mottagningsattest Kontroll av att vara eller tjänst mottagits och att såväl kvantitet som kvalitet är i överensstämmelse med vad som avtalats. Kontroll mot beställning och leverans. Attesten kan ske på en följesedel som bifogas fakturan eller förvaras på annat överenskommet sätt. Följesedeln betraktas i sådant fall som en del av fakturan och skall i likhet med fakturan arkiveras i 10 år. Beslutsattest Beslutsattest utgör själva kärnan i kontrollen. Kontroll mot beslut, kontering och finansiering. Vidare kontroll mot avtal, ramavtal, taxa bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris, uträkning och betalningsvillkor. I beslutsattesten ingår även kontroll av att mottagningsattest är utfört. Beslutsattest utförs i normalfallet av den som har budgetansvar. Behörighetsattest Kontroll av att nödvändiga attester skett av behöriga personer. Denna attest utförs i pappersbaserade rutiner och inkluderar kontroll av signatur, koder, beloppsbegränsningar och dylikt. Behörighetsattesten åvilar den som registrerar för betalning. Om det i ITbaserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella behörighetsattesten. Inkomstattest Kontroll av att mottagna inkomster är riktiga. KONTROLLERNAS UTFORMNING 10 Ansvarsfördelning Normalfallet för attest vid externa ekonomiska transaktioner är att den utförs av minst två olika personer (mottagnings- och beslutsattest). Normalfallet för attest vid interna ekonomiska transaktioner är att den utförs av minst en person (beslutsattest). Vid interna transaktioner är det den verksamhet som påförs kostnader som skall utföra attest. Samtliga attester skall anges med hela namnteckningen.

8 8 Vid elektronisk attest skall denna ske med lösenordsangivelse. I de fall behörighetsattest utförs får denna inte utföras av samma person som mottagnings- eller beslutsattesterat. Vid rättelser och omföringar av ekonomiska transaktioner är det inte givet att den utförs av den egentlige beslutsattestanten. Nämnden/styrelsen kan utse annan person att utföra sådan attest. Kommunens centrala kassafunktion utför inkomstattest när denna handlägger samtliga inbetalningar till kommunen. Vid dessa transaktioner är enbart inkomstattest nödvändig. Handläggningen innebär kontering och registrering av dessa inbetalningar. Vid ekonomiska transaktioner som genom filöverföringar bokförs i kommunens redovisningssystem sker attest enligt attestreglementets anda. Tillämpningen av kontrollerna sker enligt särskilt utarbetade rutiner för respektive verksamhet. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd skall ha erforderlig kompetens för uppgiften. Respektive nämnd och styrelsen ansvarar för att varje attestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, skall ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagningsattest. Underordnad personal skall ej beslutsattestera sådant som överordnad har mottagningsattesterat. Jäv Det är ej tillåtet att attestera (besluts- och behörighetsattest) transaktioner som berör vederbörande personligen eller har nära anknytning till vederbörande. Som exempel kan nämnas reseräkningar, representation, egna utlägg, kurser och konferenser samt utbetalning till egen handkassa. Dessa skall alltid attesteras av överordnad attestberättigad chef. Detta innefattar även bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Om transaktionen avser nämndens/styrelsens/beredningens ordförande utförs beslutsattesten av 2:e vice ordförande eller verksamhetschef. Verksamhetschefens transaktioner beslutsattesteras av kommunchefen. Kommunchefens transaktioner beslutsattesteras av biträdande kommunchefen. Om attestant själv deltager vid representation, konferens, resa etc skall attest ske av den som normalt skulle ha attesterat sådana transaktioner.

9 9 Till transaktionen bör underlag bifogas. Vid representation skall restaurangnotan alltid bifogas samt anges ändamålet med representationen och deltagande personer. I mycket speciella fall kan avsteg avseende deltagande personer ske, dock skall namnuppgifter efter anmodan kunna lämnas till skattemyndigheten och revisorerna. Andra exempel då underlag bör bifogas är kursprogram och deltagarförteckning, beslutsprotokoll, följesedlar m m. Om underlagen är alltför omfattande skall detta anges på fakturan samt framgå var detta underlag förvaras. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest skall registreras av den som utfört kontrollen. Attest skall ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav skall den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester skall dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationens konteringsstämpel. Kontrollordning De olika kontrollmomenten skall utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. I IT-baserade system är inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. Beslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. I de fall kommunen tar emot orderlösa fakturor i form av filer måste regelverket för varje enskild typ av fil beslutsattesteras och underlaget arkiveras. Om reglerna för fakturan uppfylls sätts attest och kontering automatiskt och fakturan passerar systemet för betalning. Är villkoren enligt regelverket ej uppfyllda skickas fakturan till attestantens brevlåda för handläggning enligt ordinarie rutiner. I pappersbaserade rutiner skall mottagningsattest utföras före beslutsattest. Behörighetsattest sker efter att beslutsattest utförts. Registrering får ej ske innan samtliga attester har utförts.