Attestreglemente för Region Skåne

Transkript

1 Attestreglemente för Region Skåne 1 Syfte Detta attestreglemente syftar till att vidmakthålla en hög säkerhetsnivå och god ekonomisk hushållning vad avser hanteringen av Region Skånes resurser. Regionens attestreglemente är en del av den interna kontrollen inom regionen, vilken beskrivs närmare i övergripande styrdokument för god hushållning och intern kontroll. Det ligger på regionstyrelsen och regionens nämnder att i enlighet med bestämmelserna i detta attestreglemente och utfärdade tillämpningsanvisningar verkställa attest innan utbetalning sker av medel som regionfullmäktige anslagit. Målet med reglerna för kontroll av verifikationer är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs i tillämpliga fall är korrekta avseende: Prestation - Att varan eller tjänsten har levererats till eller från Region Skåne och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med vad som avtalats/överenskommits Bokföringsunderlag - Att verifikationen uppfyller kraven enligt gällande lag och god redovisningssed Villkor - Att rätt villkor tillämpas - t.ex. förfallodatum och pris Bokföringstidpunkt - Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Kontering - Att transaktionen är rätt konterad Beslut - Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare I den mån fel ändå uppstår är syftet att dessa ska upptäckas och åtgärdas så snart som möjligt. 2 Omfattning Detta reglemente gäller för samtliga ekonomiska transaktioner inom Region Skånes nämnder och förvaltningar samt i tillämpliga delar för de regionägda bolagen. Med ekonomiska transaktioner avses transaktioner som bokförs i Region Skånes bokföringssystem enligt lag och god redovisningssed. Attestreglementet är till stor del inriktat på utbetalningar, men det gäller i tillämpliga delar även för övriga transaktioner i enlighet med 11. För att en utbetalning av Region Skånes medel ska få ske ska nedanstående regler följas. Attestreglementet gäller även för projektmedel och medel som Region Skåne förvaltar åt annan. 3 Ansvar och kontroller Tilldelat ansvar gäller inom givna ekonomiska ramar och med beaktande av fattade beslut. Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom området. Region Skånes nämnder har det yttersta ansvaret för att attestreglementet följs. Detsamma gäller för internkontrollen i sin

2 helhet inom det egna verksamhetsområdet. Nämnderna skall därför, utifrån verksamhetsspecifika behov och förutsättningar efter egen bedömning, utforma verksamhetsanpassade anvisningar, rutiner m.m. för att säkerställa den interna kontrollen. Följande kontroller ska i tillämpliga fall utföras: Prestation Att vara eller tjänst mottagits eller levererats Kvalitet Att mottagen eller levererad vara/tjänst håller avtalad kvalitet Pris Att pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning Villkor Att betalningsvillkor mm är uppfyllda Beslut Att behöriga beslut finns Kontering Att kontering är korrekt Formalia Att verifikationen uppfyller krav enligt lag Behörighet Att nödvändiga attester skett av behöriga personer Kraven på kontroller och attester kan se olika ut beroende på vilken typ av transaktion det gäller utifrån bedömd risknivå och avvägningen mellan kontrollnytta och kontrollkostnad. Den avgörande frågan är att kunna uppnå en tillfredsställande säkerhetsnivå genom hela flödet/processen för den aktuella transaktionen. Varje nämnd/styrelse/förvaltningschef har att fatta beslut om utformning och omfattning av attestreglementets kontrollmoment så att hantering av ekonomiska transaktioner säkerställs. Rutiner Dokumenterade och fastställda rutiner ska ge ett nödvändigt stöd för den interna kontrollen. I rutinerna bör det finnas inbyggda kontroller. Viktigt är att rutiner är heltäckande eller hänger ihop på ett heltäckande sätt så att hela processen, t.ex. anskaffning, användning och avyttring, täcks in. Till de löpande rutinerna bör fogas kompletterande kontroller t.ex. stickprov i efterhand för att ytterligare säkra den interna kontrollen. För bästa effekt är det angeläget att utforma rutiner så att automatiska och manuella kontrollmoment kompletterar och förstärker varandra. Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Integritet och oberoende Den som utför kontroll av en annan person ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Tidpunkt för kontroll Kontroller ska läggas in i rutinen vid den tidpunkt då de gör mest nytta. Normalt sett är det en fördel att kontroll sker så tidigt som möjligt i en process. Kan man till exempel kontrollera att en beställare är behörig redan i beställningsögonblicket är det mycket bättre än att vänta med kontrollen tills fakturan anländer.

3 Dokumentation och spårbarhet För att kunna utvärdera om rutiner följs och om föreskrivna kontroller verkställs krävs att rutinerna är dokumenterade och att vidtagna kontrollåtgärder dokumenteras på ett sådant sätt att det i efterhand går att spåra vem som gjort vad. Kompetens En förutsättning för att den interna kontrollen ska fungera är att de anställda som ska tillämpa rutinerna har rätt kompetens. Kontrollkostnad och kontrollnytta För att uppnå en effektiv hantering krävs att en avvägning görs mellan kontrollnytta och kontrollkostnad. Kontrollnyttan består av både de direkta och indirekta kostnaderna som kan undvikas genom undanröjande av olika typer av felaktigheter. Till kontrollnyttan räknas också den påverkan som en oönskad incident har på förtroendekapitalet hos olika intressenter. Kontrollkostnaden beror bl.a. på vilken kontrollteknik som används. Vanliga kontrolltekniker är programmerade kontroller, attest av en eller flera personer eller stickprovskontroll. Vid val av kontrollteknik och kontrollnivå ska man ta hänsyn till kontrollföremålets inneboende risk och kontrollrisk. Övervakning och utvärdering Ett fungerande system för intern kontroll förutsätter regelbunden och systematisk övervakning och utvärdering. Det räcker inte med att ha utformat och informerat om rutiner. Man måste också fortlöpande säkerställa att rutinerna tillämpas och att de ger avsedd effekt. Det är också viktigt att utvärdera och ompröva sina rutiner när det konstateras att oönskade incidenter inträffar. När förutsättningarna förändras är det särskilt viktigt att pröva och anpassa kontrollmiljön så att den interna kontrollen upprätthålls. Exempel på förändringar är införande av nya system eller förändring av system, organisationsförändringar och/eller byte av personal, byte av leverantörer, nya lagar etc. 4 Roller och beslut om attesträtt Behörig beställare En behörig beställare har behörighet att beställa vara eller tjänst. Behörig beställare ska utses av behörig chef. En beställning ska vara godkänd och vid elektroniskt hantering beslutsattesterad innan beställning effektueras. Undantag kan ske i vissa fall enligt särskild tillämpningsanvisning. Behörig beställare kan vara samma person som sakattestant och mottagningsgodkännare. Mottagningsgodkännare Mottagningsgodkännare ska utses av behörig chef. Mottagningsgodkännare kan vara samma person som behörig beställare och sakattestant. Sakattestant Sakattestant ska utses av behörig chef. Sakattestant kan vara samma person som behörig beställare och mottagningsgodkännare. Tillämpningsanvisning ska finnas för elektronisk beställning.

4 Beslutsattestant Beslutsattestant ska utses enligt gällande delegationsordning. Utanordnare Utanordnare ska utses enligt delegationsordningen. Utanordnare godkänner utbetalning vid manuell hantering. 5 Utbetalning Innan utbetalning sker ska beslutade kontroller och attest ha genomförts. Vid manuell hantering ska utanordning ske. Beslutsattest ska ske vid beställningstillfället i härför avsett system eller vid betalningstillfället. Alla medarbetare som deltar i övriga kontroller ska signera på verifikatet och vid elektronisk verifikationshantering notera i kommentarsfält. Avvikelse mellan leverans och avtalad beställning som ligger inom, av koncernen på central nivå, fastställd gräns får godkännas med automatik i systemet. I tillämpningsanvisning ska beskrivas hur avvikelser kontrolleras och följs upp. 6 Sakattest Sakattest utförs av sakattestant och 1. innebär att varan/tjänsten godkänts genom elektronisk beställning eller levererats enligt avtalad beställning och följesedel. Vid elektronisk beställning ersätts denna del med mottagningsgodkännande 2. innebär att beställning elektroniskt/verifikation är fullständig och korrekt 3. innebär att korrekt kontering är gjord 4. ska göras med namnteckning av behörig person på verifikat alternativt 5. ska vid elektronisk verifikationshantering ske så att sakattestantens identitet kan säkerställas 7 Beslutsattest Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattest innebär att behörig person intygar att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utgiften ekonomiskt får belasta verksamheten och att utbetalning kan ske. Beslutsattest utförs av beslutsattestant och 1. innebär att utgiften ekonomiskt får belasta verksamheten 2. innebär att beställningen/avtalet tecknats av behörig 3. innebär, vid icke elektronisk hantering, ansvar för att varan/tjänsten har levererats enligt avtalad beställning och följesedel. Vid elektronisk beställning ersätts detta med mottagningsgodkännande 4. innebär ansvar för att beställning elektroniskt/verifikation är fullständig och korrekt 5. innebär ansvar för att korrekt kontering är gjord 6. ska göras med namnteckning av behörig person på verifikat alternativt 7. ska vid elektronisk verifikationshantering ske så att beslutsattestantens identitet kan säkerställas Om transaktionen inte kan godkännas ankommer det på beslutsattestanten att hantera frågan vidare.

5 8 Utanordning Utanordning 1. innebär kontroll av att beslutsattestering har utförts av behöriga personer 2. får ske på buntsammandrag 3. ska göras med namnteckning av behörig person 4. innebär att utbetalning får ske 5. ersätts vid elektronisk fakturahantering av säker registerhållning, se 9. 9 Säkerhet Beslutsattestant och utanordnare ska utses enligt gällande delegationsordning. Behörig beställare, sakattestant och mottagningsgodkännare ska utses av behörig chef. Det ska finnas en aktuell förteckning över samtliga beslutsattestanter och utanordnare. På förteckningen ska namnteckning framgå. Vid elektronisk verifikationshantering ersätts utanordnare av registerhållare. Antalet registerhållare ska minimeras. Namnteckning krävs inte för attestant på attestförteckning vid elektronisk verifikationshantering. Vid utkvittering av lösenord för beslutsattestant ska kvittens med namnteckning göras. Det ska vara olika personer som 1. beslutsattesterar 2. utanordnar/ registrerar beslutsattestanter vid elektronisk verifikationshantering 3. sakattesterar verifikation 4. hanterar utbetalningen I tillämpningsanvisning ska framgå till vem avvikelser och oklarheter ska rapporteras. 10 Jäv Beslutsattestering, utanordning och handhavande av utbetalning får inte utföras av den som själv ska ta emot betalning eller på annat sätt är jävig. Detta gäller ej central löneutbetalning. 11 Övriga ekonomiska transaktioner För inbetalningar, krediteringar, omföringar och övriga ekonomiska transaktioner gäller i tillämpliga delar attestreglementet samt gällande lag. 12 Tillämpningsanvisningar I övergripande tillämpningsanvisningar ska det finnas regler för hantering av alla typer av ekonomiska transaktioner samt för avvikelser mellan beställning och leverans. Övergripande tillämpningsanvisningar utfärdas centralt och beslutas av regiondirektören. I nämnders/styrelsers/förvaltningars lokala anpassning av attestreglementet och de övergripande tillämpningsanvisningarna ska det finnas förtydligande anvisningar för hantering av verksamhetens olika typer av ekonomiska transaktioner. Tillämpningsanvisningar ska följa attestreglementet samt gällande lag.