Attestreglemente med anvisningar för kontroll av ekonomiska transaktioner

Transkript

1 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 1999:5-002 Attestreglemente med anvisningar för kontroll av ekonomiska transaktioner ANTAGET AV KF REVIDERAT AV KF REVIDERAT AV KF

2 1 REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER (ATTESTREGLEMENTE) 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit i sig att förvalta och/eller förmedla. Målsättningen med reglemente är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därmed säkerställa att de transaktioner som bokförs är korrekta. 2 Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och ansvarar för att bestämmelserna i detta reglemente följs och att tillämpliga attestmoment utföres. Kommunstyrelsen utfärdar anvisningar till detta reglemente. Vid behov kan respektive nämnd utfärda tilläggsanvisningar som ytterligare förtydligar hanteringen inom nämnden. 3 För de ekonomiska transaktioner som hanteras i skanningsystemet sker attesterna elektroniskt. För ekonomiska transaktioner som ej skannas sker attesterna manuellt med namnteckning och signum. Attesterna innebär: - beslutsattest: kontroll mot underlag/beställning samt beslut, villkor och kontering. För skannade fakturor ska även de kontroller som ingår i granskningsattesten göras av beslutsattestanten. - mottagningsattest: kontroll mot leverans/prestation - granskningsattest: kontroll av uträkning (denna attest utförs av beslutsattestanten för de fakturor som skannas) - behörighetsattest: kontroll av behörighet. Denna kontroll avser endast manuellt hanterade transaktioner. Kontroll görs av att transaktionen beslutsattesterats av behörig person. In- och utbetalningskontroll: Kontroll av betalningsflöde.

3 2 4 Varje nämnd utser eller delegerar till egen tjänsteman att utse personer, med rätt att attestera eller vara ersättare för dessa. 5 Beslutsattest får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen. En sådan transaktion ska alltid attesteras av en överordnad. 6 Varje nämnd ansvarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Nämnden eller den nämnden utser ska årligen ta fram en attestförteckning och löpande skriftligt meddela ekonomiavdelningen om förändringar i attestförteckningen. Om uppdraget utförs med stöd av delegation ska detta återrapporteras till nämnden. För detta ansvarar respektive delegat. ANVISNINGAR TILL REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER 1 Målsättningen med reglementet är att säkerställa att samtliga transaktioner som bokförs är korrekta. Transaktioner kontrolleras därför innan utbetalning sker för att undvika oavsiktliga och avsiktliga fel/brister. Kontrollerna ska vara inbyggda i våra rutiner så att dessa sker kontinuerligt. I efterhand görs stickprovskontroller i samband med årliga granskningar av den interna kontrollen. Upptäckta fel och brister ska rapporteras i enlighet med internkontrollplanen och till närmast överordnad chef för att åtgärdas snarast. Attestering ska ske av följande slag av ekonomiska transaktioner: - fakturor och externa ersättningar - transfereringar till enskilda - löner och personalkostnader - placering av likvida medel - interna transaktioner och bokföringsorder - transaktioner för förvaltade medel - transaktioner för förmedlade medel - övriga kostnader/utgifter

4 3 Ekonomiavdelningen har rätt att vidta rättelser och bokslutstransaktioner som berör alla konton. Berörs annan förvaltning bör samråd ske med den som är beslutsattestant. 2 Respektive nämnd ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Attestreglementet är en del av nämndens interna kontroll som också omfattar t ex en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Nämnden eller den nämnden delegerat till ansvarar för att en årlig attestförteckning tas fram och att förändringar avseende utsedda attestanter och ersättare löpande rapporteras skriftligt (mail av behörig person är tillräckligt) till ekonomiavdelningen. I de fall uppgiften delegerats ansvarar delegaten för att förändringarna löpande anmäls till nämnden. Ekonomiavdelningen ansvarar för att en aktuell förteckning finns för respektive nämnd på intranätet. Denna förteckning kan då användas som attestförteckning för hantering av manuella fakturor. Ansvaret för den interna kontroll kan inte överlåtas på andra, t ex kommunens revisorer. Däremot kan de ha synpunkter på hur arbetet kan utformas och ge råd till nämnd och förvaltning i dessa frågor. Kommunstyrelsen delegerar beslutanderätten om tolkning av reglementet och anvisningar till kommunens ekonomichef. 3 De ekonomiska transaktionerna attesteras antigen elektroniskt i skannning-systemet eller manuellt på den ekonomiska transaktionen. För skannande fakturor finns attestanterna inlagda i skanningsystemet. För fakturor och övriga transaktioner som hanteras manuellt finns attestförteckningen på intranätet. Av förteckningen framgår utsedda beslutsattestanter och ersättare. För de transaktioner som ej hanteras i skanningsystemet ska även behörighetsattest tecknas. Attestförteckningen på intranätet behöver kompletteras med namnteckningsprov för beslutsattestanterna och signumprov för behörighetsattestanterna. Namnteckningsprov på utsedda beslut- och behörighetsattestanter ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast den sista arbetsdagen före det nya kalenderåret. Förändringar av förteckningen avseende namnteckningsprov/ signumprov ska löpande skickas till ekonomiavdelningen. De olika attestmomenten faller in vid olika skeden i behandlingen av ett underlag till en transaktion. Ibland är givetvis momenten tidsmässigt mycket nära varandra. Ibland kan inte heller alla de beskrivna kontrollmomenten utföras, t ex mottagningsattest när ingen leverans eller prestation har utförts.

5 4 Det kan gälla när transaktionen avser ianspråktagande av bankmedel eller andra fördelnings- eller förmedlingstransaktioner. För utbetalningar finns fyra attestmoment, beslutsattest, mottagningsattest, granskningsattest samt behörighetsattest. För de fakturor som skannas görs mottagningsattest och beslutsattest. Granskningsattestens kontroller utförs i skanningsystemet av beslutsattestanten. Behörighetsattesten är inbyggd i systemet, vilket innebär att endast behöriga personer kan attestera ekonomiska transaktioner. BESLUTSATTESTEN utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett av behörig person, att ett beslut har fattats och att villkoren stämmer med det som överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvar för konteringen, att inskannade uppgifter stämmer överens med underlaget, att transaktionen ryms inom anslaget och att beställningen skett i överenskommelse med plan, mål eller riktlinjer för verksamheten se vidare bilaga 1. För de fakturor som skannas innehåller denna attest även granskningsattesten se nedan. Beslutsattesten görs med namnteckning i det manuella systemet och elektroniskt i skanningsystemet. MOTTAGNINGSATTESTEN Attesten intygar att kommunen fysiskt fått det som beställts, att rätt vara, mängd och kvalitet levererats eller att avtalad tjänst utförts. I kontrollen ingår även att notera och framföra reklamationer, restnoteringar eller andra klagomål till leverantören. Mottagningsattesten sker med signum i det manuella systemet och elektroniskt i skanningsystemet. GRANSKNINGSATTESTEN avser den matematiska kontrollen av att fakturan är rätt uträknad. Den kan utformas på olika sätt t ex med stickprov eller med särskild kontroll av manuellt utfärdade underlag. För skannade fakturor görs denna av kontroll av beslutsattestanten. Regelmässigt ska kontroll ske av fakturor som inte är maskinellt framställda. Då ska fakturor som överstigande 1000 kr kontrolleras om inte särskilda skäl till undantag föreligger. För övriga fakturor ska en rimlighetskontrollgöras, kompletterad med stickprovsmässiga kontroller. Granskningsattesten sker med signum i det manuella systemet och ingår i beslutsattestantens kontroller för de skannade fakturorna. BEHÖRIGHETSATTESTEN kontrollerar att behöriga personer attesterat, varefter transaktionen kan utföras. Kontrollen utgör slutsteget inför betalning

6 5 och bör utföras inom respektive förvaltning/nämnd. För de fakturor som skannas är denna kontroll inbyggd i systemet. Behörighetsattesten behöver inte genomföras av en överordnad person. Huvudsaken är att attestanten har god överblick och kunskap om organisation och verksamhet. Behörighetsattest görs med signatur i det manuella systemet och automatiskt i skanningsystemet. IN- OCH UTBETALNINGSKONTROLL innebär kontroll av betalningsflöde. Vid inbetalningar görs kontering samt kontrolleras att inkomna medel stämmer med förekommande underlag. De dagliga utbetalningarna från ekonomiavdelningen skickas iväg till Bankgirot via fil. I samband med att filen skickas kontrolleras att likvida medel finns tillgängliga till utbetalningen. Stickprovsmässig kontroll av underlagen görs kontinuerligt. De dagliga in- och utbetalningar sammanställs i en dagrapport som löpande stäms av mot kontoutdrag. Även på socialförvaltningen sammanställs de dagliga in- och utbetalningarna. Kontroll sker av att likvida medel finns och att transaktionerna är rimliga. Sammanställningen stäms av mot kontoutdrag löpande. 4 Nämnden eller den nämnden delegerat till behöver inte utse personer till alla attestmoment, det skulle bli opraktiskt att hantera. Beslutsattestanter och behörighetsattestanter samt ersättare för dessa måste utses. Fördelningen av övriga attestmoment blir en naturlig följd av den ansvars- och arbetsfördelning som råder. Nämnd eller annan som nämnden delegerat detta till namnger befattningshavare som har rätt att attestera samt ersättare för dessa och rapporterar detta till ekonomiavdelningen skriftligt (mail av behörig person är tillräckligt) samt återrapporterar beslutet till nämnden. 5 För att undvika en jävs-situation så får beslutsattest inte utföras av den som själv skall betala till kommunen eller som själv skall ta emot betalning från kommunen. Ej heller får enskild utföra beslutsattest avseende faktura som innehåller kostnader som man själv eller någon med nära koppling till sig själv har orsakat.

7 6 Exempel: Enskilds - lönerapport, reseräkning eller utlägg - hotell- eller restaurangräkning - kontokortsfaktura - mobiltelefonräkning Ovanstående regel bör tillämpas även i de fall utbetalningen berör en person privat eller en närstående till den enskilde. 6 Det är viktigt att den förteckning nämnden upprättar hålls aktuell och finns tillgänglig för användning. För att detta ska bli möjligt ansvarar ekonomiavdelningen för att löpande föra in förändringarna i attestförteckningen som finns på intranätet. För att ekonomiavdelningen ska göra förändringar i attestförteckningen krävs ett skriftligt underlag från nämnden (nämndbeslut) eller den person som nämnden delegerat denna uppgift till (mail från behörig person är tillräckligt). Ansvarig delegat ansvarar själv för att tagna beslut anmäls till nämnden. Vidare ska en förteckning göras med namnteckning på beslutsattestanter och ersättare samt signumprov på behörighetsattestanter. Nämnden ansvarar för att förteckningen upprättas och hålls aktuell. Originalet ska sändas till ekonomiavdelningen senast den sista arbetsdagen inför det nya kalenderåret. Om endast ett fåtal förändringar gjorts räcker det med att förteckningen kompletteras med gjorda förändringarna. Underrättelse om beslut angående beslutsattestanter och behörighetsattestanter skall delges samtliga berörda jämte ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen skall sköta ett samlat register avseende besluts- och behörighetsattestanter. Registret kommer att finnas tillgängligt på intranätet.

8 7 Bilaga 1 BESLUTSATTESTANTENS ANSVAR Beslutsattestanten ansvarar för att verifikationen är fullständig vilket bl a kan innefatta förklarande upplysningar om vad som föranlett den ekonomiska händelsen samt att övriga attestmoment är utförda. Det är beslutsattestanten som ska förvissa sig om att erforderliga kontroller har utförts. Beslutsattestanten ansvarar också för att leverantörsfakturor godkänns och betalas vid rätt tidpunkt, så att kostnader för dröjsmålsräntor undviks. Observera att för de fakturor som skannas så gäller samma regler som för de manuella transaktionerna dvs att man aldrig själv får beslutsattestera sina egna utlägg. Kontroller Prestation och pris Avtalade villkor kontrolleras vilket även kan avse fastställd taxa och motsvarande. Kontroll görs av att varan/tjänsten har beställts och mottagits från leverantör som kommunen slutit avtal med om sådant finns samt att pris, volym, rabatt och andra betalningsvillkor överensstämmer med avtal/taxa/prislista. Den siffermässiga kontrollen ska ske stickprovsmässigt för fakturor överstigande 1000 kr om dessa inte är maskinellt räknade. Kvalitet Mottagen eller levererad tjänst ska hålla avtalad kvalitet vilket regleras i avtalet med leverantören. Bokföringsunderlag Krav på verifikationers innehåll framgår av Kommunala redovisningslagen (KRL), 2:4. Förverifikationer som ligger till grund för momsredovisning tillkommer krav enligt Mervärdesskattelagen. Verifikationer skall på varaktigt sätt innehålla uppgifter om: - När den upprättades. - När den ekonomiska händelsen inträffade. - Vad den avser. - Vilket belopp det gäller. - Vilken motpart den berör.

9 8 - Momsbeloppet, för varje skattesats - Utställarens samt mottagarens namn och adress - Utställarens registreringsnummer till mervärdesskatt eller, då denne ej är registrerad, person- eller organisationsnummer. Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar från fakturans ankomstdatum och levererad vara/tjänst om inget annat överenskommits.