- beslutsattest; kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor

Transkript

1 Kf , 129 Blad 1(1 ) REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. 2 Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utföres. 3 Attestarbetet ska utformas så att den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Varje nämnd anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar. 4 Transaktioner attesteras innan de utförs. Attesterna innebär - beslutsattest; kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor - mottagningsattest; kontroll mot leverans/prestation - granskningsattest; kontroll av uträkning - behörighetsattest; kontroll av behörighet. 5 Varje nämnd utser eller uppdrar åt förvaltningschef att utse befattningar och/eller funktioner med rätt att attestera eller vara ersättare för dessa. 6 Attestmomentet får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot betalning från kommunen.

2 Kf , 129 Blad 2(2 ) 7 Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Kopia av aktuell förteckning tillställs ekonomikontoret som svarar för kommunens samlade attestförteckning.

3 Kf , 129 Blad 3(3 ) Kommentarer: 1 Attestering omfattar alla slag av transaktioner dvs in- och utbetalningar: - fakturor och andra externa ersättningar - löner och andra personalkostnader - hyror och avgifter - placering av kommunens likvida medel - interna transaktioner och bokföringsorder. Hur den exakta tillämpningen ska vara på olika typer av transaktioner får varje nämnd avgöra. Det beror bl a på vilken typ av transaktion det är samt hur arbetsfördelning och rutiner är utformade. 2 Reglementet avser kontroll av ekonomiska transaktioner och är alltså en del av nämndens interna kontroll som också omfattar t ex en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Den interna kontrollen är en viktig del i kommunens styrsystem! Den interna kontrollen ska vara praktiskt och ändamålsenligt uppbyggd utifrån varje nämnds särskilda behov och förutsättningar. Den kan skilja sig åt mellan nämnder och förvaltningar och olika verksamhetsdelar. Verksamhetens karaktär och storlek, geografiska spridning, graden av decentralisering och ledningens möjlighet att utöva personlig kontroll kan vara faktorer att väga in vid utformningen. Ytterst är ändå inte kontrollen till för att skapa en polisiär stämning. Arbetet måste bygga på ett förtroendefullt samarbete mellan och inom nämnder och förvaltningar. En väl fungerande intern kontroll kan bidra till att skapa trygghet för kommunens anställda. Vetskapen om att en god intern kontroll finns kan skapa god stämning och undanröja misstankar om att oegentligheter skulle kunna förekomma.

4 Kf , 129 Blad 4(4 ) Man kan skilja mellan administrativa kontroller och redovisningskontroller. - De administrativa kontrollerna är till sin karaktär inbyggda i organisationen och syftar till att befrämja effektivitet och att förvaltningens resurser disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. - Redovisningskontrollen är inriktad på att säkerställa en riktig och fullständig redovisning. De administrativa kontrollerna är i första hand utformade för andra ändamål än den interna kontrollen. Däremot får de en indirekt inverkan på den, genom att exempelvis en genomtänkt ansvars- och befogenhetsfördelning bidrar till att minska risken för att felaktigheter ska uppstå. Redovisningskontrollen går däremot direkt in i transaktionerna för att tillförsäkra att dessa blir riktiga. Oftast syftar kontrollerna till att en person inte ensam ska handlägga en transaktion från början till slut. Att attestera är en del i redovisningskontrollen, liksom t ex behörighetskontroller i ADB-systemen. Attesten är alltså inte en beslutanderätt! Först beslut sedan - kontroll. Kännetecken på en god intern kontroll 1 Ansvars- och befogenhetsfördelning En väl genomtänkt ansvars- och befogenhetsfördelning som tar hänsyn till verksamhet, organisation och personalens kompetens. Den bör vara dokumenterad på något sätt. Det kan ske i en kombination av olika dokument t ex delegeringsordning, beskrivningar av arbetsfördelning inom en funktion, i attestordning, befattningsbeskrivningar etc. Att det finns någon form av dokumentation av nämndens och förvaltningens ansvars- och befogenhetsfördelning är viktig för att alla som arbetar och verkar i kommunen ska kunna ha vetskap om och förstå innebörden av sitt eget ansvar. 2 Ekonomisystem Ekonomisystemet bör ge en lättillgänglig, fullständig och riktig information till intressenterna på olika nivåer. Ekonomisystemet ska kunna ge underlag till uppföljning och utvärdering av verksamheterna. Exempel på delar av ekonomisystemet är verksamhetsplaner, budget, budgetuppföljningar och redovisning.

5 Kf , 129 Blad 5(5 ) 3 Ekonomisk redovisning Kommunen har genom det nya adb-systemet DEVIS skaffat sig ett verktyg för en systematisk uppbyggd ekonomisk redovisning som är mycket anpassningsbar till kraven i de olika verksamheterna samt till kommunens redovisningsreglemente och principer för ekonomistyrning. 4 Löpande avstämningar Löpande avstämningar, kontrollräkningar och inventeringar som dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. Vem ansvarar för internkontrollen? Varje kommunal nämnd ansvarar för den interna kontrollen inom nämndens verksamhetsområde. En nämnd kan aldrig föra över detta ansvar på någon annan. Det betyder att ansvaret inte kan överföras till kommunens revisorer eller på annan nämnd. Utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen är det alltså den enskilda nämnden som konkretiserar och utformar anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Den kan utgöras bl a av den egna delegeringsordningen och principer och riktlinjer för verksamhetens mål och bedrivande. Andra beståndsdelar är fördelning av ansvar och befogenheter på organisationens enheter och personer, liksom fördelning av attestuppdrag och andra regler och rutinbeskrivningar. Detta har blivit mycket viktigt när befogenheter och ansvar decentraliserats till många personer i organisationen. Förvaltningschefen svarar inför nämnden för den verkställande ledningen av verksamheten och att erforderliga initiativ tas för att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Övriga chefer på olika nivåer ansvarar inom sitt verksamhetsområde och sina befogenheter för att personalen arbetar mot uppställda mål och att attestmetoder och rutiner också bidrar till en god intern kontroll. Revisorerna har enligt kommunallagen bl a som uppgift att pröva "---- om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig". Krav på kontrollen Kontrollen bör utformas med hänsyn till väsentlighet och risk. Kontrollmomenten får inte i onödan förlänga eller krångla till handläggningen av ett ärende.

6 Kf , 129 Blad 6(6 ) Väsentlighet kan bla uttryckas med de konsekvenser som uppstår vid ett fel. Risk kan uttryckas som sannolikheten för att fel uppstår. Bedömningarna av väsentlighet och risk får vägas samman för olika verksamheter. På det sättet kan en rimlig nivå hittas på kontrollen. Vid bedömningen måste även hänsyn tas till den egna kostnaden för den interna kontrollen. Internkontrollen får inte bli orimligt dyr eller ett självändamål i förhållande till vad den ger i resultat. Kontrollen måste också vara meningsfull i den meningen att man tittar närmare på hur de olika kontrollmomenten och de personer som utför dem samverkar. Om man inte närmare funderar över denna samverkan, är risken stor att helheten kan bli bristfällig, dvs att den interna kontrollen blir dålig. Flera personers samverkan i kontrollen kan minska risken för uppkomst av fel. Samtidigt finns en risk med ett alltför stort kontrollsystem där alla kontrollerar alla. Till sist blir ingen kontroll utförd. På motsvarande sätt är det viktigt att se till att olika rutiner och moment inte motverkar varandra. Till sist är det också viktigt att vara uppmärksam på alla förändringar som kan påverka förutsättningarna för den interna kontrollen. När förutsättningarna ändras till följd av annan verksamhet, organisationsförändringar och nya handläggningsrutiner är det viktigt att följa upp om internkontrollen bör ändras på något sätt. 3 Hur och i vilken omfattning attesterna ska utföras avgör varje nämnd. Med skriftliga underlag i form av fakturor, löneuträkningar, debiteringsunderlag m m kan attestanterna sannolikt ge sitt intygande genom att skriva sitt namn eller signatur. Den tidsmässiga ordningen på attestmomenten avgörs bl a av vilka rutiner förvaltningen har. Decentralisering av fakturaregistrering och andra förändringar ställer krav på en successiv anpassning av kontrollrutinerna. Det är mycket viktigt att nämnden förmedlar sina krav på attesterandet till de personer, som ska utföra den och beskriver innebörden av attestansvaret. Vem har möjlighet att utföra en meningsfull kontroll? Den som skall kontrollera en händelse eller ett underlag bör befinna sig i närheten av det som ska kontrolleras. Gäller det t ex att attestera att en leverans har kommit, bör personen själv ha sett leveransen komma, med egna ögon.

7 Kf , 129 Blad 7(7 ) En annan önskvärd förutsättning är spridning mellan personer dvs att kontrollen inte till sin helhet utförs av samma person som beslutat om åtgärden t ex att göra ett köp. Ibland kan det av organisatoriska skäl vara praktiskt svårt att åstadkomma denna fördelning av arbetet. Men det bör vara något att sträva efter så långt som möjligt. Det finns inga krav på att den som kontrollerar ska vara överordnad den som beslutar. Det kan i princip vara vem som helst, som har en verklig möjlighet att fullgöra sitt uppdrag. Det innebär tillgång till fakta och underlag till den aktuella situationen. Ofta beror valet på hur arbetet är organiserat. Är t ex fakturabehandlingen decentralt eller centralt organiserad? Finns ett skriftligt beställningsförfarande eller inte? Var initieras löneutbetalningar eller debitering av avgifter? En underordnad eller sidoordnad arbetskamrat kan mycket väl i sina arbetsuppgifter ha att t ex kontrollera fakturor som avser beställningar från en överordnad. Om kontrollen utformas på det sättet blir det mycket viktigt att klara ut vad en en underordnad kan göra när han/hon inte tycker sig kunna fullgöra kontrollen, när något känns fel. Vad händer om? Meningen med kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna beivras eller stoppas på något sätt. Den som utsetts att attestera ska vidta åtgärder för att uppmärksamma det inträffade. Följande principer gäller till ledning för den som kan hamna i en sådan situation. Principerna skall vara ett stöd för agerandet och bör medverka till att en besvärande och oklar situation undviks. - Attestanten skall först vända sig till den som beställt/inköpt eller beordrat in-/utbetalningen eller annan transaktion för en förklaring eller åtgärd. Om förklaringen inte är tillräcklig skall attestanten därefter vända sig till den kontoansvarige eller budgetansvarige (när detta är en annan person) eller till närmaste områdeschef/avdelningschef eller liknande. - Vid verkligt allvarliga situationer - kan till sist ärendet behöva bli föremål för diskussion med förvaltningsledning och nämnd. Attestantens ansvar är i så fall endast att se till att situationen uppmärksammas. Därefter tar förvaltningsledningen eller nämnden över ansvaret att reda ut situationen.

8 Kf , 129 Blad 8(8 ) 4 Attest kan ses som ett sammanfattande begrepp för ett antal olika kontrollåtgärder. Attest sker med ett skriftligt intygande av att kontrollen är utförd. Attest har skett då nedanstående kontrollmoment har utförts och bestyrkts. De olika attestmomenten faller in vid skilda skeden i behandlingen av ett underlag till en transaktion. Ibland är givetvis momenten tidsmässigt mycket nära varandra. Ibland kan inte heller alla de beskrivna kontrollmomenten utföras (t ex mottagningsattest när ingen leverans eller prestation har utförts). Det kan gälla när transaktionen avser ianspråktagande av bankmedel eller andra fördelnings- och förmedlingstransaktioner. * Beslutsattest Kontroll av erhållen faktura (eller motsvarande underlag) mot beslut, beställning eller följesedel dvs att - faktisk beställning har skett hos leverantör av behörig person - kvantitet och kvalitet är riktiga, stämmer med beställning - pris, rabatt och övriga villkor inklusive moms är riktiga, stämmer med ingångna överenskommelser/avtal - kontering har skett på ett riktigt sätt. Vid löner och andra personalutgifter kontrolleras på motsvarande sätt att den som får utbetalningen har tjänstgjort under aktuell tid. Vidare att det finns underlag för detta i form av anställning, arbetsorder, uppdrag. På samma sätt som vid fakturor kontrolleras att kvantitet, villkor och kontering är riktig. Vid placeringar, förmedlingar och andra penningtransaktioner kontrolleras att åtgärden överensstämmer med beslut och principer eller uppdrag, men också att "kvantitet", villkor och kontering är riktig. Vid intäkter kontrolleras på motsvarande sätt att inkomna medel stämmer med utfärdat underlag t ex räkning, att kontering har skett och är riktig och att det faktiskt är kommunen som ska ta emot medlen.

9 Kf , 129 Blad 9(9 ) * Mottagningsattest Mottagningsattesten är mycket viktig när det gäller köp av varor och tjänster. Attestanten intygar att leveransen har mottagits alternativt att prestationen har fullgjorts. Det är viktigt att gods verkligen kommer kommunen till godo eller att en tjänst fullgörs. Den här kontrollen riktar sig främst gentemot omvärlden för att försäkra sig om att avtal fullföljs etc. I kontrollen ligger därför också att föra fram reklamationer, restnoteringar eller andra klagomål till leverantören eller till ekonomikontorets inköpare för vidare åtgärd. * Granskningsattest Granskningsattesten avser den matematiska kontrollen. Den kan utformas på olika sätt t ex med stickprov för ADB-framställda underlag eller med särskild kontroll av manuellt utfärdade underlag. * Behörighetsattest Behörighetsattesten innebär kontroll av att behöriga personer attesterat och att betalning går till rätt mottagare, varefter transaktionen kan utföras. Kontrollen utgör slutsteget inför transaktionen och bör utföras inom resp förvaltning/nämnd. Underlaget färdigställs helt och hållet inför verkställigheten. Någon ytterligare kontroll sker inte efter behörighetsattesten. För leverantörsfakturor utförs lämpligen behörighetsattesten av den person som registrerar fakturan för betalning i leverantörsreskontran. Kontrollen behöver inte genomföras av en "överordnad" person. Huvudsaken är att attestanten har en god överblick och kunskap om organisationen och verksamheten. Ett praktiskt exempel: Ett daghem har eget budgetansvar. Där beställs varor till verksamheten. Fakturan går direkt till daghemmet, som utför mottagnings-, gransknings- och beslutsattesterna, helst med minst 2 olika personer. Därefter går fakturan till områdeskansliet, som utför behörighetsattesten och registrerar fakturan för utbetalning. Ekonomikontoret hanterar överhuvudtaget inte denna faktura utan utför i stället behövlig likviditetsplanering utifrån registrerade betalningsuppdrag för olika dagar.

10 Kf , 129 Blad 10(10 ) Ekonomikontorets ansvar begränsas till att utföra likviditetsplanering och verkställa transaktionen. Likviditetsplaneringen ingår som ett led i medelsförvaltarens arbetsuppgifter och är i sin tur omgivet med vederbörlig internkontroll t ex vid transaktioner till och från banker. För mindre förvaltningar, utan egen registrering av fakturor i leverantörsreskontran, kan behörighetsattesten ev överföras till handläggande personer på ekonomikontoret. 5 Nämnden behöver inte utse personer till alla attestmoment. Det skulle bli opraktiskt att hantera. Därför kan nämnden välja att utse bara beslutsattestanter och behörighetsattestanter. Fördelningen av övriga moment kan då bli en naturlig följd av den ansvars- och arbetsfördelning som råder. I vissa verksamheter är mottagandet av varor och fullgörandet av beställda tjänster särskilt viktiga. Då kan nämnden också utse mottagningsattestanter, fortlöpande eller för ett visst projekt. Som tidigare understrukits bör nämnden eftersträva att få till stånd en fördelning av attesterna någonstans i kontrollkedjan, så att samma person inte både beställer och utför alla kontrollmoment. Att beslut/beställningsbefogenhet och beslutsattest i realiteten många gånger tillfaller samma person behöver inte vara ett problem. Kan de andra kontrollfunktionerna - främst mottagningskontrollen - utföras av andra personer förbättras den interna kontrollen. Vem som bör utses till attestant beror på verksamhetens organisation och arbets-/ansvarsfördelning. Det är praktiskt om nämnden knyter sina attestuppdrag till befattningar/funktioner och inte till personer. Därigenom undviker man att behöva fatta nya beslut vid alla personalskiften. För att attestfunktionen skall fungera på ett tillfredsställande sätt i den löpande verksamheten bör ersättare till attestanter utses som kan träda in vid förfall - sjukdom, ledigheter eller annat tjänsteuppdrag. 7 Det är viktigt att den förteckning nämnden upprättar hålls aktuell och finns tillgänglig för användning, särskilt för de som ska utföra behörighetsattesterna.

11 Kf , 129 Blad 11(11 ) Förteckningen över beslutsattestanterna utgörs av bifogad blankett 1. Blanketten upprättas för varje beslutsattestant med uppgift om ansvarskod och tillåtna kodintervall i övriga koddelar. Ersättare till beslutsattestant namnges. Beslutsattestant och ersättare skall lämna namnteckningsprov och signatur. Förteckning över behörighetsattestanter utgörs av bifogad blankett 2. Namnteckning/signatur skall lämnas av de personer som utses. Blanketterna, i original, förvaras samlade på förvaltningskontoret. Attestanter och eventuella ersättare skall erhålla kopior. Kopia insändes även till ekonomikontoret som ansvarar för kommunens samlade förteckning över besluts- och behörighetsattestanter. När attesträtten upphör skall berörda personer underrättas och kopia insändas till ekonomikontoret med beslutsnotering.