ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

Transkript

1 ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Ersätter attestreglemente för Umeå kommun antaget av kommunfullmäktige och reviderat av kommunfullmäktige Dokumenttyp Riktlinjer Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Dokumentnamn Attestreglemente Dokumentansvarig Ekonomifunktionen Fastställd/Upprättad KF Reviderad KF KF Version Giltighetstid Tillsvidare

2 2(7) ATTESTREGLEMENTE I n n e h å l l S i d 1 Attestreglementets syfte Tillämpningsområden Definitioner av begreppet attest Attest i pappersbaserat processflöde Attest i IT-baserat system med elektroniskt Processflöde Utbetalning Beslut om attesträtt Begränsningar och undantag Ansvar

3 3(7) ATTESTREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN 1 Attestreglementets syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Interkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten i kommunens verksamhet, se till att resurser används i enlighet med fattade beslut samt att skydda medelsförvaltningen från avsiktliga oegentligheter eller oavsiktliga felaktigheter. Syftet med attestreglementet är att ange regler för kontroll av ekonomiska transaktioner samt att ange regler för attesträtt. Reglerna gäller för såväl interna som externa transaktioner. Attestreglementet avhandlar i huvudsak generella regler för attest och kontroll, därför ingår det inte i attestreglementets syften att beskriva kontrollförfaranden i specifika rutiner. Som komplement till attestreglementet har internkontrollreglementet därför fastställt att varje nämnd skall upprätta och dokumentera detaljerade beskrivningar av nämndens rutiner. Detta innebär bl.a. att varje nämnd skall upprätta beskrivningar av rutiner inom de i 2 uppräknade tillämpningsområdena. Där beteckningen nämnd används i detta dokument innefattar detta även styrelser. Detta dokument ersätter Attestreglemente för Umeå kommun antaget av kommunfullmäktige , 52 och reviderat Möjliggörande stöds ekonomifunktion skall kontinuerlig göra översyn av innehållet i detta dokument och vid behov lämna förslag till förändring att beslutas av kommunfullmäktige. Vad avser företag där kommunens indirekta eller direkta ägarandel är minst femtio procent skall dessa utforma egna riktlinjer avseende attestområdet. Kommunens regler skall beaktas i tillämpliga delar. 2 Tillämpningsområden Detta reglemente gäller, utan undantag, för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner. Med ekonomisk transaktion avses ekonomisk händelse som utgör verifikation i kommunens bokföring enligt lagen om kommunal redovisning, exempelvis transaktioner hänförliga till: fakturor och externa utbetalningar som exempelvis bidrag och finansiella transaktioner löner och andra personalkostnader placering av likvida medel bokföringsorder interna transaktioner övriga transaktioner i den ekonomiska redovisningen. utanordningar

4 4(7) 3 Definition av begreppet attest Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. En verifikation skall genomgå följande atteststeg: - mottagningsattest - beslutsattest - behörighetsattest (tidigare benämnd särskild attest ) Generellt gäller att mottagningsattest och beslutsattest inte får utföras av samma person, inte heller behörighetsattest och beslutsattest. I system med IT-baserat elektroniskt processflöde skall behörighetsattest ske automatiskt med stöd av ITsystemet. 3.1 Attest i pappersbaserade rutiner Mottagningsattest Mottagningsattestant skall kontrollera att leverans av vara/tjänst överensstämmer med beställningen. Mottagningsattestantens godkännande sker genom signatur på fakturan/verifikationen. Mottagningskontroll innefattar: kontroll mot beställning och leverans. Är mottagaren en annan person än beställaren är det mottagarens ansvar att informera beställaren om eventuella avvikelser från beställningen. Vid felaktigheter ska leverantören kontaktas för kreditering eller makulering av fakturan Kontroll av belopp kontroll mot gällande avtal, upphandlingsbestämmelser, taxor eller andra gällande föreskrifter Beslutsattest Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattest innebär att behörig person genom sin namnteckning intygar att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utbetalning kan ske. Beslutsattestanten skall också kontrollera att: kontering är korrekt utgiften är förenlig med verksamheten och att budgetmedel finns tillgängliga Behörighetsattest Beslutsattestantens behörighet skall intygas av behörighetsattestant vid varje transaktion där beslutsattest krävs. Behörighetsattestantens godkännande sker genom signatur. Behörighetskontroll innefattar kontroll av att: kontering utförts beslutsattest skett av behörig person enligt attestförteckning

5 5(7) Attest vid pappersbaserade rutiner görs med arkivbeständig skrift på verifikationen. Om detta inte är praktiskt möjligt skall separat blad med attest användas. 3.2 Attest i IT-baserade system med elektroniskt processflöde Mottagningsattest Mottagningsattestant skall kontrollera att leverans av vara/tjänst har skett enligt beställning. Mottagningsattestantens godkännande sker genom elektronisk signatur. Attest skall ske på sådant sätt att den med säkerhet i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Mottagningskontroll innefattar: kontroll mot beställning och leverans. Är mottagaren en annan person än beställaren är det mottagarens ansvar att informera beställaren om eventuella avvikelser från beställningen. Vid felaktigheter ska leverantören kontaktas för kreditering eller makulering av fakturan kontroll av belopp kontroll mot gällande avtal, upphandlingsbestämmelser, taxor eller andra gällande föreskrifter Beslutsattest Elektroniska fakturor och utanordningar som hanteras i IT- baserade system med elektroniskt arbetsflöde beslutsattesteras genom elektronisk attest. Beslutsattest innebär att behörig person intygar att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utbetalning kan ske. Attestsignatur skall med säkerhet i efterhand kunna spåras till den person som utfört attesten. Beslutsattestants erforderliga kontroller är: kontroll att kontering är korrekt kontroll att utgiften är förenlig med verksamheten och att budgetmedel finns tillgängliga Behörighetsattest System med IT-baserade elektroniskt processflöde skall innehålla säkra och godtagbara funktioner för kontroll av behörigheter. 4 Utbetalning Utbetalning av beslutsattesterat betalningsuppdrag får utföras av person med fullmakt att verkställa utbetalningen. I samtliga fall där beslutsattestanten inte personligen överlämnar ett betalningsuppdrag skall utbetalaren förvissa sig om riktigheten i betalningsuppdraget. Här avses betalningsuppdrag som utförs av kommunens centrala ekonomifunktion genom terminal- eller telefonöverföring.

6 6(7) 5 Beslut om attesträtt Nämnd äger alltid rätt att själv attestera genom beslut vid sammanträde. Nämnd utser attestanter samt ersättare för dessa inom sitt ansvarsområde. Beslut om attesträtt skall vara knutet till person och framgå av attestförteckning. Rollbaserad attestförteckning får användas där det klart framgår sambandet roll och person. Attestsignering görs av person och ej av roll. Nämnd kan delegera till verksamhetschef att utse attestanter samt ersättare för dessa. Verksamhetschef äger rätt, om nämnden så beslutar, att vidaredelegera till medarbetare att utse attestanter samt ersättare för dessa. Ersättare får endast attestera vid ordinarie attestants frånvaro. Attestant och ersättare skall ha erforderliga kunskaper om verksamheten. För IT-system med elektroniskt processflöde skall utsedda attestanter registreras och à-jourhållas i aktuellt register så att erforderliga automatiska kontroller kan ske fortlöpande. Nämnd skall tillse att det upprättas och à-jourhålls en attestförteckning inom sitt verksamhetområde med angivande av beslutade förutsättningar för attesträtten, exempelvis namn och kodintervall. Utsedda attestanter och ersättare skall omgående underrättas om uppdragets omfattning, ansvar och innebörd samt om innehållet i detta attestreglemente. 6 Begränsningar och undantag Beslutsattest får inte utföras av person där jävssituation kan tänkas finns för denne eller denne närstående person. Beslutsattest får inte heller utföras av person som själv är förknippad med transaktionen, exempelvis egna kostnader i tjänsten i form av representation, resor eller mobiltelefon. Generellt gäller för s.k. egna kostnader att dessa skall beslutsattesteras av överordnad med beslutsattestbefogenheter. För verksamhetschef gäller att dennes egna kostnader skall beslutsattesteras av nämndens ordförande eller vice ordförande. Nämndens ordförande eller vice ordförande skall beslutsattestera nämndens övriga förtroendevaldas egna kostnader. Ordförande och vice ordförande attesterar varandras egna kostnader. Baserat på att nämnden själv har det yttersta ansvaret för den egna internkontrollen får nämnden, av verksamhetsmässiga skäl och under förutsättning att mycket god internkontroll kan upprätthållas, besluta om rutin som avviker från ovan beskrivna attest av egna kostnader. Dock skall alltid gälla att egna kostnader aldrig får attesteras av underställd, undantaget verksamhetschef. Beslut om avvikande rutin skall beslutas av nämnden och kan inte vidaredelegeras. Ekonomisk händelse som utgör verifikation och vars summerade transaktioner överstiger ett belopp om kronor, exklusive moms, kräver två beslutsattestanter i förening. Båda beslutsattestanterna har då samma ansvar.

7 7(7) Periodiskt återkommande ekonomiska händelser som är beloppsmässigt lika, exempelvis skatter, räntor, amorteringar, hyror, el, vatten, avlopp och värme som baseras på långsiktiga överenskommelser/avtal, får engångsattesteras i elektroniskt processflöde. Detta görs genom att uppgifter läggs in i processflödet med toleransgränser för automatisk attest. För attest av bokföringsorder krävs enbart atteststegen beslutsattest och behörighetsattest. Kravet på två beslutsattestanter vid belopp över kronor gäller inte för verksamhetssintern bokföringsorder. Transaktioner som skapas i IT-system för löner, anläggningsredovisning, fördelningar m fl attesteras i respektive IT-system enligt respektive IT-systems rutiner. 7 Ansvar Attestreglementet fastställer endast minimikraven inom området. Kommunens nämnder har det yttersta ansvaret för att attestreglementet följs. Detsamma gäller för internkontrollen i sin helhet inom det egna verksamhetsområdet. Nämnderna skall därför utifrån verksamhetsspecifika behov och förutsättningar efter egen bedömning utforma verksamhetsanpassade anvisningar, rutiner m m för att säkerställa den interna kontrollen. Verksamhetschef ansvarar närmast under respektive nämnd för att allmän god internkontroll upprätthålls, att rutinerna följs och att tillämpliga attestrutiner utföres. Möjliggörande stöds ekonomifunktion som är centralt ansvarig skall följa frågor som berör attestreglementet och vid behov initiera förändringar samt informera och ge råd till nämnderna.