Delegationsordning för Regionförbundet Sörmland

Transkript

1

2

3

4 Datum Dnr Delegationsordning för Regionförbundet Sörmland Delegation och verkställighet Delegationsbeslut är ett beslut som egentligen ska fattas av regionstyrelsen men där regionstyrelsen beslutat att flytta över beslutanderätten till någon annan. Besluten gäller på samma sätt som om regionstyrelsen fattat dem. Beslut som fattas av tjänsteman eller förtroendevald utan delegering i ärendet saknar laga verkan, det vill säga är inte giltigt. Kommunallagen skiljer mellan beslut som måste delegeras och beslut som innebär ren verkställighet. Politiska beslut kännetecknas av att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Delegering innebär överlåtande av en beslutsfunktion, vilket betyder att delegaten träder in i regionstyrelsens ställe. Inom regionförbundets verksamhetsområden förekommer beslut och avgöranden som inte är beslut i kommunallagens mening. Detta är så kallad verkställighet. Beslut som fattas inom ramen för verkställighet grundas ofta på lagar, avtal, policy eller instruktioner. Kännetecknande för dessa beslut är att det inte finns utrymme för självständiga bedömningar. De beslutas vanligtvis av anställda. Besluten grundas inte på delegering utan istället på den arbetsfördelning mellan förtroendevalda och anställda som måste finnas för att regionförbundets verksamhet ska kunna fungera. Den största skillnaden mellan delegationsbeslut och verkställighetsbeslut är att delegationsbeslut kan överklagas enligt kommunallagens bestämmelser. Regionstyrelsen får delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en grupp av ärenden enligt 33 kommunallagen. En delegat som är jävig i ett ärende får inte besluta i det enligt sjätte kapitlet 24 kommunallagen. Regionstyrelsen kan inte delegera ärenden som anges i 34 kommunallagen, till exempel ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Vidaredelegation av beslutanderätt Förbundsdirektören kan vidaredelegera beslutanderätten till en annan anställd. Vidaredelegation framgår av delegationsförteckningen. Överordnad chef äger rätt att fatta beslut i samtliga ärenden som delegerats till tjänsteman vid ordinarie delegats frånvaro, vid jäv eller om delegaten överlämnar ärendet till denne. Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: Epost: info@region.sormland.se Hemsida: Org nr: Sida 1(2)

5 Redovisning av delegationsbeslut till regionstyrelsen Regionstyrelsen har det yttersta ansvaret för verksamheten. Därför ska beslut som fattas till följd av delegation alltid anmälas till regionstyrelsen. Anmälan har registrerings, informations och kontrollsyfte. Verkställighetsbeslut ska inte anmälas. Delegerade beslut enligt delegationsförteckningen ska anmälas till regionstyrelsen på nästkommande sammanträde eller senast inom fyra månader från beslutsdatum. Ärenden av så brådskande natur att regionstyrelsens beslut inte kan inväntas, se punkt 6.1 i delegationsförteckningen, ska anmälas vid nästkommande sammanträde. Överklagandetid Överklagandetiden av besluten som är fattade på delegation löper från den dagen regionstyrelsens protokoll anslås. Sid 2(2)

6 Datum Dnr Delegationsförteckning Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 1 Verksamhetsplan och budget 1.1 Mål och inriktning för verksamheten Regionstyrelsen 1.2 Verksamhetsplan och budget Regionstyrelsen 1.3 Åtgärder utom fastställd budget och verksamhetsplan Över 1 miljon kronor Regionstyrelsen Över kronor upp till 1 miljon kronor Arbetsutskottet Upp till kronor 1 Förbundsdirektören 1 Avser även medfinansiering av strategiska regionala utvecklingsprojekt, enligt styrelsens riktlinjer

7 Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 2 Ekonomiska frågor 2.1 Placering av medel Regionstyrelsen 2.2 Uppta kortfristiga lån Regionstyrelsen 2.3 Investeringar utöver budget Regionstyrelsen 2.4 Avskrivning av fordran upp till ett halvt basbelopp Förbundsdirektören Sid 2(7)

8 Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 3 Firmateckning 3.1 Teckna avtal, underteckna skrivelser och andra handlingar från regionstyrelsen 3.2 Anta anbud 2, teckna avtal eller underteckna andra handlingar av motsvarande karaktär från förbundskontoret Ordföranden, med vice ordföranden som ersättare, och kontrasignering av förbundsdirektören, med biträdande förbundsdirektören som ersättare Förbundsdirektören med biträdande förbundsdirektören som ersättare 2 Enligt Regionförbundets upphandlingspolicy, beslutad i fullmäktige och justerad i regionstyrelsen Sid 3(7)

9 Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 4 Personalfrågor 4.1 Förändringar av fastställd personaldimensionering Regionstyrelsen 4.2 Organisatoriska förändringar inom fastställd personaldimensionering Förbundsdirektören 4.3 Anställning av förbundsdirektör Regionstyrelsen 4.4 Förhandling om lön samt anställningsvillkor för förbundsdirektören 4.5 Anställning, förhandling om lön och anställningsvillkor 3 Ordföranden efter samråd med vice ordföranden För personal vid enheten Regional utveckling För personal vid enheten Ledningsstöd Förbundsdirektören Förbundsdirektören Biträdande förbundsdirektören efter samråd med förbundsdirektören Administrativa chefen efter samråd med förbundsdirektören För enhetschefer och övrig personal Förbundsdirektören 3 Tidsbegränsad anställning är verkställighetsbeslut Sid 4(7)

10 Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 4 Personalfrågor 4.6 Övriga personalärenden Förbundsdirektören Sid 5(7)

11 Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 5 Resor, konferenser och dylikt 5.1 Utse förtroendevalda som, på regionförbundets bekostnad, ska företräda regionförbundet vid konferenser, kongresser eller motsvarande 5.2 Resor inom Europa Ordföranden, efter samråd med vice ordföranden För ordföranden Vice ordföranden För övriga förtroendevalda och förbundsdirektören Ordföranden För övrig personal Förbundsdirektören 5.3 Resor utanför Europa För ordföranden Vice ordföranden För övriga förtroendevalda och förbundskontorets personal Ordföranden Sid 6(7)

12 Ärende Beslutas av Delegerat till Vidaredelegerat till 6 Övrigt 6.1 Ärenden av så brådskande natur att regionstyrelsens beslut inte kan inväntas (kommunallagen sjätte kapitlet 36 ) Ordföranden, med vice ordföranden som ersättare 6.2 Ge ombud befogenhet att föra Regionförbundet Sörmlands talan inför domstol Ordföranden, med vice ordföranden som ersättare 6.3 Avslag på begäran att lämna ut allmänna handlingar Förbundsdirektören Sid 7(7)

13 Datum Dnr Attestreglemente för Regionförbundet Sörmland Syfte och tillämpning Reglementet gäller för regionförbundets samtliga ekonomiska transaktioner. Med ekonomisk transaktion avses ekonomisk händelse som utgör verifikation i regionförbundets bokföring enligt lagen om kommunal redovisning. Syftet med reglementet för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att allt som bokförs är korrekt avseende: Prestation att varan eller tjänsten har levererats och/eller att transaktionerna i övrigt stämmer med avtalade villkor. Bokföringsunderlag att verifikationen uppfyller kraven i den kommunala redovisningslagen och enligt god redovisningssed. Betalningsvillkor att betalning ska ske enligt avtalade villkor. Har inga särskilda betalningsvillkor träffats ska betalning ske 30 dagar efter fakturans ankomst. Kontering att transaktionen är rätt konterad. Beslut att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Vid ersättning för tjänst där Fskattebevis saknas ska alltid avdrag för preliminär skatt ske och utbetalningen ska då ske via lönesystemet. I samband med representation måste alltid syfte, deltagande personers namn och organisationstillhörighet anges på notan eller fakturan. I de fall det är lämpligare att bifoga en deltagarlista eller dylikt kan detta accepteras. Attest Med attest menas att intyga att kontroll har utförts utan anmärkning. Huvudprincipen är att en ekonomisk transaktion alltid ska vara attesterad av minst två olika personer. I normalfallet ska det alltid finnas mottagningsattest och beslutsattest och dessa ska vara utförda av två olika personer. I manuella system sker attest genom namnteckning. För att erhålla en tillräcklig säkerhetsnivå ska datorbaserade system med elektroniskt arbetsflöde ha säkra och godtagbara funktioner för kontroll av att endast godkända attestanter kan beslutsattestera fakturan, behörighetsattest. Systemet ska också innehålla en kontroll av att det alltid sker minst två attester av två olika personer. Box 325, Nyköping Besöksadress: Storhusqvarn, Västra Kvarngatan 64 Telefon: Epost: info@region.sormland.se Hemsida: Org nr: Sida 1(4)

14 Undantag från det obligatoriska kravet med två attester för varje transaktion är lönetransaktioner. För lönetransaktioner är det därmed obligatoriskt med en beslutsattest. Mottagningsattest Mottagningsattest innebär ansvar för att kontrollera att vara eller tjänst har levererats till omfattning och kvalitet som avtalats, att inköpet har genomförts inom givna budget och verksamhetsramar samt att kontering sker. Mottagningsattest kan utföras av alla anställda, utan särskilt beslut, och ska i första hand göras av den person som har mottagit varan/tjänsten. Om mottagaren är en annan person än beställaren är det mottagarens ansvar att informera beställaren om eventuella avvikelser från beställningen. Vid felaktigheter ska leverantören kontaktas för kreditering eller makulering av fakturan. Beslutsattest Beslutsattest innebär det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen. Beslutsattesten innebär att behörig, av regionstyrelsen utsedd, person genom sin signering/namnteckning intygar att samtliga relevanta kontrollmoment har vidtagits, att utgiften är förenlig med verksamheten samt att utgiften ryms inom tillgängliga medel. Beslutattesten är ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget så att utbetalning kan ske. Beslutsattest ska utföras så att den på ett betryggande sätt medföljer grundhandlingen. Beslutsattest ska tecknas med namnteckning, signatur eller genom godkänd elektronisk attest. Kontroll av attest, behörighetsattest När attestkedjan är klar ska det ske en kontroll av att beslutsattest har skett av behörig person, en så kallad behörighetsattest. Den kan antingen utföras av en person som granskar en skriven namnteckning eller genom att det finns inbyggda kontroller i fakturasystemet. För elektroniska fakturor sker kontrollen i och med registrerad och beslutad behörighet i fakturasystemet. Begränsningar i attesträtten Beslutsattest får inte utföras av person där jävsituation kan tänkas finnas för denne eller denne närstående 1 person. Det är alltså inte tillåtet att beslutsattestera in och utbetalningar till sig själv eller närstående. 1 Med närstående avses make, sambo, förälder, syskon, släkting i rakt upp eller nedstigande led eller någon annan närstående. Med annan närstående menas till exempel svåger/svägerska, svärson och sambosvärson. Till denna grupp räknas också före detta hustru/make, före detta svåger/svägerska eller den som har väsentlig gemenskap med attestanten som är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt ekonomiskt intresse. Sid 2(4)

15 Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera fakturor eller andra utbetalningar till företag eller föreningar där beslutsattestanten själv eller någon närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vid bedömning av om jäv föreligger ska försiktighetsprincipen tillämpas. Vid jävsituation ska alltid överordnad beslutsattestera fakturan. Beslutsattest får inte heller utföras för egna utgifter i tjänsten. Som exempel kan nämnas representation, hotell, rese och mobiltelefonfakturor etcetera. Undantag Om representationen har varit intern och beslutsattestanten har varit en person av många, till exempel om ledningsgruppen har varit på konferens, eller om det har varit en julfest eller annan intern sammankomst får beslutsattestanten själv attestera fakturan, någon ytterligare ska dock i enlighet med de allmänna reglerna mottagningsattestera fakturan. Kontrollansvar Den som utsetts att attestera är skyldig att vidta åtgärder när tveksamheter eller direkta felaktigheter uppmärksammas. Om felaktigheter upptäcks ska attestanten i första hand vända sig till den som beställt/inköpt eller beordrat in/utbetalning eller annan transaktion för en förklaring eller åtgärd. Om förklaringen inte bedöms vara tillräcklig är nästa steg att vända sig till den som är ekonomiskt ansvarig för verksamheten. Om felet eller tveksamheten avser den ekonomiskt ansvarige ska attestanten istället vända sig till dennes överordnade. Attestantens ansvar Att vara attestant innebär ett förtroende. Med förtroende följer ansvar. Varje attestant är personligt ansvarig för sina åtgärder. Därför är det viktigt att attestanten upplyses om attestreglementet och vad uppdraget i övrigt innebär. Fel eller överträdelser av bestämmelserna kan leda till disciplinära åtgärder. Sid 3(4)

16 Förteckning över utsedda beslutsattestanter Typ av transaktion Beslutsattest Ersättare Undertecknande av uttag från Förbundsdirektören, bankräkningar och postgiro för biträdande förbunds Regionförbundet Sörmlands kassa direktören, administrativa samt kvittens av penningförsändelser, chefen, ekonomiadminicheckar, postremissväxlar och stratören två i förening övriga värdehandlingar Reseräkningar/resekostnader/ Förbundsdirektören Administrativa betalkortsfakturor/arvoden chefen för ordföranden Reseräkningar/resekostnader/ Förbundsdirektören Administrativa arvoden/särskilda kostnader chefen kostnader för övriga förtroendevalda Reseräkningar/resekostnader/ Ordföranden Vice ordföranden betalkortsfakturor för förbundsdirektören Kostnader för verksamhet och Biträdande Förbundsdirektören personal inom enheten förbundsdirektören Regional utveckling Kostnader för verksamhet och Administrativa Förbundsdirektören personal inom enheten chefen Ledningsstöd Kostnader för övrig verksamhet Förbundsdirektören Administrativa och övrig personal chefen Sid 4(4)