Kommunal Författningssamling

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kommunal Författningssamling"

Niklas Viklund
för 9 år sedan
Visningar:

1 Kommunal Författningssamling Dokumenttyp Dokumentnamn Nämnd Förvaltning Reglemente Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen Kommunfullmäktige Paragraf 77/2015 Ansvar Ekonomichef / Kanslichef

Antagen Kf 77/2015 1(4) 2015-08-14 Dnr: Ks 2015/208 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, likviditetshantering samt medel som kommunen

2 Antagen Kf 77/2015 1(4) Dnr: Ks 2015/208 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, likviditetshantering samt medel som kommunen åtagit sig att förvalta och / eller förmedla. Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner som bokförs i tillämpliga fall är korrekta avseende: Prestation Bokföringsunderlag Villkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen. Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Rätt villkor tillämpas, t.ex. förfallodatum. Bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod. Transaktionen är rätt konterad. Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Beakta även reglementet för intern kontroll och kommunens finanspolicy. 2 Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Jäv Dokumentation Kontrollordning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska ensam hantera en transaktion från början till slut. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska vid misstänkta oegentligheter rapportera vidare till chef på högre nivå. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd.

3 2 (4) Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför besluta om avsteg från ovanstående krav där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske. 3 Transaktionerna attesteras innan de utföres. Vid attest skall följande kontroller i tillämpliga fall utföras: Prestation Kvalitet Pris Villkor Beslut Kontering Formalia Vara eller tjänst har mottagits eller levererats. Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet. Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Betalningsvillkor mm är uppfyllda. Behöriga beslut finns. Konteringen är korrekt. Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning. 4 Två attester skall finnas på varje transaktion. Vid manuell hantering skall attesterna vara namnteckningar och vid elektronisk faktura hantering är attesterna en elektronisk signering. Sakattest Kontrollerar enligt 3. Beslutsattest Kontrollerar enligt 3, samt är ytterst ansvarig och godkänner fakturan för betalning. 5 Sak- och beslutsattest får inte utföras av en och samma person. 6 Då beslutsattestant är frånvarande träder ersättaren i dess ställe. 7 Varje nämnd utser, eller uppdrar till nämndsansvarig chef att utse, beslutsattestanter samt beslutsattestanternas ersättare för de olika verksamhetsområdena. 8 Varje nämnd ansvarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter och deras ersättare.

4 3 (4) 9 Beslutsattest får inte utföras av den som själv erhållit någon personlig förmån av transaktionen. Beslutsattesten utförs i dessa fall av överordnad chef. I de fall då flera personer gemensamt har tagit del av den personliga förmånen, till exempel en utbildning med hela avdelningen så krävs det inte beslutsattest från överordnad chef. Kontrollmomentet består i det fallet av att flera personer gemensamt har tagit del av förmånen. 10 Beslutsattest av nämndsordförandes fakturor gör nämndsansvarig chef. Kommundirektörens fakturor ska föregås av delegationsbeslut av kommunstyrelsens ordförande och attesteras av kanslichef. Löpande fakturor av mindre omfattning, typ telefonräkningar, attesteras av kanslichef 11 Beslutsattest av chefers fakturor görs av dess ersättare enligt attestförteckningen. I de fall en dokumenterad beställning finns kan chefen själv utföra beslutsattesten, eftersom annan person då har möjlighet att sakattestera. Denna paragraf gäller endast vid inköp till verksamheten och berör inte inköp av personlig förmån. 12 Om attestant inte attesterar inom rimlig tid går fakturan vidare till dess chef, som ansvarar för att fakturan åtgärdas. 13 Varje enskild faktura eller transaktion med ett belopp överstigande 10 prisbasbelopp måste beslutsattesteras av två personer. Den ena av dessa måste vara nämndsansvarig chef, kanslichef eller ekonomichef. Då nämndsansvarig chef är frånvarande, attesterarar dess ersättare. 14 För löneutbetalningar, pensionsutbetalningar och redovisning av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt krävs sakattest av löneassistent och beslutsattest av personalchef. 15 Då kommunens sammanlagda utbetalningar vid ett enskilt tillfälle överstiger 250 prisbasbelopp ska en extra beslutsattest utföras innan de går till betalning. Denna beslutsattest avser den totala utbetalningen från kassan och inte enskilda fakturor. Beslutsattesten skall utföras av ekonomichef eller dess ersättare enligt attestförteckningen.

5 4 (4) 16 Då de samlade utbetalningarna som sker via individ- och familjeomsorgens verksamhetssystem avseende förmedlingsmedel, försörjningsstöd, institutionsplatser, överskrider 14 prisbasbelopp under en bokföringsdag skall beslutsattest utföras av avdelningschef, 1:e socialsekreterare eller socialchef innan utbetalning genomförs. 17 För så kallade abonnemangsfakturor får sak- och beslutsattest ske vid beställning. Om de inkommande fakturorna kan anses avvika från avtal eller bruklighet ska attest dock ske på dessa avvikande fakturor. Avvikelse kan till exempel avse periodicitet, belopp eller mottagare. 18 Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. Kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Nämndsansvarig chef ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Nämndsansvarig chef ansvarar också för att påtala för kommunstyrelsen då det finns behov av ytterligare tillämpningsanvisningar. Attestants uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef.

Relevanta dokument

Attestreglemente för Motala kommun

Kommunal författningssamling Attestreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 05/KS 0304 Datum: 2005-10-24 Paragraf: KF 113 Reviderande instans: Kommunfullmäktige