Riktlinje Attestreglemente för Karlskoga kommun

Transkript

1 Riktlinje Attestreglemente för Karlskoga kommun Fastställd av: KF 122, Revideras senast:

2 Innehåll Riktlinje - Attestreglemente... 3 Omfattning... 3 Angränsande styrdokument... 3 Syfte... 3 Ansvar för efterlevnad Definitioner och förklaringar Ansvar Kontrollernas utformning och utförande Attest Beloppsgräns Kontrollansvar per attestnivå... 6 A) Granskningsattest... 6 B) Beslutsattest Transaktioner... 6 Leverantörsfakturor... 6 Interna transaktioner... 7 Transaktioner från kommunens försystem Återkallelse av attesträtt Hantering av attester vid elektroniska beställningar... 7 A) Beställarattest... 8 B) Godsmottagare... 8 Övrigt Stiftelser, bolag, samordningsförbund samt koncernvalutakonto... 8 Vision. Övergripande beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Ska ange i vilken riktning kommunen är på väg. För Karlskoga kommun finns en vision Vision Mål och budget. Dokumentet Mål och budget sammanfattar vad kommunens verksamheter ska uppnå (mål och resultat) inom den närmaste treårsperioden i syfte att nå Vision 2020 samt vilka ekonomiska resurser som finns till verksamheternas förfogande. Mål och resultat följs upp tre gånger om året efter april, augusti och december Program. En översiktlig politisk viljeriktning inom ett sakområde. Särskild definition i plan- och byggsammanhang eller annat. Policy. Kommunens grundläggande förhållningssätt/värderingar och vägledande principer. Riktlinje. Beskriver tillvägagångssätt i olika sakfrågor och är ett stöd för hur frågor bör hanteras och genomföras. Diarienummer: KS Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen

3 Riktlinje - Attestreglemente Alla anställda inom Karlskoga kommun arbetar för dem som lever och verkar i Karlskoga. Vi kännetecknas av öppenhet och nytänkande Vi visar respekt för uppdrag, individ och omvärld Vårt arbetssätt präglas av enkelhet Vårt arbete kännetecknas av helhetssyn Ur Gemensamma värderingar i Karlskoga kommun Omfattning Detta attestreglemente omfattar kontrollen av kommunens samtliga ekonomiska transaktioner inklusive sådana medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta åt annan fysisk eller juridisk person. Angränsande styrdokument Redovisning Att verifikationerna uppfyller kraven enligt god redovisningssed och att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod samt att transaktionerna är rätt konterade. Syfte Syftet med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att undvika avsiktliga eller oavsiktliga fel och därigenom säkerställa att ekonomiska transaktioner är korrekta avseende: Beslut Prestation Villkor Att transaktionerna överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare och att inköpen kan finansieras inom avsatt budget. Att varor och tjänster har levererats till eller från kommunen samt att köpta varor och tjänster är avsedda för kommunens verksamhet. Att rätt villkor tillämpas, till exempel att leverantörer följer ingångna avtal avseende bland annat pris och betalningsvillkor. Ansvar för efterlevnad Samtliga attestanter inom Karlskoga kommun. 3. Definitioner och förklaringar Ekonomiska transaktioner Verifikation Intern kontroll Transaktioner (ekonomiska händelser) som bokförs i kommunens ekonomisystem i enlighet med lag (1997:614) om kommunal redovisning (KRL). Skriftligt eller elektroniskt bevis på att en ekonomisk händelse har inträffat. Skall innehålla vissa uppgifter om transaktionen enligt krav i 2 kap. 4 KRL. Den process genom vilken kommunens styrelse, nämnder, ledning och annan 3 (9)

4 personal skaffar sig rimlig säkerhet för att kommunens mål uppnås på följande områden: - Verksamhetsstyrning (ändamålsenlighet och effektivitet) - Tillförlitlig rapportering - Efterlevnad av lagar och föreskrifter - Rättvisande räkenskaper upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef, förvaltningsledning eller ekonomichef. 5. Kontrollernas utformning och utförande Kontrollrutiner ska utformas så att den interna kontrollen är tillräcklig för att uppfylla de syften som anges under punkt 2 ovan. Vid utformning av kontrollrutiner ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Attest Manuellt eller elektroniskt intyg att kontroll har skett utan anmärkning. Kunskaper Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha nödvändiga kunskaper för uppgiften. Attestant Kontrollansvarig som utför attest. 4. Ansvar Kommunfullmäktige fastställer attestreglemente. Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av detta attestreglemente. Vid behov av förtydligande rörande attestreglementet skall kommunstyrelsen utfärda kommungemensamma tillämpningsanvisningar. Vid behov av förändring av attestreglementet skall kommunstyrelsen föreslå ett nytt attestreglemente till kommunfullmäktige. Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och har därmed att tillse att attestreglementet följs. Respektive nämnd utser attestanter enligt detta reglemente. Gransknings- respektive beslutsattestantens uppgift är att tillämpa attestreglementet och fastställda anvisningar samt att när brister Integritet Jäv Den som utför kontroll av en annan person ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får inte kontrollera inoch utbetalningar till sig själv eller sammanboende eller annan närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också bolag och föreningar där den kontrollansvarige, sammanboende eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. I följande fall är beslutsattest av överordnad chef obligatorisk: 4 (9)

5 Dokumentation IT-stöd Kontrollbehov - utgift för egen mobiltelefon - utgift för egna tjänsteresor - utgift för egen utveckling, utbildning eller kurs - utgift för egen representation - ersättning för egna utlägg Attest av överordnad chef är utöver dessa exempel lämpligt i de fall där transaktionen kan uppfattas som personligt relaterad. Utförda kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Attesten kan dokumenteras skriftligt med namnteckning eller elektroniskt i ekonomisystemet. Kontroll kan ske med ITstöd enligt av ekonomiavdelningen fastställd rutin för tilldelning av behörighet. Kraven på kontrollåtgärder ska anpassas till den ekonomiska transaktionens art, så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Kommunstyrelsen kan därför besluta om avsteg från krav i detta reglemente där så är motiverat utifrån utförd riskanalys. I dessa fall ska anges under vilka förutsättningar som avsteg får ske. Avsteg från kraven på kontrollåtgärder ska dokumenteras genom att kommunstyrelsen utfärdar tillämpningsanvisning. 6. Attest Respektive nämnd utser besluts- och granskningsattestanter samt ersättare för dessa och sänder kopia av underlaget till ekonomiavdelningen. Detta sker i normalfallet i samband med att internbudget beslutas. Även namnteckningsprov på beslutsattestanter ska framgå. Av underlaget ska även beloppsgräns för attest framgå. Respektive nämnd utser även beställarattestanter, godsmottagare samt ersättare för dessa och sänder underlaget till ekonomiavdelningen. Detta gäller för hantering av attester vid elektroniska beställningar enligt punkten 11 nedan. Kommundirektör har generell beslutsattest för samtliga nämnder samt för finansförvaltningen. Beloppsbegränsningar följer internbudget enligt stycket ovan. Förvaltningschef har generell beslutsattest för den egna nämnden. Beloppsbegränsningar följer internbudget enligt stycket ovan. Ekonomichef har generell beslutsattest inom finansförvaltningen. Beloppsbegränsningar följer internbudget enligt stycket ovan. De politiskt valda är i normalfallet inte registrerade i ekonomisystemet för att hantera sina fakturor elektroniskt. De fakturor för politiker som ska betalas av Karlskoga kommun, till exempel avseende resor, hotell och konferenser, beslutsattesteras av förvaltningschef eller förvaltningssekreterare om inte nämndens delegationsbeslut visar något annat. För kommunstyrelsen är det 5 (9)

6 kommundirektör eller kanslichef som beslutsattesterar. Fakturor avseende kommunstyrelsens ordförande beslutsattesteras av kommundirektör eller kanslichef. Kommunstyrelsens ordförande ska på en utskriven kopia attestera kostnaden. Kopian skannas sedan och medföljer den elektroniska fakturan. Kommundirektörens kostnader som kan hänföras till jäv enligt punkt 5 ovan ska beslutsattesteras på utskriven kopia av kommunstyrelsens ordförande. Kopian skannas sedan och medföljer den elektroniska fakturan. I fakturasystemet granskningsattesterar kommundirektören och kanslichef eller ekonomichef beslutsattesterar. Förvaltningschefs kostnader som kan hänföras till jäv enligt punkt 5 ovan ska beslutsattesteras av kommundirektör. Personal inom ekonomiavdelningen har generell attesträtt för rättelser av bokföringsposter och för bokningar av poster i samband med bokslut. Rätten gäller samtliga ansvar (nämnder), samtliga slag (konton) och övriga delar i konteringen. Delegationsbeslut från förvaltningschef om förändring av attestanter, attesträtt eller beloppsgräns under löpande år ska diarieföras hos förvaltningen och en kopia sändas till ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen ansvarar för att attestlistan för elektronisk attest i ekonomisystemet hålls uppdaterad. 7. Beloppsgräns De beloppsgränser som ska gälla för beslutsattestanter beslutas av respektive nämnd eller förvaltningschef. Detta ska framgå av internbudget eller vid beslut av förvaltningschef enligt punkt Kontrollansvar per attestnivå Det finns två typer av attest, en granskningsattestant och en beslutsattestant. A) Granskningsattest Syftet med granskningsattesten är att säkerställa korrekt prestation, villkor och redovisning. Följande kontroller ska utföras: - att alla varor och tjänster som anges på verifikationen har levererats eller utförts - att pris och övriga villkor överensstämmer med avtal eller överenskommelse Granskningsattest ska utföras av en person som har kunskap och insyn avseende de beskrivna kontrollmomenten. B) Beslutsattest Syftet med beslutsattesten är att säkerställa korrekt beslut, redovisning och att sakgranskning är utförd. Följande kontroller ska utföras: - att beställning utförts av behörig person - att transaktion överensstämmer med fattade beslut - att inköpet kan finansieras inom avsatt budget - att köpta eller levererade varor och tjänster står i proportion till verksamhetens omfattning och överensstämmer med dess inriktning (rimlighetskontroll) - att utförd kontroll vid sakgranskning är tillräcklig - att jäv inte föreligger - att redovisningen är korrekt 9. Transaktioner Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor till kommunen hanteras i huvudsak elektroniskt. Elektronisk hantering innebär antingen att inkomna pappersfakturor skannas och därefter hanteras i elektronisk form eller att fakturorna kommer direkt i elektronisk form (e-faktura). 6 (9)

7 Granskningsattest och beslutsattest sker elektroniskt och behörigheter administreras av systemansvarig på ekonomiavdelningen. Behörighetskontrollen sker därigenom automatiskt i ekonomisystemet. En mindre andel av leverantörsfakturorna hanteras som pappersfakturor. Även för dessa fakturor ska två attester finnas. Beslutsattestanten har ansvaret att se till att fakturan först attesteras av granskningsattestanten. Utanordningar För utbetalningar till företag och privatpersoner i form av utanordningar ska det finnas två attester. Interna transaktioner Interna poster belastar inte kommunens medel. Det som ska säkerställas är att säljare och köpare är överens om transaktionen och beloppets storlek. Det är säljaren som är ansvarig för att underlag upprättas och skickas till ekonomiavdelningen som skapar en internfaktura i ekonomisystemet. Vid interna transaktioner behövs enbart beslutsattest. Beslutsattest sker elektroniskt och behörigheter administreras av systemansvarig på ekonomiavdelningen. Behörighetskontrollen sker därigenom automatiskt i ekonomisystemet. Underlag för fakturering Underlag för fakturering undertecknas i normalfallet endast av en attestant. Transaktioner från kommunens försystem En stor del av kommunens transaktioner skapas i olika försystem till ekonomisystemet. För dessa transaktioner säkerställs den interna kontrollen genom särskilda rutinbeskrivningar för respektive system. Fakturor med belopp inom vissa intervall Ett modernt ekonomisystem kan för att effektivisera fakturahanteringen tillåta att vanligt förekommande fakturor som till exempel fakturor för el- eller telefonkostnader godkänns automatiskt om vissa specifikationer är uppfyllda. Det kan vara att beloppet ligger inom ett i förväg fastställt intervall. Även i dessa fall krävs två attester men dessa läggs in i förväg i systemet. Beslutsattest sker elektroniskt och behörigheter administreras av systemansvarig på ekonomiavdelningen. Behörighetskontrollen sker därigenom automatiskt i ekonomisystemet. 10. Återkallelse av attesträtt Kommundirektör, ekonomichef och förvaltningschef har delegation att omedelbart återkalla attesträtten om en attestant inte fullgör sina förpliktelser enligt detta attestreglemente. Före ett återkallande ska dialog ske med attestantens förvaltningschef. Skäl för att återkalla attesträtt kan till exempel vara: - att attestanten inte attesterat och betalat fakturor i rätt tid - att attestanten i övrigt misskött sin attesträtt 11. Hantering av attester vid elektroniska beställningar Vid elektroniska beställningar av varor och tjänster via kommunens elektroniska beställarsystem sker attester och konteringar i vissa fall redan i samband med beställningen. Detta förfarande regleras under denna punkt. Vid beställning av varor och tjänster via kommunens elektroniska beställarsystem ska attest ske enligt följande. A) Beställarattest B) Godsmottagare 7 (9)

8 A) Beställarattest Beställarattestant är den som utför beställning av varor och tjänster i beställarsystemet. Denna funktion motsvaras av beslutsattest enligt punkten 8 B ovan. B) Godsmottagare Godsmottagare är den som kontrollerar leveransen och, i beställarsystemet, bekräftar att en inleverans av vara eller tjänst har ägt rum. Denna funktion motsvaras av granskningsattest enligt punkt 8 A ovan. Övrigt Vid attest i ett beställarsystem sker vissa kontrollmoment och kontering i normalfallet redan vid beställning. Om faktisk leverans av vara eller tjänst överensstämmer med beställning i enlighet med godsmottagaren godkännande i beställarsystemet, så sker ingen ytterligare kontroll. Den elektroniska fakturan som följer efter godkännandet går då direkt vidare in i ekonomisystemet. Beställarattest och godsmottagning sker elektroniskt och behörigheter administreras av systemansvarig på ekonomiavdelningen. Behörighetskontrollen sker därigenom automatiskt i ekonomisystemet. 12. Stiftelser, bolag, samordningsförbund samt koncernvalutakonto Stiftelser och bolag är fristående juridiska personer i förhållande till Karlskoga kommun. För att tjänstemän inom kommunen ska utföra en ekonomisk handling krävs ett uppdrag från firmatecknare eller vd för dessa juridiska personer. Stiftelser Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen för stiftelser. Dessa transaktioner hanteras via avräkningskonton i kommunens ekonomisystem. Enligt stadgarna för - Stiftelsen Samfond 1 - Stiftelsen Karlskoga kommuns Samfond 2 - Stiftelsen Karlskoga kommuns Samfond 3 - Stiftelsen 1:a Majblomman - Stiftelsen Bofors ungdomsgård är det kommunstyrelsen som ansvarar för den ekonomiska förvaltningen. När det är kommunstyrelsen som ansvarar för den ekonomiska förvaltningen ska uppdraget undertecknas av kommunens firmatecknare. Beloppsgränser för attesträtten ska framgå av uppdraget. Enligt stadgarna för Stiftelsen Karlskoga kommuns konststipendium till Alfred Nobels minne är det kultur- och föreningsnämndens stipendieutskott som ansvarar för den ekonomiska förvaltningen. För Stiftelsen Karlskoga kommuns konststipendium till Alfred Nobels minne ska uppdraget undertecknas av kultur- och föreningsnämndens stipendieutskott. Beloppsgränser för attesträtten ska framgå av uppdraget. Enligt stadgarna för Stiftelsen Edith och Morgan Hjorts stipendiefond är det styrelsen som ansvarar för den ekonomiska förvaltningen. För Stiftelsen Edith och Morgan Hjorts stipendiefond är det två rektorer för Möckelngymnasiet som tecknar firma och som ska underteckna uppdraget. Beloppsgränser för attesträtten ska framgå av uppdraget. Bolag Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen åt Karlskoga Kommunhus AB. Dessa transaktioner hanteras via avräkningskonton i kommunens ekonomisystem. För Karlskoga Kommunhus AB är det vd som ska underteckna uppdraget. Beloppsgränser för attesträtten ska framgå av uppdraget. Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen åt Parkeringsaktiebolaget 8 (9)

9 Råkan. Dessa transaktioner hanteras via eget ekonomisystem. För Parkeringsaktiebolaget Råkan är det firmatecknare som ska underteckna uppdraget. Beloppsgränser för attesträtten ska framgå av uppdraget. Samordningsförbund Ekonomiavdelningen sköter den ekonomiska förvaltningen åt Finsam. Dessa transaktioner hanteras via eget ekonomisystem. För Finsam är det firmatecknare som ska underteckna uppdraget. Beloppsgränser för attesträtten ska framgå av uppdraget. Koncernvalutakonto Ekonomiavdelningen hanterar koncernvalutakonto där kommunen, Karlskoga Energi och Miljö AB med dotterbolag, Karlskoga Kommunhus AB samt Hyresbostäder i Karlskoga AB finns med, enligt kommunens finanspolicy. Överföring av belopp mellan konton till eller från kommunen eller bolagen kan ske dels efter uppdrag från VD eller firmatecknare, dels överföringar i enlighet med finanspolicyn, till exempel räntehantering. Behörig att hantera dessa överföringar är de personer på ekonomiavdelningen som har behörighet i systemet hos upphandlad bank. 9 (9)