Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 )

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 )"

Anton Ek
för 8 år sedan
Visningar:

1 Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 ) 1 Inledande bestämmelser Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och /eller förmedla. 2 Ansvar för intern kontroll Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utföres. 3 Attestarbetets utformning Attestarbetet ska utformas så att den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Varje nämnd anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar. 4 Attestmoment före registrering av transaktioner Transaktioner attesteras innan de utförs. Attesterna innebär beslutsattest; mottagningsattest; granskningsattest; behörighetsattest; kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor kontroll mot leverans/prestation kontroll av uträkning kontroll av behörighet. 5 Attesträtt Varje nämnd utser personer, befattningar och/eller funktioner med rätt att attestera eller vara ersättare för dessa. Beslut skall tas varje år samt så snart förändring sker. 6 Oberoende intern kontroll Attestmoment får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktioner eller själv ta emot en betalning från kommunen. 7 Attestförteckning Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Kopia av förteckningen skall sändas till ekonomienheten direkt efter det årliga attestbeslutet är taget eller efter uppdatering av förändring. Antaget enligt kommunfullmäktige den 26 febr 1996, 5

3 Bilaga 1 Kommentarer 1 Attestering omfattar alla ekonomiska transaktioner. Hur den exakta tillämpningen ska vara på olika typer av transaktioner får varje nämnd avgöra. Det beror bl a på vilken typ av transaktion det är samt hur arbetsfördelning och rutiner är utformade. 2 Reglementet avser kontroll av ekonomiska transaktioner och är alltså en del av nämndens interna kontroll som också omfattar t ex en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. Observera igen att ansvaret inte kan överlåtas på någon annan t ex kommunens revisorer. Däremot kan de givetvis ha synpunkter på hur arbetet kan utformas och ge råd och stöd till nämnden och förvaltningen i dessa frågor. 3 Hur och i vilken omfattning attesterna ska utföras avgör varje nämnd. Med skriftliga underlag i form av fakturor, löneuträkningar, debiteringsunderlag m m kan attestanterna sannolikt ge sitt intygande genom att skriva sitt namn eller sin signatur. Beslutsattestant skall skriva fullständig namnteckning. Den tidsmässiga ordningen på attestmomenten avgörs bl a av vilka rutiner kommunen har. Ny teknik och andra förändringar ställer krav på en successiv anpassning av kontrollrutinerna. Det är mycket viktigt att nämnden förmedlar sina krav på attesterandet till de personer, som ska utföra den och beskriver innebörden av attestansvaret. Här kan gemensamma synsätt i kommunen vara en fördel. 4 De olika attestmomenten faller in vid skilda skeden i behandlingen av ett underlag till en transaktion. Ibland är givetvis momenten tidsmässigt mycket nära varandra. Ibland kan inte heller alla de beskrivna kontrollmomenten utföras (t ex mottagningsattest när ingen leverans eller prestation har utförts). Det kan gälla när transaktionen avser ianspråktagande av bankmedel eller andra fördelnings- och förmedlingstransaktioner. Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett, att ett beslut har fattats och att villkoren stämmer med det som överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen. Mottagningsattesten är mycket viktig när det gäller köp av varor och tjänster. Attestanten intygar att kommunen fysiskt tillgodogjorts det som beställts.

4 Granskningsattesten avser den matematiska kontrollen. Den kan utformas på olika sätt t ex med stickprov eller med särskild kontroll av manuellt utfärdade underlag. Behörighetsattesten är en "nyhet" i det här förslaget till reglementet. Attestanten kontrollerar att behöriga personer attesterat, varefter transaktionen kan utföras. Kontrollen utgör slutsteget inför transaktionen och bör utföras där inrapportering av fakturor sker. Det sker på ekonomikontoret i nuläget men kan också utföras inom resp förvaltning/nämnd. Underlaget färdigställs helt och hållet inför verkställigheten. Någon ytterligare kontroll sker inte efter behörighetsattesten. Kontrollen behöver inte genomföras av en "överordnad" person. Huvudsaken är att attestanten har god överblick och kunskap om organisationen och verksamheten. Ett praktiskt exempel: En barnstuga har eget budgetansvar. Där beställs varor till verksamheten. Fakturan går direkt till barnstugan, som utför mottagnings-, gransknings- och beslutsattesterna, helst med minst två olika personer. Därefter går fakturan till ekonomikontoret, som utför behörighetsattesten och registrerar fakturan för utbetalning. Dessutom utför ekonomikontoret behövlig likviditetsplanering utifrån registrerade betalningsuppdrag för olika dagar. Det nya reglementet öppnar också möjligheter till annan organisation och nya rutiner. 5 Nämnden behöver inte utse personer till alla attestmoment. Det skulle bli opraktiskt att hantera. Därför kan styrelsen/nämnden välja att utse bara beslutsattestanter och kanske behörighetsattestanter. Fördelningen av övriga moment kan då bli en naturlig följd av den ansvars- och arbetsfördelning som råder. I vissa verksamheter är mottagandet av varor och fullgörandet av beställda tjänster särskilt viktiga. Då kan nämnden också utse mottagningsattestanter, fortlöpande eller för ett visst projekt. Som vi tidigare understrukit bör nämnden eftersträva att få till stånd en fördelning av attesterna någonstans i kontrollkedjan, så att samma person inte både beställer och utför alla kontrollmoment. Vem som bör utses till attestant beror på verksamhetens organisation och arbets/- ansvarsfördelning. 7 Det är viktigt att den förteckning nämnden upprättar hålls aktuell och finns tillgänglig för användning, särskilt för de som skall utföra behörighetsattesterna. Förteckningen ska också innehålla namnförteckning/signatur på de personer som utsetts. Det praktiska arbetet med att upprätta och aktualisera förteckningen är sannolikt en uppgift som nämnden överlåter till förvaltningsledningen att sköta.

5 Bilaga 2 Interna kontrollrutiner när anställd själv tar emot en betalning/transaktion I Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner 6 finns att läsa: Attestmoment får ej utföras av den som själv skall betala till kommunen och där får ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen. Huvudregeln är således att man aldrig själv beslutsattesterar en utbetalning där man själv (ensam) är mottagare av betalningen/transaktionen Det är således skillnad på den interna kontrollen om man själv eller man som individ i en grupp mottager en betalning/transaktion från kommunen. I syfte att förbättra den interna kontrollen kompletterar nedanstående anvisning attest- och utanordningsreglementet. Anvisningen omfattar vissa nedan beskrivna typer av utbetalningar som berör beslutsattestanten. Interna kontrollrutiner där befattningshavare inte skall attestera själv är : Reseräkningar, övernattningskostnader mm Övertidsersättning Övriga löneförmåner Mobiltelefonräkningar Representation Andra liknande personrelaterade kostnader En lämplig internkontrollrutin är att överordnad chef alltid beslutsattesterar utbetalningar till direkt underordnad personal avseende ovan beskrivna transktioner. Denna regel tillämpas på alla nivåer i organisationen. Det är naturligtvis svårt att dra någon exakt gräns för när överordnad bör attestera en utbetalning. Väsentlighet och risk skall vägas in liksom ansvar, förtoende och tillit Kontrollerna får inte heller leda till att en orimligt stor kontrollapparat byggs upp. Gränsdragningsproblem finns alltid. Inriktningen av denna tolkning bör dock vara att föriktighet bör råda dvs finns minsta tvivel om lämpligheten i att man själv kan erhålla en otillbörlig förmån bör överordnad beslutsattestera den utbetalningen/- transaktionen. Som hjälp för att göra bedömningar kan vi nämna några exempel. Mobiltelefon kan i vissa fall användas för privat bruk men det ska ske på ett mycket restriktivt sätt. Kommunens kontokort får inte användas för privat bruk.

6 Utbetalningar till... beslutsattsteras av... Ersättare... Personal utan underordnad Enhetschefen Enhetschefer kommunstyrelsen Enhetschefen Förvaltningschefen Personalchefen, avser arbetstidsreglerade kostnader och reseräkningar. Utbetalningar som avser personalchefen attesteras av kommundirektör eller ekonomichef. Förvaltningschefer Kommundirektören Ekonomichef (ekonomiska transaktioner), personalchef (arbetstidsreglerade kostnader) Kommundirektören Kanslichefen Kommunalrådet Kommunalrådet Kanslichefen Kommundirektören Oppositionsrådet Kanslichefen Kommundirektören Antaget enligt kommunfullmäktige den 26 febr 1996, 5

Relevanta dokument

Svedala Kommuns 4:16 Författningssamling 1(6)

Svedala Kommuns 4:16 Författningssamling 1(6) Författningssamling 1(6) Reglemente för ekonomiska transaktioner antaget av kommunfullmäktige 2002-02-13, 11 Gäller från 2002-03-01 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive