Granskning av leverantörsfakturor

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Granskning av leverantörsfakturor"

Sandra Lund
för 8 år sedan
Visningar:

1 Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor Ängelholms kommun December 2009 Anna Eriksson Karin Andersson

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Syfte och genomförande Kommunens regler/anvisningar Attest- och utanordningsreglemente Granskningens resultat Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen Kontrollmål: Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar Kontrollmål: Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter Kontrollmål: Förvaring av verifikationer Övrigt Sammanfattande bedömning

1 Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen 5 3.

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Ängelholms kommuns revisorer har beslutat att genomföra en granskning av leverantörsfakturor. En väl fungerande intern kontroll i system och rutiner är en förutsättning för att den information som ligger till grund för politiskt beslutsfattande är tillförlitlig. På samma sätt utgör den interna kontrollen i redovisningens system och rutiner en förutsättning för att årsredovisning och delårsrapporter motsvarar de krav som lag och normgivare ställer. Granskningen utgår från kommunallagens regler om intern kontroll, den kommunala redovisningslagens regler för bokföring samt kommunens attestreglemente. Lagen fastställer bland annat att nämnderna och styrelsen ska ha kontroll över sin verksamhet. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med granskningen är att bedöma om tillämpade rutiner för hantering, registrering och förvaring av leverantörsfakturor är tillräckliga och ändamålsenliga. Granskningen innefattar verifiering av nämndernas och styrelsens interna kontroll avseende rutinerna för leverantörsfakturor genom att granskningen genomförs utifrån följande kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen. Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar. Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter. Förvaring av verifikationer. Stickprovsvis granskning av ca 130 leverantörsfakturor som avser 2009 har genomförts inom kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska nämnden. 3

På samma sätt utgör den interna kontrollen i redovisningens system och rutiner en förutsättning för att årsredovisning och delårsrapporter motsvarar de krav som lag och normgivare ställer.

4 2 Kommunens regler/anvisningar 2.1 Attest- och utanordningsreglemente Kommunens attest- och utanordningsreglemente är antaget av fullmäktige ( 68). Reglementet gäller för övriga transaktioner i den ekonomiska redovisningen och medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. I reglementet anges att det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i reglementet om attest och utanordning iakttas. Enligt 2 i attest- och utanordningsreglementet ingår följande moment i attestordningen: Kontroll mot beslut och anslag Kontroll mot beställning Kontroll mot leverans Aritmetisk kontroll Attest skall tecknas med beständig skrift. Därutöver kan ovanstående kontrollmoment kompletteras med övriga kontroller, som respektive förvaltning finner erforderliga för särskilda fall. Innan utbetalningsunderlag överlämnas för utanordning skall minst två av attestmomenten i konteringen vara undertecknade av olika befattningshavare. Dessa attestmoment skall vara mottagningsattest och beslutsattest. Mottagningsattestant vidimerar att varan eller tjänsten mottagits och stämmer överens med beställning/utanordningsunderlag. Mottagningsattestant skall känna till faktiska förhållanden för den transaktion attesten avser. Beslutsattestant vidimerar att nämndsbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att kontering verkställs. Attestmoment skall ej utföras av den som själv skall ta emot betalningen. Kommunstyrelsen har fastställt tillämpningsanvisningar för attest- och utanordningsreglementet , 153. Dokumentet beskriver rutinerna för hantering och bl.a. framgår beskrivning om rutiner för representation, utbildning, förskott och kontantutlägg. Det finns även beskrivit att beslutsattestanter ska skriva under förbindelse att denne tagit del av och förstått attest- och utanordningsreglementet samt gällande tillämpningsanvisningar för detta reglemente. 4

I reglementet anges att det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i reglementet om attest och utanordning iakttas.

5 3 Granskningens resultat 3.1 Kontrollmål: Verifikationen skildrar på ett korrekt sätt den ekonomiska händelsen Verifikationerna måste innehålla viss information för att attestanterna skall kunna utföra de olika kontrollmomenten. Av 2 kap 4 kommunala redovisningslagen (KRL) framgår att Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Iakttagelser Inom socialnämnden finns det några verifikationer som inte innehåller den information som KRL kräver. På ett antal fakturor saknas information om vilka som deltagit i olika engagemang/aktiviteter och dess syfte saknas ibland. Även vid diverse inköp saknas syfte och åt vem inköpen har gjorts i något fall. Därutöver saknas syfte på en verifikation inom kommunstyrelsen. Inom tekniska nämnden har tipex använts på tre verifikationer på konteringsstämpeln utan signatur. Verifikationerna ska innehålla de uppgifter som krävs för att lagens krav ska uppfyllas. Det ska tydligt framgå vad den ekonomiska händelsen avser. Vid olika aktiviteter och representation ska alltid deltagare och syfte anges. Syfte ska även anges vid diverse inköp, samt åt vem inköpen görs. Vid felskrivningar ska det enligt KRL 2 kap. 5, framgå vem som företagit rättelsen samt när den skett. Tipex och blyerts får ej användas i räkenskapsinformation, då dessa ej ses som varaktiga. 3.2 Kontrollmål: Verifikationsmaterialet omfattar alla erforderliga handlingar Samtliga erforderliga handlingar som styrker den ekonomiska händelsen, såsom fakturor, följesedlar, kvitton m.m. skall finnas som underlag. 5

6 Iakttagelser Vid ett tillfälle bifogas inte program avseende utbildning och i ett annat fall bifogas inte kvitton till verifikationen inom socialnämnden. Samtliga erforderliga handlingar som styrker den ekonomiska händelsen ska bifogas verifikationsmaterialet, i enlighet med KRL 2 kap 4. I annat fall ska det finnas en hänvisning som anger var handlingarna finns tillgängliga. 3.3 Kontrollmål: Verifikationen har attesterats av behöriga attestanter Av attest- och utanordningsreglementet framgår bl.a. att mottagnings- och beslutsattest ingår i attestordningen. Iakttagelser Vid två tillfällen saknas gransknings- och mottagningsattest inom socialnämnden och tekniska nämnden. Kommunens attest- och utanordningsreglemente ska följas. Huvudregeln är att beslutssamt mottagningsattest ska ske av två olika personer. Beslutsattesten ska ske med fullständig namnteckning. Granskningsattesten är härutöver viktig som sista led i kontrollkedjan, eftersom denna attest är en kontroll av behöriga attestanter. Principen för beslutsattestering är att attestanten inte får vara jävig. 3.4 Kontrollmål: Förvaring av verifikationer Verifikationer utgör räkenskapsinformation och skall därmed förvaras på ett betryggande och överskådligt sätt. Arkiveringstiden är 10 år. Iakttagelser Samtliga granskade verifikationer hanteras på ett betryggande sätt, då de förvaras inlåsta i brandsäkert arkiv. Revisionen har inget att erinra på denna punkt. 6

I annat fall ska det finnas en hänvisning som anger var handlingarna finns tillgängliga. 3.

7 3.5 Övrigt I den kommunala redovisningslagen 2 kap 5 anges I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet skall kunna fastställas. Bokföringen skall ske på ett sådant sätt att det överensstämmer med god redovisningssed. Vid stickprovskontroll av att de ekonomiska händelserna åsätts ett verifikationsnummer och bokförs i registerordning konstaterades att så sker. Bland de stickprov som gjordes fanns verifikationer avseende mobilabonnemang. Enligt Skatteverket ska det finnas samtalsspecifikationer för samtliga verifikationer som avser mobilabonnemang, samt att den anställde ska ha möjlighet att kunna meddela eventuella privata samtal. Några av de granskade verifikationerna saknar samtalsspecifikation. Revisionen anser att det bör tillses att verifikationerna innehåller samtalsspecifikation. 4 Sammanfattande bedömning Är rutinerna för hantering, registrering och förvaring av leverantörsfakturor tillräckliga och ändamålsenliga? Rutinerna för hanteringen av leverantörsfakturor inom kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska nämnden är tillräckliga och ändamålsenliga utifrån granskade kontrollmål. Det är dock viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Det är även viktigt att rutinerna ses över vid införandet av skanning av fakturor för att bibehålla en god intern kontroll. 7

Bokföringen skall ske på ett sådant sätt att det överensstämmer med god redovisningssed.

Relevanta dokument

Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Revisionsrapport Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Ängelholms kommun Januari 2010 Anna Eriksson Karin Andersson Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1 Inledning... 4 1.1 Bakgrund...