Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker Ängelholms kommun Januari 2010 Anna Eriksson Karin Andersson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och genomförande Kommunallagen Kommunens riktlinjer/policys Riktlinjer/policys för förlorad arbetsinkomst Attestreglemente Granskningsresultat och synpunkter Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Övrigt Sammanfattande bedömning

3 Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Ängelholms kommun har PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker. Kommunorganisationens förtroende bland medborgarna och medarbetarna är centralt i en demokrati. Inte sällan har förtroendemässiga kriser uppstått när kommunala representanter agerat på ett i medborgarnas ögon klandervärt sätt. Därför är tydliga riktlinjer för t.ex. kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst viktigt, liksom att dessa riktlinjer följs. Granskningens revisionsfråga har varit: Är hanteringen av förlorad arbetsinkomst, utifrån angivna kontrollmål tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Hanteringen av kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst bör ses över då en del moment i hanteringen samt tillämpade rutiner, utifrån kontrollmålen, inte fungerar tillfredställande och ändamålsenligt ur ett intern kontroll perspektiv. Det är därför viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? De riktlinjer som finns inom Ängelholms kommun gällande ersättningar för förlorad arbetsinkomst bedöms ej vara tillräckliga och ändamålsenliga. Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Kommunens bestämmelser som kan tolkas på olika sätt bör revideras samt kompletteras med tillämpningsanvisningar Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? Revisionen anser att rutinerna ej omfattar tillräckliga kontroller avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Revisionen anser att det i flera fall saknas tillräckliga underlag som styrker utförda utbetalningar. 3

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Ängelholms kommun har PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av förlorad arbetsinkomst avseende politiker. Kommunorganisationens förtroende bland medborgarna och medarbetarna är centralt i en demokrati. Inte sällan har förtroendemässiga kriser uppstått när kommunala representanter agerat på ett i medborgarnas ögon klandervärt sätt. Därför är tydliga riktlinjer för förlorad arbetsinkomst viktigt, liksom att dessa riktlinjer följs. Den ekonomiska ersättningen till de förtroendevalda omfattas dels av en obligatorisk del och dels en frivillig del. Den obligatoriska delen omfattar rätt för den förtroendevalde att få skälig ersättning för den arbetsinkomst samt de pensions- och semesterförmåner som de förlorar när de fullgör sina uppdrag. Den frivilliga delen består av arvoden och ersättningar som ska fastställas av fullmäktige. 1.2 Syfte och genomförande Syftet med granskningen är att bedöma tillförlitligheten och säkerheten i rutinerna avseende politikers kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst. Granskningens revisionsfråga är: Är hanteringen av förlorad arbetsinkomst, utifrån angivna kontrollmål, tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Kontrollmål: Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst? Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Granskningen avser samtliga nämnder och innefattar genomgång av relevant dokumentation, samt intervjuer med berörda tjänstemän. Stickprovsvis granskning av ca 50 utbetalningar och underlag till dessa har genomförts. Stickprovsgranskningen har gjorts för perioden januari oktober Rapporten har varit föremål för sakgranskning av kommunstyrelsens ordförande och personalutskottets ordförande. 4

5 2 Kommunallagen I kommunallagens kap finns lagreglerna kring de ekonomiska förmånerna till de förtroendevalda. I 12 framgår att förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst/arbetsinkomst samt andra förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. 3 Kommunens riktlinjer/policys 3.1 Riktlinjer/policys för förlorad arbetsinkomst Kommunfullmäktige har antagit Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. Av bestämmelserna, vad avser förlorad arbetsförtjänst, framgår följande: Förtroendevald som erhåller fast årsarvode om 40 % eller mer har inte rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. För förlorad arbetsinkomst samt förlorade pensions- och semesterförmåner enligt 4 kap 12 kommunallagen utbetalas ersättning enligt bilaga till kommunens bestämmelser. Om hel eller halv arbetsdag går förlorad, oavsett sammanträdets längd, har förtroendevalda rätt att få ersättning för detta. För varje påbörjad halvtimme utbetalas halv timersättning. För de som ej kan styrka löneavdrag (ex egna företagare) skall ersättning istället utgå enligt schablon. Till den som anser sig ha krav på högre ersättning för förlorad arbetsinkomst samt för förlorade pensions- och semesterförmåner kan överskjutande belopp enligt faktura utbetalas efter beslut av personalutskottet. I bilagan till kommunens bestämmelser anges följande avseende schablon: Timarvode utgår enligt ett visst grundbelopp. Enligt senaste beslut av personalutskottet, daterat , framgår att sammanträdesarvodet uppgår till 127 kr per timme för år Tillämpningen vid utbetalningen av förlorad arbetsinkomst följer personalutskottets beslut avseende sammanträdesarvode. 3.2 Attestreglemente Kommunens attest- och utanordningsreglemente är antaget av fullmäktige ( 68). Reglementet gäller för övriga transaktioner i den ekonomiska redovisningen och medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. I reglementet anges att det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i reglementet om attest och utanordning iakttas. 5

6 Attest skall tecknas med beständig skrift. Därutöver kan ovanstående kontrollmoment kompletteras med övriga kontroller, som respektive förvaltning finner erforderliga för särskilda fall. Beslutsattestant vidimerar att nämndsbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Attestmoment skall ej utföras av den som själv skall ta emot betalningen. Kommunstyrelsen har fastställt tillämpningsanvisningar för attest- och utanordningsreglementet , Granskningsresultat och synpunkter Nedan följer det resultat som framkommit vid stickprovsgranskning av underlag avseende förlorad arbetsinkomst samt genomgång av relevant dokumentation. 4.1 Finns det ändamålsenliga riktlinjer och policydokument avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst Ängelholms kommun har bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda daterade (se 3.1). Anvisningar saknas för tillämpning avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Synpunkter Då risk finns för att kommunens bestämmelser tolkas på olika sätt bör dessa revideras samt kompletteras med tillämpningsanvisningar (se även 4.2, 4.3 och 4.4). 4.2 Tillämpas gällande regler och riktlinjer? Nuvarande riktlinjer som finns i kommunen tillämpas med undantag av att det saknas rutin för att informera förtroendevalda i kommunen om de riktlinjer som finns avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst. Riktlinjerna inkluderar inte tillämpningsanvisningar och bör därför utvecklas. 6

7 Synpunkter Riktlinjerna inkluderar inte tillämpningsanvisningar och bör därför utvecklas. Revisionen anser att det bör skapas en rutin för information till förtroendevalda avseende kostnadsersättning för förlorad arbetsinkomst. Informationen bör ges vid varje ny mandatperiod, då politiker ersätts och vid revidering av riktlinjerna. 4.3 Omfattar rutinerna tillräckliga kontroller? I kommunstyrelsens plan för den interna kontrollen 2009 ingår ej kontrollmoment avseende förlorad arbetsinkomst. Det har ej heller skett de senaste åren. Vid utbetalning av ersättning sker kontroll av beslutsattest enligt attest- och utanordningsreglementet. För förtroendevalda som får ersättning enligt schablon för förlorad arbetsinkomst begärs inte registreringsbevis eller annat underlag för de politiker som har eget företag som en rutin. Likaså saknas rutin för att begära in lönespecifikation alternativ intyg från arbetsgivare. Detta innebär att vissa politiker får utbetalning utan att ha styrkt sin förlorade arbetsinkomst. Synpunkter Revisionen anser att rutinerna ej omfattar tillräckliga kontroller avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Det bör skapas en rutin som styrker de förtroendevaldas löneavdrag alternativt underlag för innehav av eget företag i samband med förtroendeuppdrag. Denna rutin bör anges i kommunens riktlinjer. Kommunstyrelsen bör tillse att kontinuerliga kontroller av verifikationer/underlag avseende kostnadsersättning för förlorad arbetsinkomst genomförs. Dessa kontroller bör dokumenteras i kommunstyrelsens plan för den interna kontrollen. 4.4 Finns underlag som styrker utförda utbetalningar? Vid yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst skall kommunens blankett benämnd närvarorapport förtroendevalda användas. Det förekommer dock att blankettens samtliga fält ej fylls i och därmed lämnas ej fullständiga uppgifter. Vid stickprovsgranskning av underlag avseende förlorad arbetsinkomst konstaterades att det skett felaktiga utbetalningar. 7

8 Ersättning för förlorad arbetsinkomst har begärts med mer än 8 h per dag. På blanketten anges alltid tiden i timmar. Underlag som styrker att den förtroendevalde arbetar mer än normalarbetstid 8 h per dag eller efter normalarbetstid saknas. I granskningen konstateras att det förekommer utbetalning för förlorad arbetsinkomst för hel dag, trots en sammanträdestid på några timmar. Synpunkter Revisionen anser att det i flera fall saknas tillräckliga underlag som styrker utförda utbetalningar. Nuvarande bestämmelser bör kompletteras anvisningar avseende hur många timmar ersättning ska lämnas, då de förtroendevalda arbetar utanför Ängelholms kommun, utifrån det ordinarie arbetets karaktär. Underlag som styrker den ekonomiska händelsen och bifogas verifikationsmaterialet, i enlighet med KRL 2 kap 4. I annat fall ska det finnas en hänvisning som anger var handlingarna finns tillgängliga. Revisionen anser att kommunstyrelsen bör tillse att samtliga underlag tillförs ärendet. I kommunens bestämmelser bör anges vilka underlag som förtroendevalda ska lämna in till löneenheten för att bl.a. vara berättigade till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Revisionen anser att i de fall den förtroendevalde kan styrka att den ordinarie arbetstiden uppgår till mer än normalarbetstid, d.v.s. mer än 8 h per dag, ska särskilt intyg lämnas. Likaså om arbete sker före eller efter normalarbetstid, d.v.s. före kl och efter kl Denna rutin bör även anges i kommunens riktlinjer. Det är viktigt att det finns tillräckliga kontroller för att undvika att felaktiga utbetalningar sker. Beslutsattest ska alltid utföras med fullständig namnteckning. Kommunens attest- och utanordningsreglemente ska följas så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Revisionen anser att hanteringen av ersättning för förlorad arbetsinkomst ska hanteras på ett likartat sätt inom samliga nämnder, för att förutsättningarna ska vara desamma för förtroendevalda oavsett nämndstillhörighet. 8

9 4.5 Övrigt Inom löneenheten hanteras inte samtliga underlag, avseende kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst, på ett betryggande sätt. Underlagen förvaras inte på ett ur säkerhets- och brandsynpunkt tillfredställande sätt. Synpunkter Verifikationer utgör räkenskapsinformation och ska således hanteras samt förvaras på ett ur säkerhetssynpunkt betryggande sätt. Det gäller såväl risken för brand eller annan åverkan samt obehörigas åtkomst. Arkiveringstiden är 10 år. Förvaringen bör dock ske med beaktande av vad som är ekonomiskt och praktiskt genomförbart. Detta måste också vägas mot den tidsåtgång som krävs för att återskapa den räkenskapsinformation som går förlorad vid exempelvis brand. 5 Sammanfattande bedömning Är hanteringen av förlorad arbetsinkomst, utifrån angivna kontrollmål tillfredställande och ändamålsenliga ur ett intern kontroll perspektiv? Hanteringen av kostnadsersättningar för förlorad arbetsinkomst bör ses över då en del moment i hanteringen samt tillämpade rutiner, utifrån kontrollmålen, inte fungerar tillfredställande och ändamålsenligt ur ett intern kontroll perspektiv. Det är därför viktigt att revisionens synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. 9