Arboga kommun Regler vid ersättning. Revisionsrapport nr 3, 2011 R Wallin

Transkript

1 Arboga kommun Regler vid ersättning Revisionsrapport nr 3, 2011 R Wallin

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Metod och avgränsning Ersättning för förlorad arbetsförtjänst Regler Hur sker tillämpningen? Intyg om förlorad arbetsförtjänst Kommentar Stickprov Kommentar Analys

3 1. Sammanfattning Ernst & Young har haft uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Arboga kommun att granska tillämpningen av regler för ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Den övergripande revisionsfrågan har varit om de rutiner som finns följer de riktlinjer för ersättningsrätten som beslutats av fullmäktige. I granskningen framkommer följande. Det finns aktuella riktlinjer beslutade av fullmäktige hösten Dessa bedöms tydliga. Enligt reglerna skall ledamöter lämna intyg i början av kalenderåret med uppgift från arbetsgivaren hur stor timersättningen är. Intyget skall vara styrkt. Sedan skall ledamoten lämna ett aktuellt intyg med uppgift om hur många timmar man söker ersättning för vid varje tillfälle under året. Detta skall vara signerat av arbetsgivaren och undertecknat av den sökande bland annat. Egenföretagare skall lämna intyg från försäkringskassan över sjukpenninggrundande inkomst. I granskningen visade det sig att 28 individer ansökt om ersättning under av dessa hade lämnat intyg. Bara en handfull av dessa intyg var inlämnade i början av året Det fanns så gamla intyg som från år Ett intyg fanns från en egenföretagare. Det var inte från Försäkringskassan. Vid stickprovsgranskningen visade det sig att var tredje hade ett signerat intyg från arbetsgivaren vid varje tillfälle, resten saknade detta. Granskningen visade att tillämpningen av riktlinjerna var otillfredsställande. Följande åtgärder kan övervägas för att förbättra rutinerna: Att ledamöter varje kalenderår i början av januari lämnar in löneuppgifter från arbetsgivare som visar rätten till timersättning Att den blankett som fylls i efter sammanträdena signeras av arbetsgivare Att egenföretagare lämnar in uppgift om sjukpenninggrundande inkomst från försäkringskassan Att ordförande och förvaltningschef i berörd nämnd attesterar underlag från nämndsammanträden (blanketten) innan den skickas till lönekontoret Att kommunen säkerställer att Kommunalförbundet tillämpar reglerna utifrån fullmäktiges beslut, dvs. inte betalar ut ersättning i fall blanketter är ofullständigt eller felaktigt ifyllda Att kommunen säkerställer att Kommunalförbundet gör en form av kontroll varje år på att rutinen fungerar 2

4 2. Inledning Revisorerna i Arboga kommun har uppdragit åt Ernst & Young att genomföra en granskning av tillämpningen av regler för utbetalning av ersättningar för ledamöters deltagande i nämnders och styrelsens sammanträde. Denna granskning har tagit fasta på om enskilda ledamöter följer de riktlinjer som fullmäktige beslutat om och att tillämpningen på lönekontoret är i överensstämmelse med fullmäktiges beslut. Den övergripande revisionsfrågan har varit : tillämpas reglerna för rätt till ersättningen för förlorad arbetsförtjänst i enlighet med riktlinjerna? De frågor som skall besvaras i granskningen har varit: Vilka riktlinjer finns för ersättning för förlorad arbetsförtjänst till förtroendevalda? Vilka rutiner tillämpas för utbetalning av arvoden? 2.1. Metod och avgränsning Studium har skett av fullmäktiges beslut och de underlag som finns för utbetalningar av ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Därefter har särskild kontroll skett av ersättning till ledamöter via stickprov. Stickprovet var tänkt att omfatta samtliga ledamöter under året. Tanken var vidare att slumpvis välja tre olika tidpunkter för varje ledamot under året för att se hur tillämpningen var. På så sätt skulle ett tillräckligt stort urval ha gjorts för att säkerställa ett resultat som skulle kunna uppfattas representativt. Vid genomförandet av stickprovet visade det sig att verkligheten inte motsvarade den tänkta modellen. Bara 28 av totalt 60 ledamöter har lämnat in underlag för ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Det innebär att vi i granskningen har studerat alla dessa 28 individer vid tre olika tidpunkter. Urvalet bedöms som tillräckligt för att uttala sig om representativiteten. 3. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst Under år 2011 har ordinarie ledamöter i nämnder och kommunstyrelsen i Arboga kommun erhållit ersättning för förlorad arbetsförtjänst till en sammanlagt kostnad av ca kronor. Totalt finns närmare 60 ordinarie ledamotsfunktioner i nämnderna och kommunstyrelsen. I vissa fall har samma ledamot haft flera uppdrag. Under år 2011 har 28 individer yrkat ersättning för förlorad arbetsförtjänst. 3

5 3.1. Regler Reglerna för hur de förtroendevalda skall hantera rätten till ersättning för förlorad arbetsförtjänst återfinns i ett styrdokument från fullmäktige antaget den 25 november 2010 ( 13) och kompletterat den 16 december samman år ( 30). Enligt arvodesbestämmelserna sägs i 3 förlorad arbetsförtjänst följande: Förtroendevald, med de undantag som anges i 7 och 8, har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst med högst det belopp kommunfullmäktige beslutar enligt bilaga. I 7-8 anges villkoren för heltids- och deltidsuppdrag. I bilagan till bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda i Arboga kommun framhålls angående förlorad arbetsinkomst följande. Förtroendevald kan få ersättning för förlorad styrkt arbetsinkomst för den tid som åtgår för sammanträdet och för resan från och till bostaden eller arbetsplatsen med anledning av sammanträdet eller förrättningen. Ersättningen utgår för styrkt belopp/timme. Dock för maximalt 8 timmar/dag eller 10 timmar/dag för styrkt schemalagd arbetstid. Uppgift om av arbetsgivaren styrkt förlorad arbetsinkomst ska lämnas till lönekontoret vid kalenderårets början. Uppgift lämnas på särskild blankett. Förändras beloppet under året ska ny uppgift lämnas till lönekontoret. Förtroendevald som är egen företagare eller saknar ersättning ska vid kalenderårets början styrka förlorad arbetsinkomst genom intyg från försäkringskassan på den sjukpenninggrundande inkomsten. I arvodesbestämmelserna regleras också rätten till semesterförmån på följande sätt: Personalpåslag med 12 % på utbetald ersättning till förlorad arbetsinkomst. Sammanfattningsvis kan konstateras att ledamöter har rätt till ersättning om följande villkor är uppfyllda: De lämnar en särskild blankett vid kalenderårets början om rätt till timersättning från arbetsgivaren Blanketten skall vara styrkt av arbetsgivaren Ny blankett lämnas under innevarande år vid ändrade förutsättningar Egenföretagare lämnar intyg från försäkringskassan om sjukpenninggrundande inkomst Person som saknar ersättning vid kalenderårets början skall lämna intyg från försäkringskassan om sjukpenninggrundande inkomst Enligt riktlinjerna är det tänkt att varje ledamot skall lämna ett intyg varje år där det framgår rätten till aktuell ersättning. Ersättningen skall vara uträknad per timme. Detta intyg skall lämnas i början av året. Intyget skall vara signerat av arbetsgivaren. Sedan skall ledamöterna lämna underlag vid varje sammanträdestillfälle på hur många timmar som yrkandet avser vid varje sammanträdestillfälle. Detta yrkande skall göras på en särskild blankett. Blanketten skall vara signerad av arbetsgivaren. 4

6 4. Hur sker tillämpningen? Det är Västra Mälardalens Kommunalförbund som har rollen att vara lönekontor. Kommunalförbundet har inte antagit några tillämpningsföreskrifter utifrån kommunens arvodesbestämmelser. Lönekontoret hanterar ersättningsanspråken utifrån den praxis som utkristalliserats. Totalt har 28 yrkat ersättning för förlorad arbetsförtjänst Intyg om förlorad arbetsförtjänst På lönekontoret fanns vid granskningen en pärm med alla intyg från ledamöter som yrkat krav på ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Totalt fanns 23 intyg. Enligt kraven skall intygen lämnas vid kalenderårets början, dvs. någon gång i början av januari för att lönekontoret skall kunna räkna ut rätt ersättning för sammanträden under Av de 23 inlämnade intygen var två registrerade under januari Om man räknar med månaden före och månaden efter som den tidpunkt som bör gälla, dvs. även december 2010 och februari 2011 utökas antalet med tre. Alla andra, 18 st., inlämnade intyg faller utanför denna tidpunkt. I flera fall visade det sig att intygen var flera år gamla, det äldsta var från år Kommentar Bestämmelserna från fullmäktige är tydliga. Efterlevnaden bland de förtroendevalda är bristfällig. Lönekontoret tillämpar heller inte regelverket utifrån beslutet i fullmäktige. I något fall kan det kanske vara så att förutsättningarna för lönen inte har förändrats, men samtidigt finns kravet att de förtroendevalda skall lämna in intyg när kalenderåret börjar. I annat fall finns risken att det görs en felaktig utbetalning. Det kan också vara så att arbetsvillkoren förändrats sedan det nu aktuella intyget lämnades in och då kan den förtroendevalde få felaktig ersättning. När det inte finns aktuella uppgifter överlåts till lönekontoret att tolka på egen hand vad den förtroendevalda skall ha i ersättning. Det strider mot de fastställda reglerna av fullmäktige. Av fullmäktiges beslut framgår också att egenföretagare skall lämna intyg på den sjukpenninggrundande inkomsten. Det saknas sådana intyg och någon kontroll av hur många av de förtroendevalda som är egenföretagare eller saknar ersättning vid kalenderårets början har inte gjorts. Samtidigt finns underlag där det framgår att den förtroendevalde är egenföretagare men där man lämnat annat underlag än det beslutade. Detta strider också mot bestämmelserna. Det är förvånande att lönekontoret betalar ut ersättning med så bristfälliga underlag. Eftersom 28 yrkat ersättning och det finns 23 intyg innebär det att fem överhuvudtaget inte har ett intyg alls, oavsett hur gammalt det är Stickprov Den blankett som skall användas innehåller uppgifter om personuppgifter, datum för sammanträdet, mellan vilka klockslag sammanträdet varat, hur många timmar som man yrkar ersättning för och med vilket belopp. Blanketten skall signeras av aktuell arbetsgivare och undertecknas av den enskilde innan den lämnas in för utbetalning. I granskningsmomentet har antal timmar, sökt belopp, signatur från arbetsgivare och om den enskilde förtroendevalde har undertecknat ansökan granskats särskilt. 5

7 Granskningen visar följande. Genomgående redovisas antalet timmar för alla förtroendevalda. Det finns en variation när det gäller sökt belopp. Vanligast är att man anger totalbelopp för samtliga timmar medan blanketten är utformad så att man skall ange timersättningen. I knappt en tredjedel av de granskade tillfällena (31 %) har en signatur från arbetsgivaren lämnats. I några av dessa fall finns också lönespecifikation med som styrker uppgiften. Omvänt innebär det att omkring 70 procent saknar signering från arbetsgivaren. Alla har undertecknat sin ansökan. Enligt löneförrättaren på Kommunalförbundet har hon trott att hon bara behöver kontrollera att blanketten är undertecknad av den förtroendevalda Kommentar För att lönekontoret skall betala ut ersättning gäller att den förtroendevalde lämnat in en aktuell inkomstuppgift vid kalenderårets början. Sedan gäller att arbetsgivaren skall signera den inlämnade blanketten varje gång. Av dem fem som lämnat intyg vid årsskiftet och sedan fyllt in ansökan för rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst har två helt följt de rutiner som gäller, i övriga tre fall saknas signering från arbetsgivaren. Stickprovet visar att rutinerna långt ifrån fungerar på ett tillfredsställande sätt. 5. Analys Granskningen visade att rutinerna för rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst inte följer det fullmäktigebeslut som finns. Mycket stora avsteg förekom. I detta avseende behöver en klar förbättring vidtas omedelbart för att hanteringen skall bli ändamålsenlig och stå i överensstämmelse med gällande regler fastställda av fullmäktige. De åtgärder som behöver vidtas är Att ledamöter varje kalenderår i början av januari lämnar in löneuppgifter från arbetsgivare som visar rätten till timersättning Att den blankett som fylls i efter sammanträdena signeras av arbetsgivare Att egenföretagare lämnar in uppgift om sjukpenninggrundande inkomst från försäkringskassan Att ordförande och förvaltningschef i berörd nämnd attesterar underlag från nämndsammanträden (blanketten) innan den skickas till lönekontoret Att kommunen säkerställer att Kommunalförbundet tillämpar reglerna utifrån fullmäktiges beslut, dvs. inte betalar ut ersättning i fall blanketter är ofullständigt eller felaktigt ifyllda Att kommunen säkerställer att Kommunalförbundet gör en form av kontroll varje år på att rutinen fungerar 6

8 7