Kommunrevisorerna granskar

Transkript

1 Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN förtroendevalda ABCD

2 Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte Genomförande Revisionskriterier Formellt läge Kommunallagen Förtroendevalda i Umeå kommun Kommunens regelverk Lönesupport Arvodeskommittén Hur ser storleken ut på uttagna arvoden Överensstämmer utbetalda arvoden med fastställt arvodesreglemente Umeå kommuns rutiner vid utbetalning av arvode Umeå kommuns rutiner för Troman Umeå kommuns rutiner för Mina arvoden Insamlad data Varierar tillämpningen av arvodesreglementet mellan olika i granskningen ingående enheter

3 Sammanfattande bedömning KPMG har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska ersättningar och arvoden till förtroendevalda. Syftet med granskningen har varit att bedöma om arvodeshanteringen fungerar tillfredsställande med avseende på intern kontroll. Granskningen visar att utbetalda arvoden i stort överensstämmer med det fastställda arvodesreglementet och därför fungerar tillfredsställande. I Umeå kommun kompletteras lagstiftningen med reglementet Arvodesregler för förtroendevalda. I reglementet anges ersättning och arvoden för uppdrag inom kommunala organ samt andra organ i enlighet med fullmäktiges särskilda beslut. Totalt erhöll 330 förtroendevalda arvode i någon form och i olika omfattning till en summa av kr under På Umeå kommuns Lönesupport ansvarar två anställda för administration och kontroll av arvoden. I Troman, som är ett persondatorbaserat verksamhetssystem, registreras information om den förtroendevalde. Naw, Nämndsarvode på webben, är det system som nämndssekreterare använder vid registrering av förtroendevaldas närvaro vid sammanträden eller förrättning. Inga gemensamma träffar mellan nämndssekreterare och Lönesupport sker avseende arvodeshantering. Arvodesreglementet tydliggör inte vem som attesterar de förtroendevaldas inrapporterade närvaro. I samband med granskningen har noterats att arvode utbetalats till en person som ledamot avseende deltagande i en nämnds presidieträff samt ett antal förrättningar. Nämnden har enligt arvodesreglemente endast en ordförande och en vice ordförande, vilket innebär att en ledamot inte borde erhålla arvode. Lönesupport har lagt in systemkontroller i Naw för att säkerställa att utbetalning av arvode stämmer överens med arvodesreglementet och de fångar manuellt upp felaktigeter som inte varit kontrollbara i systemet, exempelvis dubbel arvodering. I Umeå kommuns arvodesreglemente definieras två olika maxgränser för arvodesersättning. En förtroendevald med uppdrag under 40 procent medges ersättning för förlorad arbetsinkomst. Denna ersättning får uppgå till högst kr per dag under En annan begränsning är uppdragets omfattning i procent, som avser ordförande och viceordförande. Exempelvis får ett uppdrag på totalt fem procent maximalt omfatta 85 timmar. Den förtroendevalde erhåller ersättning för förlorad arbetsinkomst för maximalt kr. De två olika maxtaken för arvodesersättning finns i systemet Naw som signalerar om något av maxtaken nås. I samband med granskningen har KPMG samlat in arvodestransaktioner för samtliga nämnder och styrelser under Granskningen visar att utbetalda arvoden i stort överensstämmer med det fastställda arvodesreglementet Det framgår av arvodesreglementet att inga sammanträdes- eller förrättningsarvoden ska utbetalas i augusti eftersom antalet sammanträden är för få under juli månad. Undantag finns för begränsat arvode, som utbetalas för innevarande månad. Av insamlade datauppgifter framgår att utbetalning av arvoden skett under årets alla tolv perioder till förtroendevalda även under mötesfria månader. Det framgår av granskningen att Umeå kommun saknar rutiner för att säkerställa var de förtroendevalda är folkbokförda. 3

4 Rekommendation Vi rekommenderar kommunstyrelsen att Möjliggöra gemensamma träffar mellan Lönesupport och nämndssekreterarna Stärka den interna kontrollen genom att i arvodesreglementet tydliggöra vem som attesterar de förtroendevaldas inrapporterade närvaro vid sammanträden Stärka den interna kontrollen genom att utveckla rutiner där ansvarig för det IKB (intern kostnadsbärare) som de förtroendevaldas arvoden belastar, verifierar att den förtroendevaldes deltagande och beräknat arvode är korrekt Upprätta rutiner för att verifiera att de förtroendevalda är folkbokförda i Umeå kommun 4

5 1 Inledning KPMG har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska ersättningar till de förtroendevalda i kommunen. 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte Ersättningsregler för såväl arvoden, förlorad arbetsinkomst och pensionsregler styrs i grunden av Kommunallagen (1991:900). Lagstiftningen kompletteras i kommunen med lokala reglementen och policys. Förtroendevalda i kommuner, landsting och regioner arbetar på medborgarnas uppdrag. Det ligger därför ett stort individuellt ansvar på var och en att i sin roll som förtroendevald agera på ett sådant sätt att medborgarnas förtroende för myndigheter, styrelser, nämnder och förvaltningar inte rubbas. Syftet med granskningen är att bedöma om arvodeshanteringen fungerar tillfredsställande med avseende på intern kontroll. Följande utgångspunkter ligger till grund för granskningen: Hur ser storleken ut på uttagna arvoden Överensstämmer utbetalda arvoden med fastställt arvodesreglemente Varierar tillämpningen av arvodesreglementet mellan olika i granskningen ingående enheter 1.3 Genomförande Granskningen har genomförts genom: Intervjuer med berörda tjänstemän Dokumentstudie av relevanta dokument och insamlad data 1.4 Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller: Kommunallagen (1991:900) Interna regelverk och policys 2 Formellt läge 2.1 Kommunallagen Enligt kommunallagens (1991:900) fjärde kapitel 12 har förtroendevalda i kommuner och landsting rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. De är istället berättigade till årsarvode. 5

6 Enligt 13 i samma kapitel är det fullmäktige som skall besluta enligt vilka grunder ersättning enligt b skall betalas. Kommunfullmäktige får även enligt 14 i kapitel 4 besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få ersättning för resekostnader, arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, pension, samt andra ekonomiska förmåner. I praktiken innebär detta att förtroendevalda som arbetar 40 procent eller mer av heltidstjänst som politiker inte är berättigade ersättning för förlorad arbetsinkomst. 2.2 Förtroendevalda i Umeå kommun Förtroendevalda är registrerade i Troman, ett persondatorbaserat verksamhetssystem för att underlätta hanteringen av uppgifter om nämnder och styrelser och de förtroendemän och övriga personer som ingår i dessa. Arvoden till förtroendevalda utbetalas via Naw (Nämndsarvode via webb) som utvecklats av lönesupport och IT-service. De förtroendevalda kan sedan i internetbaserade Mina arvoden se aktuella arvoden samt historik avseende tidigare utbetalade arvoden. 2.3 Kommunens regelverk I Umeå kommun kompletteras lagstiftningen med reglementet Arvodesregler för förtroendevalda, antagen och reviderad av fullmäktige senast Av reglementet framgår bland annat belopp avseende årsarvode, hel- och deltidsarvoderade uppdrag samt ersättning för förlorad arbetsinkomst. I reglementet anges ersättning och arvoden för uppdrag inom kommunala organ; fullmäktige, styrelser, nämnder, kommunala bolag, samt andra organ i enlighet med fullmäktiges särskilda beslut. Ersättningsberättigade förrättningar innefattar exempelvis sammanträden med utredningskommittéer, protokollsjustering, konferenser, studiebesök, uppdrag som kontaktperson och presidiemöte i fullmäktige. 2.4 Lönesupport Umeå kommuns Lönesupport har 26 heltidsanställda. På enheten ansvarar två anställda för administration och kontroll av arvoden. Till hjälp för att stämma av mot fastställt reglemente finns kontroller i Naw, signallistor i lönesystemet Heroma, samt även möjligheten att kontakta inblandade parter såsom nämndssekreterare och förtroendevalda vid oklarheter om arvode. 2.5 Arvodeskommittén Umeå kommun har en arvodeskommitté, vars uppgift bland annat är att pröva om ersättning skall utges för andra sammanträden eller för annan förrättning än den som nämns i arvodesreglementet, 3. Under de senaste tre åren har kommittén haft få ärenden. Vid granskningen framkommer att kommitténs sammansättning tidigare varit otydligt för Lönesupport. Idag utgörs arvodeskommittén av kommunstyrelsens arbetsutskott samt kommunfullmäktiges presidium. 6

7 3 Hur ser storleken ut på uttagna arvoden Totalt erhöll 330 förtroendevalda kr i arvode. Detta inkluderar sammanträdesarvode, begränsat arvode, ersättning för förlorad inkomst m.m. Det framgår av arvodesreglementet att endast förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller minst 40 procent av heltid har rätt till årsarvode. Årsarvode till 16 förtroendevalda utgjorde kr under Överensstämmer utbetalda arvoden med fastställt arvodesreglemente För att kontrollera att utbetalda arvoden överensstämmer med fastställda arvodesreglementen har Umeå kommun upprättat ett antal rutiner med tillhörande delprocesser. Skriftliga rutiner för arvoden till förtroendevalda finns för Naw, Troman och Mina arvoden. 4.1 Umeå kommuns rutiner vid utbetalning av arvode Efter genomfört sammanträde eller förrättning registrerar nämndssekreteraren uppgifterna i Naw, som används vid registrering av förtroendevaldas närvaro vid sammanträden eller förrättning. Det finns i dagsläget inga rutiner, kontroller eller metoder för attestering av de förtroendevaldas uppgifter. Nämndssekreterarna upplever att arvoden administreras enkelt i Naw. Vid nyanställning får nämndssekreterarna utbildning av Lönesupport och har sedan löpande kontakt med Lönesupport. Inga gemensamma träffar mellan nämndssekreterare och Lönesupport sker med avseende på arvodeshantering, trots initiativ från Lönesupport. Arvodesreglementet tydliggör inte vem som attesterar de förtroendevaldas inrapporterade närvaro. Av övriga rutiner framgår att Lönesupport har lagt in systemkontroller i Naw för att säkerställa att utbetalning av arvode stämmer överens med arvodesreglementet. Lönesupport låser Naw inför utbetalning av arvoden. Vid detta tillfälle görs en arvodesberäkning där Lönesupport manuellt fångar upp felaktigeter som inte varit kontrollbara i systemet, exempelvis dubbel arvodering. Vid behov körs beräkningar och kontroller igen i Naw för att fånga upp kvarvarande felaktigheter. Utöver de kontroller som görs i Naw, genomför Lönesupport manuella kontroller av de listor som Naw levererar. Lönesupport kontrollerar utanordningslistan innan arvodestransaktionerna förs vidare till lönesystemet Heroma där signallistor larmar om bruttoarvodet blir för högt. I Umeå kommuns arvodesreglemente definieras två olika maxgränser för arvodesersättning. En förtroendevald med uppdrag under 40 procent medges ersättning för förlorad arbetsinkomst. Denna ersättning får uppgå till högst kr per dag under

8 En annan begränsning är uppdragets omfattning i procent, som avser ordförande och viceordförande. Exempelvis får ett uppdrag på totalt fem procent (exempelvis vice ordförande i jämställdhetsutskottet) omfatta maximalt 85 timmar. Den förtroendevalde erhåller ersättning för förlorad arbetsinkomst för maximalt kr. Förtroendevald som fullgör uppdrag på mindre än 40 procent av heltid som ordförande, vice ordförande eller 2:e vice ordförande erhåller begränsat arvode. Totalt erhåller 44 förtroendevalda begränsat arvode till en summa av kr för De två olika maxtaken för arvodesersättning finns i systemet Naw som signalerar om något av maxtaken nås. Omfattning uppdrag, Max, timmar Max, Tkr procent Ytterligare en kontroll är under utvecklande, där målet är att Lönesupport ska skicka utanordningslistorna till den som är ansvarig för det IKB (intern kostnadsbärare) som de förtroendevaldas arvoden belastar. Syftet med denna kontroll är att ansvarig, exempelvis tillsammans med nämndssekreteraren, verifierar att den förtroendevaldes deltagande och beräknat arvode är korrekt. 4.2 Umeå kommuns rutiner för Troman Troman är ett persondatorbaserat verksamhetssystem som underlättar hanteringen av uppgifter om nämnder, styrelser och de förtroendemän samt övriga personer som ingår i dessa. I Troman registreras den förtroendevalde och dess uppdrag. Informationen förs sedan över till Naw. Lönesupport uppger att samtliga förtroendevalda finns i Troman, som utgör basen för den information som beräkningar i Naw bygger på. Troman uppdateras av Lönesupport minst en gång i månaden och en förtroendevald måste finnas i Troman för att kunna få arvode. 4.3 Umeå kommuns rutiner för Mina arvoden Förtroendevalda lämnar arbetsgivarintyg för förlorad arbetsinkomst till nämndssekreteraren för varje sammanträde eller förrättning. Den förtroendevalde får en översikt av aktuella arvoden i Mina arvoden på Internet. Där finns även en historik över vilka arvoden som betalats ut. Denna är inte fullständig, eftersom övriga utbetalningar från kommunen inte finns med. 8

9 4.4 Insamlad data I samband med granskningen har KPMG samlat in alla arvodestransaktioner för samtliga nämnder och styrelser under Detta för att kunnat bedöma om arvodeshanteringen fungerar tillfredsställande med avseende på intern kontroll. Granskningen visar att utbetalda arvoden i stort överensstämmer med det fastställda arvodesreglementet. Enligt kommunallagens 4 kapitel 5 måste den förtroendevalde vara folkbokförd i kommunen. Av 4 kapitlet 8, framgår att om en förtroendevald blir obehörig till exempelvis på grund av folkbokföring i annan kommun är han eller hon skyldig att avgå så snart obehörigheten har inträtt. Det framgår vid granskningen att Umeå kommun saknar rutiner för att säkerställa var de förtroendevalda är folkbokförda. Man bör dock observera att hemvisten är den ort där de förtroendevalda var folkbokförda den 1 november föregående år, vilket innebär att en flytt kan ha skett men inte hunnit registreras hos skatteverket. Det framgår av arvodesreglementet att inga sammanträdes- eller förrättningsarvoden ska utbetalas i augusti eftersom antalet sammanträden är för få under juli månad. Undantag finns för begränsat arvode, som utbetalas för innevarande månad. Av insamlade datauppgifter framgår att utbetalning av arvoden till totalt 55 förtroendevalda skett under årets alla tolv perioder. I augusti utbetalades totalt kr i olika sorters arvoden till 59 förtroendevalda. Det framgår av Arvodesreglementet att en förtroendevald med uppdrag över 40 procent inte medges ersättning för förlorad arbetsinkomst. Många förtroendevalda erhåller olika arvoden samtidigt, vilket är tillåtet så länge inte något av de två olika maxtaken nås. I tabellen nedan framgår hur många förtroendevalda som erhöll olika sorters arvoden under 2012 Typ av arvode Antal Förtroendevalda Summa Sammanträdes-, begränsat-, kr förlorad inkomst m.m. Fritidspolitiker, uppdrag på mindre kr än 40 procent Erhållit årsarvode kr Begränsat arvode kr Olika sorters arvoden som utbetalades i augusti kr 9

10 5 Varierar tillämpningen av arvodesreglementet mellan olika i granskningen ingående enheter Umeå kommuns Lönesupport uppger vid granskningen att tillämpningen av arvodesreglementet inte varierar mellan olika enheter. Detta eftersom reglementet är verksamhetsövergripande och den tillämpning och de kontroller som sker, görs av Lönesupport oavsett vilken enhet den förtroendevalde tillhör. Nedan visas exempel på beräkning av sammanträdesarvode för fritidspolitiker med uppdrag mindre än 40 procent av heltid, under Sammanträde, timmar Grundarvode, kr Timarvode, kr Arvode 1 3 x x x x x Insamlad data ger möjlighet att granska om arvodestransaktionerna följer sammanträdes- och förrättningsersättningen för fritidspolitiker med uppdrag mindre än 40 procent av heltid, under Granskningen visar att de bestämmelser för ersättning till förtroendevalda som kommunfullmäktige har fastställt efterlevs i kommunen. Det är däremot inte tydliggjort i arvodesreglementet eller rutiner vem som attesterar de förtroendevaldas inrapporterade närvaro. Detta görs idag löpande av nämndssekreteraren i samband med registrering i Naw. I samband med granskningen har noterats att arvode utbetalats till en person som ledamot avseende deltagande i en nämnds presidieträff samt ett antal förrättningar. Nämnden har enligt arvodesreglemente endast en ordförande och en vice ordförande, vilket innebär att en ledamot inte borde erhålla arvode. I kombination med avsaknaden av kontroller och rutiner för den handläggning som sker inför registrering av arvoden och ersättningar till kommunens förtroendevalda, finns svårigheter att bedöma om tillämpningen av arvoden är enhetlig mellan olika enheter. Lönesupport utarbetar just nu arbetsrutiner för att skicka utanordningslistorna till den som är ansvarig för det IKB (intern kostnadsbärare) som de förtroendevaldas arvoden belastar. I detta skede bör Umeå kommun beakta att ansvarig för IKB kan vara i underordnad ställning i förhållande till nämndsordförande, och därför skulle kommunstyrelsens ordförande vara lämpligast att attestera månadsrapporter avseende ordförandetid. Umeå, 10 juni 2013 Helen Sundström Hetta Sarita Nordström 10