Värmdö kommun. Granskning av rutin för reseräkningar Granskningsrapport. KPMG AB 23 april 2012 Antal sidor: 4

Transkript

1 Granskningsrapport KPMG AB 23 april 2012 Antal sidor: 4

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Rutiner delegationer attester 1 3. Kommunicering av rutiner 2 4. Intern kontroll 3 5. Slutsatser 3

3 1. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska reserutinen i kommunen. Kommunens rutin för reseräkningar har varit debatterad sedan en förtroendevald lämnat reseräkningar enligt tidigare rutin. Kommunstyrelsens arbetsutskott har och behandlat och tolkat reglerna. Revisionsfrågor Granskningen ska svara på följande; Finns rutinbeskrivning och delegations- / attestförteckning Hur kommuniceras den i förvaltningen och till förtroendevalda Intern kontroll 2. Rutiner delegationer attester Rutinbeskrivningar finns för resor och traktamenten mm och hanteras i lönesystemet Heroma där det finns ett antal inbyggda kontroller som signalerar om det förekommer avvikelser. Innan registrering sker i lönesystemet ska blanketter fyllas i och skrivas under av den som ska ha ersättning och godkännas av chef. När sedan ersättningarna är registrerade i systemet finns möjlighet att innan utbetalning se vad som är registrerat som utbetalning och en elektronisk signering sker av personalansvarig chef av lista över löner, arvoden och andra ersättningar sker av närmaste chef. Slutligen sker singering av slutlig lönelista av kanslichefen. Innan resor och traktamenten registreras i systemet ska blanketterna för detta ändamål godkännas av chef. För förtroendevalda har godkännande av resor och traktamenten skett av tjänstemän inom kommunen. Kommunens rutin för reseräkningar har varit debatterad sedan en förtroendevald fått ut felaktiga belopp för resor. Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU)har och behandlat och tolkat reglerna. Vid KSAUs sammanträde i februari beslöts att - Årsarvoderade förtroendevalda med en sammanlagd tjänstgöring om 40 % eller mer har inte rätt till ersättning för resor mellan bostaden och Skogsbo. - Frågan om attestering av förtroendevaldas reseräkningar, mm, återremitteras för beredning i kommunstyrelsens presidium. Av bifogad tjänsteskrivelse som gäller tolkning av arvodesregler för hel- och deltids engagerade förtroendevalda, framgår bl.a. att rätten till ersättningar mellan bostad och Skogsbo har aktualiserats genom inkomna reseräkningar. I skrivelsen hänvisas till kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. Enligt 16 i dessa bestämmelser ersätts kostnader för resor till och från sammanträden och motsvarande enligt de regler som gäller för kommunens anställda enligt reseavtalet (BIA). Kommunens ersättningsregler överensstämmer med SKLs Underlag för bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. 1

4 För årsarvoderat kommunalråd, oppositionsråd, och nämndordförande gäller enligt arvodesreglerna, 9 i nämnda bestämmelser, också att resekostnaden ersätts enligt de regler som gäller för kommunens anställda. Några mer detaljerade regler om när och i vilken omfattning egen bil får användas finns inte. De förtroendevaldas reseräkningar och andra kostnadsersättningar har hittills attesterats av tjänstemän. I t.e.x kommunstyrelsen har räkningarna granskats av kanslichefen. Det är inte tillfredställande att en anställd ska granska sina uppdragsgivare (de förtroendevalda) och kan kännas obekväm för båda parter. I tjänsteskrivelsen föreslås därför att de förtroendevaldas räkningar ska attesteras av respektive nämnd-/styrelseordförande och att ordförandes reseräkningar attesteras av vice ordföranden (för kommunfullmäktige och av kommunfullmäktiges ordförande). Kommunens anställda får inte någon ersättning för resor mellan bostaden och arbetsplatsen. På samma sätt bör årsarvoderade förtroendevalda med en sammanlagd tjänstgöring om 40% eller mer anses ha sin arbetsplats i Skogsbo. Någon ersättning för resor mellan bostad och Skogsbo ska inte utbetalas till dessa. Vid KSAUs sammanträde i mars beslöts bl. a. att - Förtroendevaldas reseräkningar och andra kostnadsersättningar ska attesteras av respektive nämnd-/styrelseordförande (för kommunfullmäktige av kommunfullmäktiges ordförande). Ordförandes räkningar ska attesteras av andre vice ordföranden. Frågan om attestering av förtroendevaldas räkningar hade därmed behandlas av presidiet. Med anledning av KSAUs beslut bör delegationsbestämmelser och kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda uppdateras. 3. Kommunicering av rutiner Enligt uppgift från kommunen informeras de förtroendevalda om gällande bestämmelser mer ingående i samband med att en ny mandatperiod påbörjas. Nyligen förändrade bestämmelser om förtroendevaldas räkningar är enligt förvaltningen kända av de som berörs. Det är viktigt att återkommande information lämnas till de förtroendevalda om rättigheter och skyldigheter även under mandatperioden. 2

5 4. Intern kontroll Kommunfullmäktige har fattat beslut om policy för intern kontroll som gäller för kommunen och de kommunägda bolagen. En internkontrollplan har tagits fram för kommunstyrelsen som har avrapporteras till kommunstyrelsen i februari Förvaltningen har inlett arbetet med gå igenom processer och stukturer för arbetet med intern kontroll samt genomföra riskanalyser. Då arbetet med intern kontroll är i en uppstartsfas har riskanalysen utförts på en övergripande nivå och antal kontroller 2012 är relativt begränsade. Det är positivt att arbetet med internkontrollplaner kommit igång. Revisionen vill betona att det är viktigt att alla förvaltningar redovisar sina internkontrollplaner för respektive nämnd och att resultatet av granskningen redovisas för varje nämnd vid årets slut. Med anledning av diskuterad utbetalning till förtroendevald bör kommunen överväga att införa ett kontrollmoment i kommande internkontrollgranskning som rör denna fråga. 5. Slutsatser Granskningen har visat att kommunen generellt sett har relativt goda rutiner för hantering av resor. Undantaget har varit de förtroendevalda resor där det inte tydligt framgått vad som gäller. Genom de beslut som nu fattats under februari - mars i år har denna oklarhet undanröjts. Uppdatering bör ske av delegationsbestämmelser och kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda samt kontroller genomföras inom ramen för kommunens egen internkontrollgranskning. Genom dessa åtgärder kommer förutsättningarna för god intern kontroll att öka. KPMG, dag som ovan Olle Nystedt Certifierad kommunal revisor Mats Lundberg Kundansvarig 3