Olofströms kommun. Intern kontroll Granskning personalkostnader. Audit KPMG AB 9 mars 2011 Antal sidor: 7

Transkript

1 Granskning personalkostnader Audit KPMG AB 9 mars 2011 Antal sidor: 7

2 Innehåll 1. Inledning 1 2. Sammanfattning 1 3. Allmänt Existens Fullständighet Värdering Presentation Förvaltning 4 4. Slutsats 5 Ofm kommun personalkostn.docx

3 1. Inledning Kommunrevisionen i Olofström har givit KPMG i uppdrag att bedöma statusen på hanteringen av personalkostnader främst avseende löner, reseräkningar och eventuella förmåner samt arbetsgivaravgifter. Kommunrevisionen bedömer att det inte finns någon större risk att personalkostnaderna generellt inte hanteras ändamålsenligt med iakttagande av intern kontroll. Däremot ser man det som väsentligt att få ett underlag för bedömning som är verifierat. Granskningen syftar till att ge ett underlag till en fördjupad granskning och/eller svar på: Existens - Hur säkerställs att endast löner och lönebikostnader som avser anställd personal redovisats som sådana? Fullständighet Hur säkerställs att alla löner och lönebikostnader redovisats? Värdering Hur säkerställs att beräkningar av löner och ersättningar utförts rätt? Presentation Hur säkerställs att korrekt redovisning sker i årsredovisningen? Förvaltning Hur säkerställs att löner och ersättningar hanteras i enlighet med ledningens intentioner? 2. Sammanfattning Det är vår bedömning att lönebearbetningsprocessen med ingående rutiner bl. a innefattande kontroll och attest av lönegrundande underlag, bearbetning och utbetalning av löner, bokföring och uppföljning av kostnader samt betalning av skatter och avgifter fungerar väl. Vi har vid vår granskning noterat att några förbättringar kan göras i rutinen för att ytterligare öka den interna kontrollen varav de mest väsentliga beskrivs nedan: I dagsläget utgår bokföringen av arbetsgivaravgifter från den bokföringsorder som produceras av löneprogrammet som inte beaktar arbetsgivaravgifter (detta är en brist i lönesystemet som delas med ca hälften av landets kommuner). Istället görs bokföringen manuellt genom ett s.k. POpålägg på lönekostnaden. Vi förslår, med syftet att reducera manuella bokföringsmoment och avstämningar av lönekostnader och därmed stärka den interna kontrollen, att justeringar görs i löneprogrammet så att bokföringsordern som skapas vid lönekörningen innehåller korrekt beräknade arbetsgivaravgifter för de tre olika avgiftskategorierna. Ofm kommun personalkostn.docx 1

4 3. Allmänt sysselsätter ca heltidsanställda. Totalt med visstidsanställningar och deltider bearbetas ca löner i månaden. Som stöd i lönebearbetningsprocessen används det personaladministrativa programmet Heroma. Vår granskning har baserats på intervjuer av löneadministratörer och ekonomipersonal från kommunledningskontoret. Vi har vidare med hjälp av selektiva stickprov genomfört en genomgång av lönebearbetningsprocessen en s.k. walk through, där vi verifierat den interna kontrollen i hela rutinen. Ryggraden i lönebearbetningsprocessen utgörs av det personaladministrativa programmet Heroma. Samtliga anställda oavsett anställningsform finns registrerade i Heroma. Utgångspunkten för registrering är respektive anställds anställningsavtal. Till anställningsavtalet knyts ett arbetsschema. Målet är att all tidsredovisning och attest av arbetad tid skall ske i programmet med hjälp av arbetsstationer. I dagsläget varierar graden av manuell hantering beroende på kunskap och datormognad på de olika förvaltningarna/enheterna. Någon enhet rapporterar allt i systemet medan andra enheter lämnar in manuella tjänstgörings- och avvikelserapporter till löneavdelning för inregistrering i Heroma. 3.1 Existens Vi har genom vår granskning konstaterat att: Samtliga underlag som berättigar till någon form av utbetalning t ex tidrapporter, reseräkningar och utläggsredovisningar kontrolleras och attesteras av närmaste chef. Kontanta ersättningar, som t.ex. övertidsersättningar kontrolleras och attesteras av närmaste chef. Den interna arbetsfördelning inom kommunen säkerställer att annan person än den som har attesterat underlag som utgör grund för utbetalning genomför utbetalningen. Tidrapporter, reseräkningar och utläggsredovisningar attesteras av närmaste chef på förvaltningarna medan utbetalningen utförs centralt i två steg dels av löneavdelningen och dels av ekonomiavdelningen. Förändringar i fasta lönedata och andra personaldata i systemet kontrolleras och attesteras minst en gång om året i samband med årlig lönerevision. Inför varje nytt år görs en uppdatering av skatteavdrag via fil. Förändring i skatteavdrag och övriga ändringar kan även göras under året av löneadministratör. Underlag för lönebikostnader kontrolleras dels i samband med månadsavstämningar och dels helårsvis. Ofm kommun personalkostn.docx 2

5 Behörighetsbegränsningen och attestordningen i Heroma tillsammans med kostnadsuppföljning på förvaltnings-, /enhetsnivå säkerställer att det inte finns väsentliga fel i löneuppgifter. Huvudboken uppdateras efter genomförd lönekörning. Utgångspunkten för bokföringen i huvudboken är den bokföringsorder som skapas i Heroma inte innehåller uppgift om arbetsgivaravgift (detta är en brist i lönesystemet som delas med ca hälften av landets kommuner). I stället görs en manuell bokföring av s.k. PO-pålägg som beaktar arbetsgivaravgifter samt pensionskostnader och löneskatt. Uppföljningen av att kostnaderna uppgår till rimliga belopp och att de konteras med rätt kostnadsställe utförs av förvaltningsekonomerna inom kommunen. 3.2 Fullständighet Att rätt skatt innehålls på utbetald lön säkerställs genom en årlig uppdatering av Heroma. Uppdateringen sker med filöverföring till Heroma. Genom uppdateringen säkerställs att samtliga som är boende inom kommunen får korrekt avdrag. För övriga anställda, boende utanför kommunen görs manuell uppdatering för korrekt avdrag. Avstämning mellan källskatteavdrag enligt skattedeklaration skapad i Heroma och bokförd skuld för källskatt säkerställer att innehållna källskatter skuldförts korrekt. Avstämning upprättas, utöver per helår för månaderna februari, mars, april, maj, augusti och oktober. Underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdraget skapas genom Heroma och redovisas i skattedeklaration mot skattemyndigheten. Ekonomikontoret gör månadsvis avstämning av skattekontot vilket säkerställer att inbetalningar sker i rätt tid och med rätt belopp. Kostnadsuppföljning av förvaltningsekonomer säkerställer att redovisade arbetsgivaravgifter är rimliga i förhållande till bokförd lönekostnad och kontanta ersättningar. Vidare gör ekonomichefen en helårsavstämning där arbetsgivaravgifter enligt skattedeklarationer för året jämförs med redovisade kostnader i resultaträkningen. Skattskyldighet för uppdragstagare kontrolleras av uppdragsgivare på beställande förvaltning, några ytterligare kontroller görs inte. Betalning av arbetsgivaravgifter och innehållen källskatt utförs av kassaansvarig anställd på ekonomiavdelningen efter attest av behörig chef. 3.3 Värdering Den anställdes anställningsavtal används som utgångspunkt vid registrering i Heroma. Uppdatering av löneuppgifter sker efter attesterade underlag från löneöversynen. Lönespecifikationer granskas som regel inte i detalj utan ses mer som en produkt av lönebearbetningen i Heroma. I samband med löneutbetalningarna görs en Ofm kommun personalkostn.docx 3

6 rimlighetsbedömning av skapad betalningsfil innan den skickas till banken för utbetalning. Den anställde kan välja att få sin lönespecifikation elektroniskt. 3.4 Presentation Uppdateringar av grundlönen för respektive anställd i Heroma sker manuellt av löneadministratör. Attesterade protokoll från lönerevisionen utgör underlag för uppdateringen. Löpande kontroller och uppföljningar under året av förvaltningsekonomerna säkerställer att löner och lönebikostnader klassificeras och rubriceras korrekt. Ekonomichefen ansvarar slutligt för att presentationen i årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel och brister. Redovisningsprinciperna är oförändrade från tidigare år. 3.5 Förvaltning För registrering av löneunderlag krävs inloggning i Heroma, vidare krävs attest av närmaste chef för att utbetalning skall kunna ske. Rutinens uppbyggnad bedöms säkerställa att endast behörig person kan göra ändringar i löneunderlag. All dokumentation kring personal- och löneregistren förvaras i låsta utrymmen, till vilka endast behörig personal har tillträde. Tidredovisningssystemet finns inbyggt i Heroma. Avvikelser från lagt arbetsschema attesteras av närmaste chef. I den mån manuell tidrapport används attesteras denna av närmaste chef. Vid förändring i befattning och sysselsättningsgrad upprättas nya anställningsavtal som utgör underlag för ny registrering eller ändringar på den anställde i Heroma. Förändringar i grundlön för respektive anställd sker manuellt av löneadministratör. Attesterade protokoll från lönerevisionen utgör underlag för uppdateringen. Ofm kommun personalkostn.docx 4

7 4. Slutsats Vi kan konstaterar efter genomförd granskning att: Närmaste chef attesterar och kontrollerar den anställdes arbetade tid (i Heroma avvikelserapportering). Attesten medför att lönen godkänns för bearbetning och utbetalning. Kostnadsuppföljning av förvaltningsekonomer och ekonomi avdelningen säkerställer att endast löner och lönebikostnader för anställd personal redovisas som sådana. Fullständigheten i lönekostnader och lönebikostnader säkerställs dels genom att samtliga löner hanteras i det personaladministrativa programmet Heroma. Dels genom uppföljning av kostnader på förvaltningsnivå. Att beräkningar av löner och ersättningar utförts rätt utan väsentliga fel eller brister säkerställs genom brukande av attest- och behörighetsregler inlagda i Heroma. Attesterade underlag krävs för löneutbetalningar eller ändringar av grundlön för den anställde. Kostnadsuppföljning under löpande år av förvaltningsekonomer samt central sammanställning och avstämning av lönekostnader av ekonomiavdelningen på årsbasis säkerställer att redovisningen i årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel eller brister. Behörighetsbegränsningar och attestregler i Heroma och åtkomstbegränsningar för personalakter och personregister tillsammans med kostnadsuppföljning och fördelning av arbetsuppgifter innebär att ingen ensamt kan godkänna och utbetala en lön. Dessa kontroller och begränsningar sammantaget säkerställer att löneprocessen utförs i enlighet med ledningens intentioner. Vi har noterat att förbättringar kan uppnås gällande bokföring av arbetsgivaravgifter. I dagsläget beaktas denna kostnad med ett PO-pålägg genom en manuell bokföringsorder. Det är vårt förslag att justeringar görs i Heroma så att den bokföringsorder som skapas vid lönekörningen beaktar arbetsgivaravgifter för de tre kategorierna, (detta är en brist i lönesystemet som delas med ca hälften av landets kommuner). Det är vår bedömning att den interna kontrollen för hantering av personalkostnader i Olofströms kommun är fullgod och säkerställer att det inte förekommer väsentliga fel eller brister i redovisningen av personalkostnader. Karlshamn Cecilia Wahlman Per Johansson Ofm kommun personalkostn.docx 5