Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda. Regionförbundet i Kalmar län

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av löner och ersättningar inklusive arvoden till förtroendevalda Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Elin Petersson Revisionskonsult 3 november 2016

2 Innehåll Sammanfattning och revisionell bedömning Revisionell bedömning Bedömningar mot kontrollmål Inledning Bakgrund Revisionsfråga och revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömningar Är behörigheter över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes... arbetsuppgifter och ansvar? Är tidrapporter/frånvarorapportering attesterad av behörig person? Finns lämpliga kontroller som säkerställer att utbetalningar avser... rätt person och att de görs till rätt belopp? Sker överföring från lönesystem till ekonomisystem med fullständighet... och riktighet? Är löneutbetalningen attesterad av behörig person? Analyseras lönekostnader och tillhörande kostnader regelbundet? Stickprov November av 12

3 Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har granskat lönehanteringen för perioden Revisionell bedömning Vi bedömer att styrelsens interna kontroll avseende rapporteringen av löner och ersättningar i allt väsentligt är tillräcklig. Det baserar vi på att det finns ett lönesystem som stödjer ett strukturerat arbetssätt där det finns inbyggda kontroller som syftar till att utbetalningar ska ske till rätt person och med rätt belopp. Genomförda stickprov visar att månadslöner överensstämmer med senaste lönerevision samt att det finns underlag till resor och övriga utlägg samt semester och annan ledighet. Det finns grundläggande styrande dokument i form av delegationsordning, attestregler samt lönepolicy. Vi bedömer vidare att det finns utrymme att stärka den interna kontrollen när det gäller att verkställa utbetalningar samt när det gäller att analysera lönekostnader med tätare mellanrum än två gånger om året. Förändringar planeras, men är inte genomförda vid granskningstillfället Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Är behörigheter över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar? Är tidrapport/frånvarorapportering attesterad av behörig person? Finns lämpliga kontroller som säkerställer att utbetalningar avser rätt personer och att de görs Kommentar Uppfyllt Vi bedömer att det finns rutiner som säkerställer att behörigheten över tid är ändamålsenligt utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar. Det baserar vi på att det finns en delegationsordning samt att endast ett begränsat antal personer har tillgång till informationen i löne- och personalsystemet. Stickproven visar att anställningsavtal upprättas vid anställning och vid byte av tjänst. Uppfyllt Vi bedömer att frånvarorapporteringen är attesterad av behörig person. Det grundar vi på genomförda stickprov. Stickproven visade att vid uttag av semester och annan ledighet fanns underlag där attest av berörd chef framgick. Uppfyllt Vi bedömer att det i allt väsentligt finns lämpliga kontroller som säkerställer att utbetal- November av 12

4 till rätt belopp? Sker överföring från lönesystemet till ekonomisystem med fullständighet och riktighet? Är löneutbetalningen attesterad av behörig person? Analyseras lönekostnader och tillhörande kostnader regelbundet? ningar avser rätt person och att de görs till rätt belopp. Vår granskning visar att det finns ett lönesystem som stödjer ett strukturerat arbetssätt där flera kontrolltillfällen ingår under en lönebearbetning. Uppfyllt Vi bedömer att överföringen från lönesystem till ekonomisystem sker med fullständighet och riktighet, men vi rekommenderar att justeringar i lönefilen så långt som möjligt sker via bokföringsorder i ekonomisystemet och bara undantagsvis görs direkt i den preliminära verifikationen. Uppfyllt Vi bedömer att löneutbetalningen är attesterad av behörig person eftersom den administrativa chefen signerar utbetalningslistan innan lönefilen skickas till banken. Vi ser positivt på den förändring som planeras vilken kommer att kräva att två personer i förening verkställer utbetalningar. Uppfyllt Vi bedömer att lönekostnader analyseras regelbundet, men att det sker något för sällan. Vi ser därför positivt på förändringen som planeras vilket innebär att ytterligare en avstämningstidpunkt kommer att införas. November av 12

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Personalkostnaderna utgör en väsentlig del av förbundets externa kostnader. Det finns vissa risker förknippade med lönehanteringen som kan innebära att registerhållningen och hanteringen av olika moment i löneprocessen inte alltid fungerar som avsett. I den mån lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporteringen och kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsställande. Detta eftersom de kan uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och kontinuitet i kontrollerna. Det är styrelsen som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Styrelsen ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion Revisionsfråga och revisionskriterier Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är styrelsens interna kontroll avseende rapportering av löner och ersättningar tillräcklig? Granskningen sker baserat på följande revisionskriterier: Kommunallagen 6 kap 7 Interna styrdokument och riktlinjer 2.3. Kontrollmål Följande kontrollmål ska besvaras i granskningen: Är behörigheter över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes uppgifter och ansvar? Är tidrapporter/frånvarorapportering attesterad av behörig person? Finns lämpliga kontroller som säkerställer att utbetalningar avser rätt personer och att det görs till rätt belopp? Sker överföring från lönesystem till ekonomisystem med fullständighet och riktighet? Är löneutbetalningen attesterad av behörig person? Analyseras lönekostnader och tillhörande kostnader regelbundet? 2.4. Metod och avgränsning Granskningen omfattar hela verksamheten vid Regionförbundet. Stickproven av lönetransaktioner omfattar perioden till Vi har genomfört intervjuer med administrativ chef, HR-handläggare, administrativ assistent, ekonomichef och ekonomiassistent. Vi har tagit del av följande material: delegationsordning, attestregler och attestförteckning, lönepolicy samt regler för förtroendevalda arvoden och ersättningar November av 12

6 Vi har tagit stickprov på underlag till löner och ersättningar samt granskat rapporter från lönebearbetningar för följande månader: augusti 2015, oktober 2015, december 2015, februari 2016, april 2016 samt juni Sakgranskning har genomförts av administrativ chef, HR-handläggare samt ekonomichef. November av 12

7 3. Iakttagelser och bedömningar För varje kontrollmål redogörs för de iakttagelser som gjorts i samband med granskningen och de revisionella bedömningar som gjorts därpå Är behörigheter över tiden ändamålsenliga utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar? Iakttagelser Enligt förbundets delegationsordning är det regiondirektören som äger rätt att besluta om anställning inom en given ekonomisk ram. 1 Förbundet är organisatoriskt indelat i tre områden: näringsliv- och kompetensförsörjning, hållbarhet och kommunikationer samt befolkning och välfärd. Dessutom finns två ytterligare verksamheter: AV-Media Kalmar län och Nationellt kompetenscentrum anhöriga. Områden och verksamheter leds av tre områdechefer respektive två verksamhetschefer. Löne- och personalfrågor hanteras inom avdelningen administration som leds av den administrativa chefen. använder sedan år 2015 Hogia Lön och Hogia Personal för hantering av löne- och personaladministration. Löne- och personalhanteringen inom regionförbundet hanteras av en HR-handläggare samt en administrativ assistent, som även har andra arbetsuppgifter. Det är endast HR-handläggaren och den administrativa assistenten som har behörighet i Hogia Lön. I Hogia Personal har även områdesansvariga och verksamhetschefer behörighet. Behörigheterna styrs av de anställdas befattning som framgår av anställningsavtalen. Det finns en dokumenterad rekryteringsprocess som avslutas med att ett anställningsavtal upprättas och signeras. Om den anställde får ändrade arbetsuppgifter upprättas ett nytt anställningsavtal och det hålls en facklig förhandling om det är motiverat av förändringen. Vi har kontrollerat att det finns aktuella anställningsavtal, vilken information de innehåller samt att de är signerade av behörig tjänsteman. Se vidare avsnitt Bedömning Vi bedömer att det finns rutiner som säkerställer att behörigheten över tid är ändamålsenligt utifrån den anställdes arbetsuppgifter och ansvar. Det baserar vi på att det finns en delegationsordning samt att endast ett begränsat antal personer har tillgång till informationen i löne- och personalsystemet. Stickproven visar att anställningsavtal upprättas vid anställning och vid byte av tjänst Är tidrapporter/frånvarorapportering attesterad av behörig person? Iakttagelser Vid tiden för granskningen sker all rapportering av arbetad tid och frånvaro manuellt. Via förbundets intranät registreras ansökan om semester och annan ledighet, sjukfrånvaro 1 Antagen av styrelsen den 16 juni 2016, 87. November av 12

8 samt vård av barn. Ansökan om semester och annan ledighet skickas först till chef för godkännande för att därefter skickas till HR-handläggaren för kännedom. Sjukfrånvaro och vård av barn skickas direkt till HR-handläggaren, som sparar uppgifterna till månadens lönebearbetning. Övriga underlag till månadens lönebearbetning lämnas av respektive medarbetare eller chef. Underlagen avser ansökan om semester och annan ledighet, reseräkningar samt kvitton för egna utlägg. Det är ett krav att underlagen ska vara i original och signerade av ansvarig chef. Vi har granskat underlag till frånvarorapportering, resor och egna utlägg för att kontrollera att det finns underlag samt att de är attesterade av behörig person. Se vidare avsnitt Från och med 1 september införde regionförbundet ett system för tidsredovisning, Tidomat. I Tidomat är varje anställd kopplad till en chef. När de anställda registrerar ansökan om ledighet och semester, sjukfrånvaro med mera skickas ett meddelande till chefen som beviljar frånvaron. Kopia på godkännandet skickas till HR-handläggaren. Varje månad importeras tidrapporter och uppgifter om frånvaro in i Hogia lön och bildar underlag till lönebearbetningen Bedömning Vi bedömer att frånvarorapporteringen är attesterad av behörig person. Det grundar vi på genomförda stickprov. Stickproven visade att vid uttag av semester och annan ledighet fanns underlag där attest av berörd chef framgick. Vi bedömer vidare att införandet av Tidomat kommer att stärka den interna kontrollen kring tidrapporteringen Finns lämpliga kontroller som säkerställer att utbetalningar avser rätt person och att de görs till rätt belopp? Iakttagelser Styrelsen har antagit attestregler tillsammans med en attestförteckning. 2 Under rubriken atteststruktur anges följande: Löner och andra personalutgifter ska kontrolleras. Personalchef ska kontrollera att personen har arbetat på enheten, fått rätt lön och att övriga ersättningar är de som ska utgå och är rimliga. Det måste finnas ett anställningsavtal som är underskrivet av både arbetsgivare och arbetstagare för att en löneutbetalning ska vara aktuell. Regionförbundet har sedan år 2015 en lönepolicy som ska vara ett stöd i lönebildningsprocessen för chefer och medarbetare. 3 Det har genomförts en lönekartläggning tillsammans med representanter från de fackliga organisationerna. 2 Antagen av styrelsen den 9 april 2015, Behandlad av samverkansgruppen den 20 januari November av 12

9 När en anställning avslutas ska den anställde meddela det skriftligt. Chefen för personal och administration kontrasignerar. Vid tidsbegränsade anställningar läggs ett avgångsdatum in i Hogia Personal. Inför varje lönebearbetning skrivs en lista över de tidsbegränsade anställningarna ut och kontrolleras. Kontroll görs även av frånvaro som inte är tidsbestämd, till exempel sjukskrivningar. Läkarintyg begärs och förvaras i personalakten. Inför varje lönebearbetning förvaras alla inkomna underlag i en lönepärm. HRhandläggaren/administrativa assistenten kontrollerar att originalkvitton finns vid utlägg, att datumen stämmer vid resor samt att det i förekommande fall finns program och deltagarlista vid konferens eller utbildning. Underlagen ska vara godkända av den anställdes chef. Efter registrering av uppgifterna i Hogia Lön skrivs en preliminär avräkning ut. Avräkningen kontrolleras mot de underlag som finns för den aktuella lönebearbetningen. Kontrollen görs vanligtvis av samma person som registrerat uppgifterna. I samband med avräkningen sker en kontroll i systemet av inregistrerade poster. Kontrollerna avser bland annat att de anställda inte har slutat, att semester eller avdrag för annan ledighet inte tidigare registrerats på samma datum, om lönen blir negativ samt om antalet kvarvarande semesterdagar blir negativt. Som beskrivits ovan har vi granskat underlag till frånvarorapportering, resor och egna utlägg för att kontrollera att det finns underlag samt att de är attesterade av behörig person. Se vidare avsnitt Bedömning Vi bedömer att det i allt väsentligt finns lämpliga kontroller som säkerställer att utbetalningar avser rätt person och att de görs till rätt belopp. Vår granskning visar att det finns ett lönesystem som stödjer ett strukturerat arbetssätt där flera kontrolltillfällen ingår under en lönebearbetning. Ur ett internkontrollperspektiv är det att föredra att beredning och kontroll utförs av olika personer, men vi har förståelse för att det kan vara svårt att genomföra i en liten organisation Sker överföring från lönesystem till ekonomisystem med fullständighet och riktighet? Iakttagelser Hogia lön tar fram underlag till bokföringsorder för löner och sociala avgifter, vilka signeras av administrativ chef. Efter genomförd lönebearbetning i Hogia Lön görs en överföring till Hogia Affärssystem via fil. Lönefilen importeras först som en preliminär verifikation i Hogia Affärssystem. Transaktionerna granskas och justering görs av en koddel som lönesystemet felaktigt kopplar till ett balanskonto. Därefter uppdateras lönetransaktionerna som en dagboksverifikation och underlaget till deklaration av arbetsgivaravgifter och preliminärskatt blir tillgängligt. Samtidigt som lönetransaktionerna uppdateras genereras automatkonteringar som till exempel bokför kostnaden för den individuella delen av ålderspensionen samt tillhörande löneskatt och kostnaden för arbetsmarknadsförsäkringar. November av 12

10 Bedömning Vi bedömer att överföringen från lönesystem till ekonomisystem sker med fullständighet och riktighet, men vi rekommenderar att justeringar i lönefilen så långt som möjligt sker via bokföringsorder i ekonomisystemet och bara undantagsvis görs direkt i den preliminära verifikationen Är löneutbetalningen attesterad av behörig person? Iakttagelser I samband med lönebearbetningen skrivs en rad rapporter ut och arkiveras månadsvis, till exempel lönespecifikationer, bankkopplingslista, bokföringsorder för löner och för sociala avgifter, löneartsfördelning samt arbetsgivardeklaration. Administrativa chefen gör rimlighetsbedömningar av ingående poster, kontrollerar att totalsumman överensstämmer med uppgifterna i filen som skickas till banken samt signerar utbetalningslistan. Bankfilen skickas av HR-handläggaren/administrativ assistent. Vi har granskat rapporter från sex månaders lönebearbetningar och kan konstatera att beskrivning ovan stämmer överens med innehållet i dessa pärmar. Enligt styrelsens beslut om firmateckning krävs två i förening för att disponera förbundets konton. 4 Det pågår ett arbete att stärka den interna kontrollen kring löneutbetalningar genom att det ska krävas signering av två personer för att en utbetalning ska kunna göras. Förändringen är planerad, men inte genomförd vid granskningstillfället Bedömning Vi bedömer att löneutbetalningen är attesterad av behörig person eftersom den administrativa chefen signerar utbetalningslistan innan lönefilen skickas till banken. Vi ser positivt på den förändring som planeras vilken kommer att kräva att två personer i förening verkställer utbetalningar Analyseras lönekostnader och tillhörande kostnader regelbundet? Iakttagelser Kostnad för personal analyseras av projektledare och controller inom ramen för varje enskilt projekt samt för förbundet som helhet i samband med upprättande av delårsrapport och årsredovisning. Det pågår ett förändringsarbete som innebär att ytterligare en avstämningstidpunkt kommer att införas från och med år Bedömning Vi bedömer att lönekostnader analyseras regelbundet, men att det sker något för sällan. Vi ser därför positivt på förändringen som planeras vilket innebär att ytterligare en avstämningstidpunkt kommer att införas. 4 Styrelsen den 18 februari 2016, 19. November av 12

11 3.7. Stickprov Vi har genomfört stickprovsvisa kontroller för att verifiera följande kontrollmål Anställningsavtal När det sker en anställning upprättas en personalakt där anställningsavtalet förvaras i original. Uppgifterna läggs in i Hogia Personal och förs även över till Hogia Lön. Via skatteupplysningen inhämtas information om aktuell skattetabell för den anställde. Vi har granskat 10 slumpmässigt utvalda personalakter utifrån en lista över samtliga anställda. Följande iakttagelser har gjorts: Ursprungliga och aktuella anställningsavtal fanns i samtliga fall. I flera fall hade befattningen ändrats över tid. Då fanns det nya anställningsavtal som visade ny tjänst och lön. Samtliga anställningsavtal innehöll nödvändiga uppgifter som namn, personnummer, anställningsform, befattning, tillhörighet samt överenskommen lön. Anställningsavtalen var i samtliga fall utom ett signerade av regiondirektören. I ett fall var anställningsavtalet underskrivet av dåvarande verksamhetschef Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Översikt av månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan. Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av förekommande månadslöner. Antal förekomster Beloppsintervall Utifrån granskningen kan konstateras att 67 % av förbundets utbetalda månadslöner uppgår till mellan kr. November av 12

12 Bedömning Antal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt Bonus/provision Inom ramen för vår granskning av vi inte identifierat några utbetalningar som avser bonus, provision eller avgångsvederlag Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Transaktioner för nyckelpersoner Vi har granskat underlag till löneutbetalningar för ansvariga chefer inom förbundet och nyckelpersoner inom löne- och personalhanteringen. Totalt har vi granskat 53 utbetalningar med tillhörande underlag. Utbetalningarna har ägt rum från 1 juli 2015 till 31 juni Följande iakttagelser har gjorts: Månadslönen har, där stickprov avsett samma person, granskats mot anställningsavtal i avsnitt För övriga har avstämning gjorts mot uppgift från senaste lönerevisionen. Ingen avvikelse har identifierats. Det fanns underlag till samtliga utbetalningar utöver månadslönen avseende resor och övriga utlägg. Datumen stämde vid resor och information om program och deltagare fanns. Underlagen var i original och signerade av behörig chef. Underlag till semester och annan ledighet fanns i form av mail där godkännande av behörig chef framgick. Underlag till sjukfrånvaro fanns i form av mail som genererats från intranätet Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Beräkning av källskatt Vi har tagit stickprov på hur stor del avdragen källskatt utgör av bruttolönen. Avvikelser från normalnivå kan förekomma vid jämkning av skatt eller att den anställde är över 65 år och därmed har en lägre skatt enligt skattetabellen. Vi har inte identifierat några avvikande relationer mellan avdragen källskatt och bruttolön Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Övertid Reglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna bestämmelser samt i lokalt kollektivavtal. Regionförbundet tillämpar årsarbetstid eller flextid för sina anställda. November av 12

13 Vi har granskat förbundets resultat- och balansräkning för tiden 1 juli 2015 till 30 juni 2016 utan att identifiera någon skuld eller några kostnader för övertidsersättning Bedömning Vi har inget att erinra på denna punkt Uttag av semester Granskning har gjorts av antal sparade semesterdagar som registrerats i systemet. Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar. Avstämning av detta sker årligen Bedömning Vi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig avstämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar Pär Sturesson Uppdragsledare Caroline Liljebjörn Projektledare November av 12