Revisionsrapport Granskning av projektredovisning

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Kristianstads kommun Januari 2012

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfråga och avgränsning Metod 3 3 Granskningsresultat Finns ändamålsenliga riktlinjer för projektredovisningen? Är den administrativa ansvarsfördelningen tydliggjord? Upprättas budget för varje projekt? Sker redovisningen av projekt på ett systematiskt och tillförlitligt sätt? Sker löpande kontroller och uppföljning av pågående projekt? Säkerställs att projektredovisningen är avslutad och av god kvalitet när projekten avslutas och ev. återrapporteras? Övrigt 8 4 Sammanfattande bedömning 9

3 1 Sammanfattning PwC har på uppdrag av Kristianstadskommuns förtroendevalda revisorer granskat projektredovisning av externt finansierade projekt. Kristianstads kommun bedriver årligen ett antal projekt av varierande omfattning. Projekten har varierande syfte, tidsramar, finansieringsformer etc. Granskningen har inriktats på ett antal kontrollmål som berör administration, ekonomi, kontroll och uppföljning bl.a. riktlinjer, ansvarsfördelning, redovisning och dess uppföljning. Avgränsning har gjorts till barn- och utbildningsnämnden, arbete - och välfärdsnämnden och omsorgsnämnden. Den sammanfattande bedömningen är att hanteringen av projektredovisning flera avseende inte är ändamålsenlig. Utifrån granskningen identifierar vi brister i den interna kontrollen. Genomförd granskning påvisar att det finns moment i hanteringen och kring den interna kontrollen som bör förbättras avseende uppföljningar under projektiden, återrapportering till nämnd och ledningsgrupp samt avsaknad av tydliga dokumenterade rutiner och riktlinjer för projektens ansvarsfördelning och redovisning. Därmed anser vi att nämnderna inte säkerställer att projektredovisningen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Därför är det viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område. Ovanstående bedömning grundar sig bl.a. på följande: Då alla nämnder bedriver projekt och det idag saknas riktlinjer avseende projektens ansvarsfördelning och projektekonomi anser vi att kommunstyrelsen bör upprätta tydligt dokumenterade riktlinjer. Tydliga kommungemensamma riktlinjer kan ge en bättre och likartad hantering av projektredovisning i samtliga nämnder samt bidra till att öka den interna kontrollen inom detta område. Det sker vissa kontroller och uppföljning av projekt, men det finns skillnader mellan hur kontroller och uppföljningar genomförs inom de olika granskade nämnderna. Därför bör löpande kontroller ske ner på projektnivå för att säkerhetsställa projektredovisningen. Likt inom omsorgsnämnden bör det ske månatliga uppföljningar av projekten och dess budgetram. Likaså bör det göras en översyn kring nämndernas delaktighet i projekten avseende bl.a. löpande information och redovisning vid avslutade projekt, då nämnderna har det yttersta ansvaret för förvaltningens verksamhet. Särskilt inom barn- och utbildningsnämnden är det inte tillfredställande att slutredovisade projekt ej avslutas i kommunens ekonomisystem. Detta kan få till följd att den ekonomiska redovisningen ej är tillförlitlig samt leda till att intäkter och kostnader periodiseras på ett felaktigt sätt. Likaså bör det tydligt definieras vad ett projekt är och vad som ska bokföras som ett projekt, då det idag finns upplagda projekt som avser den löpande verksamheten och som ej är tidssatta. 1 av 9

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kristianstads kommun bedriver årligen ett antal projekt av varierande omfattning. Projekten har varierande syfte, tidsramar, finansieringsformer etc. Det är vanligt att projekten löper över flera räkenskapsår och att de finansieras, helt eller delvis, av externa aktörer så som statliga myndigheter eller EU. Att det finns ändamålsenliga rutiner för projektredovisning är en väsentlig del i styrningen av projekt. 2.2 Revisionsfråga och avgränsning Revisionsfråga: Säkerställer nämnderna att projektredovisningen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen är tillräcklig? Följande kontrollmål har använts för att svara på revisionsfrågan: Finns ändamålsenliga riktlinjer för projektredovisning? Är den administrativa ansvarsfördelningen tydliggjord? Upprättas budget för projekt? Sker redovisningen av projekt på ett systematiskt och tillförlitligt sätt? Sker löpande kontroller och uppföljningar av pågående projekt? Säkerställs att projektredovisningen är avslutad och av god kvalitet när projektet skall avslutas och ev. återrapporteras? Granskningen avser rutiner för administration, ekonomi, kontroll och uppföljning dvs. inte projektstyrning ur ett verksamhetsperspektiv. Granskningen avgränsas till att avse barn- och utbildningsnämnden, arbete - och välfärdsnämnden samt omsorgsnämnden. Två projekt har granskats inom respektive nämnd. Granskningen omfattar pågående projekt under innevarande räkenskapsår (2011). Ett urvalskriterium är också att projekten är externt finansierade. 2 av 9

5 2.3 Metod Intervjuer har genomförts med berörda projektledare samt ekonomichefer och/eller ekonomer i respektive förvaltning. För granskningen relevant dokumentation har granskats. Redovisningen har stickprovsgranskats. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av berörda tjänstemän. 3 Granskningsresultat Vid granskningstillfället hade omsorgsnämnden 10 pågående externt finansierade projekt, barn- och utbildningsnämnden 162 stycken varav 20 externt finansierade och arbete och välfärdsnämnden 20 externt finansierade projekt. De vanligast förekommande bidragsgivarna inom omsorgsnämnden är Socialstyrelsen, inom barn- och utbildningsnämnden Skolverket och ESF och inom arbete och välfärdsnämnden Socialstyrelsen och Länsstyrelsen. Nedan presenteras de iakttagelser och synpunkter som gjorts för respektive kontrollmål. 3.1 Finns ändamålsenliga riktlinjer för projektredovisningen? Under utförd granskning har inga dokumenterade riktlinjer för projektredovisning påträffats i någon av de granskade nämnderna. Enligt uppgift från de intervjuade finns det rutiner för arbetet med projektredovisning men dessa är inte dokumenterade. Vid externt finansierade projekt har bidragsgivarna vissa dokumenterade krav. Arbete - och välfärdsnämnden är en ny nämnd sedan januari 2011 och uppger att de är i inledningsfasen för att skapa nya riktlinjer för hela förvaltningen avseende projektredovisning. För att få en likartad hantering av projektredovisning inom nämnderna bör det finnas tydligt dokumenterade riktlinjer för hur projektredovisningen ska skötas vid såväl dess uppstartande, uppföljning och avslutande. Tydliga kommungemensamma riktlinjer kan ge en bättre hantering av projektredovisning i samtliga nämnder samt bidrar till att öka den interna kontrollen inom detta område. Vi anser att kommunstyrelsen bör tillse att riktlinjer avseende projektredovisning upprättas. 3 av 9

6 3.2 Är den administrativa ansvarsfördelningen tydliggjord? Vid uppstartande av ett projekt är det i stort sett alltid den som varit ansvarig för ansökningsprocessen som blir projektledare. Det finns alltid en utsedd projektledare som har det övergripande ansvaret för projektet och återrapporteringen till bidragsgivaren. Samtliga granskade nämnder har liknande rutiner vid tillsättandet av projektledare. Dessa rutiner finns dock inte dokumenterade. Projektledaren utser projektmedarbetare och gör ansvarsfördelningen utifrån den kompetens som anses behövas för genomförandet av projektet och i enlighet med bidragsgivarens krav. Ansvarsfördelningen sker i samråd med verksamhetschef eller styrgrupp som tillsätts vid större projekt. Verksamhetschefens delaktighet anses även minska risken vid eventuella avhopp eller långtidssjukskrivningar och säkerställer den interna kontrollen. Till skillnad från övriga två nämnder har arbete och välfärdsnämnden även en rutin att ekonomigruppen träffas en gång i veckan för att delge information avseende pågående projekt. Därutöver skrivs det ofta rutinbeskrivningar för pågående projekt inom denna nämnd. Beroende på projektets omfattning och bidragsgivarens anvisningar tillsätts det administrativa resurser inom samtliga granskade nämnder. En ekonom är kopplad till ett projekt om det är av större omfattning eller om projektledaren inte har tillgång till eller kunskap om ekonomisystemet. Därutöver finns respektive förvaltnings ekonomikontor alltid som ett stöd vid behov. Ansvarsfördelningen fungerar på ett likartat sätt i de tre granskade nämnderna. I projekt där flera kommuner är delaktiga ligger ofta det administrativa ansvaret och ansvarsfördelningen hos den kommun som är projektägare, det vill säga den kommun som står för redovisningen och som är huvudansvarig hos den externa bidragsgivaren om sådan finns. Kristianstad är ofta projektägare i samarbetsprojekt eftersom de är en av de större kommunerna i nordöstra Skåne. Den här typen av projekt är mest förekommande inom arbete och välfärdsnämnden och deras arbetsmarknadsenhet. Det finns rutiner inom nämnderna avseende den administrativa ansvarsfördelningen som t.ex. att det utses en projektledare i någon form. Vi anser dock att den administrativa ansvarsfördelningen inte är tydliggjord då vi i likhet med föregående kontrollmål konstaterar att det saknas dokumenterade riktlinjer för hur ansvarsfördelningen ska ske vid uppstartande av ett projekt och projektets ekonomiska redovisning, uppföljning och återrapportering. Dokumenterade riktlinjer kring detta skulle tydliggöra den administrativa ansvarsfördelningen. 4 av 9

7 3.3 Upprättas budget för varje projekt? Inför ansökan till ett projekt med en extern bidragsgivare upprättas alltid en budget av projektledaren alternativt styrgruppen tillsammans med ekonomikontoret inom respektive förvaltning. Någon annan budget anses enligt uppgift inte vara nödvändig eftersom kommunen sällan är medfinansiär vid externt finansierade projekt. Vi ser det som positivt att budget upprättas för externt finansierade projekt. Budget bör alltid upprättas för samtliga projekt i kommunen. Utifrån vår rekommendation avseende upprättande av dokumenterade riktlinjer för projekt och dess redovisning bör budget ingå som en del i dessa. 3.4 Sker redovisningen av projekt på ett systematiskt och tillförlitligt sätt? När ett projekt har blivit beviljat upprättas ett projektnummer i redovisningen direkt för att kunna särredovisa erhållet bidrag och kommande intäkter och kostnader. I en del projekt används även ansvarskoder. Samtliga intervjuade inom respektive förvaltnings ekonomikontor uppger även att de ansluter lönesystemet direkt till projektnumret i redovisningen för att kunna hänföra alla lönekostnader direkt vid uppstartandet. I granskningen har ingått att stickprovsgranska den ekonomiska redovisningen i externt finansierade projekt som pågått under år Vi har gjort kontroller av sex projekt, två inom varje nämnd. Samtliga av de sex granskade projekten i de olika nämnderna har bokförts på separata projektnummer. I de granskade projekten har vi även tagit stickprov på bokförda verifikationer. Stickprovsgranskade verifikationer kan hänföras till projekten. Den löpande bokföringen sker av projektledaren om den har kompetensen för detta, i annat fall sker den löpande bokföringen och attesteringen av ekonomikontoren i de olika förvaltningarna. Utifrån vår granskning av redovisningen för sex externt finansierade projekt anser vi att redovisningen av projekten sker på ett systematisk och tillförlitligt sätt då de redovisas på ett separat projektnummer och att bokföringen sker på projektnumret från projektens start. Vi anser dock att rutinerna kring redovisningen bör dokumenteras i kommungemensamma riktlinjer av kommunstyrelsen. 5 av 9

8 3.5 Sker löpande kontroller och uppföljning av pågående projekt? Samtliga nämnder påpekar att omfattningen på de uppföljningar som görs är mycket beroende av bidragsgivarens krav för projekten. De kontroller och uppföljningar som sker görs framförallt vid de tillfällen som bidragsgivaren begär återrapportering eller olika delrapporteringar under projektets gång. Övergripande uppföljningar görs ofta per ansvarsområde inom förvaltningarna och inte för enstaka projekt. Inom omsorgsnämnden sker återrapportering till projektledaren från ekonomikontoret en gång i månaden. Enligt uppgift är det mestadels ekonomer som sköter den löpande bokföringen inom omsorgsnämnden vilket de anser är en kontroll i sig. Inom barn- och utbildningsnämnden består kontrollerna av budgetuppföljning som sker i samband med bokslut och delårsrapport. I övrigt sker löpande uppföljningar av projektledaren. Vad som är specifikt för barn- och utbildningsnämnden är att de ofta får bidrag för projekt läsårsvis, därav sker löpande kontroller för eventuella periodiseringar. För projekten inom arbete och välfärdsnämnden sker det löpande uppföljningar av projektledaren och en ekonom som kontrollerar det ekonomiska utfallet mot budget. Likt omsorgsnämnden är det vanligt att en ekonom även har hand om den löpande bokföringen och på så sätt har löpande kontroller. I samband med tidigare års granskning av bokslut har revisorerna haft synpunkter kring nämndernas projektredovisning vid årsbokslut. Inför bokslut år 2011 har en ny mall för projektredovisning upprättats inom kommunen där bl.a. projektansvarig, projektperiod finansiär av projektet, projektbeskrivning, utbetalt bidrag samt en prognos för förbrukning av medlen från till projektets avslut ska anges. Vi kan konstatera att det sker vissa kontroller och uppföljning av projekt, men att det finns skillnader mellan hur kontroller och uppföljningar genomförs inom de olika granskade nämnderna. Löpande kontroller och uppföljning av projekten bidrar till ökad kontroll över projektets ekonomi och att det inte sker någon överskridning av budget vilket förhindrar att kommunen tvingas bidra till projektens finansiering. Vi anser att det bör ske löpande kontroller ner på projektnivå för att säkerhetsställa projektredovisningen. Likt inom omsorgsnämnden bör det ske månatliga uppföljningar av projekten och dess budgetram. Dessa rutiner bör dokumenteras i kommungemensamma riktlinjer för att öka den interna kontrollen inom detta område. Vi ser det som positivt att det upprättats en mall för projektredovisning som ska användas i samband med årsbokslut. Kommunstyrelsen och nämnderna bör tillse 6 av 9

9 att mallen används för samtliga berörda projekt för att bidra till mer rättvisande räkenskaper och korrekt periodisering. 3.6 Säkerställs att projektredovisningen är avslutad och av god kvalitet när projekten avslutas och ev. återrapporteras? För de externt finansierade projekten sker det alltid en återrapportering till bidragsgivaren. Återrapporteringen kan variera något beroende på bidragsgivarens krav. Inför återrapporteringen görs en genomgång med projektledaren och projektets tillkopplade ekonom samtidigt som det sammanställs en ekonomisk redovisning till bidragsgivaren. Sammanställningen av den ekonomiska redovisningen vid avslutningen av ett projekt är enligt uppgift aldrig problematisk eftersom samtliga intäkter och kostnader finns bokförda under det specifika projektnumret i redovisningen. Vad som måste säkerställas innan ett projekt avslutas är att alla intäkter och kostnader har bokförts. Ansvaret för återrapporteringen ligger hos projektledaren och inte förvaltningarnas ekonomikontor. Avslutandet av ett projekt sker på ett likartat sätt i samtliga nämnder. Det som skiljer sig åt är de olika förutsättningarna hos projekten beroende på den externa bidragsgivaren. I samband med granskningen uppmärksammade vi att ett flertal projekt/projektnummer inom barn- och utbildningsnämnden ej avslutats i redovisningen/ekonomisystemet, trots att projekten är avslutade. I övrigt sker avslut och återrapportering till bidragsgivaren av projekt på ett likartat sätt i samtliga av de granskade nämnderna. Information och återrapportering avseende projekten från förvaltningen till nämnden sker i olika omfattning. Omsorgsnämnden är inte delaktiga i beslut att ansöka om och starta upp ett projekt. Eftersom de externa projekten inte anses påverka nämndens budget ses projekten ofta endast som informationsärenden under hela projekttiden. Avseende barn- och utbildningsnämnden har en del återrapporteringar skett på nämndens begäran av projektledaren. I övrigt är det enligt uppgift förvaltningen/tjänstemännen som bedömer vad som är relevant att redovisa för nämnden utifrån nämndens styrningsmodell. Nämnden utgår enligt uppgift från målen i skolplanen, där förvaltningen förutsätts driva projekt. De projekt som inte är en del av skolplanens måluppfyllelse följs inte upp av nämnden. Inom arbete och välfärdsnämnden involveras nämnden då bidragsgivaren beviljat projektet och projektarbetet har inletts. Därefter sker löpande återrapporteringar till nämnden samt ledningsgruppen. En större presentation av projektet görs för nämnden om det vid avslutandet måste fattas någon form av beslut. I annat fall endast som informationsärende. 7 av 9

10 Vi anser att det inte är tillfredställande att slutredovisade projekt ej avslutas i kommunens ekonomisystem. Detta kan få till följd att den ekonomiska redovisningen ej är tillförlitlig samt leda till att intäkter och kostnader periodiseras på ett felaktigt sätt. Vidare anser vi att det bör göras en översyn kring nämndernas delaktighet i projekten avseende bl.a. löpande information och redovisning vid avslutade projekt, då nämnderna har det yttersta ansvaret för förvaltningens verksamhet. Utifrån granskningen konstaterar vi i övrigt att det finns rutiner inom de granskade nämnderna avseende avslut av projekt och återrapportering och att dessa till viss del skiljer sig åt mellan nämnderna. Vi vill återigen påpeka vikten av kommungemensamma dokumenterade rutiner och riktlinjer för att bidra till att säkerställa att projektredovisningen är avslutad och av god kvalitet när projekten avslutas och återrapporteras, samt att hanteringen sker på ett likartat sätt oavsett nämnd. 3.7 Övrigt I samband med granskningen konstateras att det inom barn- och utbildningsförvaltningen upprättas projektnummer i ekonomisystemet även för projekt som egentligen inte kan definieras som ett projekt, d.v.s. att de är en del av den löpande verksamheten och att projektet inte är tidsbegränsat. Enligt uppgift används det primärt som stöd för analyser av det ekonomiska utfallet. Vi anser att kommunstyrelsen, vid upprättandet av kommungemensamma dokumenterade rutiner och riktlinjer för projektredovisning, tydligt bör definiera vad ett projekt är och vad som ska bokföras som projekt på projektnummer. 8 av 9

11 4 Sammanfattande bedömning Säkerställer nämnderna att projektredovisningen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen är tillräcklig? Hanteringen av projektredovisning, utifrån kontrollmålen, är i flera avseende inte ändamålsenlig. Utifrån granskningen identifierar vi brister i den interna kontrollen. Genomförd granskning påvisar att det finns moment i hanteringen och kring den interna kontrollen som bör förbättras avseende uppföljningar under projektiden, återrapportering till nämnd och ledningsgrupp samt avsaknad av tydliga dokumenterade rutiner och riktlinjer för projektens ansvarsfördelning och redovisning. Därmed anser vi att nämnderna inte säkerställer att projektredovisningen är ändamålsenlig och att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Därför är det viktigt att våra synpunkter beaktas för att stärka den interna kontrollen inom detta område Anna Hilmarsson, Projektledare Mattias Haraldsson, Uppdragsledare 9 av 9