Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Revisionsrapport

Transkript

1

2 Revisionsrapport Löpande granskning av den interna kontrollen i administrativa rutiner vid Kostnämnden Landstinget Västmanland Charlotta Fardelius Bert Hedberg Viveca Karlsson 31 maj 2013

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionsmetod 2 3 Granskningsresultat Löpande bokföring Inventarier Förråd Reseräkningar Behörighetsattester Heroma 6 Landstinget Västmanland

4 1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av landstingets revisorer har sedan 2001 granskat den interna kontrollen i ett antal administrativa system. Årets granskning har omfattat löpande bokföring (rättelse av fel), reseräkningar, förråd, klassificering mellan drift/investering avseende inventarier och behörighet till Heroma. Granskningen av reseräkningar visade att flera av dessa var ofullständigt ifyllda. Kontrollen av att reseräkningarna är korrekt ifyllda behöver förbättras. Ansvaret för detta behöver bli tydligare. Vid sakgranskningen har framkommit att löne- och pensionsservice har vidtagit åtgärder. Fr o m mars 2013 skickar enheten tillbaka ofullständigt ifyllda reseräkningar för komplettering. Rättelse av fel sker inte i enlighet med kraven i Kommunala Redovisningslagen. Åtgärder behöver vidtas. Stickprovet av klassificeringen av kostnadsbokförda inventarier visade inte på några brister. Förrådshanteringen vid café Bigarrå har förbättrats jämfört med förra granskningen. Det är dock inte tillfredsställande att det inte sker någon avstämning mellan huvudboken och lagersystemet under året. Vidare behöver inventeringsinstruktionen förtydligas med avseende på hur inventering skall genomföras. Förrådshanteringen vid Knutpunkten uppvisar brister med avseende på förrådssystemet. Åtgärder behöver vidtas. I övrigt bedöms att varorna i förrådet förvaras säkert. Det finns flera brister avseende hanteringen av Heroma. Vissa av bristerna avser avsaknandet av dokumentation, även om rutinerna i flertalet fall synes fungera i praktiken. Skriftliga rutiner för tilldelning, ändring och avslut av behörigheter samt förvaring av behörighetskoderna saknas. Det går inte att från programmen få ut förteckningar som visar vilka behörigheter som de olika personerna inom exempelvis en förvaltning har i systemet. Däremot går det att söka på enskild. Kontrollrutiner för att säkerställa att inrapporterade behörigheter är aktuella och korrekta saknas. Vi bedömer att den interna kontrollen avseende hanteringen av behörighetskoderna till Heroma inte är tillräcklig och att förbättring behöver ske. Landstinget Västmanland 1 av 7

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund Landstingsfullmäktige fastställde /23 ett övergripande internkontrollreglemente för Landstinget Västmanland. Reglementet har uppdaterats och Av reglementet framgår ansvarsstrukturen för den interna kontrollen, från landstingsstyrelse, nämnderna, landstingsdirektör, förvaltningschef, verksamhetsansvariga till övriga anställda. Plan för granskning av den interna kontrollen skall årligen tas fram. Nämnderna och övriga verksamheter skall varje år anta en särskild plan för nästkommande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. I denna plan skall ingå vad som skal l granskas, vilka reglementen policys eller regler som berörs, vem som är ansvarig för granskningen och när granskningen skall rapporteras. Planen skall överlämnas till Landstingsstyrelsen för fastställande. Resultatet av uppföljningen skall löpande eller senast i samband med att delårsrapport 2 lämnas rapporteras till Landstingsstyrelsen. Landstinget har en fungerande struktur för sitt arbete med intern kontrollplan. På uppdrag av landstingets revisorer har sedan 2001 granskat den interna kontrollen i ett antal administrativa system. Granskningen har skett utifrån den revisionsfråga och revisionsmetod som beskrivs nedan. Föreliggande rapport behandlar enbart Kostnämnden. 2.2 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att ge svar på om Kostnämnden har en tillräcklig kontroll. Tillförlitligheten och säkerheten i några administrativa rutiner skall bedömas. 2.3 Revisionsmetod Granskningen sker årligen. Några områden har valts ut för granskning. Årets granskning omfattar löpande bokföring (rättelse av fel), reseräkningar, förråd, klassificering mellan driftkostnad/investering avseende inventarier samt behörighetsattester Heroma. Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv har för respektive område valts ut ett antal kontrollmål/revisionsfrågor. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. I vissa fall görs även en verifiering av rutinen. Varje kontrollmål/revisionsfråga betygssätts i enlighet med nedanstående betygsskala. Mycket bra = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Alla berörda i organisationen känner till dem och tillämpar dem fullt ut. Bra = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Kunskapen om och tillämpningen av rutinerna är god men kan förbättras. Godkänd = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Brister finns i kunskap och tillämpning, dock ej inom de mest väsentliga avsnitten alternativt Rutinerna och dokumentationen av dem kan förbättras. Befintliga rutiner tillämpas på ett acceptabelt sätt. Ej helt godkänd = Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Stora brister finns i kunskap och tillämpning. alternativt Brister finns i såväl rutinernas ändamålsenlighet som dokumentation. Landstinget Västmanland 2 av 7

6 Ej godkänd= Regler och rutiner finns och är dokumenterade, men kunskapen om dem och tillämpningen är mycket bristfällig. alternativt Erforderliga rutiner är mycket bristfälliga eller saknas helt. alternativt Ingen förbättring har skett gentemot förra granskningen i de fall omdömet där var högst godkänt med tvekan. Granskningsresultaten har löpande kommunicerats med berörda handläggare vid förvaltningarna och sammanfattas nu i en rapport. Rapporten har varit föremål för sakgranskning under maj Landstinget Västmanland 3 av 7

7 3 Granskningsresultat I detta avsnitt redovisas i tabellform resultatet av granskningen avseende de olika områdena. Såväl betyget som motiveringen till satt betyg redovisas i tabellen. Observeras kan att betygen är satta utifrån vad som gällde vid granskningstillfället. I de fall förvaltningen och de granskade enheterna som ett resultat av vår granskning vidtagit åtgärder har detta kommenterats särskilt efter tabellen. Avslutningsvis redovisas i varje avsnitt våra förslag till åtgärder för att ytterligare förbättra den interna kontrollen vid förvaltningen och de granskade enheterna. 3.1 Löpande bokföring Vi bedömer att det finns brister med avseende på efterlevnaden av KRL vad gäller hänvisning på ursprungsverifikaten vid rättelser. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Löpande bokföring Rättelse av verifikationer uppfyller kraven i KRL och felaktiga transaktioner rättas löpande. Landstingets senaste övergripande tilläggsanvisning för rättelse av bokföringsorder gäller fr o m Verifiering av 11 rättelseverifikationer visade att när det gäller information på rättelseverifikationen är efterlevnaden av landstingets tilllämpningsanvisningar och KRL fullständig. Däremot finns det brister när det gäller hänvisning till ursprungsverifikatet. Hänvisning saknades på 7 av verifikaten. För att förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Informera om vilka krav som finns vid rättelse av transaktioner och förbättra kontrollen av att lagens krav och landstingets anvisningar följs. 3.2 Inventarier Vi bedömer utifrån gjord granskning att inventarierna är korrekt klassificerade. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Inventarier Inventarier är korrekt klassificerade Bra Landstingets regler är tydligt avseende hur klassificering skall ske. Vårt stickprov avseende förbrukningsinventarier bokförda under perioden januari-augusti visade att dessa hade bokförts korrekt. Landstinget Västmanland 4 av 7

8 3.3 Förråd Granskningen av förråd avser Café Bigarrå och Knutpunkten. Utifrån gjord granskning bedömer vi att det finns vissa brister i den interna kontrollen. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Cafe Bigarrå Knutpunkten Varor i förråd/lager förvaras säkert och utan åtkomst för obehöriga. Förrådssystem finns och insättningar och uttag registreras i systemet. Löpande avstämning sker mellan huvudbok och förrådssystem. Avstämningen dokumenteras och åtgärder vidtas vid differenser. Inventering av förrådet/lagret sker enligt plan och inventerat värde stäms av mot huvudbok och förrådssystem. Inventeringen görs av och/eller tillsammans med oberoende person. Varor i förråd/lager förvaras säkert och utan åtkomst för obehöriga. Förrådssystem finns och insättningar och uttag registreras i systemet. Löpande avstämning sker mellan huvudbok och förrådssystem. Avstämningen dokumenteras och åtgärder vidtas vid differenser. Inventering av förrådet/lagret sker enligt plan och inventerat värde stäms av mot huvudbok och för- Godkänd Bra Ej godkänd Ej godkänd Bra Godkänd Ej godkänt Dokumenterade riktlinjer/rutiner saknas, men i övrigt bedöms att varor i förråd förvaras säkert. Lagersystem finns. Dokumentation avseende systemet finns. Rutiner för in- och utleveranser bedöms som god. Det sker ingen avstämning mellan huvudbok och lagersystem löpande under året. Inventering sker löpande av de olika varugrupperna och totalinventering sker vid årsskiftet. Inventeringsinstruktionen för de löpande inventeringarna saknar information för hur inventeringen skall genomföras. Avstämningar saknas. Skriftlig anvisning finns i bokslutsansvisningarna. Vid totalinventeringen deltar oberoende person. Dokumenterade riktlinjer/rutiner saknas, men i övrigt bedöms att varor i förråd förvaras säkert. Standard för följesedelsinstruktion finns. Registrering av löpande in- och utleveranser har påbörjats under slutet av 2012, men har inte sådan kvalitet att de kan förlita sig på systemet. Manuell inventering utfördes vid årsbokslutet, men lagersystemet uppdaterades inte utifrån den inventeringen. Rutin saknas. Avstämning sker ej, pga nuvarande brister i förrådssystemet. Skriftlig rutin finns och anger att lagret skall inventeras 12 ggr per år. Inventering och avstämning mot värdet i huvudboken och förrådssystem Landstinget Västmanland 5 av 7

9 rådssystem. Inventeringen görs av och/eller tillsammans med oberoende person. Bra har dock inte skett under år Vid årsbokslutet gjordes en manuell inventering som stämdes av mot huvudboken. Under år 2013 har enligt uppgift inventering av lagret skett månadsvis. Dokumenterad rutin finns i bokslutsanvisningarna och den efterlevs med avseende på oberoendes deltagande vid inventeringen i samband med årsbokslutet. För att ytterligare förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Dokumenterade riktlinjer/anvisningar och rutiner tas fram för förvaringen i förråden i syfte att säkra en säker förvaring. Ta fram rutiner för att säkra att löpande avstämning sker mellan huvudbok och förråd/lagersystem, gäller såväl café Bigarrå som Knutpunkten. Inventeringsinstruktioner behöver förtydligas avseende café Bigarrå och Knutpunkten. Rutin för utleveranser från Matilda (Knutpunkten) behöver upprättas. 3.4 Reseräkningar Vi bedömer utifrån gjord granskning att det finns vissa brister i den interna kontrollen. Rutin Kontrollmål Betyg Motivering På reseräkningsblanketten framgår färdsätt, färdväg, syfte och tider Reseriktlinjerna beskriver tydligt vad som gäller inom landstinget. Av anvisningarna på reseräkningsblankettens baksida framgår vad som skall fyllas i. Verifieringen av sex reseräkningar visar att fyra av dessa är ofullständigt ifyllda. På fyra reseräkningar saknades klockslag, varav tre av dessa även saknade uppgift om sträckningen (dvs varifrån resan utgått). Vid sakgranskningen har framkommit att löne- och pensionsservice har vidtagit åtgärder. Fr o m mars 2013 skickar enheten tillbaka ofullständigt ifyllda reseräkningar för komplettering. 3.5 Behörighetsattester Heroma Vi bedömer utifrån gjord granskning att det finns brister i rutinen. Den interna kontrollen bedöms inte som tillräcklig. Landstinget Västmanland 6 av 7

10 Rutin Kontrollmål Betyg Motivering Behörighetsattester Heroma Det finns en rutin som tydligt anger hur ansökan och tilldelning av behörighet i systemet sker Dokumenterad rutin saknas. I praktiken är det förvaltningschefen som via systemförvaltningen ger tilldelning av behörigheter i Heroma. Utsedd behörighetsansvarig finns inom förvaltningen Förteckning över samtliga behörigheter finns Det finns en rutin som tydligt anger hur borttagning och ändring av behörighet sker i systemet Det finns rutiner för att säkerställa att inrapporterade behörigheter är aktuella och korrekta Inrapporterade behörigheter ger förutsättning för en god intern kontroll utifrån attestreglementet Behörighetskoden eller motsvarande förvaras säkert så att ingen annan kan använda den Godkänd Ej godkänd Godkänd Ej godkänd Som högste chef inom Kost ingår automatiskt att vara behörighetsansvarig för förvaltningen. Dokument som styrker detta saknas, varför omdömet inte kan bli bättre än ej helt godkänt. Behörighet kan tas fram på personnivå, men förteckning som visar förvaltningens samtliga behörigheter saknas. Det finns en rutin som vi bedömer fungerar i praktiken, men rutinen är inte dokumenterad. Rutiner saknas. Kontroll sker ej. Nämnden har en bra rutin. Egna utlägg kontrolleras av överordnad. Eftersom vi inte har verifierat rutinen kan omdömet inte bli bättre än godkänd. Dokumenterad rutin saknas och nämnden har inte heller informerat personalen om betydelsen av att förvara koderna på rätt sätt. För att förbättra den interna kontrollen och därmed tillförlitligheten och säkerheten rekommenderar vi att följande åtgärder vidtas: Dokumentera vem som är utsedd behörighetsansvarig i förvaltningen. Dokumentera rutinen för ansökan och tilldelning av behörigheter i Heroma avseende Kostnämnden. Kontroll bör ske för att säkerställa att tilldelade behörigheter i Heroma är aktuella och korrekta. Skriftliga rutiner bör tas fram avseende förvaringen av behörighetskoden Viveca Karlsson Gun-Britt Alnefelt Projektledare Uppdragsledare Landstinget Västmanland 7 av 7