Granskning av intern kontroll

Transkript

1

2

3 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Hallsbergs kommun Lars Wigström Cert. kommunal revisor

4 Innehållsförteckning Inledning... 1 Uppdrag och bakgrund... 1 Revisionsfråga... 1 Metod... 1 Intern kontroll... 3 Intern kontroll i Hallsbergs kommun... 4 Styrande dokument... 4 Organisation... 4 Utvecklingsarbetet... 5 Nämndernas arbete med intern kontroll... 6 Kommunstyrelsen... 6 Kultur- och utbildningsnämnden... 6 Teknik- och plannämnden... 7 Miljö-, bygg- och myndighetsnämnden... 8 Socialnämnden... 8 Gemensamma Taxe- och avgiftsnämnden... 9 Kommunstyrelsens uppföljnings-arbete Sammanfattande bedömning och rekommendationer Hallsbergs kommun

5 Inledning Uppdrag och bakgrund Revisorerna i Hallsbergs kommun har uppdragit till att granska kommunens nämnder och styrelsens arbete med upprättade handlingsplaner för intern kontroll. Revisorernas granskning av den interna kontrollen har under tidigare år visat att flera av kommunens nämnder ej hade tillräckliga rutiner för att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll. Vid revisorernas träffar med kommunens nämnder och arbetsutskott under de senaste åren har även framkommit att inte samtliga nämnder har beslutat om rutiner för den interna kontrollen i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. Av kommunallagens 9 kap 9 framgår bl.a. att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 i vilken det stadgas att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunfullmäktige i Hallsberg har antagit ett reglemente som reglerar nämndernas arbete med den interna kontrollen. Nämnd och styrelse ska upprätta och besluta om handlingsplaner för varje verksamhetsår. Revisionsfråga Granskningen syftar till att utifrån i huvudsak dokumentstudier översiktligt bedöma styrningen av den interna kontrollen samt ge underlag för eventuellt fortsatta granskningsinsatser avseende den interna kontrollen. Granskningen ska ge svar på följande kontrollmål: Har nämnden fattat beslut om internkontrollplaner för år 2011? Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen? Metod Insamling av nämndernas internkontrollplaner för 2011, samt nämndernas utvärdering av internkontrollplanerna för Avstämning av innehåll, omfattning och rapportering av kontrollinsatser enligt planerna och tillförlitligheten i rutinerna för Hallsbergs kommun 1 av 13

6 rapportering till kommunstyrelsen. Genomgång av nämndernas protokoll för studium av nämndernas handläggning av den interna kontrollen. Kontakter med ansvariga för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Granskningen har kompletterats med en enkel enkätundersökning till berörda förvaltningar. Hallsbergs kommun 2 av 13

7 Intern kontroll Som nämndes ovan ställer kommunallagen krav på att nämnderna har en tillräcklig intern kontroll. Denna skrivning tillkom vid den revidering av kommunallagen som trädde ikraft år Skälen till denna skärpning av lagstiftningen var att de ändrade styrformerna som under åren införts ställer krav på ett större ansvarstagande hos nämnderna och ökade krav på kommunfullmäktiges uppföljning av verksamheterna. Kommunallagen har kompletterats med ytterligare några bestämmelser som började gälla De handlar i hög grad om att skapa goda förutsättningar för styrning och därmed intern kontroll. Ett viktigt syfte för den interna kontrollen är att säkerställa att ambitionen om en god ekonomisk hushållning upprätthålls. Syftet med det interna kontrollarbetet blir, mot bakgrund av ovanstående, att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. En väl fungerande intern kontroll fungerar också som ett skydd för såväl förtroendevalda som anställda mot oberättigade misstankar. Vidare syftar det interna kontrollarbetet till att skapa ändamålsenliga och dokumenterade system och rutiner, att säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning, att säkerställa att lagar och policys m.m. följs, att kommunens tillgångar skyddas och att allvarliga fel kan upptäckas och elimineras. Intern kontroll är ett verktyg med väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen som förvaltningen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på korrekta underlag. De bidrar också till skyddet mot förlust eller förstörelse av kommunens tillgångar. Därigenom kan konstateras att intern kontroll både säkrar en effektiv förvaltning och minimerar risken för allvarliga fel. Intern kontroll handlar om styrning och dess effektivitet. Styrning utövas i olika processer såsom planering, samordning/genomförande, och rapportering i form av uppföljning/utvärdering. Dessa processer består i sin tur av en mängd delprocesser. Intern kontroll innebär ytterst att dessa processer fungerar på ett sådant sätt att förutsättningar ges för en ändamålsenlig verksamhet. Intern kontroll är en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och kan definieras som en målmedveten styrningsprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. Med styrning vill man påverka organisationen så att verksamheten bedrivs effektivt. Styrning kan ske på många olika sätt. Vanligtvis sker styrning via olika dokument/policys (IT-policy, inköpspolicy etc.), reglementen, riktlinjer, ekonomistyrningsprinciper och via styrdialog. Om ingen kontroll sker av denna styrning skapas förmodligen heller ingen styreffekt. 1 Proposition 2003/04:1059, God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting Hallsbergs kommun 3 av 13

8 Intern kontroll i Hallsbergs kommun Styrande dokument Kommunfullmäktige antog , ett reglemente för intern kontroll. Av reglementet beskrivs organisation med uttalade ansvarsnivåer och rollfördelning. Vidare anges krav på innehåll i internkontrollplanerna samt nämndens rapporteringsskyldighet. Av reglementet framgår följande: - Kommunstyrelsen har ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. - Kommunstyrelsen skall utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. - Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. - Rapport angående genomförd intern kontroll enligt plan skall lämnas av förvaltningschefen till respektive nämnd och kommunstyrelsen. - Utsedd kontrollansvarig skall genomföra granskning av kontrollmoment för respektive rutin/system enligt den fastställda interna kontrollplanen. - Nämnden skall varje år, senast i samband med beslut om internbudgeten, anta en särskild plan för innevarande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Organisation Enligt reglementet ( 2) har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Vidare framgår ( 3) att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: En organisation upprättas för den interna kontrollen Regler och anvisningar antas för den interna kontrollen Inom nämnd eller styrelse ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Av reglementet framgår att kommunstyrelsen skall, med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, vidta åtgärder. Hallsbergs kommun 4 av 13

9 Utvecklingsarbetet Hallsbergs kommun har under de senaste åren skapat enhetliga rutiner för den interna kontrollen. Samtliga nämnder och styrelsen använder ex. enhetliga blanketter och upprättar internkontrollplaner inom följande områden: verksamhet, gemensam administration, ekonomiadministration samt personaladministration. Hallsbergs kommun 5 av 13

10 Nämndernas arbete med intern kontroll Vi har skickat 5 frågor till samtliga förvaltningschefer och begärt att få ta del av den dokumentation som upprättats för den interna kontrollen för resp. nämnd för Avser upprättad internkontrollplan, val av kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk, genomförda kontroller, beslut om eventuella åtgärder med anledning av resultatet, samt rapportering till nämnd, kommunstyrelsen och revisionen. Kommunstyrelsen Begärda uppgifter har trots flera påminnelser inte lämnats till revisorerna. Har kommunstyrelsen fattat beslut om en internkontrollplan för 2011? Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till kommunstyrelsen? Har kommunstyrelsen fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När och på vilket sätt har kommunstyrelsen rapporterat till revisionen? Bedömning och iakttagelser Ingen utvärdering av kommunstyrelsens interna kontroll har varit möjlig då begärda handlingar inte lämnats till revisorerna. Kultur- och utbildningsnämnden Har nämnden fattat beslut om en internkontrollplan för 2011? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2011 den Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Förvaltningen bedömer att det vore önskvärt att i större utsträckning kunna bedöma risken i de uppgifter som ska utföras. Val av kontroller för 2011 utgår till stor del från de som även genomfördes för Orsaken till detta var att: a. Resultatet från kontrollen år 2010 inte visade på ett godtagbart resultat och för att säkerställa att det har skett en förbättring så har kontrollen återkommit år b. Kontrollen helt eller delvis inte genomfördes år 2010 (samma kontroll genomförs i vissa fall av flera utförare och om det är flera som inte genomfört kontrollen återkommer kontrollen nästkommande år). Hallsbergs kommun 6 av 13

11 Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Återrapportering har skett till nämnden i verksamhetsberättelsen. Nämnden beslutade att godkänna verksamhetsberättelsen I verksamhetsberättelsen framgår det att alla aktiviteter i internkontrollplanen inte har genomförts. Orsak till detta är dels implementering av nya centrala styrdokument inom skolområdet dels förberedelse av det nya ekonomsystemet år Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När det gäller utdrag ur belastningsregistret vid nyanställningar av personal som har kontakt med barn och/eller elever ska rutin utarbetas av personalhandläggare. Berörda chefer och administrativ personal ska informeras om rutinen. Nämnden har dessutom beslutat att flera av de övriga kontrollerna återkommer år 2012 och då måste förvaltningen prioritera detta arbete. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Någon särskild redovisning till kommunstyrelsen av nämndens interna kontrollarbete sker inte. Redovisningen ingår i nämndens verksamhetsberättelse. När protokoll från kultur- och utbildningsnämnden har justerats skickas det till kommunstyrelsen och till kommunens revisorer tillsammans med verksamhetsberättelsen och Återrapportering Intern kontrollplan för år Bedömning och iakttagelser Kultur- och utbildningsnämnden har upprättat bra rutiner för den interna kontrollen. Det är dock anmärkningsvärt att flera utsedda tjänstemän som ska utföra kontroller enligt beslutad internkontrollplan inte utför de kontrollaktiviteter som nämnden beslutat. Teknik- och plannämnden Har nämnden fattat beslut om en internkontrollplan för 2011? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2011 den Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Kontrollaktiviteter har, som tidigare år, valts utifrån väsentligheter och risk. Några nya aktiviteter har tillkommit från Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Alla aktiviteter enligt planen är genomförda löpande och är rapporterade till nämnden den 15 februari Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Hallsbergs kommun 7 av 13

12 Det har i några enstaka fall upptäckts mindre brister som har rättats till omgående. Ytterligare åtgärder har därför inte varit motiverade. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Resultatet och sammanställningen av aktiviteterna har rapporterats till nämnden den 15 februari Resultatet framgår också i nämndens verksamhetsberättelse för 2011, som även ingår som en bilaga till kommunens årsredovisning. Bedömning och iakttagelser Vår bedömning är att nämnden har upprättat bra rutiner för den interna kontrollen. Miljö-, bygg- och myndighetsnämnden Har nämnden fattat beslut om en internkontrollplan för 2011? Nämnden har inte beslutat om en internkontrollplan för För 2012 beslutade nämnden om en internkontrollplan Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Bedömning och iakttagelser Då nämnden inte beslutade om en internkontrollplan för 2011 kan vi inte bedöma hur nämnden kontrollerade verksamheten under året. Vår bedömning är dock att den antagna internkontrollplanen för 2012 visar att bra rutiner upprättats för den interna kontrollen. Socialnämnden Har nämnden fattat beslut om en internkontrollplan för 2011? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2011 den Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Nämnden har valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Aktiviteterna i internkontrollplanen för år 2011 är genomförda under året. Hallsbergs kommun 8 av 13

13 Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Nämnden har fattat beslut om åtgärder för de brister som upptäcktes i kontrollarbetet. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Återrapporteringen som skedde i samband med delårsbokslutet till nämnden är överlämnad till kommunstyrelsen och revisorerna i enlighet med Hallsbergs kommuns reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet. Återrapporteringen efter andra halvåret var uppe till beslut i socialnämnden I nämndens verksamhetsberättelse har även resultatet av den interna kontrollen redovisats på ett tydligt sätt. I verksamhetsberättelsen framgår att internkontrollplanen inför 2012 kommer genomarbetas och förändras. Verksamhetsberättelsen ingår som en bilaga till kommunens årsredovisning. Bedömning och iakttagelser Socialnämnden har upprättat bra rutiner för den interna kontrollen. Gemensamma Taxe- och avgiftsnämnden Har nämnden fattat beslut om en internkontrollplan för 2011? Ja, nämnden beslutade om en internkontrollplan för 2011 den Har nämnden valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Ja, av internkontrollplanen framgår att riskbedömning har skett. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till nämnden? Aktiviteterna i internkontrollplanen för år 2011 är genomförda under året och rapporterade till nämnden. Har nämnden fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Då aktiviteterna inte visade några avvikelser har inga åtgärder behövt vidtas. När och på vilket sätt har nämnden rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Återrapporteringen som skedde i samband med delårsbokslutet till nämnden är överlämnad till respektive kommunstyrelse (Askersund, Laxå, Lekeberg och Hallsberg) i enlighet med Hallsbergs kommuns reglemente för intern kontroll av ekonomi och verksamhet. Återrapporteringen efter andra halvåret var uppe till beslut i taxe- och avgiftsnämnden och överlämnades därefter till respektive kommunstyrelse. Hallsbergs kommun 9 av 13

14 Bedömning och iakttagelser Om riskbedömningen har omprövats inför varje år kan ifrågasättas. För åren 2010, 2011 och även beslutad internkontrollplan för 2012 innehåller exakt lika kontrollmoment. Enstaka smärre avvikelser har noterats. En omprövning av riskbedömning bör göras inför kommande års val av kontrollmoment. Gemensamma Taxe- och avgiftsnämnden har upprättat bra rutiner för den interna kontrollen. Hallsbergs kommun 10 av 13

15 Kommunstyrelsens uppföljningsarbete Enligt reglementet skall nämnd, inför varje nytt verksamhetsår, upprätta en plan för hur den interna kontrollen ska bedrivas. Kommunstyrelsen har ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. Kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Enligt reglementet ska även styrelsen informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. Bedömning och iakttagelser Nämndernas redovisning av resultatet av genomförd intern kontroll har övergripande sammanställts i kommunens årsredovisning. Någon utvärdering om kommunens samlade system för intern kontroll är tillräcklig eller inte har inte gjorts. Styrelsen kan även lämna övergripande anvisningar om kontroller som ska ske inom samtliga nämnder. Någon uppföljning och redovisning av hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen har inte heller lämnats enligt reglementet. Hallsbergs kommun 11 av 13

16 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Fullmäktige antog 2004 ett reglemente för intern kontroll. Vi bedömer att reglementet är ändamålsenligt. Vår bedömning är att kommunens rutiner för den interna kontrollen under 2011 i vissa avseenden har brustit. Resultatet utifrån insamlade dokument och de svar vi erhållit från förvaltningarna redovisas nedan: Har kommunstyrelsen och nämnderna fattat beslut om internkontrollplaner för år 2011? 4 nämnder har upprättat internkontrollplaner för Miljö-, bygg- och myndighetsnämnden har inte upprättat en internkontrollplan för Kommunstyrelsen har inte redovisat någon dokumentation om den interna kontrollen för revisorerna. Har nämnderna valt kontrollaktiviteter utifrån väsentlighet och risk? Utifrån de 4 svar som lämnats framgår att väsentlighet och risk ligger till grund för val av kontrollaktiviteter. Vid en jämförelse med tidigare års internkontrollplaner visar detta att många kontrollaktiviteter årligen återkommer trots att inga avvikelser förekommer. Är aktiviteterna enligt internkontrollplanerna genomförda och rapporterade till respektive nämnd? Aktiviteter/kontroller har i allt väsentligt utförts av nämnderna och återrapportering av resultatet har delgetts berörd nämnd. Inom kultur- och utbildningsnämnden sker inga kontroller inom flera områden trots att de är upptagna på internkontrollplanen, detta återkommer år efter år. Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet? Nämnderna (4 st) har i förekommande fall vidtagit åtgärder då kontrollerna har visat på avvikelser mot gällande rutiner/regler. När och på vilket sätt har nämnderna rapporterat till kommunstyrelsen och revisionen? Samtliga nämnder utom Miljö-, bygg- och myndighetsnämnden har rapporterat resultatet av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. De väsentligaste iakttagelserna från varje nämnd inkl. styrelsen har sedan sammanställts i kommunens årsredovisning. Bedömning och iakttagelser Det är positivt att samtliga nämnder, exkl. Miljö-, bygg- och myndighetsnämnden har beslutat om en internkontrollplan för Miljö-, bygg- och myndighetsnämnden har inför 2012 skapat rutiner för den interna kontrollen och upprättat en internkontrollplan för Vi bedömer att nämnderna bör ompröva sina riskbedömningar så att inte samma kontrollmoment utförs varje år. Hallsbergs kommun 12 av 13

17 Vi bedömer det som anmärkningsvärt att flera utsedda tjänstemän inom Kulturoch utbildningsförvaltningen år efter år inte utför de kontrollaktiviteter som nämnden beslutat. Vi kan inte bedöma hur kommunstyrelsen utför sin internkontroll då efterfrågat underlag inte har delgetts revisorerna. Vi bedömer att det är en brist att kommunstyrelsen inte följer upp och redovisar hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen. Lars Wigström Projektledare Marie Lindblad Uppdragsledare Hallsbergs kommun 13 av 13