REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med anvisningar

Transkript

1 Antaget av/ansvarig Syfte God styrning och kontroll av Trollhättans Stads ekonomi och verksamhet. Gäller för Samtliga nämnder och förvaltningar. Referensdokument Kommunallagen. Kommunal redovisningslag och normgivning. Reglemente för resultatuppföljning, KS och nämndernas reglementen. Ansvar och genomförande Kommunstyrelse och nämnder. Förvaltningschefer, verksamhetschefer och kontoansvariga, ansvariga för och medverkande i processer och rutiner, övriga anställda. Uppföljning Kommunstyrelse och nämnder. KS uppsiktsansvar bokslut/årsredovisning. Ytterst revisorernas berättelse. REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med Reglementets paragrafer återges i fetstil. 1 Syfte Trollhättans Stad ska ha en god intern kontroll i sin verksamhet (god ekonomisk hushållning). Med en rimlig grad av säkerhet ska därför följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig ekonomisk rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av lagar, föreskrifter, reglementen och bestämmelser m m. Ansvaret för att verksamheten drivs med en god intern kontroll ingår som en del i verksamhets/ekonomiansvaret på alla nivåer och ska vara en naturlig del i alla processer och rutiner. I kommunallagen anges att för verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om god hushållning uppnåtts. Intern kontroll är en del i de processer och aktiviteter som ger förutsättningarna för att upprätthålla och verifiera god ekonomisk hushållning. Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att kommunstyrelsen och nämnderna vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta (risk och väsentlighet). Därvid ska vikten av att upprätthålla förtroendet hos allmänheten och andra intressenter beaktas. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bland annat att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp.

2 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, reglementen, bestämmelser m m innefattar såväl lagstiftning som Trollhättans Stads interna regelverk och ingångna avtal med olika parter. Reglementet syftar inte till att en särskild organisation för intern kontroll eller granskning av intern kontroll ska byggas upp utan ska vara en del i alla processer. Revisionen granskar om kommunen har en tillräcklig intern kontroll. 2 Definition I en god intern kontroll ingår främst Funktionell organisation. Ändamålsenliga, säkra och dokumenterade processer och rutiner. Bra styrning av ekonomi och verksamhet (effektiv verksamhet). God uppföljning och rapportering av ekonomi och verksamhet. Rättvisande redovisning. Attester och andra löpande kontroller. Internkontrollplaner och internrevisioner. Uppräkningen är en fördjupning och komplettering av den inledande paragrafen. I funktionell organisation ingår bland annat tydlig ansvarsfördelning och god information och kompetens. God intern kontroll ska vara en naturlig del i alla processer och rutiner. Att säkra processerna styrning, uppföljning och rapportering av verksamheten är en huvudpunkt i god intern kontroll. Andra väsentliga delar är t ex också de ständiga processerna med utveckling av verksamhet/kvalitet och miljöstyrning, vilka syftar till en god intern kontroll. Styrsystem och resursfördelning, utformning av mål och indikatorer, regler och och verksamhetsutveckling ska styra mot god ekonomisk hushållning i verksamheten och utformas så att verksamhetens ekonomi och måluppfyllelse kan följas upp.

3 På verksamhetsnivå innebär god ekonomisk hushållning att styra och följa upp så att en god resursanvändning säkerställs. Produktivitet = kostnad per producerad enhet (vid oförändrad kvalitet). Effektivitet = kostnad för att uppnå en förväntad effekt (mål). Uppföljning och rapportering ska utformas så att den bidrar till att styra och utveckla verksamhet och effektivitet och så att rapportmottagarna kan få underlag för att bedöma ekonomi, produktivitet och effektivitet/måluppfyllelse. I budget- och resultatuppföljningsreglementet finns övergripande regler om ekonomistyrning och rapportering. I redovisningslagen och kompletterande uttalanden från normgivande organ anges de grundläggande kraven på redovisningen. lämnar ytterligare för redovisningen. 3 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Kommunstyrelsen utfärdar, följer genom uppföljningsrapporter och verksamhetsredogörelser nämndernas verksamhet och tar erforderliga initiativ. Kommunstyrelsen har ansvar för helheten och ska tillse att nämnderna tar sitt ansvar på ett tillfredsställande sätt (uppsiktsansvaret). 4 Nämnderna Nämnden ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig inom nämndens verksamheter och lämnar de ytterligare som behövs med hänsyn till förhållandena inom verksamhetsområdet. Nämnden ska anta planer för utveckling och uppföljning av den interna kontrollen och årligen rapportera till kommunstyrelsen vid bokslutet. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i Kommunallagen, kapitel 6 paragraf 7: Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs inom de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I respektive nämnds reglemente konstateras att nämnden har vidare ansvaret för den interna kontrollen inom sina ansvarsområden.

4 Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. Nämndens ansvar gäller även förhållandena inom förvaltningen och de rutiner, regler och uppföljning som gäller där. Förvaltningschefen är ansvarig inför nämnden. Reglementet och dessa och andra centrala är ofta generellt utformade och kan därför behöva kompletteras och preciseras beroende på hur förhållandena är inom nämndens verksamhet. Att en riktlinje eller anvisning skulle saknas för någon rutin fritar inte nämnden från ansvaret. 5 Förvaltningschefen Inom nämndens område ansvarar förvaltningschefen för att lämpliga regler och finns och för att leda arbetet med att upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen ska löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Varje förvaltning skall upprätta plan för uppföljning och utveckling av den interna kontrollen, som ska antas av nämnden. I planerna upptas granskningar och utvecklingsinsatser. Särskilda planer kan upprättas för t ex projekt och aktiviteter inom kvalitetsarbetet och miljöarbetet. Rapporteringen ska göras enligt nämndens föreskrift, dock minst en gång per år och kan då utgöras av ett sammandrag över årets granskningar och utvecklingsarbete. En samlad bedömning av den interna kontrollen ska också lämnas. Förvaltningschefen rapporterar omgående fel och brister, som kan få rättsliga följder, till personalkontoret och polismyndigheten samt informerar nämnden. 6 Verksamhetsansvariga De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen ansvarar för att verksamhet och ekonomi drivs med god intern kontroll inom sina respektive ansvarsområden. De ska informera övriga anställda om reglernas och nas innebörd och verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god internkontroll. Det hör till ansvaret på respektive nivå att tillse att internkontrollen fungerar inom ansvarsområdet lika väl som att verksamheten och ekonomin i övrigt gör det.

5 Brister i den interna kontrollen ska genast rapporteras till närmast överordnad eller den nämnden utsett. Fel eller brister ska omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras. Fel och brister, som kan få rättsliga följder, ska omgående rapporteras till förvaltningschefen. 7 Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till överordnad. Brister i den interna kontrollen eller befarade oegentligheter skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad - eller om särskilda förhållanden gör detta olämpligt till dennes överordnade eller annan lämplig person. Alla anställda har detta rapporteringsansvar. 8 Kontoansvariga Den ekonomiska ansvarsstrukturen bygger på att nämndernas verksamhet/budgetanslag i internbudgeten fördelas på kontoansvariga, oftast tjänstemän. Kontoansvarig ansvarar för: 1. Budgetering, genomförande och uppföljning. 2. Effektivt utnyttjande av tilldelade medel för att nå verksamhetens mål. 3. Anställningar och anskaffningar/inköp inom ramen för verksamhet och budget och enligt reglementen, ingångna avtal, delegation och övriga och bestämmelser. 4. Kontroll över resursförbrukningen i verksamheten inkl leveranser och fakturor. 5. Kontering och redovisning. 6. Rapportering och åtgärder enligt budget- och resultatuppföljningsreglementet och nämndens rutiner, vid stora befarade avvikelser omgående. Uppräkningen avser att ge en principbild av de kontoansvarigas ansvar, vilket som framgår definieras på flera sätt. Kontoansvar och inköpsansvar (enligt bestämmelser för upphandling) hör i hop och ska normalt utövas av samma person. Kontoansvaret följer organisation/befattning och budget. Se vidare attestbestämmelserna. 9 Kontroller och attester

6 Kontroller och attester skall utföras i den omfattning som erfordras för att få en god intern kontroll. Kommunstyrelsen utfärdar attestbestämmelser. Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av attestbestämmelserna.