Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Transkript

1 Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 9

2 Innehåll 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer 1 2. Uppdrag 2 3. Bakgrund 2 4. Projektets syfte, mål och genomförande Syfte Mål Genomförande 3 5. Ansvarsgranskning 2009, intern kontroll 3 6. Resultat av granskningen Reglemente Tillämpningsanvisningar Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med den interna kontrollen Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden (fr.o.m barn- och skolnämnden och gymnasie- och utbildningsnämnden) Kultur- och fritidsnämnden Miljö- och byggnämnden Socialnämnden 6

3 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer De förtroendevalda revisorerna i har gett KPMG i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning på Uppföljning av kommunens arbete med intern kontroll med bedömning av om kommunen har lyckats med att implementera en systematisk intern kontroll. För att med rimlig säkerhet se till att uppsatta mål nås med beaktande av verksamhetens ändamålsenlighet och effektivitet, tillförlitlighet i finansiell och övrig rapportering och efterlevnad av gällande lagar, förordningar m.m. krävs ett systematiskt internkontrollarbete. Av kommunstyrelsens svar på granskningsrapporten Ansvarsgranskning 2009 framgick att någon av kommunchefen utsedd person ska vara ansvarig för den övergripande interna kontrollen samt att utvärdering utifrån nämndernas uppföljningsrapporter genomförs i fortsättningen. Kommunstyrelsen föreslog även att arbete med att utveckla riskbedömningen ytterligare på förvaltningsnivå skulle fortsätta. Kommunfullmäktige fastställde 2007 ett reglemente för intern kontroll och kommunstyrelsen antog 2008 en revidering av tillämpningsanvisningar för intern kontroll. De båda dokumenten ger tydliga anvisningar för hur arbetet med den interna kontrollen ska bedrivas i kommunen. Det är bara kommunstyrelsen som inte har fastställt någon plan för intern kontroll 2010 för den egna verksamheten. Nämnderna har lämnat rapporter om uppföljning av arbetet med den interna kontrollen under 2009 till respektive nämnd och till kommunstyrelsen. Det är en brist att kommunstyrelsen som ska ha det övergripande ansvaret för att arbetet med den interna kontrollen i kommunen ska utvecklas inte för den egna verksamheten antagit plan för intern konroll eller redovisas uppföljning av internkontrollarbetet. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att upprätta en intern kontrollorganisation inom kommunen. Kommunstyrelsen ska även utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I kommunen finns ingen utsedd person som är övergripande ansvarig för arbetet med den interna kontrollen. Någon utvärderingsrapport av den interna kontrollen utifrån nämndernas uppföljningsrapporter för 2009 har inte genomförts. Enligt kommunstyrelsen yttrande över föregående års rapport skulle kommunchefen utse en person som skulle vara ansvarig för den övergripande interna kontrollen samt för utvärdering av nämndernas uppföljningsrapporter. Revisionen rekommenderar att åtgärder snarast vidtas för att stärka den interna organisationen för intern kontroll. Det finns en uppenbar risk att kommunstyrelsens förhållningssätt innebär att arbetet med den interna kontrollen i kommunen inte motsvarar de krav som finns i lag och reglemente. 1

4 2. Uppdrag KPMG har av de förtroendevalda revisorerna i fått i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning på Uppföljning av kommunens arbete med intern kontroll med bedömning av om kommunen har lyckats med att implementera en systematisk intern kontroll. 3. Bakgrund Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag för den årliga ansvarsprövningen som regleras i kommunallagen och god revisionssed samt av politiskt ansvar för verksamheten. 4. Projektets syfte, mål och genomförande 4.1 Syfte Projektets syfte har varit att bedöma hur väl kommunen uppfyller kommunallagens krav på intern kontroll. 4.2 Mål Projektets olika delmål har varit att kartlägga och bedöma Kommunstyrelsens och nämndernas införande av arbetet med systematisk intern kontroll, bland annat med avseende på upprättande och antagande av regler, planer, återrapportering och utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll samt rapportering av resultatet till kommunens revisorer. Om kommunstyrelsen och berörda nämnder har vidtagit rimliga åtgärder i förhållande till revisionens rekommendationer och kommunens yttrande över tidigare revisionsrapporter om intern kontroll. 2

5 4.3 Genomförande Projektet har genomförts bland annat genom Insamling och studier av yttranden och beslut med anledning av revisionsrapporter, övergripande reglemente för intern kontroll, internkontrollplan m.m. som haft betydelse för granskningens genomförande. Dagney Hansson har varit projektansvarig. Magnus Larsson har deltagit i sin egenskap av kundansvarig i kommunen. 5. Ansvarsgranskning 2009, intern kontroll I granskningsrapporten för ansvarsgranskningen av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll 2009 noterades bland annat Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Enligt reglementet för intern kontroll har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att upprätta en intern kontrollorganisation inom kommunen. Kommunstyrelsen ska även utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I kommunen finns ingen person som är övergripande ansvarig för arbetet med den interna kontrollen. Någon utvärdering av den interna kontrollen utifrån nämndernas uppföljningsrapporter har inte genomförts. Kommunstyrelsen har inte behandlat någon rapport om uppföljning av den interna kontrollen för sin egen verksamhet. Arbetet med att utforma riskbedömning går att utveckla. Genom vår granskning av den interna kontrollen kan vi konstatera att kommunstyrelsen är den svagaste länken. Det finns en risk att kommunstyrelsens förhållningssätt kan leda till att arbetet med den interna kontrollen i kommunen inte motsvarar de krav som finns i lag och reglemente. Revisorerna konstaterade i revisionsberättelsen för 2009 att kommunstyrelsen var den svagaste länken när det gällde arbetet med den interna kontrollen. Kommunstyrelsen överlämnade ett yttrande på revisionsrapporten med förslaget: Att någon av kommunchefen utsedd person ska vara ansvarig för den övergripande interna kontrollen samt att utvärdering utifrån nämndernas uppföljningsrapporter genomförs i fortsättningen. Kommunstyrelsen föreslog även att arbetet med att utveckla riskbedömningen ytterligare på förvaltningsnivå skulle fortsätta. 3

6 6. Resultat av granskningen Reglemente Kommunfullmäktige fastställde i september 2007 reglemente för intern kontroll att gälla från Syftet med reglementet är att säkerställa att kommunstyrelsen och kommunens nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Det innebär att de med rimlig grad av säkerhet skall säkerställa att följande mål uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering av information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Avsikten med intern kontroll är, enligt reglementet, att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. I reglementet fastställs vilken ansvar och vilka skyldigheter som kommunstyrelse, nämnd, förvaltningschef, verksamhetsansvarig och övriga anställda har. I avsnittet om uppföljning framgår styrning och uppföljning av intern kontroll, uppföljning av plan för intern kontroll, nämndens rapportskyldighet och kommunstyrelsens skyldigheter. 6.2 Tillämpningsanvisningar I maj 2008 fastställde kommunstyrelsen en revidering av tidigare fastställda tillämpningsanvisningar för intern kontroll. Justeringen omfattade arbetet med riskbedömning, etiska regler med rutin för hantering av oegentligheter samt ett förtydligande av anvisningar för det fortsatta arbetet med intern kontroll. I tillämpningsanvisningarna beskrivs vad intern kontroll är, rollfördelning mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnd, den interna kontrollorganisationen, riskbedömning, plan för intern kontroll och hantering vid brister vid intern kontroll. 6.3 Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med den interna kontrollen I avsnittet redovisas resultatet av främst dokumentstudier av kommunstyrelsens och nämndernas protokoll och handlingar Kommunstyrelsen Det framgår inte av kommunstyrelsen protokoll att någon uppföljning av 2009 års internkontrollplan har redovisats till styrelse eller att plan för internkontroll upprättats för den egna verksamheten för Enligt reglementet har kommunstyrelsen det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta uppdrag ligger ett ansvar att upprätta en intern kontrollorganisation inom 4

7 kommunen samt se till att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Uppdraget innebär även att upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Kommunstyrelsen ska även utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter samt i de fall förbättringar behövs vidta åtgärder om sådana. I reglementet fastställs även att kommunstyrelsen ska informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. I tillämpningsanvisningarna hänvisas till kommunallagen som fastställer att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämnders verksamhet. Utformningen av en övergripande organisation för den interna kontrollen ingår i kommunstyrelsens ansvar för ledning, styrning och uppsikt Barn- och utbildningsnämnden (fr.o.m barn- och skolnämnden och gymnasie- och utbildningsnämnden) Vid nämndens sammanträde i januari 2010 redovisades uppföljning av plan för intern kontroll Dokumenterade rutinbeskrivningar för rutiner/processer som fanns upptagna i planen hade i början av året upprättats av nämndansvarig. Uppföljningen visade att kontrollresultat inte hade rapporterats in för de kontrollmoment där utsedd kontrollant var kommunchef, någon från ekonomiavdelningen eller IT-enheten. Uppföljningen överlämnades till kommunstyrelsen och kommunrevisorerna. Nämnden antog även vid samma sammanträde plan för intern kontroll Planen skulle överlämnas till kommunstyrelsen och kommunrevisorerna. Planen omfattade samma rutiner/processer som föregående års plan med ett tillägg för delegationsrutiner. Förvaltningen planerade även att se över och revidera dokumenterade rutinbeskrivningar. Av planen framgår att riskbedömning har genomförts inför upprättande av internkontrollplanen. Uppföljningen av planen för intern kontroll 2010 rapporterades till nämnden i december Nämnden beslöt att godkänna uppföljningen och överlämna den till kommunstyrelsen och kommunrevisorerna. Av redovisningen till nämnden framgick att dokumenterade rutinbeskrivningar reviderats av nämndansvarig för samtliga rutiner/processer som var upptagna i planen. Uppföljningen av internkontrollplanen visade att inget kontrollresultat inrapporterats för de kontrollområden där kontrollanten var kommunchef eller någon från ekonomiavdelningen Kultur- och fritidsnämnden Vid nämndens sammanträde i januari 2010 godkändes genomförd uppföljning av intern kontroll Nämnden beslöt även att överlämna uppföljningen till kommunstyrelsen och revisionen. I protokollet noterades att rutinerna/processerna för attestrutiner, budgetuppföljningsrutiner och rutiner vid anställning var utförda med ett resultat som uppfyller kontrollens syfte. Rutinerna/processerna för ersättare för personal med särskild kompetens och bisysslor var delvis utförda och uppfyllda. För de övriga rutinerna/processerna noterades att de skulle utföras av ekonomiavdelningen och IT-avdelningen. 5

8 Nämnden fastställde vid samma sammanträde internkontrollplan för Planen omfattar samma kontrollområden som föregående års internkontrollplan. Av planen framgår att riskbedömning genomförts inför upprättande av kontrollplanen. Kommunfullmäktige beslöt i november 2010 om en förändring av den politiska organisationen i kommunen. Beslutet innebar bl.a. att kultur och fritidsnämnden skulle upphöra fr.o.m. den 1 januari Miljö- och byggnämnden Uppföljningen av 2009 års internkontrollplan behandlades av nämnden i januari Nämnden beslöt att godkänna uppföljningen, som var utformad som en avvikelserapportering, och överlämna den till kommunstyrelsen. Rapporteringen visade att förbättringar kunde genomföras för följande tre rutiner/processer, stöldbegärlig egendom, behörighetsrutiner till verksamhetssystem och ersättare för personal med särskild kompetens. Miljö- och byggnämnden antog planen för intern kontroll 2010 vid sitt sammanträde i mars Av planen framgår att riskbedömning har genomförts inför upprättande av internkontrollplanen. Vid nämndens sammanträde i februari 2011 godkände nämnden uppföljningen av internkontrollplanen för 2010 och överlämnade den till kommunstyrelsen. Även uppföljningen av 2010 års internkontrollplan utformades som en avvikelserapportering. Kommentarer lämnades för processerna löner och personal samt dokument- och ärendehantering Socialnämnden Socialnämnden godkände i december 2009 uppföljningen av internkontrollplan Förvaltningen fick i uppdrag att skicka uppföljningen av planen för intern kontroll vidare till kommunens revisorer och kommunstyrelsen. Socialnämnden beslöt i januari 2010 att anta den nya internkontrollplanen för 2010 enligt förslag. De kontrollområden som var kommunövergripande under 2009 ingick i nämndens internkontrollplan för Även de nämndspecifika rutinerna/processerna delegation och kvalitetsledningssystemet från internkontrollplanen för 2009 bedömdes som nödvändiga att vara kvar i 2010 års plan för intern kontroll. Av planen framgår att riskbedömning har genomförts inför upprättande av internkontrollplanen. 6

9 Vid nämndens sammanträde i december 2010 redovisades uppföljningen av internkontrollplanen för Nämnden beslöt att godkänna uppföljningen av internkontrollplan 2010 samt ge förvaltningen i uppdrag att skicka uppföljningen av planen till kommunens revisorer och kommunstyrelsen. Inom kontrollområdet ekonomi har rutinerna/processerna för attestrutiner och investeringar följts upp. Det framgår inte om rutinerna/processerna för inköp i egen regi och inköp mot avtalstrohet, där ekonomikontoret anges som kontrollant, har följt upp. Kommentarer fanns för IT-säkerhet, löner och personal, dokument- och ärendehantering, delegation och kvalitetsledningssystem. KPMG, som ovan Magnus Larsson Kundansvarig Dagney Hansson Projektansvarig 7