Riktlinjer för intern kontroll. Antagen av Kf 77/2017

Transkript

1 Riktlinjer för intern kontroll Antagen av Kf 77/2017

2 Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: , 77 Diarienummer: 2017/ För revidering ansvarar: Staben För eventuell uppföljning ansvarar: Staben Dokumentet gäller för: Kommunens samtliga nämnder och avdelningar Dokumentet gäller till och med: tillsvidare

3 Sida 3 av 6 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 3 Syfte... 4 Definitioner... 4 Kommunfullmäktige... 4 Nämnderna och kommunstyrelsen... 5 Intern kontrollplan... 5 Uppföljning... 5 Avdelningschef... 6 Verksamhetschef och enhetschef... 6 Övriga anställda... 6

4 Sida 4 av 6 Syfte Dessa riktlinjer syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, det vill säga god ekonomisk hushållning. Tillförlitlig och ändamålsenlig information om ekonomi och verksamhet. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. En viktig del i den interna kontrollen är att all verksamhet bedrivs i enlighet med den vision och de mål som är antagna av kommunfullmäktige, samt i enlighet med de föreskrifter som gäller för verksamheten. Syftet med internkontrollen är att skapa en helhetssyn där den interna kontrollen utgör en del i styrningen av verksamheten. Definitioner Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att styrelse och nämnder ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta vid utformning av rutiner. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bland annat att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet, samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål. Målet tillförlitlig och ändamålsenlig information om ekonomi och verksamhet innebär att styrelse, nämnder och verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet, samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, mm. innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk, samt ingångna avtal med olika parter. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Kommunfullmäktige har också till uppgift att besluta om avdelningsövergripande riktlinjer som skapar goda förutsättningar för styrning och intern kontroll.

5 Sida 5 av 6 Kommunfullmäktige ska med utgångspunkt från kommunstyrelsens och nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs ge direktiv för sådana. Nämnderna och kommunstyrelsen Nämnderna och kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Nämnderna och kommunstyrelsen ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges riktlinjer, se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt se till att anvisningar finns för den interna kontrollen. Nämnderna och kommunstyrelsen har skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sina respektive verksamhetsområden. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Intern kontrollplan Nämnderna och kommunstyrelsen ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Olika granskningsområden ska väljas ut utifrån en bedömning av väsentlighet och osäkerhet/risk. Kontrollplanen ska minst innehålla: vad som ska kontrolleras, hur omfattande kontrollen ska vara, vilken metod som ska användas, vem som ansvarar för kontrollen, hur ofta kontrollen ska göras, vilket datum kontrollen ska vara slutförd, till vem resultatet ska rapporteras, samt vad som ska rapporteras. Uppföljning Uppföljningen av den interna kontrollplanen ska ske minst två gånger per år. Rapporteringen ska ske skriftligt till kommunstyrelsen, bygg- och miljönämnden respektive överförmyndarnämnden, av avdelningschef, per den 31/8 och 31/12. Nämnderna och kommunstyrelsen ska två gånger per år, i samband med delårsbokslut och årsbokslut, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen. Uppföljningarna görs som enskilda ärenden. Nämndernas redovisning ska rapporteras till kommunstyrelsen, som

6 Sida 6 av 6 utifrån redovisningarna gör en samlad bedömning av kommunens interna kontroll och överlämnar denna till kommunfullmäktige. Rapportering ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. När det gäller måluppfyllelse av de mål som kommunfullmäktige fastställt gör kommunstyrelsen en samlad redovisning utifrån rapporteringen från nämnderna. Denna presenteras i årsredovisningen. Avdelningschef Avdelningschef eller motsvarande är ansvarig för att konkreta anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att vederbörande ska leda arbetet med att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Avdelningschef är skyldig att löpande rapportera till nämnd/kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar. Eventuella avvikelser ska snarast rapporteras till ansvarig nämnd. Det är avdelningschefens ansvar att omgående ta initiativ till åtgärder vid konstaterade brister. Verksamhetschef och enhetschef Verksamhetschefer och enhetschefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna riktlinjer och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om riktlinjernas och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden/kommunstyrelsen utsett. Om närmast överordnad är föremål för felet/bristen ska rapportering i första hand ske till avdelningschef och sedan kommunchef. Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna riktlinjer och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden/kommunstyrelsen utsett. Om närmast överordnad är föremål för felet/bristen ska rapportering i första hand ske till avdelningschef och sedan kommunchef.