Reglemente för god hushållning och intern kontroll inom Region Skåne

Transkript

1 Bilaga 1 Reglemente för god hushållning och intern kontroll inom Region Skåne 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att och dess nämnder samt de majoritetsägda bolagens styrelser upprätthåller en god hushållning och intern kontroll för att med rimlig grad säkerställa att följande uppnås: - Fastställda mål i budget och verksamhetsplan uppfylls. - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet med väl dokumenterade system och rutiner för styrning. - Rättvisande redovisning, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. - Skydd mot förluster eller förstörelse av tillgångar. - Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. - Ge underlag för kontinuerliga förbättringar. 2 har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom Region Skåne samt tillse att denna utvecklas utifrån Region Skånes kontrollbehov. Därvid ska förvaltningsövergripande tillämpningsanvisningar upprättas. 3 Nämnderna Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. 4 Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. 5 Intern kontrollplan Regionstyrelse/nämnd ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 6 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i intern kontrollplan. 7 Nämndens rapportskyldighet Nämnden ska senast i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till regionstyrelsen. 1 (2)

2 8 s skyldigheter ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera Region Skånes samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föreslå sådana. ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i Region Skånes majoritetsägda bolag. 2 (2)

3 Enhet för koncerngemensamt stöd Gertrud Nylander-Lindsjö Datum Dnr RS/ (7) Bilaga 4 Tillämpningsanvisningar till Reglemente för god hushållning och intern kontroll 1. Syfte 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att och dess nämnder samt de majoritetsägda bolagens styrelser upprätthåller en god hushållning och intern kontroll för att med rimlig grad säkerställa att följande uppnås: - Fastställda mål i budget och verksamhetsplan uppfylls. - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet med väl dokumenterade system och rutiner för styrning. - Rättvisande redovisning, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. - Skydd mot förluster eller förstörelse av tillgångar. - Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. - Ge underlag för kontinuerliga förbättringar. I Reglemente för god hushållning och intern kontroll beskrivs fördelning av ansvar och vad som ska göras. Dessa tillämpningsanvisningar syftar till att i vissa avseenden förtydliga reglementet. Den interna kontrollen ska bygga på en helhetssyn avseende Region Skånes verksamhet och mål. Detta innebär att god hushållning och den interna kontrollen ska omfatta mål, strategier, styrning, uppföljning samt skydd av tillgångar. Inom dessa områden ska det finnas inbyggda kontroll- och uppföljningssystem som säkrar en effektiv förvaltning och förebygger allvarliga fel eller förluster. Postadress: J A Hedlunds väg Organisationsnummer: Besöksadress: Kristianstad Telefon (växel): Fax: Internet:

4 Datum Dnr RS/ (7) 2. Kommentarer till Kontrollmål Nämnd/styrelse ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde i enlighet med reglementet för god hushållning och intern kontroll. Styrelser och nämnder ska vid utformning av kontrollrutiner göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta d.v.s. med rimlig grad säkerställa att kontrollmålen uppnås. Vid bedömning av kontrollnytta, ska inte enbart ekonomiska faktorer vägas in utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Fastställda mål i budget och verksamhetsplan uppfylls innebär att verksamheten bedrivs enligt de mål, verksamhetsplaner och riktlinjer som regionfullmäktige har fastställt och att uppföljning och kontroll görs gentemot dessa. Med uppföljning och kontroll av målen blir målen ett verktyg i styrningsprocesserna. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. innefattar att lagstiftning såväl som Region Skånes interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter följs. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bl.a. att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål och verksamhetsplaner. Rättvisande redovisning, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att regionstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Skydd mot förluster eller förstörelse av tillgångar För att skapa skydd mot förluster av olika slag är det viktigt att kontrollrutinerna är tillräckliga kring de processer och rutiner där likvida medel, värdepapper och andra tillgångar hanteras. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Med en väl fungerande intern kontroll kan förluster på grund av oavsiktliga eller avsiktliga fel förhindras. Ansvars- och befogenhetsfördelning ska vara väl strukturerad. Region Skåne Version 1.4

5 Datum Dnr RS/ (7) Genom intern kontroll säkras att gällande bestämmelser efterlevs och medarbetarna skyddas genom att obefogade misstankar om oegentligheter undanröjs. Underlag för kontinuerliga förbättringar Resultat av uppföljning och intern kontroll ska dokumenteras och rapporteras. Det är ett underlag för utvärdering och ständiga förbättringar av mål, riktlinjer, anvisningar, system och rutiner. 2.2 Policydokument och andra styrande dokument Inom Region Skåne finns ett stort antal styrande dokument som beslutats av regionfullmäktige eller regionstyrelsen. De består av generella policydokument, mål, riktlinjer, regler mm. och styr verksamheterna på ett övergripande sätt. Exempel på sådana styrande dokument är: Budget och verksamhetsplan för Region Skåne Skånsk Livskraft Skånsk Livskraft vård och hälsa Personalidé, arbetsmiljö, jämställdhet och mångfald Miljöprogram Kvalitetsdeklaration Nationella vårdgarantin m.fl. Därutöver kan verksamhetsansvariga nämnder fastställa styrande dokument inom respektive verksamhetsområde. Samtliga förvaltningar har att ta hänsyn till kraven i policydokument och andra styrande dokument när verksamhetsplanerna utformas. Det finns också ett antal grundläggande värderingar som grund för förvaltningarnas arbete. Värderingarna i Region Skånes Strategiska plattform innehåller en gemensam vision, kännetecken, övergripande mål samt övergripande strategier. Plattformen tydliggör den gemensamma värdegrunden och är utgångspunkt i arbetet med att nå Region Skånes långsiktiga mål tillväxt, attraktionskraft, bärkraft och balans. Processer som initieras utifrån Region Skånes styrande dokument ska när så är möjligt samordnas för att uppnå maximal effektivitet och undvika parallellt arbete. Genom att samordna processerna för ledning och styrning balanserad verksamhetsstyrning, verksamhetsplanering, budgetprocess och intern kontroll kan en effektivisering av hela styrprocessen uppnås. Aktiviteter som passar ihop förstärker varandra och arbetet med ständiga förbättringar underlättas. Resultatet av samordnade styrprocesser Region Skåne Version 1.4

6 Datum Dnr RS/ (7) resulterar i en lärande organisation som tar tillvara utvärderingar och uppföljningsrapporter. 3. Kommentarer till 2 har enligt KL 6:1 och 6:3 det övergripande ansvaret för att leda och samordna förvaltningen av Region Skånes angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Denna uppsikt innebär rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar och, om det är nödvändigt, lämna förslag till regionfullmäktige om förändringar. har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll samt att statusen på den interna kontrollen avrapporteras senast vid årsredovisningens upprättande. Flertalet åtgärder som ska kontrolleras utförs av naturliga skäl av medarbetare i förvaltningarna. Chefer i organisationen övervakar att medarbetarna i sitt agerande följer uppsatta mål och riktlinjer m.m. I detta arbete rapporterar cheferna vidare uppåt i linjen så att informationen slutligen når regiondirektören. Regiondirektören rapporterar till regionstyrelsen som därmed är rätt slutlig adressat för merparten av den information som härrör från förvaltningarnas uppföljningsarbete. Förvaltningscheferna Respektive förvaltningschef eller motsvarande ansvarar för att utforma konkreta regler och anvisningar för att upprätthålla en god hushållning och intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive styrelse/nämnd. Förvaltningschefen svarar för att minst en gång om året skriftligt rapportera till styrelse/nämnd och ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till styrelse/nämnd. Verksamhetsansvariga Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa Region Skånes reglemente och tillämpningsanvisningar för god hushållning och intern kontroll samt att informera övriga medarbetare om reglementets och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att medarbetare arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller till den styrelse/nämnd utsett som ansvarig. Fel eller brister som noteras ska omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras. Syftet med den omedelbara rapporteringen är att man inom Region Skåne Version 1.4

7 Datum Dnr RS/ (7) förvaltningen omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Medarbetare Medarbetare är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som styrelse/nämnd utsett. 4. Kommentarer till 3 Nämnderna Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån Reglementet för god hushållning och intern kontroll utforma organisationen på ett sådant sätt att den interna kontrollen följs upp och att korrigeringsåtgärder vidtas. Det är viktigt att detta dokumenteras och att nämnden fattar nödvändiga beslut. Varje nämnd ska därför ha en fastställd rutin för hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till. 5. Kommentarer till 4 Styrning och uppföljning av intern kontroll Det finns olika sorters risker i verksamheten, både externa och interna risker, som behöver prövas. Omvärldsrisker som påverkar verksamheten kan vara beslut som fattas av regering, riksdag och andra externa aktörer liksom faktorer som befolkningsutveckling och arbetsmarknadsutveckling. Ny lagstiftning eller nya föreskrifter kan leda till att strategierna för att nå de ekonomiska och verksamhetsmässiga målsättningarna måste omarbetas. Detta kan leda till att kostnaderna för att nå organisationens mål ökar och får konsekvenser för Region Skånes olika verksamheter. Verksamhetsrisker och kvalitetsfrågor kan definieras som risk att inte uppnå fastställda verksamhetsmål och att verksamheten inte bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt. Som grund för riskbedömningar ska indikatorer användas som kan ge tidiga varningssignaler och bekräfta att ledningen har kontroll över verksamhetens utveckling. Att identifiera och analysera risker ska vara en ständigt pågående process. Risker ska föregripas. Det är därför väsentligt att riskbedömningen präglas av mångsidighet. Kontrollprocesserna ska prioritera områden där det finns hög sannolikhet att det uppstår fel och brister med stora konsekvenser för verksamheten. Riskbedömningen ska identifiera och bedöma de potentiella risker eller hot som finns till följd av påverkbara eller opåverkbara händelser som kan inverka på organisationens Region Skåne Version 1.4

8 Datum Dnr RS/ (7) möjligheter att nå sina mål och som kan förhindra eller försvåra förvaltningarnas lednings- och styrningsarbete. Risk- och väsentlighetsanalysen ska dokumenteras och är därefter ett underlag för intern kontroll. I och med att dokumentation av riskanalys systematiseras och sparas är den också ett beslutsunderlag som kan tas fram och användas vid nästkommande års målarbete. 6. Kommentarer till 5 Intern kontrollplan / nämnder och bolag ska varje år anta en särskild plan för att följa upp att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom regionstyrelsens/nämndens/bolagets verksamhet. Internkontrollplan för innevarande år bör antas senast under december månad året före verksamhetsåret. Den interna kontrollplanen ska minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp Genomförd riskbedömning Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska förvaltningschefen och motsvarande ansvariga i bolagen, tillse att en risk- och väsentlighetsanalys genomförs och dokumenteras. En väl genomförd risk- och väsentlighetsanalys ska tydliggöra vilka hot som föreligger till följd av påverkbara eller opåverkbara risker och som kan inverka på verksamhetens möjlighet att uppnå uppsatta mål och verksamhetsplan. Risk- och väsentlighetsanalysen ska användas som underlag för att upprätta förslag till internkontrollplan. Ett antal områden väljs ut utifrån risk- och väsentlighetsanalysen för att särskilt bearbetas under verksamhetsåret i syfte att verifiera att fastställda mål och verksamhetsplan uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls och genomförs. 7. Kommentarer till 6 Uppföljning av intern kontrollplan Nämnd/styrelse ska försäkra sig om att den interna kontrollplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Genomförd uppföljning ska rapporteras till nämnd/styrelse oavsett utfall. Vid upptäckta brister ska också förslag lämnas på åtgärder för att förbättra kontrollen. Region Skåne Version 1.4

9 Datum Dnr RS/ (7) 8. Kommentarer till 7 och 8 Nämndens rapportskyldighet och regionstyrelsens skyldigheter, eller den styrelsen utser, fastställer senast vid utfärdande av anvisningar för årsredovisning när rapport senast ska avlämnas. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättring av regiongemensamma rutiner. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till regionstyrelsen. Bilagor Bilaga 1 Risk och väsentlighetsbedömning Bilaga 2 Internkontrollplan Bilaga 3 Kontrollrapport Region Skåne Version 1.4

10 Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsbedömning Riskbedömning ska identifiera organisationens viktigaste processer, rutiner och system. I analysen ingår att identifiera potentiella risker och felkällor, bedöma konsekvenserna och i vilken grad riskerna kan kontrolleras. Utgångspunkter i kartläggningsprocessen kan vara att: Identifiera vilka processer/rutiner som inte får gå fel, erfarenheter av brister i verksamhetssystem, granskningsrapporter, omvärldsfaktorer, lagar, reglementen, policydokument, riktlinjer, rutinbeskrivningar, system. Kriterier som ligger till grund vid risk- och väsentlighetsbedömning kan vara: Ekonomisk betydelse, i vilken mån mål är definierade för verksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp, den omfattning i vilken verksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar, postens storlek i relation till omsättning/ omslutning, transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet, förtroendeskada, kompetens och erfarenhet i verksamheten etc. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa Sannolikhet: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna

11 Bilaga 2 Internkontrollplan Med hjälp av en internkontrollplan, se exempel nedan, dokumenteras arbetet med intern kontroll. Av internkontrollplanen ska framgå vad som kontrolleras, vem som ansvarar för att kontrollen görs samt hur ofta och med vilken metod kontrollen görs. När kontrollen är utförd ska kontrollansvarig intyga med datum och namnteckning att kontrollmomentet är utfört samt ange till vem och när en skriftlig rapportering av resultatet har gjorts. Exempel Internkontrollplan År Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskningen utförd Kontrollmetod Frekvens Rapportering till Rapportering utförd Väsentlighets- och riskbedömning Uppföljning av kvalitetsmål Att målen uppfylls Förvaltningschef Komplett Enligt uppföljningsplan Nämnden Allvarlig/ möjlig Attestförteckning Att attester är aktuella och a jour hålles Ekonom Stickprov En gång/ år Förvaltningschef Kännbar/ möjlig Styrande dokument Att styrande dokument efterlevs Controller Komplett En gång/ år Förvaltningschef Allvarlig/ möjlig

12 Bilaga 3 Kontrollrapport En grundläggande princip är att den person som utför den interna kontrollen eller är kontrollansvarig, inte själv utför arbetet som han eller hon kontrollerar/rapporterar. En kontrollrapport ska innehålla minst nedanstående information. Exempel Kontrollrapport Nämnd/förvaltning/enhet: Process (rutin/system):.... Resultat iakttagelser Process/rutin/system fungerar enligt anvisning/beskrivning Process/rutin/system fungerar men behöver utvecklas Dokumenterad process-/rutin-/systembeskrivning saknas Följande avvikelser mot process-/rutin-/systembeskrivning har konstaterats: Kontroll utförd (datum).. Kontrollansvarig.... namnteckning.... namnförtydligande