21 Övrigt - Nämndens ledamöter rapporterar från styrelser etcetera - Omvärldsbevakning / konferenser - Delegationsbeslut

Transkript

1 fritidsnämnden Föredragningslista Tid Onsdagen den 4 maj, 8:30-12 Plats Valjeviken, Sölvesborg Dagordning Mötets öppnande Justerare Föregående mötes protokoll Godkännande av dagordning Beslut 20 Internkontrollplan Övrigt - Nämndens ledamöter rapporterar från styrelser etcetera - Omvärldsbevakning / konferenser - Delegationsbeslut - Övriga frågor Region Blekinge Valhallavägen Karlskrona Tel Fax E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr Bankgiro

2 KULTUR OCH FRITIDSNÄMND Dnr Handläggare Malena Sandgren/ Johanna Olofsson / Upprättande av intern kontrollplan 2016 Enligt reglemente för intern kontroll (beslut RS ) har regionstyrelsen det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att interna kontrollrutiner upprättas inom Region Blekinge samt se till att dessa utvecklas utifrån Region Blekinges kontrollbehov. Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive nämnd. Den enskilda nämnden ska se till att regler och anvisningar för den interna kontrollen tas fram och antas i samråd med regionstyrelsen. Region Blekinges revisorer har vid olika tillfällen gjort en risk-och väsentlighetsanalys av verksamheten inom Region Blekinge. Dessutom gör revisorerna granskningar av internkontroll årligen som rapporteras till. Förslag till intern kontrollplan 2016 presenteras i bilaga. Beslutsunderlag Förslag till internkontrollplan 2016 Förslag till beslut, daterat Reglemente för intern kontroll för Region Blekinge, beslut RS Kansliet föreslår kultur och fritidsnämnden föreslå arbetsutskottet föreslå regionstyrelsen besluta att godkänna upprättad kontrollplan för 2016 att återrapportera att intern kontrollplan för 2016 för Fritidsnämnden upprättats till senast i juni 2016 att återrapportering av den Fritidsnämndens interna kontrollplan för 2016 ska göras skriftligt senast i samband med årsbokslut 2016 Expedieras: Fritidsnämnden Akten Region Blekinge Valhallavägen Karlskrona Tel Fax E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr Bankgiro

3 Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar 1. Inköp/avtal 2. Intäktssäkring 3. Resepolicy Granskning utförd (datum, namn) Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering utförd (datum, namn) Väsentlighetsoch riskbedömning Följs upphandlingspolicyns regler avseende inköp och upphandling? Kanslichef Stickprov 1 gång/år 9 Sker fakturering enligt avtal och överenskommelser? 4. Fattade beslut Att beslut som fattats följs upp 5. Regionala projektmedel Kanslichef Uppföljning av ingångna avtal och överenskommelser 3 gånger/år 8 Genomförs tjänsteresor inom regionen enligt resepolicyn? VO-chef Stickprov 1 gång/år 6 Sker återrapportering av avslutade projekt enligt regelverket? VO-chef Förslag internkontrollplan Fritidsnämnden Med hjälp av en intern kontrollplan dokumenteras arbetet med intern kontroll. Av internkontrollplanen ska framgå vad som kontrolleras, vem som ansvarar för att kontrollen görs samt hur ofta och med vilken metod kontrollen görs. När kontrollen är utförd ska kontrollansvarig intyga med datum och namnteckning att kontrollmomentet är utfört samt ange till vem och när en skriftlig rapportering av resultatet har gjorts. *VO-chef = verksamhetsområdeschef Granskning av samtliga fattade beslut under perioden Rapporteras till 3 gånger/år 9 VO-chef Urval av projekt 1 gång/år 9 6. Arbetsmiljö Genomförs arbetsplatsträffar i enlighet med samverkansavtalet? VO-chef Uppföljning i samverkansgrupp 1 gång/år 6

4 Reglemente för intern kontroll 1 Inledning Enligt kommunallagen har varje styrelse och nämnd skyldighet att inom sitt område se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I en skrift från Sveriges kommuner och landsting ( På den säkra sidan, 2009), beskrivs internkontroll på följande sätt: Den interna kontrollen handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, det vill säga god ekonomisk hushållning, att informationen om verksamheten och om den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig, att de regler och riktlinjer som finns följs, att möjliga risker inringas, bedöms och förebyggs. För att allt detta ska kunna säkerställas blir det uppenbart att den interna kontrollen behöver vara en integrerad del av det vardagliga arbetet. 2 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredställande intern kontroll, d.v.s. ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. 3 har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att interna kontrollrutiner upprättas inom Region Blekinge samt se till att dessa utvecklas utifrån Region Blekinges kontrollbehov. 1

5 4 Nämnderna Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive nämnd. Den enskilda nämnden ska se till att regler och anvisningar för den interna kontrollen tas fram och antas i samråd med regionstyrelsen. 5 Ansvarig tjänsteman Inom varje verksamhetsområde ansvarar regiondirektören eller ansvarig tjänsteman för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. 6 Medarbetare Samtliga medarbetare ansvarar för att bidra till en god internkontroll och för att upptäckta fel och brister kommer till berörd chefs kännedom. 7 Styrning och uppföljning av intern kontroll Styrelsen och nämnderna har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämnden. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. 8 Intern kontrollplan Regionstyrelse/nämnd ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 9 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till styrelsen/nämnden i den omfattning som fastställts i intern kontrollplan. 10 Nämndens rapportskyldighet Nämnden ska senast i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till regionstyrelsen. 2