Internkontrollplan 2015 för Landstingsservice

Transkript

1 Landstinget Blekinge Landstingsservice stab Christin Dnr Till Landstingsstyrelsen Internkontrollplan 2015 för Landstingsservice Enligt uppdrag från Landstingsstyrelsen ska samtliga förvaltningar nämnder arbeta fram en internkontrollplan för år 2015 utifrån landstingets övergripande internkontrollplan. Landstingsservice har arbetat fram ett förslag som redovisas i bifogad bilaga. Förutom de obligatoriska landstingsövergripande punkterna (punkt 1-8) har Landstingsservice tagit fram egna kontrollområden enligt följande: Hant av livsmedel Städning Fordon Bilpoolsprocessen avseende körjournaler respektive beläggning mm Kassahant Textilhant för personalkläder respektive patient- bäddtextilier Landstingsstyrelen föreslås besluta att godkänna Landstingsservice plan för intern kontroll för år 2015 Landstingsservice Per Johansson 1(5)

2 Intern kontrollplan år Landstingsservice Med hjälp av en intern kontrollplan dokumenteras arbetet med intern kontroll. Av internkontrollplanen ska framgå vad som kontrolleras, vem som ansvarar för att kontrollen görs samt hur ofta med vilken metod kontrollen görs. När kontrollen är ska kontrollansvarig intyga med datum namnteckning att kontrollmomentet är utfört samt ange till vem när en skriftlig rapport av resultatet har gjorts. Kontrollpunkt 1-8 är obligatoriska enligt landstingets samlade interna kontrollplan för Punkt 9-13 är Landstingsservice egna kontrollpunkter. Process/rutin/ 1. Utanordning av lön Säkerställer man att rätt person belastar rätt ansvar period? Signeras/ godkänns utanordning av lön av behörig chef? Väsentlighets Stickprov 1 gång/år 12 Elenor 2. Bisysslor Sker informationsinhämtning, uppföljning redovisning av bisysslor enligt bisysslepolicyns intentioner? 3. Inköp/avtal Följs ingångna avtal enligt landstingets upphandlingspolicy? Uppföljning av återrapport Granskning av leverantörsstatistik 1 gång/år 6 Elenor 1 gång/år 9 Christin 4. Sekretessfakturor Är sekretessfakturorna sekretessbelagda i ekonomiet? Stickprov 1 gång/år 8 Christin 2(5)

3 5. Politiskt fattade beslut Att säkerställa att politiskt fattade beslut blir verkställda inom avsedd tid Beslutsloggar för att följa upp tagna beslut Väsentlighets 3 gånger/år 8 Christin 6. Avvikelsehant Att säkerställa att registrerade avvikelser åtgärdas inom rimlig tid. Uppföljning registrerade avvikelser stickprov av genom 1 gång/år 8 Gunilla Råberg 7. Arbetsmiljö Säkerställa att handlingsplaner för arbetsmiljöförbättringar enligt AML 3 kap 2a upprättas verkställs 8. Arbetsmiljö Säkerställa att skyddsronder genomförs i enlighet med samverkansavtalet. Uppföljning i samverkansgrupp Uppföljning i samverkansgrupp 1 gång/år 10 Elenor 2 gånger/år 10 Elenor 9. Hant av livsmedel 10. Städning Genomgång av att rutinerna för egenkontroll av hant av livsmedel följs. Kontroll av städkvalité Uppföljning av återrapport av genomförd egenkontroll. Med hjälp av landstingets hygienverksamhet /eller 1 gång/år 5 Gunilla Råberg 1 gång/år 15 Gunilla Råberg 3(5)

4 egenkontroll inom städverksamheten- Väsentlighets 11. Fordon Kontroll av manuella körjournaler Kontrollera att manuella körjournaler sköts enligt rutin. Rimlighetsbedömni ng av körjournal körsträcka (i förhållande till bränslekvitton). 2 gånger/år 4 Christin 12. Bilpoolsprocessen Beläggning antal körda mil samt inhyrningar från externa bilhyrningsföretag. I relation till bilpoolens korttidsleasade bilar. genomgång rimlighetsbedömnin g av bokningar antalet ej uthyrda bilar från bilpoolens korttidspool, i relation till antalet externt inhyra bilar. 2 gånger/år 4 Christin 13. Kassahant Kontroll av att upprättade rutiner för kassahant finns, följs är tillräckliga. Genomgång av rutiner 1 gång/år 8 Christin 4(5)

5 14. Textilhant Personalkläder 15. Textilhant Patient- bäddtextilier Kontrollera att textilier inte legat för länge enligt hygienkrav. Kontrollera så textilier inte legat för länge enligt hygienkrav. kontrollera chippade personalkläder kontrollera chippade patient- bäddtextilier Väsentlighets 1 gång/år 12 Gunilla Råberg 2 gånger/år 12 Gunilla Råberg 5(5)