Habilitering och Hjälpmedel Ekonomiavdelningen

Transkript

1 Habilitering och Hjälpmedel Ekonomiavdelningen Thomas Risberg Datum Dnr (2) av intern kontroll 2010 Nedan följer en sammanfattning av det internkontrollarbete som utförts 2010 inom habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen och områdena verksamhet och ekonomi. Verksamhet av habiliteringsplaner. Arbetet med uppföljning av habiliteringsplaner pågår inom förvaltningen. Under 2010 har arbetet fokuserat på att ta fram riktlinjer som är gemensam för förvaltningens verksamheter samt en plan för att implementera dessa riktlinjer. Ekonomi Inköp/avtal Att Region Skånes riktlinjer följs. I förvaltningens ekonomihandbok på intranätet finns information om förvaltningens och regionens avtal. Information finns även på regionens avtalswebb som MA-Skåne/Koncerninköp ansvarar för. Fakturahantering i fakturaportalerna. Granskning görs löpande av en. I samband med att vissa konton används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om t ex representation, hyra och leasing. Personalkostnadsbudgetering Ekonomienheten arbetar med att i anslutning till uppföljningen skapa förutsättningar för personalbudgetering med hjälp av det regiongemensamma et PeKo. I budgetprocessen inför 2011 användes en QlikView-modell för att hantera materialet i budgetprocessen. Fortsatt utveckling kommer att ske i budgetprocessen inför Nyckeltal för hjälpmedelsverksamheten Arbetet med att ta fram nyckeltal för hjälpmedelsområdet pågår. Under 2010 har förvaltningen arbetat med att ta fram en modell för verksamhetsuppföljning som bland annat behandlar hjälpmedelsverksamheten. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: Skånehuset J A Hedlunds väg Telefon (växel): Fax: Internet:

2 Datum Dnr (2) Regionstyrelsen (RS Ärende 5.4) De punkter under granskningsområde ekonomi som Regionstyrelsen anvisat (RS Ärende 5.4) att införas i nämndernas och förvaltningarnas planer för god ekonomisk hushållning och intern kontroll presenteras i bilaga 10 Intern kontroll rapportering enligt regionstyrelsens anvisningar , ärende 5.4. Bilaga: Plan för god hushållning och intern kontroll 2010 för habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen med risk- och väsentsbedömning Thomas Risberg Ekonomichef Habilitering & Hjälpmedel Region Skåne Habilitering och Hjälpmedel

3 ÅRR 2010 Bil 10 Intern kontroll komplement Plan för god hushållning och intern kontroll 2010 för habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen Kontrollansvariga är förvaltningschef för verksamhet och ekonomichef för ekonomi. Återrapportering till habiliterings- och hjälpmedelsnämnden i anslutning till delårsrapportena per och Process/rutin/ Kontrollmoment Kontrollutför soch Granskningsområde ekonomi enligt regionstyrelsen Projektmedel Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? Kontroll av redovisning och extern revision Ekonomienheten och projektled kontrollerar och följer redovisningen. Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod. 2 Gåvor och donationer Sker utdelning från gåvor och donationer enligt föreskrifter för respektive gåva och donation? Kontroll av redovisning och extern revision Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod. 3 Manuella fakturor Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt Information, utbildning och stickprov. Arbetet från 2008 och 2009 behöver Antalet manuella leverantörsfakturor minimeras eftersom förvaltningen fr o m 1 juni 2010 hanterar handkassor i fakturaportalerna. Återstår dock fakturor till Kronofogden som kräver sekretess vilka även dessa beräknas övergå till faktuaportalerna efter vissa justeringar i leverantörsreskontran. 4 Kontantkassor Hanteras kontantkassor enligt Region Skånes anvisningar? Information, utbildning och stickprov. Arbetet från 2008 och 2009 behöver De transaktioner som återstår är handkassor. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal. Information, utbildning och stickprov/revision fortsätter kontinuerligt från år till år 5 Skattelagstiftning a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt? Kontroll av redovisning, information, utbildning och stickprov Alla enheter är informerade om regler samt konton och blanketter som förekommer. I samband med att kontona används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om riktlinjer. Sida 1 av 3

4 ÅRR 2010 Bil 10 Intern kontroll komplement Process/rutin/ Process/rutin/ Kontrollmoment Kontrollmoment Kontrollutför Kontrollutför soch soch Granskningsområde verksamhet 6 av Habiliteringsplaner habiliteringsplaner förvaltningsch Habiliteringsplaner. Arbetet med ef handlingsplaner behöver Arbetet med uppföljning av habiliteringsplaner pågår inom förvaltningen. Under 2010 har arbetet fokuserat på att ta fram riktlinjer som är gemensam för förvaltningens verksamheter samt en plan för att implementera dessa riktlinjer. Granskningsområde ekonomi 7 Inköp/avtal Att Region Skånes riktlinjer följs. Arbetet från 2009 fortsätter. Stickprov. På intranätet finns information om förvaltningens och regionens avtal. Information finns även på Koncerninköps avtalswebb. 8 Fakturahantering i fakturaportalerna Säkerställande av rutiner för Stickprov. intern kontroll av bland annat representation och periodiseringar. Granskning görs löpande av en. I samband med att vissa konton används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om t ex representation, hyra och leasing. 9 Personalkostnadsbudgetering 2010 inför Region Skåne ett gemensamt för personal-planering och personalkostnadsbudgetering. I anslutning till detta utbildas arbetsledande personal i personalplanering och personalkostnadsbudgetering av en. Genomförd utbildning. Behov av gemensam information kring personalkostnadsbudgeteri ng inom förvaltningen. Ekonomienheten arbetar med att i anslutning till uppföljningen skapa förutsättningar för personalbudgetering med hjälp av det regiongemensamma et PeKo. Information och utbildning för budgetansvariga kommer att ske under budgetprocessen inför Sida 2 av 3

5 Process/rutin/ 10 Nyckeltal för hjälpmedelsverksamheten Kontrollmoment Framtagning av nyckeltal för uppföljning av hjälpmedelsverksamheten. Kontrollutför ÅRR 2010 Bil 10 Intern kontroll komplement Nyckeltal kan presenteras. soch Behov av nyckeltal för att uppnå tydlig ekonomisk uppföljning. Arbetet med att ta fram nyckeltal för hjälpmedelsområdet pågår. I arbetet deltar en, hjälpmedelsverksamheten och RS IT. Total genomsnittlig risk Sida 3 av 3

6 Förvaltning: Habiliterings- och hjälpmedelsförvaltningen Rapporten avser år: 2010 Datum: Intern kontroll rapportering enligt regionstyrelsens anvisningar , ärende 5.4 Kontaktperson Gertrud Nylander-Lindsjö Rutin/System: Kontrollmoment: Här lämnas en kort beskrivning av omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Projektmedel, Utdelning från gåvor och donationer, Manuella fakturor, Kontantkassor, Skattelagstiftningen Regionstyrelsen anvisar följande punkter att införas i nämndernas och förvaltningarnas planer för god ekonomisk hushållning och intern kontroll: 1. Projektmedel används enligt finansiärens anvisningar. 2. Utdelning från gåvor och donationer görs enligt föreskrifter. 3. Kontroll av manuella fakturor, d.v.s. fakturor som inte finns i leverantörsfakturaportal. 4. Kontantkassor hanteras enligt anvisningarna. 5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs. 1. Projektmedel används enligt finansiärens anvisningar: Ekonomienheten och projektled kontrollerar och följer redovisningen. Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod. 2. Utdelning från gåvor och donationer görs enligt föreskrifter: Arbetet sker kontinuerligt efter varje stängd redovisningsperiod. 3. Kontroll av manuella fakturor: Antalet manuella leverantörsfakturor minimeras eftersom förvaltningen fr o m 1 juni 2010 hanterar handkassor i fakturaportalerna. Det återstår dock fakturor till Kronofogden som kräver sekretess vilka även dessa beräknas övergå till faktuaportalerna efter vissa justeringar i leverantörsreskontran. 4. Kontantkassor hanteras enligt anvisningarna: De transaktioner som återstår är handkassor. Redovisningen sköts via Region Skånes fakturaportal. Information, utbildning och stickprov/revision fortsätter kontinuerligt från år till år 5. Kontroll att skattelagstiftningens krav följs: Alla enheter är informerade om regler samt konton och blanketter som förekommer. I samband med att kontona används i fakturaportalerna finns Pop-up fönster med påminnelse och information om riktlinjer. Rapportering har Thomas Risberg, ekonomichef lämnats av: Datum: