Olle Lindström

Transkript

1 1 (2) Tjänsteskrivelse Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Olle Lindström Kultur- och fritidsnämnden Förslag till internkontrollplaner för 2011 Dnr 10/20 Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade i december 2010 om internkontrollplaner för 2011 inom områdena gemensamma redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, gemensamma personalrutiner, dokument- och ärendehantering, utbetalning via ProCapita och handläggning av försörjningsstöd, statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, internbanken, barnomsorgsdebitering samt arkivering av räkenskapsmaterial antas att gälla som miniminivå för samtliga nämnder. Kontoret föreslår liksom föregående år att ytterligare kontroller görs för granskning av rutiner för utbetalning av föreningsbidrag och uppföljning av nämndens mål. Områdena utbetalningsrutiner i ProCapita, statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, interbanken och barnomsorgsdebitering berör ej kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse den 7 mars 2011 Bilagor 1. Intern kontrollplan för gemensamma redovisningsrutiner Intern kontrollplan för upphandlingsrutiner Intern kontrollplan för personalrutiner Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2011 XXXX (skriv besöksadress här) Tfn Bankgiro Södertälje sodertalje.kommun@sodertalje.se Org-nr Postgiro

2 2 (2) 7. Intern kontrollplan för uppföljning av nämndens mål 2011 Ärendet Kultur- och fritidskontoret har tagit fram ett förslag till internkontrollplaner för kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Omfattning och ansvar för genomförande av internkontroll framgår av bifogade internkontrollplaner. Genomförd internkontroll kommer att redovisas till kultur- och fritidsnämnden senast i oktober. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Beslut i detta ärende medför inga direkta ekonomiska konsekvenser och kräver ingen särskild finansiering. En fungerande internkontroll bidrar till att säkra rutiner så att ekonomiska förluster och onödig resursanvändning undviks. Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: 1. Internkontrollplaner för 2011 inom områdena gemensamma redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, personal, dokument- och ärendehantering, arkivering av räkenskapsinformation, utbetalning av föreningsbidrag och uppföljning av nämndens mål för kultur- och fritidsnämnden fastställs. 2. Redovisning av genomförd kontroll ska ske senast på nämndens sammanträde i oktober Staffan Jonsson kultur- och fritidschef Olle Lindström verksamhetscontroller Beslutet expedieras till: KS Akten

3 Internkontrollplan för Gemensamma redovisningsrutiner 2011 Bilaga 1 Övergripande mål Nedbrutet kontrollmål Framgångsfaktorer Styrtal/mätetal Åtgärder Uppföljning Korrekt redovisning som följer lagar och rekommendationer. Korrekt klassificering av investeringar Att investeringar/ anläggningstillgångar klassificeras utifrån kriterierna - 3 års livslängd - värdet överstiger ett basbelopp - naturligt samband vid bedömning av värdet - Strikt tillämpning av reglerna. - Att redovisningsekonomerna blir involverade i ett tidigt skede - Tydlig och lättillgänglig information till verksamheten om reglerna. - Löpande kontroll av bokförda investeringsutgifter Antal återkopplade felklassificeringar. - Löpande kontroll av bokförda inköp. - Återkoppling till beslutsattestant vid upptäckta fel. Moms Att för kommunen berättigad momsersättning söks och att rätt alternativ används vid beräkningen - - Tydlig och lättillgänglig information till verksamheten - Löpande kontroll och återkoppling när brister upptäcks. Antal återkopplingar om brister. - Kontroll av samtliga leverantörsfakturor med nollmoms under tre månader spritt över året. - Återkoppling till beslutsattestant vid upptäckta fel. Rättvisande, aktuell ekonomisk information. Hantering av leverantörsfakturor Att leverantörsfakturor handläggs snabbt och betalas i tid - Bra systemstöd - Påminnelser - Stöd att lösa tvistiga fakturor - Avsätta tid och prioritera uppgiften hos beslutsattestanterna Andel fakturor som handläggs mer än 30 dagar efter ankomst. Andel fakturor som betalas efter förfallodag. - Löpande påminnelser via personlig kontakt - Riktad utbildning och stöd till dem som hanterar fakturorna i verksamheten. Bokföring av kostnader och intäkter Att alla transaktioner är - Bra konteringskunskaper hos personalen i verksamheten Antal/andel bokföringstransaktioner p g a rättelse av felkonte- Utbildning om kontering läggs in i kurserna för IoF Månatliga kontroller enl 1

4 rätt konterade - Konteringshjälp i systemet - Löpande kontroller och återkoppling ring. Antal återkopplingar av brister. rullande plan av: - hyror och lokalkostnader - köp av entreprenader/verksamhet - konsult o bemanning - leasing - intäktskonton Återkoppling vid fel. Kostnadsbokföring av löner Att rättelser av felbokförda löner sker senast vid nästa lönekörning. - Väl kända och fungerande rättelserutiner - Prioritering av rättelsearbetet. Antal/andel bokförda löner på felkonto (= avvisade poster som inte bokförts på resultatkonton) - Kontroll av felkonton varje månad med rapportering till löneenheten. Periodisering Att periodisering av kostnader och intäkter sker korrekt - Kunskaper hos personalen i verksamheten - Snabbhet i hanteringen av ekonomiska händelser - Väl utformade rutiner - Bra systemstöd - Att verksamheten har lokala rutiner som tar hänsyn till/underlättar periodisering av kostnader och intäkter Antal periodiserade bokföringsposter vid tertialbokslut. Följa månatliga periodiseringar genom att ta fram diagram på bokförda kostnader och intäkter per månad. - Utbildning om periodisering läggs in i kurserna för IoF. - Ge nya chefer bra information och kunskap vid introduktion. - Nya rutiner för hyror enl Växthusprojektet - Hjälpa verksamheten att utforma rutiner för att varje månad periodisera intäkter och köp av verksamhet Skydda kommunens egendom och anseende Attestrutiner Att syfte och deltagarlistor bifogas fakturor som avser representation, resor och externa kurser samt att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader av personlig karaktär. - Kunskaper hos beslutsattestanterna - Löpande kontroller och återkoppling av brister Antal återkopplingar av brister. Antal utbildningstillfällen och antal deltagare där attestreglerna tagits upp. - Utbildning om attestreglerna läggs in i kurserna för IoF. - Transaktioner med resurser avseende representation, resor och kurser kontrolleras löpande under året. - Återkoppling sker vid brister och rättelse ska ske. 2

5 Kontantförsäljning i verksamheten Att kommunens personal i verksamheten har kännedom om och följer regler och rutiner för hur redovisning av försäljningsmedel ska ske. - Utbildning och information till berörda försäljningsställen - Standardisering av rutiner, med lokal anpassning Antal/andel av försäljningsställen som fått besök av redovisningsekonom/assistent. - Ta fram regler och rutiner för försäljnings-kassor -Information o utbildning till personal vid enheter som har försäljningskassor. Effektivitet i det ekonomiadministrativa arbetet Snabb och korrekt kundfakturering. Att faktureringen till kund är rätt från början. - Goda order- och faktureringsrutiner i verksamheten - Kunskap om kommunens kredit- och kravpolicy Antal återkopplingar av felaktiga underlag. Antal tillfällen och antal deltagare i utbildningar/informationsträffar om kundfakturering. - Återkoppling av felaktiga fakturaunderlag. - Riktade utbildningar till de som arbetar med kundfakturering i verksamheten. Återkoppling av brister i underlag Alla felaktiga underlag som skickas till Rek ska skickas tillbaka för rättelse (utbetalningar, handkasseredovisningar,) - Löpande kontroll av underlag - Förklaring och information vid återkopplingen Antal återkopplingar av brister - Återkoppling när fel upptäcks. - Riktad utbildning och information. 3

6 Intern kontrollplan för upphandlingsrutiner: 2011 Bilaga 2 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Upphandlingsform Att direktupphandling inte sker när Telge Inköp AB formaliserad upphandling krävs. kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Kontrollmetod (inkl frekvens) Stickprovskontroll av (100) inköp varav (10) skall avse konsulttjänster. resurskod 431) Rapport När sker till rapportering Kontorschef September RESULTAT Ramavtal Att ramavtalen nyttjas. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. (100) stickprov totalt i varugrupperna kontorsmaterial kontorsmöbler facklitteratur Kontorschef September Direktupphandling Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. 20 direktupphandlingar från leverantörer som inte används generellt inkl konsulter Kontorschef September Direkt-- upphandling Tillåtna beloppsgränser för direktupphandling ej överskrids Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Stickprov tas ur I of på fakturor som överskrider fastställda beloppsgränser Kontorschef September Vid stickprovskontroller skall följande områden kontrolleras: Inköpsområde Konsulter Möbler Kontorsmaterial Lås Glas Datorer Telefoner Arbetskläder Toner

7 Bilaga 2

8 Bilaga 3 Intern kontrollplan för Personalrutiner 2011 Södertälje kommun Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod*) (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Anställning Att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skriftligt underlag. Utförare: Personalavdelningen/ Lön Stickprov 30 st eller minst 5 % av registrerade anställningsbeslut/kontor. Kontroll sker av inregist-rerade uppgifter i Personec gentemot underlaget Chefen för kontoret Senast augusti Kontrollen avser mars månad. Rapportering timanställda Att rapporten för timanställda är korrekt ifylld och rätt registrerad. Utförare: Personalavdelningen/ Lön Stickprov 30 st eller minst 5 % av rapporterna för timanställda/kontor Kontrollen avser mars månad. Chefen för kontoret. Senast augusti Ohälsotalen Att rehabiliterings utredning påbörjats och dokumenterats i gällande IT-stöd när den anställde varit sjuk i 14 dagar eller vid minst 6 gånger under en 12 månadersperiod. Utförare: V-stöd personal Kontrolleras tre ggr/år vid bokslut. Given målgrupp kontrolleras gentemot dokumentering av påbörjade rehabiliteringsutredningar i gällande IT-system. Chefen för kontoret Senast augusti 1

9 Bilaga 4 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2011 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterare/ Registrator Stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Chefen för kontoret September Bilaga 13

10 Bilaga 5 Intern kontrollplan för arkivering av räkenskapsinformation 2011 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Arkivering av räkenskapsinformation Att dokumenthanteringsplaner finns för området ekonomiadministration Redovisning & Ekonomisupport för centrala arkiv. Särskilt utsedd på resp kontor där räkenskapsinformation finns. Årlig kontroll av att dokumenthanteringsplanen motsvarar behoven. Chefen för kontoret September Arkivering av räkenskapsinformation Att arkivering sker enligt dokumenthanteringsplanen Enligt ovan samt stadsarkivet Att arkivering sker enligt planen, d.v.s. att man på sina egna kontor bara har räkenskapsmaterial som de ska ha enligt planen Chefen för kontoret September Bilaga 18 1

11 Bilaga 5 Riskbedömning arkivering av räkenskapsinformation Arkivering av räkenskapsinformation regleras i arkivlagen, i lagen om kommunal redovisning och i arkivreglementet för Södertälje kommun. Sannolika fel som kan uppstå Låg risk Medel risk Hög risk Konse kvens 1 Räkenskapsinformation förkommer A 2 Räkenskapsinformation bevaras inte i K+ sin ursprungliga form 3 Räkenskapsinformation förvaras så att återsökning försvåras K+ 4 Räkenskapsinformation förvaras i olämpliga lokaler* K 5 Gallringsregler finns inte eller uppdateras inte K 6 Räkenskaper levereras inte enligt dokumenthanteringsplan L Räkenskaperna förvaras idag i stadsarkivets lokaler på Heijkensköldska gården och på Campus Telge. Det råder platsbrist i arkivets lokaler och det kan bli fråga om leveransstopp för gallringsbara handlingar under

12 Kultur- och fritidskontorets förslag till Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2011 Bilaga 6 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning sker till rätt adressat/konto. Kommunstyrelsens kontor redovisning. 20 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd September Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning har grund i särskilt beslut eller regel. Kommunstyrelsens kontor redovisning 20 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd September 20 slumpmässigt utvalda transaktioner är granskade. Samtliga transaktioner jan-aug 2010 utgjorde underlag. Dessa fördes över i excel. Med hjälp av funktionen slump()*(b-a)+a gjordes urvalet. Bifogas underlag i form av delegationsprotokoll. 1

13 Kultur- och fritidskontorets förslag till Bilaga 7 Intern kontrollplan för uppföljning av nämndens mål 2011 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Beslut om verksamhetsplan (VP) Att verksamhetsplan för 2008 är antagen av nämnd I januari Kommunstyrelse Vid delårsrapport i april Uppföljning av verksamhetsplanens (VP) mål Att målen följs upp enligt planen. Samtliga VP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Att arbetsplaner (AP) finns upprättade på resultatenheter Att samtliga enheter har upprättade arbetsplaner med nedbrutna mål och är överenskomna med kontorschef Samtliga AP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Uppföljning av arbetsplanernas (AP) mål Att målen följs upp enligt planen. Samtliga AP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Att avvikelser i VP och AP rapporteras och åtföljs av förslag till åtgärder Att samtliga befarade och konstaterade avvikelser rapporteras och leder till åtgärder Samtliga avvikelser granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober 1