Personalhandbok Ekonomi & Administration

Transkript

1 1. Innehåll För att underlätta vår interna hantering och få ett likartat arbetssätt mellan våra kontor så finns här information om hur olika frågor och områden ska hanteras hos oss. Ekonomiska rutiner (2) Tidrapportering (2.1) Kvitton/reseräkningar (2.2) Projektredovisning (2.3) Attestrutiner (2.4) Fakturering (2.5) Kravhantering (2.6) Övriga kontorsrutiner (3) Posthantering och gemensamma arkiv (3.1) Uppdatering av registerinformation (3.2) IT-support (3.3) Inköp av förbrukningsmaterial (3.4) Kurs- och resebokningar (3.5) Underhåll av lokaler (3.6) Utskick till kunder (3.7) Hantering av kundmaterial (3.8) Tillhörande dokument (4) Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 1

2 2. Ekonomiska rutiner 2.1. Tidrapportering Varje medarbetare ansvarar för att redovisa sin arbetstid. I redovisningen skall ordinarie arbetstid och arbetad tid framgå och vid frånvaro skall orsak framgå (sjukdom, semester etc). Du rapporterar din arbetstid och fördelningen av den på interna och externa projekt i Briljant. Det bästa är att tidrapportera löpande under dagen för att lättare kunna komma ihåg och hålla koll på hur din tid har fördelats. All arbetad tid på kund ska som grundregel sättas upp på kundens projekt oavsett vad det avser eller om det tagit längre tid än beräknat. Kundtid sätts upp på intern kod endast om du har stämt av med och kommit överens med kundansvarig eller kontorschef om att sätta tiden på annan kod, t ex inskolning på uppdrag som nyanställd. Tidrapporten lämnas in veckovis och din registrering ska vara gjord i Briljant senast i början av efterföljande vecka Kvitton/reseräkningar Kvitton som avser utlägg för Rådeks räkning lämnas till din kontorschef för attest och sedan till vår löneadministratör Lena Gustavsson. Du får ersättning i samband med nästkommande löneutbetalning. Det samma gäller reseräkningar för kostnader i samband med kundprojekt eller interna aktiviteter. Samtliga kvitton/reseräkningar ska redovisas senast tre månader efter det datum utlägget/kostnaden avser. Det ligger på ditt ansvar att se till att redovisning blir gjord och att samtliga kvitton lämnas in. Utan inlämnat kvitto i rätt tid får du ingen ersättning och får i så fall stå för kostnaden själv Projektredovisning Upplägg av grunduppgifter för kunder och projekt i Briljant hanteras av respektive kundansvarig. Eventuella fastpriser per kund eller projekt läggs in av Lena Gustavsson utifrån uppgifter från kundansvarig. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 2

3 När det gäller upplägg och borttag av medarbetare så sköts det också av Lena. Hon uppdaterar även Briljant med intern- och externtariffer per anställd utifrån uppgifter från VD och övriga delägare Attestrutiner Våra attestrutiner, regler för firmateckningsrätt och delegering av den samma finns samlade i bifogat dokument (Styrelsens arbetsordning) Fakturering Fakturering sker normalt en gång per månad av upparbetad tid och kostnader. För att inte skapa onödig administration, men inte heller ligga med gamla fordringar, så har vi satt upp ett par tumregler; en lägsta faktureringsgräns på kr men upparbetade fordringar ska dock inte ligga längre än tre månader Gällande betalningsvillkor är 30 dagar, med ett fåtal undantag. Inför fakturering tas faktureringsunderlag ut av Lena Gustavsson och mailas till respektive kundansvarig (undantag för Nyköping där kundansvariga tar fram sina underlag själva ur Briljant). Kundansvarig kommenterar underlaget skriftligt/muntligt till Lena och hon skapar sedan fakturor utifrån det och skickar till kund (undantag för Nyköping där kundansvariga skapar och skickar fakturor själva). Eventuella beslut om nedskrivningar tas av respektive kontorschef. Kundansvarig tar också i samråd med Lena beslut om anstånd med betalning och lägger upp eventuella avbetalningsplaner. Detsamma gäller beslut om att skicka förfallna fordringartill inkasso (se vidare nedan). Respektive kontorschef konsulteras om beloppet överstiger 20 tkr. A-contofakturering förekommer i enstaka fall, liksom förskottsfakturering vid osäkerhet om betalningsförmåga. Kontorschefer och Lena diskuterar och beslutar gemensamt om det när behov finns. Vid behov av kreditering av skickade fakturor ska avstämning ske med VD som ytterst godkänner. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 3

4 2.6. Kravhantering I samband med fakturering månadsvis får kundansvariga, som har kunder med utestående förfallna fordringar, en lista från Lena över fordringar där betalningspåminnelse ska gå ut. Kundansvarig går igenom listan och meddelar Lena om det finns skäl att inte skicka påminnelse. Annars skickas påminnelse med krav på reglering inom sju dagar. I ett fåtal fall skickas två påminnelser. Dröjsmålsränta debiteras tillsammans med påminnelsefakturan. För kunder som inte betalat förfallna fordringar sju dagar efter påminnelse skickar Lena oreglerade fakturor till inkasso (Svea Inkasso). Samråd sker med kundansvarig innan fordran går till inkasso. Den som är kundansvarig har ansvar för att arbete inte fortsätter utföras på kund som inte betalar sina fakturor. Gränsen som gäller är att inget vidare arbete utförs om det finns förfallna fordringar på 20 tkr eller mer. Bedömer du att det finns skäl att fortsätta arbeta med kunden trots allt så stämmer du först av med din kontorschef. 3. Övriga kontorsrutiner 3.1. Posthantering och gemensamma arkiv Rutiner för inkommande och utgående post, ordning i arkiv och ansvar kring det bestäms från kontor till kontor. Respektive kontorschef är ansvarig för att sätta rutiner, informera och se till att det fungerar Uppdatering av registerinformation Rådeks personalregister hålls uppdaterat av Lena Gustavsson. Respektive kundansvarig håller projekt-/kundregister uppdaterade för sina kunder, med Lena som stöd. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 4

5 3.3. IT-support Stefan Muhrbeck är IT-ansvarig på Rådek och sköter beställningar och svarar på frågor kring datautrustning och programvaror. Vid behov av extern support kontaktas Stefan, som sedan ansvarar för att beställa relevant supporttjänst från externa konsulter Inköp av förbrukningsmaterial Vid varje kontor finns en ansvarig utsedd för inköp av kontors- och förbrukningsmaterial, frukost till anställda etc Kurs- och resebokningar Varje medarbetare bokar själv eventuella resor i samband med kundjobb. Resor och kurser bokas också av respektive person efter avstämning och godkännande från kontorschef Underhåll av lokaler Alla kontor städas av kontrakterad extern firma en gång per vecka. När det gäller övrigt underhåll ansvarar respektive kontorschef för att se över behov och beställa eventuella tjänster Utskick till kunder Utskick till kunder i samband med högtider samt material/instruktioner inför bokslut och granskningsåtgärder sker på initiativ av och samordnas av respektive kontorschef Hantering av kundmaterial Material som lämnas in årsvis förs in i vår logg för kundmaterial. Logg finns på respektive kontor och den administreras kontorsvis. Material som lämnas in löpande hanteras i enlighet med REKO-regler i respektive kundpärm. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 5

6 4. Tillhörande dokument Mall för utlägg/kvittohantering Styrelsens arbetsordning (attestrutiner) Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 6